Att inse att du behöver göra ett kvalificerat icke-valbart bidrag (QNEC) eller ett kvalificerat matchningsbidrag (QMAC) är inget roligt ögonblick.
Kanske har du gjort en beräkning och insett att du nästan säkert kommer att misslyckas med ditt ADP- eller ACP-test. Kanske går du igenom pappersarbete och lägger märke till en detalj som gör att du får ont i magen. På något sätt har en anställd som var berättigad att bidra till ditt företags 401(k) inte meddelats eller fått möjlighet till det.
Hursomhelst är det du har upptäckt ett problem.
Troligt nog finns det en lösning.
Att göra en QNEC eller QMAC kan hjälpa dig att lösa det (förhoppningsvis innan någon större skada har uppstått). I det här inlägget går vi igenom exakt vad QNECs/QMACs är, hur de kan hjälpa (eller är nödvändiga), hur man går tillväga för att beräkna och göra en QNEC/QMAC samt alla viktiga detaljer, regler, tidsfrister och detaljer som du behöver känna till.
För att börja tar vi upp vart och ett av dessa bidrag separat.
Vad är ett QNEC?
Ett kvalificerat icke-valfritt bidrag (Qualified Non-Elective Contribution, QNEC) är ett sätt för arbetsgivare att korrigera för ett misslyckat icke-diskrimineringstest (NDT) eller kompensera för en anställds förlorade möjlighet att göra valfria uppskov. I grund och botten är QNEC bidrag som görs för den anställdes räkning – vanligtvis en icke högt avlönad anställd (NHCE) – och som omedelbart är 100 % oåterkalleliga. Dessa bidrag är icke-valbara, vilket innebär att de inte bestäms av hur mycket en anställd skjuter upp. För teständamål kan de behandlas på samma sätt som valfria uppskov eller som ett arbetsgivarbidrag, vilket innebär att de kan användas för att korrigera ett misslyckat ADP- eller ACP-test.
Vad är en QMAC?
Qualified Matching Contributions (QMACs) är som QNECs, förutom att de inte är icke-valbara, utan är matchande bidrag som görs som en procentandel av den anställdes valbara uppskov. De används vanligtvis för att hjälpa dig att klara ACP-testet – på samma sätt som QNECs används för att hjälpa dig att klara ADP-testet. En QMAC kan också användas för att uppfylla ADP-testet och räknas in i beräkningen på samma sätt som en anställd avbetalning.
Det är viktigt att notera att ett QNEC- eller QMAC-bidrag endast kan användas för att uppfylla misslyckandet med ett av testerna, ADP eller ACP, inte båda. Som ett resultat av detta kan det finnas omständigheter där ytterligare åtgärder måste vidtas, eller där båda typerna av bidrag måste göras.
QNECs vs. QMACs
Och även om QMACs ofta nämns i samma andetag som QNECs och används tillsammans, har de några viktiga skillnader. Vi har delat upp de viktigaste skillnaderna i tabellen nedan:
| ### QNECs vs. QMACs | |
|---|---|
| QNEC | QMAC |
| Qualified Non-Elective Contributions | Qualified Matching Contributions |
| Betyg som baseras på: % av den anställdes ersättning | Betyg som baseras på: % av den anställdes valfria uppskov |
| Generellt används för att klara ADP-non-diskrimineringstestet | Generellt används dock för att klara ACP-non-diskrimineringstestet, kan också användas för att klara ADP:s icke-diskrimineringstest |
Förståelse av QNECs/QMACs
Som vi nämnde ovan är poängen med en QNEC eller QMAC att korrigera ett misstag, så oroa dig inte för mycket om du har gjort ett misstag. Vi kommer att gå igenom vanliga misstag, vad man ska göra för att korrigera och viktiga regler för QNECs/QMACs. Men låt oss hoppa in innan vi går före oss själva:
Gemensamma misstag: när måste du göra en QNEC/QMAC?
Administration av 401(k)-planer är inte lätt – och med alla rörliga delar som är inblandade gör folk misstag. Några av dessa vanliga 401(k)-administrationsfel är följande:
- Plans sponsorer kan anta att deras 401(k)-plan inte täcker icke-standardiserade eller deltidsanställda (när den i själva verket gör det).
- Under beräkningar av uppskjutningar eller tester av icke-diskriminering kan planens sponsorer glömma att inkludera berättigade anställda som inte gjorde valfria uppskjutningar.
- Planens sponsorer kan av misstag inte tillåta en anställd att göra valfria uppskjutningar (ofta på grund av administrativ omsättning eller andra byråkratiska komplikationer).
Dessa vanliga misstag kan leda till att man misslyckas med att testa icke-diskrimineringstestet eller att man försummar att korrekt registrera och erbjuda uppskov för en berättigad anställd.
Om du misslyckades med ditt ADP-test (eller tror att du kanske gör det):
Ofta, när ett företag misslyckas med sina NDTs, är QNECs/QMACs inte det enda alternativet, eller ens det vanligaste. Företagen använder oftast korrigerande distributioner, uppskov som återbetalas till HCEs. Dessa kan dock oväntat belasta de anställda med extra fullt beskattningsbar inkomst det året – inte ett recept för nöjda högre chefer. Det är där en QNEC/QMAC kommer in i bilden.
En QNEC/QMAC är ett sätt för planens sponsor eller arbetsgivare att korrigera sin 401(k)-plan utan att störa de anställdas checkhäften.
Om du inte gav en anställd chansen att göra valfria uppskov (eller vill försäkra dig om att det inte har hänt):
I det här fallet är QNEC/QMAC tänkt att kompensera den anställde för den missade möjligheten till uppskov. Planens sponsor gör den korrigerande betalningen, i stället för att den anställde ska behöva lida av företagets förbiseende.
Planens sponsors QNEC/QMAC-kostnader
En QNEC eller QMAC är normalt sett inte den mest populära korrigeringsåtgärden eftersom, ja, de kostar arbetsgivaren. Planer som väljer att använda denna väg som korrigerande åtgärd måste betala notan för ett misslyckat ACP/ADP-test eller ett byråkratiskt felsteg, och det kan vara en smärtsam kostnad, särskilt när den är oväntad.
På den ljusa sidan: QNECs/QMACs innebär att de anställda hålls nöjda. Högt avlönade anställda behöver inte få sina uppskjutna betalningar återbetalda, och alla anställda som inte fick möjlighet att skjuta upp sina betalningar får fortfarande pengar på sitt konto (och de är till 100 % förvärvade, vilket innebär att de är deras direkt från början).
Hur man beräknar beloppet för en QNEC/QMAC:
För ett misslyckat ADP- eller ACP-test:
Om du misslyckades med ditt ADP- eller ACP-test och bestämmer dig för att göra QNEC/QMAC för att göra korrigeringen måste du göra QNEC/QMAC fram till den punkt då din plan klarar testet. I grund och botten måste du återskapa balansen i skalan. Så här kan du beräkna dessa belopp:
Steg 1:
Ta en titt på ditt misslyckade ADP- eller ACP-test och jämför dina NHCE/HCE-procenttal med de krav för godkänt/underkänt som anges i tabellen nedan.
| NHCE QNEC Calculation Table | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Employee | Compensation | Förmåner | Arbetsgivarens matchning | ADP | ACP | |
| HCE 1 | $160,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0.70% | |
| HCE 2 | 135 000$ | 12 150$ | 12 150$ | 1 215$ | 9.00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120,000 | $7,200 | $720 | 6.00% | 0.60% | |
| HCE Genomsnitt: | 7.33% | 0.73% | ||||
| NHCE 1 | $ 50 000 | $ 2 500 | 1,53% | 5.00% | 0.50% | |
| NHCE 2 | $ 42 000 | $ 2 520 | 1.53% | 6.00% | 0.60% | |
| NHCE 3 | $ 39,000 | $ 2,340 | 1.53% | 6.00% | 0.60% | |
| NHCE 4 | $ 39 000 | $ 780 | 1,53% | 2.00% | 0.20% | |
| NHCE 5 | $ 35 000 | – | – | 1.53% | 0.00% | 0,00% |
| NHCE Genomsnitt: | 3,80% | 0,38% | ||||
Här är de acceptabla tröskelvärdena för att klara ditt ADP/ACP-test.
| ADP/ACP Tröskelvärden: | |
|---|---|
| NHCE Procentandel | HCE Högsta tillåtna procentandel |
| 2% eller mindre | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| mer än 8% | NHCE % x 1.25 |
I det här exemplet fokuserar vi på ADP-testet. Vår NHCE ADP var 3,80 %, medan vår HCE ADP var 7,33 % – vilket överskrider den högsta tillåtna procentsatsen och därmed underkändes ADP-testet.
Steg 2:
Beräkna det procentuella bidrag du måste ge till NHCE för att få din plan i balans och hjälpa dig att klara det underkända icke-diskrimineringstestet.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = Required QNEC
Här är vårt exempel:
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Observera: Om din NHCE ADP var över 8%, skulle din beräkning se ut så här:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = Krävande QNEC %
Steg 3:
Multiplicera QNEC-procenten som du beräknade i steg 2 med var och en av dina NHCEs ersättningar för att beräkna den totala QNEC som måste betalas ut till varje anställd.
| NHCE QNEC Calculation Table | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Employee | Compensation | Deferral | QNEC % | QNEC Amount | |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 | |
| NHCE 2 | $ 42 000 | $ 2 520 | 1.53% | $ 643 | |
| NHCE 3 | $ 39 000 | $ 2 340 | 1.53% | $ 597 | |
| NHCE 4 | $ 39 000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 | |
| NHCE 5 | $ 35 000 | – | 1.53% | $ 536 | |
| TOTALT QNEC/QMAC: | $ 3 137 | ||||
I det här exemplet skulle vårt totala QNEC vara 3 137 dollar, som skulle fördelas proportionerligt till våra NHCE.
Om du å andra sidan överväger en QNEC för att kompensera för en missad uppskovsmöjlighet kommer din beräkning att se annorlunda ut.
Missade uppskov för anställda
Om en anställd som var berättigad och villig att göra valfria uppskov inte kunde göra det av någon anledning, måste du göra en QNEC/QMAC som motsvarar hälften av det belopp som de skulle ha uppskjutit enligt beräkningen av ADP för deras respektive grupp – oavsett om de är en HCE eller NHCE.
Beräkna en QNEC/QMAC i den här situationen kan göras i två steg:
Steg 1: Beräkna den anställdes missade uppskjutning
För att beräkna beloppet för en QNEC/QMAC måste du alltså först hitta den anställdes missade uppskjutning. Se till att du vet vilken grupp (HCE eller NHCE) arbetstagaren i fråga tillhör.
(HCE eller NHCE) Faktisk uppskjutningsprocent * Den anställdes ersättning
= Den anställdes missade uppskjutning
Om till exempel NHCE nr 2 (ersättning: 42 000 dollar) aldrig fick möjlighet att bidra till planen skulle beräkningen av den anställdes missade uppskjutning bli: 3,80 % * 42 000 dollar = 1 596 dollar
Observera: I denna beräkning ska du använda gruppens faktiska procentuella andel av uppskjutna betalningar och den anställdes ersättning för det år då den anställde var utesluten från uppskjutna betalningar.
Steg 2: Beräkna det faktiska QNEC/QMAC-beloppet
Från och med nu är själva QNEC/QMAC-beräkningen en lätt match:
Arbetstagarens missade uppskov / 2 = QNEC-belopp
I vårt exempel tar vi helt enkelt 50 % av det missade uppskovsbeloppet: Allt detta kan tyckas skrämmande, men det finns några sätt som du kan ta bort en del av kostnaden direkt om du uppfyller villkoren för en safe harbor-korrigeringsmetod.
Frist för att göra QNECs/QMACs
I de flesta fall är tidsfristen för att göra QNECs slutet av året efter planåret (12 månader efter slutdatumet för planåret i fråga). För kalenderår är detta datum den 31 december.
Det finns dock flera situationer där tidsfrister och krav för QNEC kan vara flexibla, bland annat när IRS safe harbor-korrigeringsmetoder används:
IRS Safe Harbor Corrective Methods
Frist för att korrigera valfria uppskjutningar för planer med automatiska bidrag
Fel är inte ovanliga i planer med automatiska bidragsfunktioner. Planadministratörer kan misslyckas med att genomföra automatiska bidrag eller misslyckas med att genomföra ett positivt val. I vart och ett av dessa fall kan planens sponsorer och administratörer dock undvika att göra de normalt erforderliga 50 % av de uteblivna valfria avdragen till QNECs om följande krav är uppfyllda:
- Felet fortsatte inte mer än 9 ½ månad efter utgången av planåret (under vilket felet ursprungligen inträffade).
- Korrigerade valbara uppskjutningar startade igen vid den första lönedagen efter, (eller vid den första lönedagen för nästa månad efter att administratören eller planbeställaren informerades om problemet).
- Inom 45 dagar efter korrigeringen har den anställde fått ett särskilt meddelande om att han/hon nu har möjlighet till bidrag. Detta meddelande måste innehålla följande: – En förklaring av felet
- En förklaring av korrigeringsprocessen
- Ett uttalande om att bidraget gjordes för att kompensera för missade möjligheter till uppskov
- Ett uttalande som påminner deltagaren om deras möjlighet att öka eller minska sina valfria bidrag
- Kontaktinformation för planadministratören och sponsorerna
Tidsfrister för icke-Automatic 401(k) Elective Deferral Failures
Institutionen tillhandahåller också safe harbor-korrigeringsmetoder för misslyckanden med valbara uppskjutningar för planer utan funktioner för autobidrag, vilket kan innebära en minskning av QNEC-beloppet, eller undvika dem helt och hållet.
Om den valfria uppskjutningen fortsätter i:
- Mindre än tre månader: – Ingen QNEC krävs för det uteblivna valfria uppskovet.
- Planadministratören måste snabbt ha korrigerat felet och underrättat den deltagare som berörs av felet (se kraven på underrättelse ovan).
- Längre tid än tre månader (men inte längre än till slutet av det andra planåret efter det att felet begicks): – Minskad QNEC – lika med 25 % av den uteblivna uppskjutningen (plus eventuella uteblivna matchningsbidrag och inkomster).
- Också här måste planadministratören snabbt ha korrigerat felet och underrättat den deltagare som påverkats av felet (se kraven på underrättelse ovan).
IRS korrigerande program
Att göra QNECs eller QMACs för att rätta till ett misstag innebär att man använder ett korrigerande program som är föreskrivet av IRS – en uppsättning riktlinjer och krav för att rätta till felet. Det finns tre korrigeringsprogram som IRS tillåter dig att använda: Self Correction, Voluntary Correction och Audit Closing Agreement Programs.
Vilket korrigeringsprogram du använder beror på hur stort felet är och/eller hur fördröjd insikten om att du behöver göra en QNEC eller QMAC är.
Vi går igenom varje nedan:
Självkorrigeringsprogram
Goda nyheter: Self-Correction Program (SCP) gör det möjligt för dig att korrigera ett misstag i din 401(k)-plansadministration innan det biter dig (eller dina anställda) i plånboken. SCP innebär att du kan lösa problemet utan att kontakta IRS, betala en avgift, lämna in en ansökan eller lämna in en rapport.
Med SCP kan du själv korrigera obetydliga operativa fel när som helst (men för sent och du måste göra ett frivilligt korrigeringsprogram, Voluntary Correction Program, eller VCP). ”Operativa” fel är den typ av fel som uppstår när man inte följer de exakta skriftliga villkoren i planen. Med tanke på att de flesta 401(k)-planer är en skog av finstilta är operativa fel naturligtvis vanliga, och därför gör SCP det möjligt att snabbt och enkelt korrigera dem.
Om du vidtar korrigerande åtgärder under det första året efter planåret (eller kalenderåret: 01/01/2017 – 12/31/2017) kan du använda SCP för att korrigera betydande operativa fel. Efter året får du fortfarande använda SCP för att korrigera obetydliga operativa fel.
Frivilligt korrigeringsprogram
Frivilligt korrigeringsprogram (Voluntary Correction Program, VCP) är till för att korrigera fel som är ett steg högre i svårighetsgrad än de som korrigeras med hjälp av Self Correction Program.
Som grundprincip kan man säga att om man inte är föremål för revision, men fortfarande har betydande problem med språket i plandokumentet eller administrationen av 401(k)-planen, kan man ansöka om att korrigera felet med hjälp av VCP. Detta kräver att du skickar en skriftlig inlämning till Internal Revenue Service där du redogör för dina föreslagna metoder för korrigering och att du betalar VC-ansökningsavgiften. IRS granskar sedan din ansökan och dina metoder och fattar ett beslut.
Som med SCP kan du använda VCP för att korrigera betydande eller obetydliga fel före årets tidsfrist. Efter den tidsfristen måste du korrigera betydande fel med hjälp av VCP.
Audit Closing Agreement Program
Avtalet om avslutande av revision innebär att du är föremål för revision. Korrigerande åtgärder som görs inom ramen för detta program är en del av revisionen enligt vad som beskrivs och överenskommits mellan IRS och företaget. Påföljder och sanktioner baseras på fakta och omständigheter kring planens administrationsfel.
Eftersom de inte betalas av den anställde anses QNECs och QMACs inte ingå i det maximala utdelningsbara beloppet i under en tid av ekonomiska svårigheter. I huvudsak kan pengar som planens sponsor bidrar med som en del av en QNEC eller QMAC inte användas som en del av ett uttag i nödsituationer.
Hur man undviker att behöva göra QNECs/QMACs
Okej, det här är alltså en massa information och inget av det har varit ”de bästa nyheterna någonsin”. Så låt oss göra stämningen lite ljusare. QNECs/QMACs är tidskrävande, förvirrande och dyra. Här är några tips, tricks och säkra strategier för att undvika allt detta krångel från första början:
Passera testning av icke-diskriminering med dessa tips och tricks
Att ligga steget före testning av icke-diskriminering är ett av de enda sätten att undvika att göra ett misstag. Det är för sent för dessa tips om du redan måste göra en QNEC eller QMAC, men de kan säkert bespara dig en stor huvudvärk nästa gång.
Gör ersättningen korrekt
Samla in lönerapporter och W2:s före testningen.
Se till att dessa är uppdaterade och för din beräknade tidsperiod.
Beräkningsperioden har betydelse
Oavsett om du använder dig av ett kalenderår eller ett planår måste du se till att dina data och beräkningar stämmer överens med detta, annars får du räkna med stora felaktigheter.
Kontrollera noggrant vem som är HCE:s och nyckelanställda
Det sker förändringar. Anta inte att en NHCE förra året är en NHCE i år.
Var också medveten om viktiga särskilda anställningsförhållanden som kan påverka gruppkategorin, till exempel familjemedlemmar/släktingar till företagsägaren/företagsledarna.
Förbättra dina anställdas deltagande och uppskovsfrekvens
Anställda som inte deltar i 401(k)-planen sänker sin grupps genomsnittliga uppskovsfrekvens, vilket innebär en lägre avgiftströskel för dina HCE:s och en plan som är mer benägen att misslyckas med testningen.
Naturligtvis innebär en höjning av dina NHCE-bidrag och din inskrivningsgrad en bättre genomsnittlig faktisk uppskjutningsprocent som kommer att hjälpa dig att klara dina ACP/ADP-tester i framtiden, vilket gör att du kan undvika att behöva göra QNECs eller QMACs.
eller… upprätta en Safe Harbor 401(k)-plan
En Safe Harbor 401(k) är en typ av 401(k)-plan som gör det möjligt för dig att kringgå dessa besvärliga icke-diskrimineringstester. Anledningen till att dessa planer är undantagna från testerna är att IRS kräver att Safe Harbor-planens sponsorer gör regelbundna arbetsgivaravgifter.
Här är de typer av arbetsgivarmatchning som är tillgängliga via Safe Harbor-planer:
1. Basic Match: 100 % matchning av de anställdas avbetalningar på upp till 3 % av deras ersättning, och sedan 50 % matchning på de följande 2 % av deras ersättning.
2. Förbättrad matchning: 100 % (eller mer) av de anställdas avbetalningar på minst 4 % (högst 6 %) av deras ersättning.
3. QACA Safe Harbor Match: 100 % matchning på den första 1 % av den anställdes ersättning och sedan 50 % matchning på de följande 5 % av ersättningen.
4. Icke-valbar 3 % Safe Harbor: Arbetsgivaren bidrar med minst 3 % av varje anställds ersättning, oavsett om den anställde bidrar till planen eller inte.
Dessa planer undantar dig från ADP- och ACP-testerna genom att i praktiken göra dem onödiga. Genom att föreskriva specifika arbetsgivaravgifter kan IRS vara någorlunda säker på en sund och rättvis 401(k)-plan.
Slutsats
Förhoppningsvis har vi kommit en bit på väg mot att reda ut QNECs och QMACs. Vi har täckt allt från den grundläggande definitionen av ett kvalificerat icke-valbart bidrag och ett kvalificerat matchningsbidrag och hur man beräknar dem, till korrigerande program och safe harbor-alternativ, till hur man undviker att ha att göra med detta i framtiden.
Om du har några frågor om QNECs eller QMACs som vi inte svarat på här, är du välkommen att kontakta oss på [email protected]
eller
Om du vill ha ett alternativ till att göra QNECs/QMACs, kan du läsa om allt du behöver veta om korrigerande utdelningar i ”The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions”
.