Leverantörer är viktiga för nästan alla företag. Utan råvaror för att tillverka det du säljer eller tillverkare för att tillhandahålla det du säljer vidare har du svårt att växa. Det finns också många förnödenheter och tjänster som ditt företag förbrukar som en del av de allmänna omkostnaderna, från gem till internetuppkoppling.
Leverantörer och säljare – termerna används omväxlande här – kan göra mycket mer än att bara förse dig med material och tjänster som du behöver för att bedriva din verksamhet. De kan också vara viktiga informationskällor som hjälper dig att utvärdera potentialen hos nya produkter, följa konkurrenternas agerande och identifiera lovande möjligheter. Leverantörer kan förvandlas till partners som hjälper dig att sänka kostnaderna, förbättra produktdesignen och till och med finansiera nya marknadsföringsinsatser. Om du inte gör valet av bra leverantörer och säljare till en del av din tillväxtplan kommer du sannolikt att ångra det.
Utvärdering av dina leverantörer och säljare
Leverantörer kan delas in i fyra allmänna kategorier. De är:
- Tillverkare. De flesta återförsäljare köper via företagets säljare eller oberoende representanter som hanterar flera olika företags varor. Priserna från dessa källor är vanligtvis lägst om inte återförsäljarens läge gör det dyrt att frakta gods.
- Distributörer. Distributörer, även kallade grossister, mäklare eller jobbers, köper in kvantiteter från flera tillverkare och lagrar varorna för försäljning till återförsäljare. Även om deras priser är högre än en tillverkares, kan de förse detaljhandlare med små beställningar från olika tillverkare. (Vissa tillverkare vägrar att uppfylla små beställningar.) En lägre fraktkostnad och snabb leveranstid från en närliggande distributör kompenserar ofta för den högre kostnaden per artikel.
- Oberoende hantverkare. Exklusiv distribution av unika skapelser erbjuds ofta av oberoende hantverkare som säljer via representanter eller på mässor.
- Importkällor. Många detaljhandlare köper utländska varor från en inhemsk importör, som fungerar ungefär som en inhemsk grossist. Beroende på hur väl du känner till utländska källor kan du också resa utomlands för att köpa varor.
Vad kännetecknar en bra leverantör?
En hel del växande företag fokuserar på en egenskap hos sina leverantörer: priset. Och priset är verkligen viktigt när du väljer leverantörer som ska följa med dig när ditt företag växer. Men det finns mer i en leverantör än en faktura – och mer i kostnaden för att göra affärer med en leverantör än beloppet på en inköpsorder. Kom också ihåg att leverantörer är verksamma för att tjäna pengar. Om du går dem till mötes med varje faktura, ber dem sänka priserna på allt de säljer till dig eller underlåter att betala dina fakturor snabbt, ska du inte bli förvånad om de slutar ringa.
Efter priset är tillförlitlighet förmodligen den viktigaste faktorn att leta efter hos leverantörerna. Bra leverantörer skickar rätt antal artiklar, som utlovat, i tid så att de kommer fram i gott skick. Ibland kan man få den bästa tillförlitligheten från en stor leverantör. Dessa företag har resurser att ägna åt reservsystem och reservkällor så att de, om något går fel, fortfarande kan leva upp till sitt ansvar gentemot dig. Försumma dock inte små leverantörer. Om du är en stor kund hos ett litet företag får du mer uppmärksamhet och kanske bättre service och tillförlitlighet än om du är en liten kund hos en stor leverantör. Du bör också överväga att dela upp dina beställningar på två mindre företag. Detta kan ge dig både en backup och en hög profil.
Stabilitet är en annan viktig indikator. Du vill teckna avtal med leverantörer som har varit verksamma länge och har gjort det utan att byta företag med några års mellanrum. Ett företag som har långvariga ledande befattningshavare är ett annat gott tecken, och ett gott rykte hos andra kunder är en lovande indikator på att ett företag är stabilt. När det gäller din egen erfarenhet ska du leta efter tecken på problem hos en leverantör, till exempel leveranser som anländer tidigare än vad du begärt – detta kan vara ett tecken på en leverantör som har ont om beställningar och behöver påskynda kontantinkomsterna.
Glöm inte lokaliseringen. Varor som beställs från en avlägsen leverantör kan ta lång tid att komma fram till dig och snabbt generera extra fraktkostnader. Ta reda på hur lång tid det tar för en försändelse att anlända till din lastkaj. Om det är troligt att du behöver något snabbt kan en avlägsen leverantör utgöra ett verkligt problem. Ta också reda på leverantörens fraktpolicy innan du beställer. Om du beställer en viss mängd kan du till exempel få gratis frakt. Du kanske kan kombinera två eller flera beställningar till en och spara på frakten. Ännu bättre är att hitta en jämförbar leverantör närmare hemmet för att bevara kostnadsbesparingar och beställningsflexibilitet.
Slutligt finns det en samling egenskaper som generellt sett skulle kunna kallas för kompetens. Du vill ha leverantörer som kan erbjuda de senaste och mest avancerade produkterna och tjänsterna. De måste ha välutbildade anställda som kan sälja och serva deras varor. De bör kunna erbjuda dig en rad olika attraktiva ekonomiska villkor för inköp. Och de bör ha en realistisk inställning till dig, deras kund, så att de är villiga och ivriga att samarbeta med dig för att utveckla era båda företag.
Ändra dina leverantörsrelationer
Du behöver kanske inte hitta nya leverantörer för att få ett nytt avtal. Du kan vanligtvis få rabatter, bättre service och andra funktioner som du behöver genom att göra en begäran till dina nuvarande leverantörer – även om det kanske inte är så enkelt som att bara fråga. Här är några alternativ och förhandlingsstrategier för att förvandla mediokra leverantörer till toppleverantörer.
- Få rabatter. Om du går in i ett varuhus och köper ett par skor betalar du samma pris som vilken annan köpare som helst. Men handeln mellan företag är mer komplicerad. Företag som säljer till andra företag har vanligen en hel rad av offererade avgifter och erbjuder rabatter på 50 procent eller mer beroende på den köpta kvantiteten, villkoren, relationens längd och andra överväganden. Du kanske kan uppfylla vissa av dessa krav på ett bekvämt sätt, vilket kvalificerar dig för ett lägre pris. För att ta reda på det kan du fråga om rabatter och vad som krävs för att få dem. Du kanske kan få allt från ett räntefritt lån i form av handelskredit till en rejäl rabatt för att betala i förtid.
- Förbättra servicen. Det är en sällsynt affärsman som hela tiden vet exakt vad som händer i alla delar av hans företag eller vad som händer med alla hans kunder. Det gör förmodligen inte du, och du bör inte heller anta att dina leverantörer gör det. Om du har ett servicerelaterat problem med en leverantör, gör någon uppmärksam på det. Om du inte blir nöjd, flytta uppåt i befälskedjan tills du får vad du vill ha eller är så högt upp i ledningen som möjligt. Chansen är stor att någon kommer att vara bekymrad och ha tillräcklig auktoritet för att åtgärda situationen. Endast om du ber om bättre service och inte får det bör du bryta relationen.
- En bättre relation. Alla kunder vill inte vara kompis med leverantörerna, så det faktum att dina leverantörer inte erbjuder ett nära samarbete med dig för att förbättra kvaliteten, minska defekter och sänka kostnaderna betyder inte nödvändigtvis att de inte vill det. De kanske har intrycket att det är du som är motvillig. Så om du vill ha ett tätare samarbete med leverantörerna, låt dem veta det. Du kan också ge en antydan om att de som inte vill arbeta med dig kanske kommer att få se en del av sina beställningar omdirigeras till dem som är mer samarbetsvilliga. I vilket fall som helst får du veta om det är din leverantörs ovilja, eller deras uppfattning om din ovilja, som står i vägen.
Förändring
Att ha färre leverantörer är oftast bättre än att ha många leverantörer. Genom att minska antalet leverantörer du har att göra med minskar de administrativa kostnaderna för att arbeta med många. Närmare relationer med färre leverantörer gör att ni kan samarbeta för att kontrollera kostnaderna. Om du gör dig av med besvärliga leverantörer kan du snabbt öka effektiviteten hos din inköps- och administrativa personal. Så hur bestämmer du när du ska byta leverantör? Här är viktiga områden att ta hänsyn till:
- Otillförlitlighet. När en leverantörs leveranser börjar anlända konsekvent sent, ofullständigt, skadat eller på annat sätt felaktigt är det dags att överväga att leta efter en ny leverantör. Alla företag har dock problem då och då, så undersök saken innan du dumpar din leverantör. Leverantörer kan uppleva tillfälliga svårigheter som ett resultat av att införa en ny produktlinje, ett nytt leveransförfarande eller ett nytt utbildningsprogram. Om du stannar kvar hos en leverantör under ett ruggigt intervall kan du bli glad att du gjorde det. De kan vara mer villiga att hjälpa dig genom en framtida kassaflödeskris.
- Bristande kostnadskonkurrenskraft. Ibland misslyckas leverantörerna med att förändras i takt med sina branscher. När din leverantörs konkurrenter börjar komma in med anbud på jämförbara varor som är lägre än din befintliga leverantörs anbud måste du undersöka saken. Påpeka problemet för din befintliga leverantör och be om en förklaring. Om du inte gillar vad du hör kan det vara dags att överväga att ta emot några av dessa anbud från konkurrerande leverantörer.
- Insularitet. Vissa leverantörer låter dig besöka deras fabriker, prata med deras anställda, ställa frågor till deras chefer, inhämta och intervjua referenser och till och med granska deras bokslut. Det är den typen av leverantörer du bör söka upp. Ju mer du vet om dina leverantörer, desto bättre kan du bedöma om du ska fortsätta att göra affärer med dem. Om de stänger dig ute bör du kanske stänga av dem.
- Extra försäljningskostnader. Siffran längst ner på fakturan är bara början på kostnaden för att handla med leverantörer. Du måste lägga ut pengar i förväg för att utarbeta specifikationer, utfärda förfrågningsunderlag, utvärdera dem, kontrollera referenser och på annat sätt kvalificera dina leverantörer. Du måste göra beställningen, förhandla om villkoren, inspektera varorna när de anländer och ta itu med eventuella brister, skador eller andra fel. Slutligen kan du behöva utbilda anställda för att använda de nyinkomna varorna eller köpa mer utrustning och material för att kunna använda dem. Vissa av dessa kostnader är oundvikliga, medan andra kan spåras till enskilda leverantörer. Om alltför många kostnader läggs på försäljningspriserna bör du kolla upp några andra leverantörer.
Utdrag ur Growing Your Business
.