Om du planerar ett evenemang finns det ett steg som är viktigt för att evenemanget ska kunna genomföras: att skapa en evenemangsbudget. Som tur är är det en upprepad åtgärd så du kan enkelt skapa en grundläggande ram för din budget, redigera den längs vägen och använda verktyg som du förmodligen redan har för att få det hela att gå ihop. Det kan verka skrämmande och ändligt att skapa en evenemangsbudget, men så länge du gör en som är realistisk och bygger in utfyllnad i händelse av nödsituationer, kommer du att vara redo.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Använd kalkylblad – vi rekommenderar om du går den här vägen att du använder ett Google-ark, eftersom det är mycket enkelt för alla som behöver tillgång att se en ständigt aktuell version av din budget.
- Potentiellt titta på programvara för budgetering av evenemang – Om du skapar budgetar som är mycket komplexa
- Lägg till poster för varje enskild detalj
- Känn till dina tidsfrister – när är betalningarna förfallna (om du är sen kan det medföra en extra kostnad)
- Lägg till förväntade belopp och faktiska kostnader så att du kan se om du överskrider budgeten
Vad budgeterar du för?
Det första steget för att skapa din evenemangsbudget är att räkna ut varje del av ditt evenemang som potentiellt kan medföra en kostnad. Genom att inkludera varje del av evenemanget kan du få en mer exakt budget jämfört med en som bara inkluderar de större delarna av ett evenemang. Detta är ett preliminärt steg som du kan fortsätta att förfina längs vägen när du pratar med leverantörer och får en mer exakt beskrivning av din budget.
Budgeteringsverktyg behöver inte vara avancerade – du kan börja detta steg så snabbt som att öppna ett tomt Google-ark och skriva in budgetposter, för att spara tid kan du hoppa över att skapa din evenemangsbudget från grunden och ladda ner vårt kalkylblad för evenemangsbudget längst ner.
Om du bestämmer dig för att bygga din egen börja med att skapa några kolumner:
Item
Detta är för varje enskild post i din evenemangsbudget. När du listar posterna i evenemangsbudgeten ska du vara så specifik som möjligt. Dela upp varje enskild post som du kommer att betala för. Lägg inte ihop saker och ting. Att till exempel gruppera alkohol och mat tillsammans kan tyckas vettigt men kan orsaka problem. Det kan orsaka problem om du behöver göra ändringar eller stryka en post längre fram i planeringen. Säg att du vill lägga till ytterligare 100 dollar till posten för mat och alkohol. Vad skulle dessa pengar gå till? Nyckeln är att vara så detaljerad som möjligt när du skapar din evenemangsbudget och hålla varje post separat. Ju mer detaljerad desto bättre.
Beskrivning
Beskrivningar är absolut nödvändiga för din evenemangsbudget! Lägg till en detaljerad beskrivning till den artikel som du behöver för ditt evenemang. Detta är en viktig kolumn att inkludera i det fall din budget måste godkännas av någon i din organisation som kanske inte vet vad varje post är. Om den personen inte är direkt involverad i planeringen kommer den inte att veta hur viktig eller oviktig posten är för att ditt evenemang ska kunna genomföras. Genom att lägga till en beskrivning kan du skapa klarhet om varför det behövs och vad som är ett måste.
Bedömt belopp
Mängder spelar en stor roll vid budgetering. Ökade kvantiteter kan snabbt tömma din budget. Å andra sidan kan eliminering av onödiga kvantiteter av något snabbt fylla på din budget. Att spåra vad du tror att du kommer att behöva före evenemanget och att notera de faktiska kvantiteter som du använde kommer att hjälpa dig att forma hur dina framtida evenemangsbudgetar ser ut.
Omräknad kostnad
Och även om kostnaderna kommer att variera kan det räcka med att känna till en ungefärlig siffra för att hjälpa dig att förstå vilken typ av budget du behöver för ditt evenemang. I nästa steg tar vi itu med hur du kan få den uppskattade kostnaden så nära den faktiska kostnaden som möjligt för att få en korrekt budget.
Aktuell kostnad
Som namnet antyder är det i den här kolumnen som du ska följa den faktiska kostnaden för objektet. Detta steg är avgörande för framtida budgeteringssessioner för att förstå hur kostnaderna ökar (eller minskar). Det kommer att fungera som en referens när du planerar evenemanget under kommande år.
Hur man undersöker kostnader i evenemangsbudgeten
När du nu har början på en evenemangsbudget kan du fokusera på att få dina uppskattade kostnader närmare dina faktiska kostnader. Genom att undersöka priserna kan du få en bild av hur din faktiska budget kommer att se ut.
Se på tidigare evenemang
Om du har varit värd för evenemanget tidigare kan du titta tillbaka på det belopp som spenderades på tidigare evenemang. Titta på vilka poster som användes och hur många gäster som deltog. Om du räknar med att evenemanget kommer att expandera under innevarande år är det viktigt att hålla allt proportionellt i din budget genom att använda multiplikatorer. Historiska uppgifter hjälper till att sätta en riktmärkesbudget på plats.
Sök upp leverantörer
Du kan ta det ett steg längre genom att få budgetuppgifter direkt från leverantörernas webbplats eller genom att ringa dem. De flesta leverantörer kan ge allmänna siffror för att ge dig en bättre uppfattning om vilken budget du söker.
Att ringa till säljare och leverantörer för att få priser är inte alltid den snabbaste processen, men det kan hjälpa dig att få en realistisk uppskattning av kostnaderna. När du väl har fått kontakt med en leverantör kan du ge dem så många detaljer som möjligt om dina evenemangsbehov och fråga efter kostnaden och vad som ingår i den kostnaden. Det kan finnas kostnader som du kanske har glömt bort, t.ex. dricks, serviceavgifter eller skatt. Se till att leverantören ger dig en så noggrann kostnadsfördelning som möjligt. Gå igenom varje post i varje offert från leverantörerna och ta reda på vilka leverantörer som kommer att fungera bäst för ditt evenemang. Välj naturligtvis alltid den leverantör som passar din vision, budget och som du tycker om att arbeta med. Välj inte någon bara för att de har det lägsta budet.
Det är dags att bli allvarlig: uppskatta kostnaderna
När du nu har en allmän uppfattning om vad du kan förvänta dig när det gäller kostnader är det dags att räkna ut posterna. Ta dig själv genom evenemangets livscykel: Vilka är några av de saker som kan kosta dig pengar längs vägen? Stanna inte bara vid de stora kostnaderna som lokal, mat och dryck och AV (även om dessa också finns med på listan). Du måste tänka på mindre kostnader som skatter, avgifter, dricks, marknadsföring och resor. Små kostnader kan sluta med att sluka din budget om du inte tar hänsyn till dem på förhand.
Här är några saker att tänka på för budgetposter:
- Kostnader för resor till evenemanget: Finns det en rumsspärr för evenemanget? Hur mycket kostar det att flyga ut hela teamet? Och när ni väl är där, kommer det att bli en taxiresa på 100 dollar till platsen? Vad är dagtraktamentet för teamets måltider per dag?
- Mat och dryck: Finns det ett minsta belopp som ni måste betala för att anlita en viss cateringfirma för ert evenemang? Vilka är serviceavgifterna och dricksen? Passar ditt evenemang bättre för en kontantbar eller en bar med bartender? Hur många barer bör du i så fall ha? (Proffstips: Använd ett verktyg som Social Tables Pocket Planner för att använda CIC-godkända mängder för mat och dryck.
- AV: Ta en titt på ditt AV-erbjudande: vilka komponenter behöver du absolut och vilka är trevliga att ha? Finns det delar av AV-avtalet som kan medföra en extra kostnad, t.ex. skadeståndsavgifter eller dagtraktamenten? Vilka AV-avgifter bör man vara uppmärksam på? Vad bör du inte hacka bort från budgeten ELLER alltid planera för när det gäller AV-behovet? Har din interna AV-leverantör avgifter som du bör vara medveten om?
- Uthyrning av lokaler: Vilka överväganden/ dolda kostnader finns det när det gäller hyra av lokaler/utrymmen? Kan du bli debiterad i efterhand för skador på lokalen?
- Kan olika lokaler ha olika kostnader?
- Luxushotell
- Hallrum
- Möteslokaler med all-inclusive-paket med F&B, AV, wi-fi och support på plats
- Kan olika lokaler ha olika kostnader?
Inte alla dessa poster kommer att finnas med i din budget, men de är värda att ha i åtanke om du planerar en mängd olika evenemang.
Hur mycket bör ingå i en ”regnig dag”-fond
- Påfyll din budget för oväntade kostnader (jag brukar bygga in 15 % för säkerhets skull)
- Vilka är de största rörliga kostnaderna?
- Avbokningsavgifter: Ingen gillar att ställa in ett evenemang, men om du måste, vad kan en eventuell avbokning kosta dig i slutändan?
- Skällsalternativ! Tänk på de absolut värsta sakerna som kan hända och planera därefter.
Top 10 tips för att göra en budget
Skjut inte upp skapandet av din budget. Det kan tyckas vara en skrämmande uppgift, men det är ett viktigt första steg i din resa för evenemangsplanering. Om du inte är säker på när detta bör ske kolla in vår tidslinje för evenemanget guide.
Detektera fokus för ditt evenemang. Vill du att folk ska gå därifrån och minnas den elektriska stämningen, eller vill du att de ska gå därifrån och minnas den utsökta maten? Vad är ditt mål? Varför ska du anordna evenemanget? Fördela dina medel enligt dina prioriteringar.
Desto fler detaljer du lägger till, desto mer exakt blir din budget. Att ignorera en liten post kan vara skillnaden mellan att ligga under eller över budgeten.
Håll dig i minnet att kostnaden för ett element ibland är beroende av kostnaden för ett annat. Till exempel kan dina AV-kostnader förändras beroende på vilken lokal du väljer. Detta gäller särskilt om din lokal kräver facklig personal.
Utforska alla alternativ för din plats. Vissa nyare arenor håller på att förvandlas till en enda evenemangsbutik som hjälper till att eliminera det krångliga arbetet med att hitta flera olika evenemangsleverantörer. Dessa nyare platser kan potentiellt spara dig en betydande summa pengar i det långa loppet! För att inte tala om tid. Var bara säker på att detta tillvägagångssätt med en storlek som passar alla passar din vision för ditt evenemang.
Skriv inte underpris för att få din budget att se bra ut. Att underprissätta något kan se bra ut på pappret (eller skärmen), men det kommer i slutändan att leda till att du förlorar pengar när evenemanget blir verklighet.
Använd din fond för en regnig dag endast för nödsituationer. Det kan vara frestande att använda ditt säkerhetsnät för att lägga till lite extravagans till din meny eller för att lägga till lite extra dekor. Men om du använder din reservfond för lättsamma saker kan du hamna i en knipa om en riktig katastrof inträffar.
Gör din research. Om du lägger ner tid på att undersöka lokaler, cateringföretag och AV-företag kan du spara mycket pengar. Det kan vara tråkigt, men du hittar de bästa erbjudandena när du jämför alla dina alternativ.
Säkerställ att alla är på samma sida. När du har skapat din budget, se till att du delar den med alla som är involverade i evenemanget. Du kanske vet hur mycket du vill spendera, men resten av ditt team kanske har en annan uppfattning. Du behöver hela teamet på samma sida.
Var inte rädd för att spendera pengar. Du behöver inte alltid välja det billigaste alternativet om du har pengar för det. Ja, du kan bli belönad om du visar din chef ett kvitto som ligger otroligt mycket under budgeten, men kvaliteten på en vara är också viktig! Att lägga till lite extra pengar här och där kan vara skillnaden mellan ett mediokert evenemang och en otrolig upplevelse. Investera i leverantörer som du vet kommer att bidra till att lyfta ditt evenemang.
Att spendera pengar kan vara en stressig del av evenemangsplaneringen. Ingen tycker om att se sina surt förvärvade pengar flyga ut från bankkontot! Denna stress kan dock lindras genom att skapa ett enkelt budgetkalkylblad och göra din hemläxa. Genom att sätta dig ner och sätta in siffror kan du inte bara visuellt se var pengarna går och kommer ifrån, utan det tvingar dig också att tänka på vad ditt evenemang ska fokusera på. Det hjälper dig att prioritera när du planerar. Behöver mer pengar läggas på AV? Finns det tillräckligt med pengar för att ordna en god måltid?
Slutsats
Om du inte har denna kritiska faktor kan det sluta med att du är helt oförberedd inför ditt nästa evenemang. Men så länge du följer de enkla stegen ovan och tänker på alla våra små tips och tricks kan du vara på god väg att skapa årets bästa (mest kostnadseffektiva) evenemang.