När Microsoft Flow aktiveras av en organisation som har installerat Office 365 ger Microsoft Flow slutanvändare möjlighet att skapa automatiserade arbetsflöden mellan program och många olika tjänster med hjälp av anslutningar. Microsoft-applikationer och en ständigt växande lista med tjänster från tredje part är tillgängliga för att kopplas samman. Med Microsoft Flow kan anställda skapa enkla till mer komplexa arbetsflöden som kan ge effektivitetsvinster för företag kring deras arbetsflödesbehov. Det är ett slutanvändaralternativ som i de flesta fall inte kräver någon utvecklare för arbetsflöden.
I det här blogginlägget visar jag hur du kan använda ett enkelt Microsoft Flow för att ansluta ett Microsoft-formulär som samlar in data och sedan fylla på den insamlade informationen i en SharePoint-lista. SharePoint-listan i mitt exempel är en lista som ingår i en Office 365-grupp. Om du inte är bekant med Microsoft Forms är det ett mycket lättanvänt program som ingår i din Office 365-prenumeration. Om den är aktiverad i din organisation kan du enkelt skapa omröstningar, enkäter och frågesporter. Med förgreningsmöjligheter kan du skapa mycket professionellt utformade formulär för datainsamling.
Microsoft Forms kan sakna vissa mer avancerade funktioner; SurveyMonkey eller TypeForm tillhandahåller vissa funktioner som du kan finna användbara. En sak som är säker med Office 365 är förändring. Jag är säker på att vi kommer att få se en ökning av Forms-funktioner i framtiden. Microsoft Flow har hundratals anslutningar, så du kan ansluta ett SurveyMonkey-formulär eller ett TypeForm-formulär till din SharePoint-lista om du behöver några av de avancerade funktionerna nu. De exempelformulär som jag visar i det här inlägget fylls alla i samma SharePoint-lista.
Jag lyfter ofta fram vikten av styrning för Office 365-grupper i små och medelstora företag. Även om Office 365 är en verktygslåda för användarsamarbete är ett totalt fritt spelrum och den allmänna möjligheten att skapa grupper inte en bästa praxis.
I de exempel jag använder i det här inlägget är bakgrunden en begäran om en Office 365 Group. Formuläret samlar in information om gruppbegäran och flödet hämtar resultaten och lagrar dem i en SharePoint-lista som IT-avdelningen sedan kan granska och godkänna.
TIP: Jag rekommenderar att du väljer specifika användare som kan granska, godkänna och sedan skapa en begärd grupp. Microsoft ger några detaljer om varför du kanske vill kontrollera vem som skapar Office 365-grupper. Den här artikeln visar hur du inaktiverar standardförmågan för vem som helst att skapa en Office 365-grupp.
Steg 1: Skapa ditt Microsoft-formulär
Videon nedan visar dig en enkel process för att skapa ett Microsoft-formulär. Formulär måste vara aktiverade i din organisation. När vi har skapat From kan vi skapa en SharePoint-lista som kommer att anpassas till formulärfälten och i steg 3 kommer vi att ansluta formuläret till listan med hjälp av Microsoft Flow.
Detta är mitt inbäddade Microsoft-formulär.
En länk till mitt exempel på Microsoft-formulär.
Det är ganska enkelt att skapa ett Microsoft-formulär. Du kan lägga till egna bilder och använda mallar för att få ett mycket professionellt utseende. Nästa formulär som du ser nedan är ett TypeForm, som också är ganska enkelt att skapa. Jag har bäddat in en version på den här webbsidan. I nästa steg kommer jag att ansluta både Microsoft Form och TypeForm till en SharePoint-lista med hjälp av Microsoft Flow.
En länk till mitt exempel på TypeForm.
Steg 2: Skapa en SharePoint-lista
Nu när du har ditt formulär klart måste du förbereda din SharePoint-lista så att den kan fånga upp de data som Microsoft Flow kommer att synkronisera till din lista från ditt formulär. Som nämnts tidigare i det här inlägget kommer jag att skapa en lista som finns på en befintlig Office 365 Group-webbplats. I mitt exempel här kommer jag att skapa en ny lista och skapa kolumner som matchar formulärfälten.
Steg 3: Länka ett formulär till SharePoint-listan
Nu när du har ett Microsoft-formulär, i mitt fall också ett TypeForm, och en SharePoint-lista på din gruppwebbplats kan du koppla ihop de data som samlas in på dina formulär och hämta dessa data till din SharePoint-lista med hjälp av ett Microsoft Flow.
Microsoft Forms och TypeForm samt andra formulärtjänster erbjuder vissa alternativ för att ansluta till, visa och rapportera om de insamlade uppgifterna och de gör det vanligtvis möjligt att exportera dessa uppgifter till Excel. I det här exemplet flyttar vi de data som samlas in i mina formulärfält till en SharePoint-lista för att automatisera en process. Min SharePoint-lista fungerar som en Excel-datadump för att fånga upp data från frågorna i formulären. SharePoints kraft ligger verkligen i vad du kan göra efter att uppgifterna finns i listan. Jag går inte in på detaljer i det här inlägget, men jag skulle kunna skapa ytterligare flöden som utlöses efter att data har fyllts på i SharePoint-listan. Tänk på godkännandeprocessen, eller att ett objekt som definierats som brådskande skjuts till ett teams kanal. Det finns många alternativ tillgängliga.
I nästa video kommer jag att använda Microsoft Flow. Som standard aktiverar Microsoft Flow och PowerApps på Office 365-hyresgäster, tanken är att om en användare har tillgång till att skapa en lista, varför inte ge dem en metod för att bättre arbeta med dessa listdata och ett bättre sätt att samla in och arbeta med sina data från andra datakällor.
Det är möjligt att dessa funktioner har stängts av för din organisation. PowerApps är ett verktyg för att skapa mobilappar och ger ett sätt att ändra dina SharePoint-formulär. Med hjälp av PowerApps kan du ändra utseendet och känslan som användarna upplever när de lägger till objekt direkt i en SharePoint-lista. PowerApps anses vara en ersättning för InfoPath-formulär. Om du har aktuella InfoPath-formulär som du vill konvertera till PowerApps rekommenderar jag att du börjar med det här blogginlägget. Du behöver inte använda PowerApps, och i det här inlägget gör jag det inte heller, men om du tänker utanför boxen kan det finnas fördelar eller skäl att utnyttja PowerApps för det här eller ett liknande flöde som du bygger.
I de här tre stegen samlade vi in data från både en Microsoft 365-webbapplikation (Microsoft Forms) och jag visade inte, men jag anslöt också till min TypeForm, den processen var densamma, men den började med en anslutning till TypeForm jämfört med Microsoft Forms. Vi skapade en grundläggande SharePoint-lista på en Office 365 Group-webbplats och använde ett Microsoft Flow för att både samla in data och sedan fylla på informationen i SharePoint-listan.
Microsoft Flow kommer att förändra hur användare kan automatisera sitt arbetsflöde, på ett enkelt sätt. Det är inte perfekt, så jag vill dela med mig av ärlig feedback med några begränsningar i Microsoft Flow. Flow tillsammans med många av Office 365-verktygen fortsätter att förbättras varje månad. Om du vill bli ett proffs ska du se till att övervaka Microsoft Flow Community för att få tips.