av Devashish Chakravarty
Du kanske har möjlighet att betygsätta din chef som en del av en bedömning uppåt eller ett 360-graders feedbacksystem. I det sistnämnda systemet betygsätter du din chef, dina kollegor och dina direktrapporter, och alla betygsätter dig tillbaka, vilket ger en fullständig betygsbild för varje anställd. Att betygsätta sin chef är det knepigaste. Hur kan du förbli rättvis och korrekt? Kommer det att ha en negativ inverkan på din karriär eller ditt förhållande till din chef? Här är vad du kan tänka på när du betygsätter din chef.
THE CONTEXT
Intention
Övningen fungerar bäst för dig om du utgår från intentionen att du är villig att hjälpa din chef att förbättra sig och bli mer effektiv och framgångsrik. Detta fungerar också bra för att betygsätta andra. Fundera sedan på vad din arbetsgivare har för avsikt. Är detta en årlig övning där man sammanställer betygen och delar med sig av en sammanfattning till individen för att denne ska kunna förbättra sig? Om ja, stämmer det överens med din avsikt. Om ditt företag däremot använder detta för att påverka din chefs ersättning eller befordran, ska du inte betygsätta din chef för att förbättra honom utan för att jämföra honom med andra chefer. Om det är en engångsaktivitet som genomförs för att ändra riktlinjer och processer, bedöm då utifrån ett perspektiv om hur företaget bättre kan stärka din chef.
Förtroende
Honorera det yrkesmässiga eller personliga förtroendet för dig. Missbrukat förtroende studsar oundvikligen tillbaka och skadar ens karriär. Litar du och din chef på varandra professionellt och personligen? Förlitar sig din organisation på att du förstår din chef? Inse att möjligheten att betygsätta din chef är en förstärkning av detta förtroende. Det är varken en chans att ge ett dåligt betyg på grund av förra veckans oenighet eller en inbjudan att ge ett oförtjänt högt betyg i hopp om en befordran som motprestation. Undvik också fällan med grupptänkande. Om ett par medlemmar i teamet är högljudda och har en stark positiv eller negativ åsikt kan det påverka dig och gruppen, vilket kan leda till att alla får samma betyg som alla andra, vilket är orättvist och felaktigt.
Relation
Var lyhörd när det gäller din relation till din chef i samband med betygsättningsprocessen. Om inte bedömningen är anonym kommer din chef i slutändan att ha tillgång till din bedömning, vilket i sin tur kan påverka er relation. I en sådan situation bör du välja att minimera och moderera negativa åsikter som du delar med dig av. Om du redan har ett dåligt förhållande till din chef är det bäst att undvika feedback ansikte mot ansikte med honom eller i ett offentligt forum som teamfeedback med HR.
Uppmanad vs. oanmäld
Har ditt betyg formellt begärts? Om ja, är det en del av företagets policy. Det finns sannolikt ett bedömningsformulär med olika frågor där du ombeds att betygsätta din chef på en skala på 5 eller 10 med eller utan möjlighet att ge feedbackkommentarer. Formuläret kan vara undertecknat eller anonymt. En svårare situation uppstår när din chefs överordnade uppmanar till feedback personligen eller i närvaro av teamet. Här ses ditt betyg och din feedback också som en återspegling av din professionalism. Oönskad betygsättning är när du vill ge feedback till din chef trots att hon inte har bett om det. Som regel ska du undvika den uppmaningen. I sällsynta situationer där förtroendet är stort och din chef verkligen litar på att du håller koll på henne, ge då återkoppling regelbundet efter att ha fastställt en process och ett sammanhang för situationen och projektet.
Innehållet
Processexpert
Avser du frågorna i betygsformuläret ska du utvärdera din chef utifrån fem parametrar. För det första, följer han företagets processer när det gäller affärer och människor? Motivera ditt betyg med exempel inramade i en positiv ton. Skriv till exempel ”Möten kan planeras i förväg för bättre resultat” i stället för ”Produktiv tid slösas bort på meningslösa möten”.
Anvisningsgivare
En chefs främsta uppgift är att sätta upp mätbara mål och tidsfrister för teamet. Känner du till dina mål? Meddelade din chef sina förväntningar på dig? Var teamet tydligt med uppdraget och hade möjlighet att förtydliga det?
Feedback-spegel
När du har satt upp mål upprättar din chef en feedback-slinga för dig och teamet, för att se till att alla hela tiden är inriktade på målet. Detta innebär att du får regelbunden återkoppling om hur det går för dig när det gäller uppnåendet. Detta är ett mått på din chefs lyhördhet och du vet exakt var du står.
Projektaccelerator
Din chef är ansvarig för att se till att teamet gör snabba framsteg. Gör din chef sin del för att påskynda ditt arbete? Här är det viktigt att din chef är lättillgänglig så att du omedelbart kan ta kontakt med honom när det gäller både allvarliga problem och motiverande stöd.
Målsättare
Både företaget och du föredrar att arbeta och lära dig med en chef som är framgångsrik. Vilka resultat uppnådde din chef under det senaste året och uppfyllde hon målen? Har hon förmåga att lösa problem? Kan hon fatta snabba beslut? Hur hanterar hon tryck uppåt?
Hur man ger feedback
PLANERAD, PRAKTISERAD, PRECIS
För att ge feedback ska du först planera in den i förväg. Planera den miljö där du ska tala med din chef. Öva sedan på vad du ska säga. Tänk framåt och förbered dig med observationer, fakta och exempel samtidigt som du förutser frågor och förbereder svar. Var tydlig och exakt i dina ord.
3 PLUS 1 MINUS
För negativ feedback använd 3-1-regeln – tre positiva återkopplingar, en negativ. Var saklig och sanningsenlig i ditt tillvägagångssätt. Till exempel: ”Jag tycker att det som var bra var att målen var tydliga, att det fanns resurser tillgängliga och att det inte fanns någon inblandning från högre chefer. Jag tror att vi kan göra bättre ifrån oss om vi har veckovisa genomgångar med dig för att undvika omarbetning senare.”
LÖSNINGSINRIENTERAD
Delge varför du skulle vilja se en förändring. Beskriv utmaningen exakt och undvik att anklaga. Prata om åtgärder och resultat som kan förbättras utan att stämpla människor som felaktiga och som behöver förändras. Formulera lösningen på ett positivt sätt med fokus på förbättring.
Jag känner/tror
Förstå att du inte har all information eller kunskap om omständigheterna. Så för att din feedback ska vara effektiv ska du vara icke-dömande. Använd verb i stället för adjektiv. Till exempel: Jag tror/ Vad jag såg/ Vad jag hörde. Du kan vara ärlig om dina känslor: ”Jag känner att jag presterar och lär mig bättre när du låter mig komma på hur jag ska nå målet.”
Tänk på framtiden
Var respektfull under feedbackprocessen. Vet att om din chef har reagerat negativt på din feedback kunde du ha gjort ett bättre jobb med att kommunicera den eller kanske ha undvikit den helt och hållet. Se till att ditt tillvägagångssätt fortsätter att vara konstruktivt och professionellt och att din feedback endast är inriktad på framtiden.
Författaren är direktör på Headhonchos.com och Quezx.com
(Ansvarsfriskrivning: De åsikter som uttrycks i den här krönikan är författarens egna. De fakta och åsikter som uttrycks här återspeglar inte åsikterna hos www.economictimes.com.)