En blankettbeställning gör det möjligt för en kund att inte ha mer lager än vad som är nödvändigt vid varje tidpunkt och undviker den administrativa kostnaden för att behandla frekventa inköpsordrar, samtidigt som rabatterade priser gynnas genom volymåtaganden eller prissänkningar. På leverantörens sida kan en blanket order ge fördelen att garantera pågående affärer och även hjälpa leverantörer att bättre förutse framtida kassaflöden och beställningar.
En blanket order är satt till ett kontrakt med fast pris för en viss tidsperiod. Köparen letar efter det bästa priset bland konkurrerande leverantörsbud. När det bästa anbudet har valts fastställs priserna på varorna och även kvantiteterna av varje produkt ges till leverantören för att förbereda lagret för leverans på begäran.
Forecasted quantity tillhandahålls av köparen som en fullständig användningskvantitet som registrerats historiskt sett under några år eller som behövs för kvantitativ analys. Leverantören kan ge ett villkor för den kvantitet som ska levereras för denna . Till exempel måste 80 % av den prognostiserade kvantiteten köpas i slutet av kontraktet, vilket kan vara ett eller två år.
Den generella beställningen kommer att debitera den försenade leveransen om leverantören inte kunde leverera produkterna i kontraktet i tid. Eftersom leverantören redan har lagrat lager för leverans under det första året eller den överenskomna perioden, kan kontraktet förlängas om köparen inte kan uppfylla kontraktsvillkoren, t.ex. ”måste köpa 80 % av den prognostiserade kvantiteten inom ett år”, eller så kan förseningsavgiften inte vara högre, eller inga andra avgifter som begärs av köparen.
Realistiskt sett skulle köparen inte köpa den prognostiserade kvantitet som överenskommits i kontraktet, t.ex. 80 % av efterfrågan som skickats till leverantören, i slutet av avtalet om en blankettbeställning. Köparen kommer också att tillåta leverantören att sälja produkterna i kontraktet för att minska kvantiteten. Leverantören måste också tala med och informera köparen om de kvantiteter som finns i lager, så att köparen kan veta hur lagret ser ut. Innan köparen utfärdar inköpsordern till leverantören måste köparen först fråga leverantören om lagertillgänglighet för att undvika problemet med bristande lagertillgänglighet.
Blankettbeställningar eller avropsbeställningar kan också användas för att beställa tjänster, t.ex. för underhålls- och reparationstjänster. I dessa fall uppstår inte de fördelar som är förknippade med lagerhållning, men avropsbeställningen kan göra det möjligt att enkelt ordna akuta reparationer eller jourunderhåll till garanterade priser.