Hur många gånger har du använt Microsoft Word, Excel eller Outlook och tänkt: ”Jag önskar att programmet kunde göra det”, och med ”det” menas vanliga funktioner som av någon anledning inte ingår i de produkter som säljs av Microsoft? Din önskan har uppfyllts, med en produkt som heter Kutools som lägger till många av de funktioner som saknas i Microsoft Office Suite.
Jag upptäckte Kutools av frustration. Så många gånger kan jag minnas min frustration när jag önskade att Word, Excel eller PowerPoint skulle kunna göra något som verkade vara ett uppenbart behov men som ändå inte fanns med i programmet. Nästan varje gång jag letade efter en lösning visade sökresultaten på program som heter Kutools, som finns på den lämpligt namngivna webbplatsen ExtendOffice.
Till slut bestämde jag mig för att prova Kutools. Nu använder hela mitt kontor produkten. Även om Kutools inte gör allt vi vill ha, lägger den till så många funktioner och alternativ att det är svårt att tro att programmerarna på Microsoft antingen utelämnade dem alla eller gjorde funktionerna så svåra att hitta att man aldrig använder dem.
Hur Kutools hjälper
Vad menar jag? Vad sägs om när du slog ihop flera listor i ett Microsoft Excel-kalkylblad? Vissa var formaterade med alla stora bokstäver, andra med små bokstäver och vissa verkade vara formaterade av gremlins? Allt du ville göra var att ändra storleken så att den första bokstaven i varje ord blev stor. Word kan göra det, men inte Excel.
Och har du någonsin velat kryptera en grupp celler eller ett kalkylblad i Excel? Eller frustreras du av Excels begränsade möjligheter att filtrera data?
För övrigt kan du tänka på frustrationerna med Microsoft Word. Skulle det inte vara trevligt att kunna byta namn på ett dokument eller lägga till en kryssruta med ett enda klick? Eller tänk på dokument som du har skapat från andra program och som innehåller slumpmässiga brytningar, indrag och andra irritationsmoment i Word. Skulle det inte vara bra att kunna ta bort alla sektionsbrytningar, eller till och med alla dessa brytningar, med ett klick?
Ett annat vanligt klagomål på alla Microsoft Office-dokument är att vart och ett öppnas i ett separat fönster, när det skulle vara så mycket enklare att öppna dem i flikar. När du ändå håller på, vore det inte ännu bättre om du också kunde ändra flikstilen så att det blir lättare för dig att se flikarna?
Detta är bara ett litet urval av alla de extra verktyg och funktioner som finns tillgängliga i ExtendOffice och Kutools. När du köper Kutools installeras dessutom två flikar på Excel- och Word-banden, en som heter Kutools och en som heter Enterprise i Word eller Kutools Plus i Excel.
Fliken Kutools innehåller de programspecifika funktionerna. Som ExtendOffice-webbplatsen förklarar kombinerar Kutools för Excel mer än 300 avancerade funktioner och verktyg i ett otroligt behändigt tilläggsprogram som sparar dig tid och arbete. På samma sätt är Kutools for Word ett lika kraftfullt tilläggsprogram som innehåller många tidskrävande operationer som Word-användare utför hela tiden.
Och det finns mer
Kutools for Outlook är lika användbart. Många Outlook-användare har till exempel inte Exchange Server, så det är svårt att skapa ”out-of-the-office”-meddelanden. Inte med Kutools for Outlook, som gör det enkelt. Kutools for Outlook kan också skapa automatiska karbonkopior eller blinda karbonkopior, kan radera dubbletter av kontakter och uppgifter och har möjlighet att låta användare svara på eller vidarebefordra flera e-postmeddelanden på en gång.
Om detta inte räcker för att väcka ditt intresse, så tänk på rutan Kutools, som utökar och visar Word AutoText, vilket gör det lättare att skapa, kategorisera och använda AutoText, Bokmärken och Bildtexter. För Excel-användare är Kutools navigeringsruta fylld av praktiska funktioner. Sektionen Workbook & Sheet visar alla öppna arbetsböcker och kalkylblad, medan sektionen AutoText gör det enkelt att skapa diagram, klippbilder, formler, bilder och datalagringsområden. Andra sektioner underlättar visning av hela skalan av namn och kolumner och gör det enkelt att använda Sök och ersätt.
Då vi använder Word och Outlook mer än Excel på vårt kontor, kommenterar vi regelbundet hur många funktioner Kutools har för dessa program. Vi älskar till exempel funktionen Konvertera lista till text, som konverterar en punktlista eller numrerad lista (som kan ändras automatiskt när du lägger till ett stycke) till text, vilket eliminerar Words irriterande benägenhet att numrera om stycken som du vill ska förbli numrerade, t.ex. sektioner av en brief eller ett kontrakt som har slutförts. Den här funktionen gör det också lättare att lägga till text under numrerade rubriker utan att av misstag numrera andra stycken.
Flikarna Enterprise eller Kutools Plus innehåller ett stort antal ytterligare funktioner. I Word kan du till exempel hantera dokument, konvertera ett eller flera dokument från .doc-formatet till .docx-formatet, arbeta med och åtgärda problem med hyperlänkar eller eliminera korta sista rader som ofta gör att Word-dokument skrivs ut på en sista sida med bara en rad text. I Excel innehåller fliken Kutools Plus många ytterligare Excel-alternativ, bland annat sådana som gör det mycket enklare att filtrera och analysera data i kalkylblad.
ExtendOffice erbjuder fem produkter: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word och Classic Menu for Office. Office Tab gör det möjligt att använda flikar i Microsoft Office, vilket gör det möjligt för programmen att visa dokument och kalkylblad i det flikformat som används av webbläsare. Det är viktigt att du kan inaktivera det här alternativet från Office Tab Center eller selektivt välja att öppna ett dokument med tidigare flikar i ett eget fönster. Slutligen, för användare som längtar tillbaka till tiden före Ribbon Bar, återställer Classic Menu utseendet och menyerna från Office 2003. ExtendOffice-webbplatsen innehåller också användbara tips och tricks samt handledningar som visar många av programmens funktioner.
Kostnad
De olika Kutools-produkterna licensieras baserat på antalet köpta användarlicenser, med avsevärda rabatter för större volymuppköp. När den här kolumnen skrivs kostar enskilda licenser av Kutools för Excel, Word eller Outlook 39 dollar styck, Office Tab 29 dollar, Office Tab Enterprise 39 dollar, Classic Menu for Office 29,50 dollar, Classic Menu for Office Enterprise 35 dollar och Classic Menu for Office Home and Business 25 dollar. Det finns också betydande rabatter för licenser för flera produkter.
Intill dess att Microsofts designers inkluderar dessa välbehövliga funktioner i sina produkter är Kutools Suite ett utmärkt och relativt billigt alternativ som kommer att spara tid – och tid är pengar.