Vad är kommunikation nedåt?
Kommunikation nedåt avser meddelandenOppnas i nytt fönster och information som går vertikalt nedåt i befälskedjan från chefer som kommunicerar i nedåtgående riktning med anställda som rapporterar till dem.
Med andra ord går kommunikationen nedåt från personer på högre nivåer i organisationen till personer på lägre nivåer. Det är utan tvekan det mest välkända och uppenbara flödet av formell kommunikation.
Ett diagram över uppåtriktad kommunikation ser ut så här …
Den nedåtriktade kommunikationen används av gruppledare och chefer för att tilldela mål, ge arbetsinstruktioner, informera de anställda om policyer och rutiner, påpeka problem som behöver uppmärksammas och ge feedback om prestationer.
En kommunikationOppnas i nytt fönster från ett företags generaldirektör till filialcheferna är ett exempel på kommunikation nedåt.
Andra exempel på kommunikation som förmedlas i nedåtgående riktning är årliga konfidentiella rapporter, prestationsbedömningar, tillkännagivanden, projektfeedback, tillkännagivanden av företagspolicy, nya företagsmål, arbetsinstruktioner och utbildningar och så vidare.
Former av kommunikation i nedåtgående riktning kan inkludera anteckningar, meddelanden, memos, telefonsamtal, röstmeddelanden, e-post eller personliga samtal.
Viktigt att påpeka är att nedåtriktad kommunikation inte bara sker i form av muntlig eller personlig kontakt; den sprids även i skriftlig form.
När ledningen skickar brev till de anställdas hem för att informera dem om organisationens nya sjukskrivningspolicy använder den nedåtriktad kommunikation. Ett annat exempel på nedåtgående kommunikation i skriftligt format är ett e-postmeddelande från en teamledare till medlemmarna i hennes team för att påminna dem om en kommande deadline.
- Den nedåtgående kommunikationen är väsentlig för att en organisation ska kunna fungera, eftersom det handlar om överföring av information, instruktioner, råd, förfrågningar, återkoppling och idéer som rör utförandet av uppgifter.
- Den nedåtgående kommunikationen går utöver information om uppgifter; den fokuserar på den anställde, enheten och företaget.
- Den ökar personalens medvetenhet och underlättar genomförandet av nya policyer, riktlinjer, beslut samt utvärdering och bedömning av de anställdas prestationer.
Om än att den nedåtgående kommunikationen förser de anställda med den information som är nödvändig för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, så är det i vissa fall så att denna information är försenad eller helt saknas.
Rapporter har visat att endast 20 % av ett avsett budskap som sänds av ledningen på högsta nivå är intakt när det når den anställde på första nivå. Vanligtvis är information när den kommer nedåt i befälskedjan över flera nivåer benägen att förvrängas. På så sätt förstås inte direktiven och de läses inte ens.
Nedan följer några andra uppenbara fallgropar för kommunikation nedåt:
- Den bygger på en enkelriktad struktur – i allmänhet informerar cheferna de anställda men frågar sällan efter deras råd eller åsikter.
- Den uppfyller ofta inte de anställdas förväntningar.
- Trott mycket nedåtriktad kommunikation tenderar att leda till reaktioner från underordnade och kan hindra ett bättre förhållande mellan anställd och arbetsgivare.
- Ledare tenderar att förlita sig för mycket på skriftliga kanaler; en lavin av skriftligt material kan alltså leda till att den överbelastade anställde ignorerar vissa meddelanden.
Oavsett ovanstående fallgropar är nedåtriktad kommunikation ett mycket kraftfullt medium genom vilket toppcheferna definierar organisationens mål och talar om för personalen på lägre nivå vad som förväntas av dem. Besluten, arbetsbeskrivningar, policys, publikationer kommuniceras till anställda på lägre nivå genom denna kanal.
Citeringar:
Detta inlägg är hämtat från böckerna:
Assessing Organizational Communication: Strategic Communication Audits, redigerad av Cal W. Downs, Allyson D. Adrian
Integrated Organisational Communication av Rachel Barker, George Charles Angelopulo
Financial & Industrial Management, av V.S.Bagad
Organizational Communication: Perspectives and Trends, av Michael J. Papa, Tom D. Daniels, Barry K.
Understanding Management, av Richard L. Daft, Dorothy Marcic