Upprepa dig inte:

Vi har alla nickat när någon säger att vi måste arbeta smartare, inte hårdare. Men vad innebär det i praktiken?

Datorprogrammerare har ett svar med ett koncept som de använder för att skriva effektivare kod: De har ett koncept som de använder för att effektivisera sin kod. Du behöver inte vara programmerare för att använda samma princip i ditt dagliga arbete, så låt oss ta en titt på hur du kan tillämpa den i dina dagliga uppgifter.

Vad är DRY?

Uttrycket ”don’t repeat yourself” myntades 1999 av Andy Hunt och Dave Thomas i deras bok The Pragmatic Programmer. De definierade det som ”Varje del av kunskapen måste ha en enda, otvetydig, auktoritativ representation i ett system.”

I programvaruteknik är DRY principen om att minska upprepningar i koden, genom att hänvisa tillbaka till en enda källa – eller ”snippet” – av återanvändbar kod närhelst du behöver den.

Föreställ dig att du programmerat en app som kastar en boll till din hund en gång i timmen under hela dagen. I stället för att skriva hela koden för att hitta bollen, ta upp bollen och kasta bollen 24 gånger (en gång för varje timme) skriver du koden en gång och ger den ett namn, till exempel throw.ball. Sedan behöver du bara skriva throw.ball varje gång.

Förutom att spara arbete på förhand innebär det också mindre utrymme för mänskliga fel: Om du skriver samma sak 24 gånger kommer du garanterat att göra fel minst en gång. Dessutom, om du till exempel bestämmer dig för att din app behöver kasta ett ben i stället för en boll behöver du bara ändra koden en gång i stället för 24 gånger.

Det är ett exempel från kodning, men vi alla undviker instinktivt upprepningar när det finns en uppenbar lösning. Vi låter webbplatser lagra kakor på vår dator för att komma ihåg våra preferenser. Vi skapar spellistor med våra favoritlåtar i stället för att välja från början varje gång. Och vi laddar in kontakter i vår telefon i stället för att skriva in siffror för varje text.

Men hur kan vi undvika upprepningar och spara tid när det gäller vårt arbete? Allt börjar med att ta reda på var du upprepar dig själv.

Upptäck var du upprepar dig själv

Om du någonsin har provat ett produktivitetssystem kommer mycket av det här att låta bekant. System som Getting Things Done (GTD) och Zen to Done följer en liknande process. Skillnaden här är att vi närmar oss processen med ett laserfokus på onödigt dubbelarbete.

Det första steget är att logga dina dagliga aktiviteter – du måste göra detta under minst en vecka, men helst en månad. När du spårar din tid kommer du att logga rutinuppgifter, men du vill inte missa de uppgifter som kommer mer sällan eller inte lika regelbundet.

• Lägg till uppgifter som är sannolika men oplanerade, till exempel att hantera ett kundklagomål.

• Glöm inte bort årliga uppgifter (eller månatliga, om du bara spårar under en vecka): saker som rapporter, revisioner, inspektioner, fakturering, underhåll med mera.

• Fråga andra om deras rutinuppgifter. Det hjälper dig att fylla i luckorna.

I det här läget har du en överblick över dina uppgifter på hög höjd. Nu är det dags att ta reda på vilka uppgifter som är primärkandidater för DRY. Detta kan göras i den app som du har använt för att spåra dina uppgifter. Du kan skapa taggar eller etiketter för varje kategori i din att-göra-lista eller tidsregistreringsapp, lägga till kategorierna som ytterligare kolumner i ett kalkylblad eller helt enkelt anteckna dem med penna och papper.

Vi föreslår att du fokuserar på fyra nyckelområden och antecknar alla uppgifter som faller inom en eller flera av följande kategorier.

1. Smärgpunkter. När du tittar igenom din lista finns det förmodligen en handfull uppgifter som gör att du vrider magen som en kringla. Kanske fruktar du att skriva månadsrapporten eller skicka påminnelser till kunder som betalar sent. Följ din magkänsla i den här frågan. Om det ger upphov till en fysisk reaktion av panik och avsky, eller om du skjuter upp det när du får uppgiften, ska du märka den.

2. Bottenhalsar. Vilka uppgifter håller upp resten av din dag? Kanske måste du mejla alla avdelningschefer och vänta på deras svar innan du kan börja arbeta med en rapport. Eller kanske måste du importera nya kunddata innan du kan köra den analys du är intresserad av.

3. Tidskrävande uppgifter. Det är här som resultaten av din tidsuppföljning kommer till nytta. Tillbringar du timmar av varje dag med att rensa din inkorg eller svara på kundfrågor? Om du är som de flesta människor har du förmodligen underskattat hur mycket tid vissa av dina uppgifter tar.

4. Repetitiva uppgifter. Leta efter upprepade uppgifter som följer ett liknande mönster varje gång du utför dem. Tänk på Henry Ford; han såg att det var en upprepningsbar process att bygga bilar och kom med metoden med det rörliga löpande bandet, vilket revolutionerade produktionen. Du kanske inte bygger en fysisk produkt, men det är troligt att du producerar något. Det kan vara så enkelt som en uppdatering av ett socialt nätverk eller så komplext som en ny app. Leta efter de steg som är nästan identiska varje gång, så att du kan bygga ditt eget löpande band.

Med alla dina uppgifter kategoriserade kan du nu med en blick se vilka som är förstklassiga kandidater för DRY-behandlingen. Per definition är det troligt att uppgifter som betecknas som repetitiva är mest sannolika att dra nytta av DRY. Om en uppgift inte är repetitiv, stryk den från listan. När du har gjort det bör du prioritera de uppgifter som träffar flest kategorier.

Om jag tittar på exemplet i bilden ovan har jag betygsatt varje uppgift med 0-5 (5 är högst) för var och en av de fyra kategorierna. Sedan summerade jag varje uppgift – de med högst poäng är de som är bäst lämpade för DRY-behandling.

Eliminera upprepning på jobbet

Nu har du en klar uppfattning om vilka uppgifter som skulle gynnas av DRY, så det är dags att eliminera upprepningen.

Tip 1: Skapa mallar

Hörnstenen för att använda DRY i ditt arbetsliv är den enkla mallen. När du skapar något, oavsett om det är ett e-postmeddelande, ett affärsdokument eller en infografik, fundera på om det finns något där som du kan spara för framtida användning. Den tid du lägger ner på att skapa en mall kommer att spara dig exponentiellt mycket mer tid längre fram.

Här är de områden som är mest mogna för mallar:

E-postmeddelanden

Med ett beräknat genomsnitt på 31 affärsmejl som skickas per dag är inkorgen centrum för kunskapsarbetarens universum. Men det betyder också att det är troligt att du skickar samma e-postmeddelanden om och om igen.

Enbart genom att ta bort all personlig information kan du skapa din egen mall och spara den för framtida användning. För mer information om hur du använder mallar i olika e-postprogram, läs om att automatisera din inkorg.

Intern kommunikation

Om du skickar veckovisa uppdateringar till din chef, skapar specifikationer för olika intressenter eller skriver biljetter i din felrapportering, spenderar du troligen mycket tid på att uppfinna hjulet på nytt. Gå igenom din senaste kommunikation och leta efter mönster – med en enkel mall kan du slippa formatera varje gång.

Externa dokument

Propositioner, kontrakt, fakturor – de ser alla ganska lika ut. Genom att ta bort den information som är specifik för dina kunder och partners har du en mall att arbeta utifrån och kan anpassa den för varje användningsfall.

Presentationer

Om du håller mer än en presentation per år bör du skapa dig en presentationsmall. Även om varje presentation är väldigt annorlunda kan skelettet vara detsamma.

Tip 2: Hitta rätt appar

Är det en app som kan göra jobbet åt dig?

Svaret är nästan säkert ja.

Till exempel kanske du har skrivit dina förslag i en ordbehandlare och mejlat dem som en bilaga. Det visar sig att det finns en mängd förslagsprogram som effektiviserar processen, skickar vackert utformade förslag till dina kunder och meddelar dig när de har granskats. Och även om det inte finns något som hindrar dig från att skapa en fakturamall i Google Docs eller Microsoft Word, tar faktureringsprogrammen hand om alla upprepningar, t.ex. att automatiskt numrera dina fakturor, hålla reda på vad som har betalats och göra dina skattedeklarationer mycket enklare.

Det samma gäller för i princip allt, från att schemalägga möten till att skapa undersökningar.

Så om du upptäcker att du även med de bästa mallarna fortfarande regelbundet spenderar betydande tid på att manuellt justera dem, är det dags att överväga att använda en app. Rätt verktyg för rätt jobb kan innebära skillnaden mellan ett enkelt jobb och att slå in en spik med en skruvmejsel.

Tip 3: Automatisera dina repetitiva uppgifter

När du väl har valt ut din svit av DRY-appar kommer du att märka en sak: De flesta av dem är byggda för att göra en sak bra. Och att ha ett dedikerat verktyg för att göra ett specifikt jobb är mycket vettigt. Men ditt arbete är sällan så enkelt, och du kanske upptäcker att du hoppar från app till app i ditt dagliga arbetsflöde.

Med Zapier kan de appar du använder mest prata med varandra. Med hjälp av automatiserade arbetsflöden som kallas Zaps kan du automatiskt skicka data mellan apparna och ta bort manuellt arbete från många av dina dagliga uppgifter.

Avhängigt av vilka uppgifter som fick högst poäng i din DRY-bedömning kanske du vill skapa ett eget arbetsflöde, men här är några idéer för att komma igång:

Projekthantering

Intern kommunikation

Filhantering

Automation är det ultimata verktyget för DRY. Det låter dig lägga ut alla dina repetitiva uppgifter på en maskin så att du kan fokusera på de projekt som kräver din mänskliga hjärna.

Du tänker förmodligen redan på alla uppgifter som du kan minska med din arsenal av mallar, appar och Zaps. Men gå inte före dig själv. Istället för att brainstorma hacks i förväg bör du basera din DRY på hur dina uppgifter ser ut i verkligheten.

Och se till att hålla koll på hur det fungerar. Sparar du tid? Känner du dig mindre stressad? Eller har dina nya processer på något sätt slutat med att ta mer tid i anspråk? Automatiserade du något som borde ha varit mer personligt?

I kodning kan DRY innebära skillnaden mellan klumpiga, trasiga appar och smidiga, effektiva appar. Om du tillämpar samma principer i ditt arbete kan du lägga mer tid på det som är viktigt, medan mallar och robotar tar hand om resten.

Bild på händer som skriver kod från Free-Photos via . Bild på en hand som tar anteckningar från StartupStockPhotos via . Bild på en person som tittar på en anslagstavla från StartupStockPhotos via . Teckning om effektivitet från xkcd.