Ett tackbrev är både ett kvitto och ett PR-verktyg. Dess syfte är att låta läsaren veta att saker som begärts i en tidigare kommunikation, vanligtvis en förfrågan eller ett orderbrev, har mottagits.
Omfattningen kan faktiskt vara ganska kort, precis tillräckligt för att slutföra en affärskommunikationscykel. Det kan räcka med att bekräfta den dag då en vara anlände eller att uttrycka en viss uppskattning för att en begäran har tillgodosetts.
Håll dig i minnet, det är tanken som räknas. Ett bekräftelsebrev är en professionell artighet som rutinmässigt tillämpas av framgångsrika människor när de bygger och upprätthåller produktiva affärsrelationer.
Identifiera din läsare
Ett bekräftelsebrev bör riktas till en person som behöver ett kvitto för ett skickat föremål. Om du inte känner till avsändarens namn kan du hitta det i den komplimenterande avslutningen på ett tidigare brev; en ursprunglig förfrågan eller ett beställningsbrev, till exempel. Det namnet ska placeras i den inre rubriken och i hälsningstexten i din bekräftelse. Det bör också finnas med på den översta raden på ditt kuvert.
Håll dig i minnet att människor i första hand gör affärer med människor, i andra hand med företag. När du tilltalar din läsare med namn erkänner du hans eller hennes betydelse och värde som enskild människa.
Förklara ditt mål
Syftet med ett bekräftelsebrev är att låta läsaren veta att förväntade försändelser faktiskt har mottagits. Du bör vara kortfattad.
I brödtexten bör skribenten nämna en specifik punkt och klargöra för läsaren att den är en viktig del av hennes övergripande mål, och låta honom veta att ytterligare diskussioner kommer att förväntas vid deras kommande möte.
Detaljera din räckvidd
Räckvidden för ett bekräftelsebrev kan vara ganska kort, en eller två rader, vars syfte är att meddela läsaren att en begäran har uppfyllts. När en fortsatt dialog krävs kan omfattningen breddas för att inkludera ny information.
I brödtexten bör skribenten ange namnet på sin assistent, en andra kontaktperson som han kan tala med om hon inte är tillgänglig för att ta emot hans samtal. Detta etablerar en kommunikationslinje som visar att hon är seriöst intresserad av att utforska en fortsatt affärsrelation.
Organisera ditt brev
Organisera ditt bekräftelsebrev för att skapa en logisk ordning för att presentera din information. Du har redan påbörjat denna uppgift genom att fastställa ett mål och bestämma din omfattning. Hänvisa till dem. Tillsammans innehåller de en stor del av det innehåll som kommer att bli huvuddelen av ditt brev.
En enkel översikt kommer att hjälpa dig att organisera dig. Börja med att skapa en lista över relevanta punkter och placera dem i den ordningsföljd som bäst hjälper din läsare. förstå din bekräftelse. Dessa punkter kommer att bli ryggraden i ditt utkast; din översikt blir en checklista.
Utarbeta ditt brev
Att arbeta utifrån en översikt är det enklaste sättet att skriva ett tackbrev. Du har redan organiserat dig genom att skapa en lista. Gå tillbaka till den och förvandla varje fragment till en hel och fullständig mening som uttrycker en enda tanke eller idé.
För att dina tankar och idéer ska förmedlas på ett sammanhängande sätt ska du skriva med en så naturligt klingande röst som möjligt. Försök att skriva ditt utkast snabbt och läs det sedan högt. Koncentrera dig på att kommunicera ditt mål till din läsare. Se till att omfattningen av ditt brev innehåller all relevant information som ingår i din organisationslista.
Håll dig i minnet att du skriver ett grovt utkast. För tillfället kan du strunta i stavning, grammatik, interpunktion, mening- och styckeindelning. Det är tekniska detaljer som du kommer att uppmärksamma i det sista steget när du granskar och reviderar ditt arbete.
Slut ditt brev
Ett bekräftelsebrev ska avslutas på ett professionellt sätt. När ditt sista stycke är skrivet skriver du av mellan en komplimenterande avslutning som ”Med vänliga hälsningar” eller ”Tack” och ditt tryckta namn.
Om du skriver i samband med en officiell uppgift placerar du din titel under det tryckta namnet. Ytterligare information som dikteringsanmärkningar, meddelande om bilagor, bilagor och kopior som skickats till andra personer ska placeras under titelraden.
Granska och revidera ditt bekräftelsebrev
Granska och revidera ditt bekräftelsebrev är det sista steget i skrivprocessen. Du kommer att kontrollera ditt utkast i detta steg och se till att ditt mål är tydligt och att din räckvidd är kortfattad. Sätt dig i läsarens situation när du granskar det grova utkastet. Fråga dig själv, i egenskap av mottagare, om du snabbt kan förstå förfrågan och om tillräckligt med information har inkluderats för att möjliggöra ett snabbt svar.
Leta först efter de uppenbara felen. Kontrollera om det finns fel i stavning, meningsstruktur och grammatik. Kom ihåg att en passiv röst inte är lika påbjudande som en aktiv röst. Du vill att ditt brev ska vara starkt, så skriv med en aktiv röst.
Det viktiga att tänka på är hela enhetens övergripande sammanhållning. Titta efter noggrannhet, klarhet och en känsla av fullständighet. Fråga dig själv om övergångarna mellan styckena fungerar och om din synvinkel, ton och stil är konsekventa i hela texten.
Undersök dina ordval noggrant. Tvetydiga ord leder till förvirring. Jargong och abstrakta termer kanske inte alls förstås och affekter, klichéer och banalt språk tjänar inget egentligt syfte och kommer att skymma ditt mål. Du vill hjälpa din läsare att förstå exakt vad det är du vill, så ta bort allt som inte är till hjälp.
Och slutligen, om du inte har skrivit en inledning eller en slutsats är det dags nu. Inledningen måste leda in i huvuddelen av ditt brev med ett bestämt uttalande om ämnet för din bekräftelse och tillräckligt med stödinformation för att läsaren ska fortsätta att läsa. Dina avslutande kommentarer måste upprepa ditt mål med en fråga som uppmanar till handling.