Kommunikation på arbetsplatsen är ett ämne som har studerats på många olika sätt. Och här kommer en spoilervarning: uppgifterna visar alltid att effektiv kommunikation på arbetsplatsen är avgörande för den personliga karriärutvecklingen. Ändå kan även de mest erfarna proffsen oavsiktligt underminera sig själva genom att inte välja sina ord med omsorg.
Här är tre vanliga fraser som får dig att låta naiv på jobbet – och vad du bör säga i stället.
”Jag är så upptagen.”
Vi lever i en tid där ”upptagenhet” uppfattas som ett tecken på framgång. Tänk efter: hur många gånger har någon frågat hur du mår och du har svarat: ”Bra, men upptagen!”. Men trots att vi reagerar med att skryta om hur upptagna vi är, visar studier att detta fokus på att vara i ett konstant tillstånd av aktivitet faktiskt är skadligt för produktiviteten. Och när du säger hur upptagen du är till dina kollegor kan det ha en avskräckande effekt.
Kanske har din chef just lagt till något annat på din att-göra-lista, en kollega har bett dig om hjälp med ett projekt eller en kund har bett om en leverans. I vilket scenario som helst är det inte idealiskt att svara på en begäran genom att säga hur upptagen du är.
Istället för att säga ”Jag är så upptagen” kan du försöka:
Jag har mycket att göra just nu och jag vill gärna ha din hjälp med att prioritera.
eller
finns det en specifik deadline som jag bör jobba mot? Jag vill vara säker på att jag kan leverera detta när du behöver det.
”Jag vet inte hur man gör det.”
Ingen förväntas vara expert på allting – till och med de mest tuffa tjejcheferna erkänner att de inte är perfekta. Och faktum är att den världsberömda forskaren och författaren Dr Brené Brown säger att perfektionism faktiskt är en försvarsmekanism. Så först och främst: få bort idén om att du förväntas veta omedelbart hur du ska göra allt på ditt företag/din roll/itt liv från ditt huvud.
Att öppet erkänna att du inte vet hur du ska göra något är inte nödvändigtvis dåligt – allt beror på din leverans. Egenskaper som positivitet, nyfikenhet och entusiasm nämns regelbundet som de egenskaper som rekryterande chefer värdesätter mest, så att visa dessa egenskaper – även när du erkänner att du faktiskt inte är perfekt – kan räcka långt.
Så i stället för att säga: ”Jag vet inte hur man gör det” kan du försöka:
Jag har aldrig gjort det där förut, men jag är ivrig att lära mig! Om du har några tips eller kan hänvisa mig till en resurs som du har funnit användbar, skulle jag verkligen uppskatta det.
”Jag kan ha fel, men…”
Otaliga forskningsstudier har visat att kvinnor tenderar att kommunicera på ett mindre direkt sätt än vad män gör, särskilt på arbetsplatsen. Ett av de vanligaste exemplen på detta är när kvinnor gör förbehåll för vad de ska säga, för att inte verka alltför bossiga eller för att skydda sig mot eventuella meningsskiljaktigheter eller negativ feedback. Även om det kan verka som ett säkert tillvägagångssätt kan det göra mer skada än nytta.
När du delar med dig av dina idéer kan du i stället för att säga ”Jag kan ha fel, men…” försöka:
Baserat på den forskning jag har gjort tror jag att det skulle kunna vara ett effektivt sätt att uppnå vårt mål.
Och ännu bättre: tänk inte för mycket och dela bara med dig av din idé!
Om du håller dessa tre fraser – och ännu viktigare, alternativen till var och en av dem – i minnet är du på god väg att bli en mästare i kommunikation på arbetsplatsen.