Sena betalningar är vanliga för småföretag, men genom en konsekvent hantering av kundfordringar kan du göra alla dina kunder till pålitliga och punktliga betalare. Förutom att vara organiserad är hur du formulerar ditt brev om förfallna fordringar det viktigaste steget mot framgång. Som experter på inkasso och hantering av fordringar får du här våra bästa tips!
Proaktiv påminnelse
Omkring 15-7 dagar innan betalningen förfaller till betalning ska du skicka en vänlig och artig påminnelse till din kund. Se det här e-postmeddelandet eller brevet som en ”artighetsvisit”.
Inled med ”För din bekvämlighet” för att visa att detta inte är ett tjatande e-postmeddelande, utan bara en hjälpsam gest. Vi vet alla hur hektiskt småföretagarlivet kan vara!
Håll e-postmeddelandet personligt och vänligt och inkludera en länk till fakturan och betalningsalternativen.
Språkexempel:
Kära Jan,
För att underlätta för dig vill jag skicka en snabb påminnelse om att betalningen av faktura 453 är på väg att förfallas till betalning (datum).
Du kan betala via vår webbplats (länk) eller PayPal (länk).
Jag hoppas att du har en underbar resten av veckan och ser fram emot att göra affärer med dig igen snart!
Allt det bästa,
Michael
Det första brevet om förfallna betalningar
Den allra första dagen som en betalning är förfallen, skicka det första inkassomedlet. Det är viktigt att låta kunden veta att du är medveten om att de är försenade, och överlag helt på topp med dina kundfordringar. Med tiden kommer denna policy för omedelbara åtgärder att träna dina kunder att prioritera dina fakturor. De flesta förfallna betalningar beror helt enkelt på oorganisering eller att man föredrar längre betalningsvillkor – inte på illvilja. Därför bör ditt första brev om förfallna betalningar vara bestämt, men ändå hjärtligt. Använd ett mer formellt språk för att visa att du har allvarliga avsikter och för att undvika att den sena betalningen blir en personlig fråga. För att undvika försvarsvilja eller spänningar kan du ta upp frågan försiktigt genom att säga ”ditt konto hos oss är nu förfallet till betalning”. Se till att inkludera fakturan du hänvisar till, datumet för förfallodagen och en kort påminnelse om din betalningspolicy. ”Som du vet är våra betalningsvillkor 30 dagar från fakturadatumet”. Det första brevet om förfallna betalningar är det perfekta tillfället att ta upp eventuella förseningsavgifter som ditt företag kan komma att ta ut på totalsumman. Ta alltid med betalningsalternativ i dina förfallna brev så att de kan åtgärdas så snabbt som möjligt. Följ upp denna betalningspåminnelse med ett samtal. Om det är möjligt, spela in samtalet för att få en noggrann bokföring. Om det första e-postmeddelandet inte ger något svar, skicka det på nytt efter 45-50 dagar.
Språkexempel:
Kära Jan,
Detta är en vänlig betalningspåminnelse, eftersom ditt konto hos oss nu visas som förfallet till betalning.
Vi skulle vilja uppmärksamma dig omedelbart på följande faktura/fakturor:
Fakturanummer Datum Förfallet Belopp
Betalningsalternativ: vår webbplats (länk) eller PayPal (länk)
Vi skulle uppskatta om du kunde informera oss om statusen för den här betalningen. Tveka inte att ringa oss om du har några frågor om saldot på ditt konto.
Som du vet är våra betalningsvillkor 30 dagar från fakturans utfärdandedatum och en förseningsavgift på 5 % tas ut på ditt konto om betalningen inte har kommit in inom 40 dagar från utfärdandedatumet.
Tack så mycket för din uppmärksamhet på detta ärende och din fortsatta affärsverksamhet.
Skickligt,
Michael
60 Days Past Due Letter
När en faktura är mellan 60-90 dagar försenad kan sannolikheten för en framgångsrik indrivning sjunka dramatiskt. Det är mycket viktigt att skicka en stark serie e-postmeddelanden och flitigt följa upp med samtal under denna tidsperiod. En faktura som är 60+ dagar förfallen är mindre troligt att det beror på enkel oorganisation, det är mer troligt att det finns ett underliggande problem. Det är viktigt att detta förfallna brev är bestämt, innehåller fetstilade ord och ett formellt språk. Inkludera ytterligare anställda på företaget i e-postmeddelandet, inklusive den högst rankade administratören som du kan hitta ett e-postmeddelande för. Överväg också att skicka enskilda e-postmeddelanden till andra medlemmar av avdelningen.
Din ämnesrad kan börja med ”VIKTIGT” eller ”Kräver omedelbar uppmärksamhet” eller ”Åtgärdsbehov”.
Istället för att ta till ”varning” är det bättre att vara direkt: ”Vi skriver till dig för att informera dig om att ditt konto nu är förfallet till betalning i 60 dagar”. Inkludera fraser som ”omedelbar uppmärksamhet” eller ”brådskande ärende”.
Låt dem veta att du kommer att ringa och fortsätta uppföljningen. Det är bra att påminna dem om att ni också är ett företag, så inkludera ord som ”våra finansiella behov kräver att alla konton betalas i sin helhet”. Påminn kunden om att ni på grund av affärspolicy inte kommer att kunna fortsätta att göra affärer med en kund som för närvarande är förfallen till betalning, eller som vid två tillfällen har varit förfallen till betalning i mer än 60 dagar.
Med tanke på den minskade sannolikheten för en framgångsrik indrivning efter 90 dagar bör uppföljningsmejl till ditt brev om 60 dagar förfallna räkningar innehålla erbjudanden om att utarbeta en betalningsplan eller att hjälpa dem att hitta kreditalternativ via Fundera eller Kabbage.
Exempel på språk
IMPORTANT MEDDELANDE
Kära Jan,
Detta är för att informera dig om att ditt konto nu är 60 dagar för sent förfallet för faktura #345.
Detta ärende kräver din omedelbara uppmärksamhet. Vänligen betala så snart som möjligt.
Faktura # Datum Förfallet Belopp + 5 % förseningsavgift, bedömt datum
Betalningsalternativ: vår webbplats (länk) eller PayPal (länk)
Informera oss om den aktuella statusen för denna betalning. Om du har några frågor om denna faktura eller det saldo som ska betalas på ditt konto, vänligen ring oss omedelbart.
Vi kommer att fortsätta att nå dig för att lösa detta ärende.
Som anges i avtalet är betalningsvillkoren netto 30. Observera att enligt vår affärspolicy kan vi inte göra fortsatta affärer med en kund som för närvarande är förfallen till betalning eller som har varit förfallen till betalning i 60+ dagar mer än en gång.
Sincerely,
Michael
90 Days Past Due Letter
Fakturor som är förfallna i 90 till 120 dagar är betydligt svårare att driva in. Dina betalningspåminnelser för fakturor i den här kategorin bör vara ganska bestämda, formella och använda taktik för att få deras uppmärksamhet som fet text eller förstorade typsnitt. Ange konsekvenserna av deras agerande och dina många försök att komma i kontakt med dem. Ta med ytterligare anställda på företaget i mejlet, inklusive den högst uppsatta administratören som du kan hitta ett mejl till.
Exempel på språk:
Kräver omedelbar åtgärd
Kära Jan,
Detta är ett viktigt brev och kräver din omedelbara uppmärksamhet. Trots att vi skickat dig flera påminnelser har vi inte fått något svar från dig angående ditt kraftigt förfallna konto. Vi anser att vi har gett dig gott om tid och varit mer än tålmodiga med dig. Därför anser vi att det inte finns någon annan utväg än att avskriva denna skuld från våra räkenskaper genom att rapportera den som en ”förlust för osäkra fordringar” till I.R.S. genom en 1099-C-anmälan. Du kan undvika detta genom att betala hela beloppet i dag. Om vi inte får din betalning inom de närmaste fem dagarna måste vi vidta åtgärder.
Ta kontakt med oss omedelbart om du vill upprätta en återbetalningsplan.
Följande faktura/fakturor kräver din omedelbara uppmärksamhet:
Fakturanummer Datum Förfallet Belopp + 5 % förseningsavgift, bedömt datum
Betalningsalternativ: vår webbplats (länk) eller PayPal (länk)
Som det står i kontraktet är betalningsvillkoren netto 30. Observera att enligt vår affärspolicy kan vi inte göra fortsatta affärer med en kund som för närvarande är förfallen eller som har varit 60+ dagar förfallen mer än en gång. Vi hoppas verkligen att ni kommer att överväga detta allvarligt.
Skriftligen,
Michael
Slutligt brev om förfallna skulder
För fakturor som är förfallna i mer än 120 dagar finns det fortfarande en viss chans till indrivning och därför är det fortfarande värt att skicka ytterligare kommunikation. Inkludera konsekvenserna av deras handlingar (avskrivning av dåliga fordringar, kreditvärdighet) samt ett språk som låter dem veta att du kommer att vidta lämpliga åtgärder för att rapportera deras allvarliga betalningsinställelse: inkassobyrå och BBB.
Använd fet stil som ”allvarlig” och ”betalningsinställelse”. Fortsätt att inkludera ytterligare anställda på företaget i e-postmeddelandena.
Exempel på språk:
BEDÖMNING: Ditt konto är allvarligt försenat
Kära Jan,
Detta är ett viktigt brev och kräver din omedelbara uppmärksamhet. Trots att vi skickat dig flera påminnelser har vi inte fått något svar från dig angående ditt kraftigt förfallna konto. Vi anser att vi har gett dig gott om tid och varit mer än tålmodiga med dig. Därför:
-
Vi anser att det inte finns någon annan utväg än att överlämna ditt konto till vårt inkassobolag.
-
Denna åtgärd kommer att påverka ditt företags kreditvärdighet.
-
Vi kan också komma att rapportera detta till I.R.S. som ”förlust av en dålig fordran” med blankett 1099-C om betalning inte sker.
Kontakta oss omedelbart om du vill upprätta en återbetalningsplan.
Följande faktura/fakturor är kraftigt förfallna till betalning:
Fakturanummer Datum Förfallet Belopp + 5 % förseningsavgift, bedömt datum
Betalningsalternativ: vår hemsida (länk) eller PayPal (länk)
Som anges i avtalet är betalningsvillkoren netto 30. Observera att enligt vår affärspolicy kan vi inte göra fortsatta affärer med en kund som för närvarande är förfallen eller som har varit 60+ dagar förfallen mer än en gång. Vi hoppas verkligen att du kommer att överväga detta allvarligt.
Sincerely,
Michael
Du kan använda vårt inkassoverktyg för att automatiskt skicka ut mycket effektiva betalningspåminnelser till dina kunder (FG Receivables Manager).
Det spårar de e-postmeddelanden som du skickar i en kundkontakthistorik och registrerar eventuella telefonsamtal. Du kan se om kunden har öppnat eller klickat på ditt e-postmeddelande. E-postmeddelanden i FG Receivables Manager har också detaljerade fakturavyer och möjlighet att ta emot betalningar.