Menu

Har du din nästa presentation för kunder eller kollegor runt hörnet och funderar på att inkludera en handout? Bra idé! Även om många förknippar handouts med föreläsningar är de ett beprövat verktyg i företagsmiljön som ger din publik en djupare och mer varaktig förståelse för din presentation. Oavsett om det handlar om ett affärsmöte eller en utbildningskurs, kommer en handout att understryka dina punkter och stödja din presentation när den görs på rätt sätt. Det kan dock vara svårt att bestämma sig för vad som ska ingå, vilket format, hur en handout ska struktureras och vid vilken punkt i presentationen den ska delas ut. Det här blogginlägget syftar till att bringa ljus i mörkret; vi kommer att dissekera vad som gör en riktigt bra handout och hur du med självförtroende kan skapa din egen.

Vad är en handout?

Som namnet antyder är en handout en typ av dokument som en talare delar ut till deltagarna under en föreläsning, en presentation, en konferens eller ett möte. Det gör det möjligt för din publik att få en tydlig överblick över huvudpunkterna, eller att sammanfatta vad de har hört efteråt.

En handout är inte bara en sammanfattning av bildtitlar; den kan vara mycket mer detaljerad, sammanfatta varje enskilt ämne och fungera som en referens för centrala begrepp och centrala insikter.

Vad är den väsentliga poängen med en handout?

I ett nötskal måste din handout ge ett mervärde. Den kombinerar de viktigaste aspekterna av din presentation i praktisk textform. Den kan inte bara sammanfatta dina argument, utan också minska trycket på dina bildrutor: täta fakta och siffror kan läggas till handlingarna, vilket gör att din PowerPoint-presentation kan vara smidig och professionell. Handouts har tre huvudsakliga fördelar för din publik, beroende på när de delas ut:

• deltagarna kan följa vad som sägs under presentationen
• lyssnarna kan lägga till egna anteckningar
• din publik får en bred översikt över dina idéer

En handout innebär inte bara att du kan skapa en ren och överskådlig presentation, utan gör också att din publik kan förstå dina poänger bättre och komma ihåg dem efteråt. Det är också mycket användbart för att förmedla dina argument till alla som kanske har missat själva presentationen.

Skapa en effektiv handout

Det är alltså uppenbart att en handout kan vara mycket användbar för din publik, din presentation och dig själv. När du väl vet vad du ska göra kan de vara relativt enkla att producera. Naturligtvis tar detta fortfarande tid, och du måste ta hänsyn till detta. Att snickra ihop en handout i sista stund är inte bara stressigt, det kan också vara kontraproduktivt, eftersom det undergräver din professionalism och aldrig går obemärkt förbi.

TIP: För omväxlings skull, varför inte börja din presentation med en handout? Genom att först få det viktigaste ur vägen kan du sedan utveckla din presentation steg för steg med handlingen som grund. Fördelarna med detta är att din publik har ett fast grepp om dina argument och en detaljerad text att hänvisa till, och du kan leverera en tydlig och professionell presentation.

Klar och koncis: Hur man strukturerar en handout

Som med det mesta när det gäller utformning gäller mottoet ”mindre är mer” mycket effektivt för handouts. I konkreta termer innebär detta: undvik hela meningar och använd dig av nyckelpunkter, förkortningar, pilar och symboler. Helst bör din handout inte bestå av mer än två A4-sidor.

En handout måste förutom viktig information från din presentation innehålla följande:

• grundläggande information, troligen i det övre vänstra hörnet av handbladet, t.ex. platsen för presentationen och talarens namn och titel
• datum, troligen i det övre högra hörnet
• en kortfattad rubrik – helst titeln på din presentation – centrerad
• sidnumren i sidfoten
• en tydlig struktur, baserad på de enskilda rubrikerna i presentationen
• en konsekvent sidlayout med ett standardtypsnitt som Arial eller Times New Roman

Strukturen på din handout bör följa strukturen på din presentation, särskilt om du delar ut handoutet under din presentation. Det är bäst att begränsa dina punkter till dem som stöder ditt huvudargument. Håll underpunkterna på handlingen så enkla som möjligt och gå inte in på för många detaljer. För att göra din handout visuellt tilltalande hjälper det att tänka på typsnittet. Förutom att använda tydliga standardtypsnitt, som nämns ovan, försök att hålla teckensnittsstorleken i rubriker och sidfötter enhetlig och mindre än i huvuddelen.

TIP: Skapa ett område där dina åhörare kan göra egna anteckningar på din handout. Gör antingen den högra marginalen bredare eller lämna några rader utrymme under din sista punkt.

Innehållet i handlingen – kort och koncist

Du har bestämt layouten för din handledning, skrivit in huvudpunkterna och skapat en grov översikt. Nu är det dags att utveckla enskilda punkter och skapa huvudinnehållet i din handout. Innan du gör det ska du fokusera på din målgrupp: hur mycket bakgrundskunskap kan du anta att de har om ämnet för din presentation? Att ha din publik i åtanke innebär att du anpassar handlingen till deras nivå, undviker tekniska termer när de skulle distrahera från din poäng, inkluderar dem när du står inför en publik som är kunnig inom en viss disciplin, Det är mycket viktigt att kondensera de centrala påståendena i din presentation till nyckelpunkter, snarare än att inkludera en distraherande ström av text. På så sätt behåller du publikens fulla uppmärksamhet.

TIP: För att väcka publikens nyfikenhet redan i början av din presentation kan du inkludera ett uppmuntrande citat, ett ordspråk eller en fråga (som du kan välja att göra något provocerande) som introduktion – detta kan utgöra det första stycket i din handout.

Och även om det viktigaste med handouts är att de ska vara korta och koncisa, ska de ändå vara förståeliga när de läses utanför ramen för din presentation. Om detta glöms bort kan de inte fungera som ett hjälpmedel för din publiks minne efteråt.

Övrig information på din handout

De viktigaste delarna av en handout, som behandlas ovan, kan kompletteras med ytterligare information som du väljer. Detta kan till och med omfatta bilder eller grafik. Beroende på ämnet kan ett visuellt element verkligen förtydliga och komplettera ditt huvudargument och knyta ihop saker och ting. Som regel lönar det sig dock att hålla bilder och grafik på dina presentationsbilder, eftersom de tar för mycket plats på en handout. Kostnaderna och fördelarna måste vägas samman i varje enskilt fall.

Det är också en bra idé att inkludera kontaktinformation på handlingen; en e-postadress är ett minimum. Beroende på presentationens typ och syfte kan du också ange din företagsadress och ditt telefonnummer. Om din handout består av flera sidor är det bra att sätta dina kontaktuppgifter i rubriken så att de syns på varje sida. Det kan vara bra att inkludera en kort bibliografi i din handout om du använder citat eller information från andra källor. På så sätt kan du också länka till relevanta webbplatser eller ytterligare läsning om ditt ämne som kan vara intressant för din publik.

TIP: I slutet av dina handouts kan du inkludera frågor eller tankeställare för att stimulera till diskussion. Detta är särskilt användbart om du vill genomföra en frågestund efter din presentation.

Simpelt och snabbt: Skapa en handout med PowerPoint

När tiden är knapp har PowerPoint en funktion som gör att du kan skapa en handout på några minuter. Med hjälp av funktionen ”Skapa handout” kan du överföra en PowerPoint-presentation till Microsoft Word, anpassa den där och optimera den för utskrift. Med några få klick kan du välja vilka presentationsbilder som ska visas på handbladet. Antalet diabilder kan också enkelt justeras och du kan klippa bort text eller utvidga den vid behov. Du kan också bestämma om handlingen ska innehålla en anteckningsmarginal, en rubrik och/eller en sidfot. Din PowerPoint-presentation förblir orörd under hela denna process. Förutom möjligheten att skriva ut handlingen kan du också spara den direkt i Word som ett Word- eller PDF-dokument – ett enkelt sätt att göra handlingen digitalt tillgänglig för din publik.

När är den bästa tidpunkten för att distribuera din handledning?

Det finns ingen perfekt tidpunkt. För att hjälpa dig att bestämma tidpunkten för just din presentation hjälper det att förstå hur tidpunkterna påverkar din publik:

• Handout före presentationen: I det här fallet måste du räkna med att åtminstone en del av din publik har bläddrat i handlingen och läst på förhand, vilket innebär att de vid varje tidpunkt vet vad som kommer härnäst. Detta kan ibland innebära att din publiks koncentration är splittrad, så du måste noga överväga om detta alternativ är lämpligt.
• Handout under presentationen: Dela ut din handout när den är användbar som stöd, antingen i form av visuell illustration eller som ett sätt att betona ditt argument.
• Handout efter presentationen: Om du väljer detta alternativ, glöm inte att inkludera dina kontaktuppgifter. Om du skickar en handout elektroniskt är PDF ett bra val. Beroende på situationen och mottagaren kan det vara tillrådligt att lägga till upphovsrätten i sidfoten.

Vilken tidpunkt du än väljer kan en väl förberedd handout vara ett effektivt verktyg för att stödja din presentation och fungera som en guide och minnesstöd för både dig och din publik. Om de används på rätt sätt kan de öka publikens intresse och uppmärksamhet och göra det möjligt för dig att ge en tydlig och professionell presentation.

Behövs det hjälp med att skapa en bra handout eller en presentation? Vi hjälper mer än gärna till, med hjälp av vår långa erfarenhet som presentationsbyrå. Vi hjälper dig alltid gärna!