Hur du schemalägger din dag för optimal produktivitet

Se vår fullständiga guide om hur du skapar ett schema för att få ut det mesta av dina dagar.

Vi har alla samma tjugofyra timmar varje dag. Så varför får framgångsrika människor så mycket gjort under sina tjugofyra timmar medan andra kämpar för att klara av uppgifterna på en enkel att-göra-lista?

Ett svar är tidshantering. Många människor har problem med att använda sin tid effektivt under hela dagen. Men om det är du, oroa dig inte. Genom att använda produktivitetstips och skapa och hålla dig till ett effektivt dagligt schema kan du göra mer och bättre varje dag.

Varför det är viktigt att schemalägga din dag

Hur du schemalägger din dag

• Definiera ditt varför
• Sätt upp prioriteringar
• Askatta hur lång tid en uppgift kommer att ta
• Arbeta smartare, Inte hårdare

Typer av schemaläggningstekniker

• Skapa en produktiv morgonrutin
• Undervik att byta arbetsuppgifter
• Samla ihop uppgifter
• Förvänta det oväntade
• Utnyttja tekniken
• Håll dig till papper
• Ät grodan
• Utvärdera och vrid om

Varför det är viktigt att schemalägga din dag

Tiden är en begränsad resurs för oss alla. Att lämna ditt begränsade antal dagar och timmar åt slumpen är inte ansvarsfull resurshantering. Använd i stället ett schema och skörda frukterna:

• Minska slöseri med tid: Om du inte skriver in ”spendera 2 timmar på sociala medier och videospel” i ditt dagliga schema, så hindrar användning av ditt schema dig från att slösa tid på saker som inte står på dagordningen.
• Öka lyckan: Till och med vetenskapen håller med. Att följa ett schema gör dig lyckligare!
• Förbättra produktiviteten: Du får mer gjort när du följer ett schema.
• Minskad stress: Du får mer gjort när du följer ett schema: Schemaläggning skapar större säkerhet vilket minskar stressen – och det förbättrar hälsan. Alla vinner på det!
• Facilitera samarbetet: När du arbetar med ett team håller ett schema er alla på samma sida, på samma plats och vid samma tidpunkt.

Hur du schemalägger din dag

Det är uppenbart att det är värdefullt att schemalägga sin dag. Du kan dock inte bara slänga in saker i din Cute Kittens-kalender och hoppas på ett produktivt liv.

Istället behöver du en strategi så att du kan schemalägga för produktivitet och få det viktiga arbetet gjort på ett effektivt sätt. Här är några vägledande principer som hjälper dig att använda ett schema för effektiva dagar.

Låt oss inse det. Allt vi gör under en dag är inte roligt. Det finns definitivt uppgifter som vi helt enkelt inte vill göra. Vi kan förlita oss på grymt och beslutsamhet för att ta oss igenom, men det kan tära på energin. Hitta i stället inre motivation genom att definiera ditt varför.

Alla människors varför är olika, men det är meningen och syftet bakom allt vi gör. Begreppet populariserades av Simon Sinek i hans bok Start With Why. Sinek visar att ”varför” verkligen kan motivera individer och företag att nå sina mål.

Ditt varför bör vara större än ”för att jag måste” eller ”för att någon sa åt mig att göra det”. För en enskild person kan det vara att ge sina barn ett tryggt och lyckligt liv. För företag kan ett varför se mer ut som: ”Att hjälpa människor att lyckas.”

Därefter bör allt du gör som person eller företag tjäna det varför.

Det finns bokstavligen miljontals sätt du skulle kunna spendera varje dag på. Och du kan inte göra allting. Utan prioriteringar kan du komma att lägga tid på uppgifter som inte leder dig någonstans. Och om du är teamledare eller chef vill du göra prioriteringar för ditt team så att de också vet vad som är viktigt.

Så du måste ta reda på vad du verkligen behöver få gjort för att uppnå dina mål i tjänsten för ditt varför. Skriv först ner allt du kan komma på. Eliminera sedan allt som inte har med ditt varför att göra. Sätt sedan dina prioriteringar i ordning efter betydelse.

Att ha en riktning att gå i är lika viktigt som att gå. En resa utan destination kan vara intressant, men utan en destination i åtanke, vem vet var du hamnar.

När du har kommit fram till vad du behöver göra, räkna ut hur lång tid det kommer att ta. Och vi pratar inte om hur lång tid det kommer att ta i fantasiland. Du måste veta hur lång tid det verkligen tar för dig att göra saken.

Ett av de vanligaste schemaläggningsmissarna som människor gör är att inte korrekt uppskatta hur lång tid en uppgift eller ett projekt kommer att ta. ”Om du över- eller underskattar hur lång tid detta faktiskt kommer att ta, är det mer sannolikt att du kastar omkull hela din planering. Ännu värre är att du kanske missar en deadline eller slösar bort värdefull tid för dig och viktiga intressenter som anställda och kunder.”

Så du måste vara uppriktig mot dig själv och uppmuntra ditt team att göra detsamma. Ta en vecka eller två och följ upp din tid. Hur lång tid tar det dig att skriva 1 000 ord eller svara på e-post? Sedan kan du planera ditt schema realistiskt och öka dina chanser att lyckas.

Tim Ferriss, författare till 4-hour Work Week, har rätt. I den tid då vi lever i en tid av hetsjakt känns det ibland som om vi måste gå, gå, gå hela tiden. Men tänk om vi använde vår tid på ett sådant sätt att vi kunde arbeta mindre? Då skulle vi också vara på rätt spår.

Ferriss förespråkar en strategi för att arbeta smartare med hjälp av system som gör det ”omöjligt att missköta sig”. Då behöver han inte förlita sig på den ändliga resursen viljestyrka. Så att upprätta produktiva system är ett viktigt steg för Ferriss.

Andra sätt att arbeta smartare innebär att identifiera dina mest produktiva tider på dagen och sedan schemalägga viktiga uppgifter för den tidsperioden. För många av oss är energinivån högst på morgonen. Men om du är en riktig nattuggla kan du gärna utnyttja den tiden för att få saker gjorda.

Du måste också vara strategisk. Ja, det finns många sätt att nå ditt mål på. När du väljer vilken väg du ska ta ska du ta hänsyn till riskerna och fördelarna med det du gör. Du kan kalla 100 personer och få ett enda ja. Eller så kan du kalla de rätta tio personerna för att få samma nytta.

Typer av schemaläggningstekniker

Det finns ingen universallösning för att skapa det mest produktiva schemat. Men dessa schematekniker kan hjälpa dig på vägen.

Starta dagen på rätt sätt med en morgonrutin som förstärker produktiviteten.

Enligt Hal Elrod, författare till boken The Miracle Morning, ”Hur du vaknar upp varje dag och din morgonrutin (eller bristen på sådan) påverkar dramatiskt dina nivåer av framgång inom varje enskilt område av ditt liv. Fokuserade, produktiva, framgångsrika morgnar genererar fokuserade, produktiva, framgångsrika dagar.”

Elrond vände sitt liv genom att vakna klockan fem på morgonen för att tillbringa tid i tystnad, meditera, läsa och träna. Detta satte tonen för hans dagar och han kunde dra sig ur en förkrossande skuldsättning och nå nya nivåer av framgång.

Din perfekta morgon kan se annorlunda ut än Elronds, men det är vettigt att avsätta tid tidigt varje dag för att bestämma förloppet för resten av dagen.

Multitasking kan verka effektivt. Du får ju trots allt mer gjort på en gång, eller hur? Fel. Även om du gör mer på en gång får du faktiskt inte riktigt mer gjort. Du får mindre gjort.

Den verkliga kostnaden för multitasking kan faktiskt vara upp till 40 % av din produktivitet. Varje gång du går från en uppgift till en annan tar det tid för hjärnan att växla om. Dessutom är människor mer benägna att göra misstag när de byter uppgift. Och ju mer komplex uppgiften är, desto större är förlusterna.

Det är alltså vettigt att bara göra en sak åt gången. På så sätt kan du verkligen fokusera på det du gör. Då kan du göra det mer effektivt.

När du planerar din dag, undvik om möjligt att byta uppgifter. Ge dig själv tillräckligt med tid för att slutföra uppgifter på en gång. Och när du gör det? Kolla inte din e-post.

Vi har sett hur uppgiftsväxling kan påverka produktiviteten. Vi har dock alla mer än en sak att göra på en dag. Så du kan minimera effekten av uppgiftsväxling genom att bunta uppgifter och använda blockplanering.

Du kan definiera ”liknande uppgifter” på många olika sätt. Men det viktigaste är att uppgifterna ska ha en förenande egenskap som gör dem effektivare när de utförs tillsammans. Tänk på att göra ärenden. Det är mer meningsfullt att åka överallt på en viss geografisk plats.

På samma sätt kan du gruppera uppgifter i termer av det tankesätt som krävs för att utföra dem. Administrativa uppgifter kräver till exempel en typ av inställning, men kreativa uppgifter som att skriva ett blogginlägg eller felsöka kod kräver något helt annat. Men genom att gruppera uppgifterna efter tankesätt kan du minska effekten av att helt byta växel.

Elon Musk använder sig som bekant av batchning av uppgifter för att se till att han får allt gjort för sitt företag och ändå kan spendera tid med sin familj. Task batching är processen att schemalägga liknande uppgifter tillsammans så att du kan göra dem mer effektivt.

Du kan inte förutsäga framtiden, men du kan vara ganska säker på att något oväntat kommer att hända någon gång. Du vet inte vad det är eller när det kommer, men det finns där ute. Och ett produktivt schema tar hänsyn till det.

Det har förmodligen hänt dig. Du har identifierat ditt varför och skapat dina prioriteringar och uppgifter. Du schemalade de viktigaste uppgifterna på din mest produktiva tid. Du var en produktivitetsrockstjärna.

Då plötsligt dyker det upp en nödsituation. Du skjuter allt åt sidan för att ta itu med denna brådskande uppgift. Ditt effektiva schema dör en smärtsam död.

Det behöver inte heller vara ett brådskande projekt. Det kan vara ett sjukt barn som håller en gruppmedlem hemma. Det kan vara en nödsituation på grund av vädret som håller alla hemma. Det kan vara en oväntad servernedgång som gör att alla blir långsammare. De små sakerna kan döda produktiviteten lika effektivt som de stora sakerna. Och ärligt talat är de vanligare.

Samma som det är smart penninghantering att ha en akut sparfond, bör du också ha en akut tidsfond. Du kan naturligtvis inte lagra tid, men du kan bygga in en tidskudde i ditt schema. På så sätt är du redo när det oväntade inträffar.

Tekniken är riktigt bra på schemaläggning. På en grundläggande nivå är ett schema trots allt bara ett kalkylblad. Men teknik för schemaläggning kan gå långt utöver ett enkelt rutnät.

Verktyg som Google kalender hjälper dig att schemalägga återkommande uppgifter, färgkoda uppgifter, ställa in påminnelser och till och med dela kalendrar mellan team. Allt detta ökar effektiviteten i ditt schema. Dessutom hindrar de dig från att glömma det där kundmötet.

Hur som helst kan du också göra så mycket mer. Använd en iPhone-app för att få tillgång till din kalender när du är på språng. Eliminera telefonsamtal och e-post för att boka möten genom att låta andra boka möten direkt i din kalender.

Möjligheterna är oändliga!

Och hur bra tekniken än är för att förbättra din schemaläggning, så bortse inte från värdet av papper i denna digitala värld. Pappersplanerare, bullet journals, to-do-listor och andra analoga verktyg kan vara lika användbara.

Det är faktiskt så att Erin Condren’s Lifeplanner, som är ledande inom planeringsbranschen, har fått Good Housekeeping’s stämpel som ett produktivitetsverktyg. Och anteckningsbokssystem som Ryder XXX Bullet Journal är också trendiga som produktivitetsverktyg.

Naturligtvis är det inget som slår en bra, gammaldags att-göra-lista för att hålla individer på rätt spår. Genom att skriva ner saker och ting slipper du besväret att komma ihåg dem. Och belöningen att stryka saker från listan kan vara mycket motiverande.

Enligt Mark Twain: ”Om det är ditt jobb att äta en groda är det bäst att göra det först på morgonen. Och om det är ditt jobb att äta två grodor är det bäst att äta den största först.”

En metod för schemaläggning som bygger på denna logik är att sätta de svåraste och viktigaste uppgifterna först. Och om du har mer än en sådan uppgift bör du göra den svårare före den lättare.

För att kunna använda den här metoden måste du kunna identifiera din huvudprioritering för dagen. I slutändan bör prioriteringen vara singulär, eftersom vi inte kan göra två saker samtidigt. (Se Uppgiftsväxling!)

De svårare uppgifterna är ofta de som är mest benägna att skjutas upp. När allt kommer omkring vill de flesta av oss verkligen inte äta en groda. Att göra dem först på morgonen hindrar dig från att skjuta upp dem hela dagen. Och när de väl är gjorda har du fritid att göra roligare uppgifter.

Planering för produktivitet kan vara ett rörligt mål. Och du kanske har ett perfekt schema men Så ta dig tid att utvärdera resultaten av dina ansträngningar. Är du och ditt team verkligen produktiva människor?

Här är några nyckelfrågor som du kan ställa till dig själv och ditt team för att utvärdera effektiviteten i din schemaläggning:

• Håller du deadlines?
• Riktiga tidsuppskattningar?
• Har oförutsedda problem stört tidslinjerna?
• Kände du dig pressad av klockan?
• Fungerade vårt mötesschema?

När du väl har samlat in dina uppgifter kan du fatta välgrundade beslut om hur du ska gå vidare. Missade tidsfrister kan tyda på dålig tidsbudgetering, ett problem som lätt kan lösas under nästa månad, sprint eller kvartal. Överflödiga möten kan elimineras. Mer stoppning kan läggas till för att ta hänsyn till oförutsedda problem.

Slutsats

Det finns så många knep och verktyg för kreativa produktiva scheman som verkligen fungerar på arbetsplatsen och i hemmet. Om du inte ger dem ett försök kan du kasta pengar ut genom fönstret. Och vi kan inte tänka oss något mindre produktivt än det!

Vad är dina bästa produktivitetstips och rutiner?