Onlineverktyg för att planera en familjeåterförening

Att planera en familjeåterförening är ett stort jobb, men någon måste göra det – och i din familj kan det vara du. Om så är fallet, ta det första viktiga steget: Öppna din webbläsare. Den hjälp du vill ha kan bara vara några få klick bort – och mer pålitlig än din kusin Fred (välsigna hans hjärta).

Ett heltäckande utbud av kostnadsfria och bekväma online-verktyg gör det lättare att planera en familjeåterförening från början till slut, från att samla in gästlistan till att dela med sig av ovärderliga videoupptagningar efteråt.

I många fall kan du använda onlineplattformar som du kanske redan känner till väl, till exempel Google Drive , Google Maps och Pinterest. Även om du måste lära dig en ny webbplats eller app kommer du troligen att hitta andra bra användningsområden för den långt efter att din familjesammankomst är avslutad.

Skapa din gästlista

När du börjar skapa din gästlista kanske du upptäcker att din adressbok (om du fortfarande har en) är sorgligt föråldrad. Du kanske inte har hållit kontakten med en kusin sedan hon åkte till skolan, gick med i militären, gifte sig, skilde sig eller tog det där jobbet i Topeka… eller var det Toledo?

För att hitta ny kontaktinformation för alla, skapa en huvudlista över alla du vill bjuda in. Detta är lätt att göra i Google Drive. Från , klicka på Nytt > Google Sheets för att skapa ett tomt kalkylblad. Skapa kolumner för namn och olika typer av kontaktinformation, eftersom du förmodligen kommer att nå ut till olika personer på olika sätt, från sociala medier till traditionell post (bild A). Om du behöver det kan du hitta en YouTube-handledning om hur du använder Google Sheets.

Jag föreslår att du lägger till en kolumn för primär kontaktmetod, till exempel post, e-post eller Facebook. På så sätt kan du, när du är redo att skicka ut meddelanden, sortera den kolumnen för att gruppera kontaktmetoderna tillsammans och sedan enkelt adressera alla kuvert eller skicka ett gruppmejl. (Du kan kopiera och klistra in en kolumn med e-postadresser direkt i ett Gmail-meddelande.)

Dela den här filen med den som kan hjälpa dig att samla in kontaktinformation. Google Drive sparar dina ändringar direkt; samarbetspartners ser dem även om de har filen öppen samtidigt. Nu är det dags att samla in allas aktuella kontaktinformation. Onlineverktyg att prova:

Facebook

Facebook är ett bra ställe att börja på, eftersom cirka 70 procent av alla vuxna användare av sociala medier finns där. Skicka meddelanden till dina släktingar för att fråga vilken kontaktform de föredrar. (Det kanske eller kanske inte är Facebook.) Bläddra igenom deras inlägg för att påminna dig själv om en makes eller ett barnbarns namn. Bläddra i deras vänlista för att hitta fler släktingar.

Messenger

Även om du inte använder Facebook kan du nå ut via Facebooks Messenger eller Messenger-appen (iOS, Android): 1,3 miljarder människor runt om i världen chattar på detta sätt.

Whitepages

Konsumerera att investera i en provperiod eller en månads prenumeration på Whitepages för att hitta svårfångade släktingar. Detta är en online motsvarighet till tryckta telefonkataloger. Den kan hjälpa dig att hitta adresser och telefonnummer (mobil och fast telefon). Införanden listar även ibland andra nuvarande eller tidigare hushållsmedlemmar, vilket hjälper dig att bekräfta att du har rätt person.

Webbläsare

Och du kan hålla det enkelt genom att använda din favoritwebbläsare för att söka efter långvarigt försvunna släktingar. Ange ett namn plus allt du vet om personen: jobb, skola, plats, till och med en hobby. Du kan råka ut för en LinkedIn-profil, en notering på en företagswebbplats eller något som de har publicerat på en fan- eller hobbywebbplats. Är du inte säker på om en släkting har gått bort? Googla deras namn, stad och ordet dödsannons för att se om det dyker upp någon.

Inbjudan till dina släktingar

Det sätt på vilket du formellt bjuder in släktingar till familjesammankomsten beror på vilka kontaktmetoder de föredrar. Överväg att använda evenemangsverktyg online, till exempel:

Facebookevenemang

Facebookevenemang är ett alternativ, särskilt om din familj har tillräckligt många medlemmar som ofta använder Facebook. Skapa ett privat Facebook-evenemang och bjud in dem alla. Du kan också bjuda in användare som inte använder Facebook via e-post.

Evite

Evite gör det enkelt att skapa e-inbjudningar och skicka dem via e-post eller sms. Spåra RSVPs och om du vill kan du be deltagarna att anmäla sig för att ta med sig något (t.ex. för en gemensam måltid). Du kan till och med be om ekonomiska bidrag direkt i inbjudan för att hjälpa till att täcka kostnaderna för sammankomsten. Evite har flera söta designförslag för familjeåterföreningar, varav vissa är gratis och andra kräver betalning eller prenumeration.

Paperless Post

Paperless Post är en annan webbplats för gratis inbjudningar med massor av snygga, anpassningsbara mönster (inklusive mönster som innehåller ditt eget familjefoto). Skicka ut en ”Save the Date”-annons och följ upp med detaljer i en inbjudan. Samla in svarsbekräftelser och samla in postadresser för eventuell uppföljning efter kommunikationen. Mot en avgift kan du också begära att få tryckta versioner av inbjudningarna skickade med posten – perfekt för släktingar som inte är online.

Håll dig i minnet att inbjudningar till evenemang online inte är effektiva om din släkting inte kommunicerar på det sättet. Vissa personer kollar e-post men kanske inte känner sig bekväma med att klicka sig vidare till din inbjudningswebbplats. Överväg därför att inkludera ett alternativt kontaktformulär i meddelandet som de får via e-post. Till exempel: ”Svara genom att klicka här eller genom att ringa 555-123-4567.”
Använd din evenemangswebbplats för att följa upp med dem som inte har svarat; kontakta dem på ett annat sätt om de fortfarande inte svarar. Kom ihåg att dessa webbplatser endast registrerar RSVP för dem som du har bjudit in via plattformen, så lägg till en kolumn i ditt huvudkalkylblad för deltagare för att registrera alla RSVP.

Välja platsen

Om moster Pat har erbjudit sig på sin bakgård igen behöver du inte bestämma dig för en plats för en återförening. Annars kanske du vill gå in på nätet och börja leta efter platser.

Semesterhus

Hyra ett helt semesterhus är ett bra alternativ för mindre grupper, om du gillar konceptet med all-inclusive, delat utrymme (parkering, kök och matsal, samlingsutrymme inomhus och sovrum). Hyresbokningssajter som AirBnB, HomeAway och Vrbo listar många stora hus; gör en sökning efter plats och antal gäster.

Campingplatser och husbilsparker

Campingplatser och husbilsparker är mer rustika men kan innehålla utomhusattraktioner. Gruppanläggningar kan vara bra att använda dagtid, även om hela gruppen inte vill campa. Sök på webbplatser som Campendium, Campground Reviews och GoCampingAmerica.com efter platser och bekvämligheter.

Hyresutrymmen

Parker med paviljonger, festlokaler och till och med hyresutrymmen i kyrkor eller samhällscenter är också utmärkta huvudkontor för en återförening. Sök i din webbläsare med frasen partyuthyrning, eventuthyrning eller till och med uthyrning av kyrkorum samt stad och delstat. Unique Venues kommer till och med att köra assisterade sökningar efter de platser som inte är så kända och som kan fungera för din grupp.

Att be gästerna boka sitt eget boende kommer att spara mycket tid, krångel och kanske även pengar. (Vissa hotell kräver depositioner för att hålla gruppbokningar.) I chattområdet för din inbjudan online kan du rekommendera hotell i närheten av platsen. Uppmuntra gäster som vill umgås dygnet runt att dela bokningsinformation med varandra så att de kan prata över frukostbuffén eller kvällens badtunna.

Säkerställ att dina gäster kommer till rätt plats genom att förse dem med den bästa GPS-adressen för ditt evenemang. Överväg att kopiera Google Maps URL som visar destinationen och klistra in den i din e-inbjudan.

Tip: Skapa ett Google-konto (om du inte redan har ett) för att dra nytta av gratis online-verktyg och molnlagring. På www.google.com klickar du på Logga in och sedan Skapa konto. Följ anvisningarna. Samarbetsverktygen och onlinelagringsutrymmet du får i Google Drive förenklar planeringsprocessen.

Förbered dig på maten

Professionella evenemangsplanerare (och din farbror Saul) kommer att säga dig att ett överflöd av god mat gör varje sammankomst värd att ha. Om du använder dig av ett partycenter eller en cateringfirma kan de ge dig all den hjälp du behöver. Även att lägga ut en stor måltid på entreprenad kan vara till hjälp: Tänk buffé, där varje person betalar sin egen nota och kan äta vad de vill. Använd Google Maps för att hitta dessa tjänster (sök till exempel på cateringföretag i närheten av Springfield, IL eller bufférestauranger i Portland, OR).

Om din återförening är mer en gör-det-själv-affär kan du leta efter menyinspirationer och matkalkylatorer på nätet. Webbplatser som sträcker sig från Pinterest till din favoritrestaurangleverantör eller bulkmatsbutik kan erbjuda enkla recept och förslag på matlagning för en grupp. Matkalkylatorer kan hjälpa dig att avgöra hur många sloppy joes och ”Pineapple Party Punch”-blandningar du ska köpa. Prova dessa kostnadsfria online-verktyg:

Calculate This Food

Calculate This Food erbjuder både menyidéer och matkalkylatorer. Köttportionskalkylatorn är särskilt användbar, liksom portionsberäkningar för specifika måltider, t.ex. potatisbar, nachobar och BBQ på bakgården.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes har en guide ”Family Reunion Ideas for Meal Planning” som innehåller en aptitretande lista med måltidsidéer för att mätta en grupp. Du hittar också smarta strategier och tips för att genomföra en mer organiserad och säker matplanering.

Pinterest

Pinterest har massor av förslag på mat för familjeåterförening. Skriv in mat till familjeåterförening för en stor grupp i sökrutan för att hitta ämnen som ”förrätter för 50 personer” eller ”enkla efterrätter på plåt”.

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner har en serveringskalkylator som är anpassad för planering av semesterfester. Använd den för att beräkna mängder av soppa, hors d’oeuvres, dips med mera. Whole Foods har också en hubb med semestertema och inspirerande recept.

Observeringsverktyg för potluck

Håller du en potluck? Evites verktyg för anmälan av måltider eller en app som PotluckHub kan se till att du har toppings till nachobaren – och att någon tar med sig plastgafflarna. Tricket med PotluckHub Party Planner är att deltagarna måste vara villiga att ladda ner och använda appen. Alternativt kan du dela ett Google-dokument för att registrera menyn.

Att påskynda aktiviteterna

En del av deltagarna i familjeåterföreningen är nöjda med att bara sitta och umgås. Men många grupper uppskattar någon form av underhållning. Överväg att använda onlineverktyg för att hitta:

Aktiviteter och spel

Sök på Pinterest och Google efter idéer som tilltalar gruppens åldrar och intressen. Lägg en anmälan till talangjakten i mappen Google Drive. Skapa en Kahoot, ett anpassat frågespel som släktingar kan spela på sina mobila enheter. (Skicka din tekniskt kunniga brorson en lista med frågor om familjehistoria och be honom skapa spelet, och koppla sedan ihop tonåringar med telefoner och farfar som inte har någon dator). Du kan också anlita en foto- eller videobod, en trollkarl eller en annan underhållare genom att hitta lokala talanger på Thumbtack.

Lokala sevärdheter

Fyll tiden mellan återföreningsevenemangen med valfria aktiviteter i staden. Börja på TripAdvisor; klicka på Saker att göra och ange sedan en plats. Du hittar crowd-sourced betyg och beskrivningar för attraktioner i olika kategorier, t.ex. gratis, utomhus och saker att göra med barn. Google kan också vara en bra resurs: Kör en sökning som t.ex: ”

Service

Om volontärarbete är ett bra sätt att föra familjen närmare varandra kan du leta efter möjligheter på VolunteerMatch eller JustServe. Även om du inte ser någon specifik aktivitet, kontakta potentiella organisationer för att se om det finns något ni kan göra för dem, med tanke på er grupps tid och resurser.

Finansiering av festligheterna

Om ni inte har en väletablerad återföreningsfond måste ni komma fram till hur ni ska betala för allt. Du kommer också att vilja hålla reda på utgifterna. Överväg att ha ett Google-ark för att hålla reda på varje utgift och vem som betalat för den. Lägg Google-bladen i en mapp för utgifter där du kan ladda upp kvitton.

”Däckningsavgift”

Om en person gör det mesta eller all planering kan det vara enklast att ha en ”täckningsavgift” för varje deltagare. Det är lätt att samla in detta med personliga betalningsverktyg online som Google Pay, PayPal, Venmo eller Zelle. Om det är du som samlar in pengarna kan du skicka ut betalningsuppmaningar (med uppföljande påminnelser för den glömska tanten). Ange en adress för betalning med check i en anteckning tillsammans med din begäran, om de föredrar att betala på det sättet.

Fundraisers

En del familjer förlitar sig på fundraisers under evenemanget, t.ex. hantverksauktioner, 50-50-lotterier, gissningslekar eller försäljning för att samla in pengar. Även här kan onlinetjänster hjälpa till med några av dessa.

T-shirts

En del familjer tycker till exempel om att få T-shirts gjorda. Att få fram rätt storlekar och samla in betalningen kan vara en huvudvärk. Varför inte förenkla processen och göra T-shirtsen till en insamlingskampanj? Webbplatser för tryckning av skräddarsydda kläder, t.ex. Custom Ink, låter dig designa din tröja på webbplatsen. De samlar in beställningar och betalningar – med en monetär återbetalning till din grupp.

Kokböcker

Familjens kokböcker förmedlar älskade recept och är också ett bra sätt att samla in pengar. Att samla in recept från släktingar är redan tillräckligt mycket arbete, så få lite stöd för att publicera dem. Cookbook Publishers tryckte en vacker bok utformad av min svärmor för hennes familjs 50:e återförening. Utforska design och priser och be om ett kostnadsfritt informationspaket på deras webbplats. Om du är en komplett gör-det-självare kan du googla kokboksmall och utforska de alternativ som kan fungera för dig.

Dela upplevelsen

Någon använder alltid en kamera på en släktträff – de tar selfies av syskon, videofilmar löjliga upptåg under det trebenta loppet och mycket mer. Här är några idéer för att dela foton och videor med alla:

Facebook-sida

Min storfamilj har en privat Facebook-sida som alla som deltar i sammankomsten är inbjudna till. Under återträffarna ber vi dem som tar bilder och videor att lägga upp dem på vår sida. (Överväg att erbjuda ett pris för bästa uppladdning.) Detta påminner också de som inte kunde delta om vad de missar!

Google-verktyg

Om din familj har lyckats bra med att arbeta med en delad Google-mapp kan du fortsätta att få ut det mesta av den genom att dela bilder där.
Använd en kostnadsfri fotodelningstjänst som Google Photos , som också är tillgänglig via appen Google Photos. Du kan också lägga upp dina videor – särskilt den fina intervjun om muntlig historia som du gjorde med mormor – privat på YouTube och dela länken med deltagarna.

Anpassade videoberättelser

Skapa anpassade videoberättelser om evenemanget med den kostnadsfria Adobe Spark eller en freemiumtjänst som Animoto. Sammanställ de bästa bilderna i ett ”bildspel” och lägg till det korta videoklippet med farbror Saul som sjunger under talangjakten. Du kanske till och med kan lägga till några favoritbilder av gemensamma förfäder eller tidigare sammankomster.

Med så många bra online-verktyg för din nästa släktträff kan det vara lättare än du trodde att genomföra ditt nästa evenemang. Du kanske till och med kan sitta ner och njuta av Kahoot och några glas Pineapple Party Punch.