Om du har varit verksam i branschen längre än en månad har du förmodligen upplevt en betalningsåterföring av något slag. Vissa betalningsåterföringar (jag tittar på dig, chargebacks) är så vanliga att företagare måste budgetera dem i sina utgifter varje månad.
Frekvensen av betalningsåterföringar är knuten till en intressant korsning av teknik, lagstiftning och produkt/marknadstyp. Om din nätbutik inte gör ett bra jobb med sina beskrivningar kan du ha att göra med fler betalningsåterföringar. Eller om din produkt är dyr och mycket skräddarsydd (tänk på högklassiga madrasser eller musikinstrument) kan det vara vanligare med returer.
En del betalningsåterkallelser är bara normala affärer. Andra kan vara utnyttjanden av bedrägliga kunder, men bördan av betalningsåterkallelser läggs ofta på företagen. De stora kreditkortsnätverken (Mastercard, Visa etc.) har större incitament att gynna sina kunder, och det är upp till dig att slå tillbaka när det är lämpligt. Ju fler system och processer du har på plats, desto bättre blir du på att bevisa när en återföring är felaktig.
Att uppleva konsekventa återföringar av betalningar kan vara superfrustrerande. Lyckligtvis finns det sätt att bekämpa betalningsåterföringar, och att förstå de olika typerna och hur de uppstår är ditt första steg för att göra det.
Vad betyder betalningsåterföring?
Betalningsåterföring är en lite bred term. Det går också under många namn: kreditkortsvändning, reverseringsbetalning etc.
En betalningsvändning är när de medel som en kortinnehavare använde i en transaktion returneras till kortinnehavarens bank. Detta kan initieras av kortinnehavaren, handlaren, den utfärdande banken, den förvärvande banken eller kortföreningen.
Högre vanliga anledningar till att betalningsåterföringar inträffar:
- Artikeln slutade med att vara slutsåld.
- Kunden försöker begå bedrägeri.
- Kunden ändrade sig efter att ha beställt.
- Varav produkten var inte vad kunden förväntade sig på grund av dåliga beskrivningar eller skumma försäljningar.
- Feltt belopp debiterades.
- Transaktionen var dubbel.
Det finns tre vanliga grenar som betalningsåterkallelser faller in i:
Betalningsåterkallelse typ #1 – auktorisationsåterkallelse
Authorisationsåterkallelser återkallar en betalning innan den officiellt går igenom.
Authorisationsåterkallelser är de snabba lösningarna av betalningsåterkallelser. ACH-nätverket (Automated Clearing House) är långsamt och begränsat, så det är normalt att transaktioner förhandsauktoriseras. Med andra ord kan en transaktion initieras även om adressen eller annan information är felaktig.
Om du eller dina anställda upptäcker något felaktigt efter att ha skickat in auktorisationsbegäran kan du ringa din bank för att stoppa transaktionen. Detta är känt som en auktorisationsåterföring och är mycket att föredra framför en framtida återföring eller återbetalning. Ju längre en betalning kommer fram i sin väg till slutförande och ju fler enheter den kommunicerar med (utfärdande bank, kortnätverk etc.), desto mer besvärligt är det att ta tillbaka den.
Authorization reversals är bättre för kunden, förstör inte dina försäljningsuppgifter och minskar de avgifter som är förknippade med återkrav genom att stoppa betalningen tidigt.
I vanliga fall är auktorisationsåterkallelser snabba och i butikerna omnämns de inför kunden. Om du tar itu med problemet omedelbart och låter kunden veta att alla debiteringar som de ser kommer att försvinna kort därefter, har du större chans att de bara swipar och försöker genomföra transaktionen igen med rätt information. Var snabb och artig!
Betalningsåterföringstyp 2 – Återbetalning
Refonderingar återkallar en betalning efter att transaktionen har slutförts men innan kunden har lämnat in en officiell tvist.
Vi känner alla till återbetalningar. Det är när något är fel med produkten eller köpet och en kund ringer ditt företag för att få tillbaka sina pengar.
Istället för att bara avbryta transaktionen som en auktorisationsförfrågan, avslutar en återbetalning transaktionen i omvänd riktning. Det är som om den förvärvande banken nu betalar kortinnehavaren istället för tvärtom. Det behandlas som en ny, separat transaktion. Tänk på att återbetalningar inte är ett neutralt avtal. Inte bara förlorar du som företagare produktförsäljningen, du måste också betala de avgifter (interchange etc.) som uppstår på vägen.
Typ 3 av betalningsåterföring – Chargeback
Chargebacks är när en kund ringer sin bank och lämnar in en tvist mot din transaktion.
Och nu kan vi diskutera den fruktade chargebacken.
Om auktorisationsåterföring och återbetalningar är uteslutna, eller om en kund bara bestämmer sig för att gå direkt till sin bank, måste du hantera en chargeback. Chargebacks gör inte bara att du förlorar intäkter på produkten, avgifterna, frakten osv. utan du måste också betala extra, chargebackspecifika avgifter.
Chargebacks är utan tvekan många företagsägares dödsstöten. De är inte lätta att bekämpa, de är dyra och processen kan vara förvirrande och frustrerande. Det är svårt att avgöra vad som är en rättvis återföring och vad som är bedrägeri, och du är ansvarig för att slå tillbaka mot återföringar.
Som affärsinnehavare måste du ta itu med:
- Förlorad intäkt
- Betala för expeditionsavgifter
- Återställa eller förverka sålda produkter
- Targa transaktionsavgifter som uppstått vid bedrägeriet.
- Föra talan och bestrida återkrav.
Om du drabbas av tillräckligt många återkrav kan du bli flaggad av kortnätverken och inte kunna ta emot kreditkort, så det finns ett hållbarhets- och rykteshot som är inneboende i varje återkrav.
Ditt bästa alternativ är att vara proaktiv och ta striden mot dem, genom att utveckla ett internt system med processer och bästa praxis för att minska antalet chargebacks och enkelt identifiera vilka som är bedrägliga.
10 sätt att minska betalningsåterföringar
Räkna inte med att eliminera betalningsåterföringar från din verksamhet, men att minska dina betalningsåterföringar kan uppnås genom en kombination av grundlig betalningsteknik och bästa praxis från dina anställda.
Det räcker inte att bara ha ett idiotsäkert betalningssystem, eftersom många återkrav och betalningsåterföringar beror på mänskliga fel.
Med detta i åtanke är här tio sätt som du kan göra en stor förändring av dina. För de första sex, kontrollera med din POS-leverantör för att se till att din programvara har dessa system på plats.
#1 – Koppla din auktorisationsförfrågan till framtida transaktionsmeddelanden
En transaktionsidentifierare eller (TID) ser till att särskilda förfrågningar och deras relaterade meddelanden stannar med varandra.
#2 – Använd ett revisionsnummer för ytspårning.
Det här knyter ett nummer till all kommunikation som rör en viss transaktion.
**
#3 – Se till att ditt system levererar hämtningsreferensnummer.**
Detta knyter den uppskattade försäljningen till kundens ursprungliga auktorisationsbegäran.
#4 – Se till att ditt system har en indikator för auktorisationsegenskaper.
Antecknar en uppskattad inkrementell/skattad transaktionssumma.
#5 – Håll koll på ditt varaktighetsfält
Detta är det totala antalet dagar då avgifter kommer att tabuleras. Det hjälper dig att kunna informera dina kunder om vad de kan förvänta sig och när.
#6 – Lämna in transaktionsdata snabbt
Rensa dina transaktioner så snart som möjligt för att se till att du inte råkar ut för tomma checkkonton eller att folk glömmer vad vissa avgifter är.
#7 – Använd tydliga faktureringsbeskrivningar
En faktureringsbeskrivning visas på kundens utdrag som namnet på en transaktion. Se till att din faktura är lättläst, till exempel BELGACOFFEE i stället för 35030BE.
#8 – Bekräfta beräknat clearingdatum
Inställ ett automatiskt e-postmeddelande som bekräftar kundens köp och när kunden kan förvänta sig att pengarna kan tas ut. Detta hjälper kunden att komma ihåg när och vad de har köpt och hjälper dem att förbereda sig ordentligt för uttaget.
#9 – Använd inkrementella & uppskattade auktorisationer när det är lämpligt
Om din verksamhet är inom hyresverksamhet eller något som slutpriset bestäms med tiden i stället för i förväg, bör du överväga att använda inkrementella auktorisationer. Dessa fortsätter i princip att ställa in transaktioner övertid istället för att vänta till slutet för att slå en stor avgift på ett kort – vilket minskar smärtan av en chargeback.
#10 – Behandla auktorisationshänvisningar snabbt
Om du upptäcker någon typ av fel under transaktionen ska du inte vänta på att en chargeback ska inträffa. Gå vidare och återför det som en auktorisationsåterföring. Detta hjälper till att snabbt återföra pengarna till kundens konto och uppmuntrar dem att försöka genomföra transaktionen igen.
Tillbakaföring av betalningar eller återföring av kreditkort är ett något brett begrepp, men oavsett om du har att göra med auktorisationsåterföringar, återbetalningar eller chargebacks har de alla olika tillämpningar och konsekvenser för ditt företag.
Allra bäst är det att vara snabb och smart. Vänta inte på att problemen ska komma till dig!
Med Tidal ägnar vi faktiskt en officiell assistent för chargebacks åt ditt team när du använder våra handlartjänster. Istället för att sprida dig supertunnt och ta på dig extra ansvar, varför inte få en expert som hjälper dig att kämpa samtidigt som du sparar upp till 35 % på behandlingsavgifterna?