Tänk dig att du ska åka på semester till Kina. Du läser på om de specifika destinationer du vill besöka och lär dig några grundläggande fraser på mandarin för att ta dig runt i de större städerna. Du kollar förmodligen till och med vädret för att se till att du vet vad du ska packa.
Men om du ska åka till Kina i affärer är det en helt annan sak.
För att göra affärer i Kina måste du lära dig en mycket specifik delmängd av landets kultur. Traditionell kinesisk affärsetikett och sedvänjor skiljer sig från dem i den västerländska kulturen, så du måste fräscha upp dem om du planerar att besöka Folkrepubliken i yrkesmässigt syfte. Varför? För att det är viktigt att förstå kinesisk affärsetikett så att du undviker att göra misstag och förolämpa dina kinesiska affärspartners (det vill ingen ha).
Här är 17 typiska metoder som tillämpas i den kinesiska affärskulturen som du bör lära dig och tillämpa under dina affärer utomlands:
1. Förstå betydelsen av ansiktet.
Temat ansiktet är av yttersta vikt när du gör affärer i Kina. Det bästa sättet att förklara detta begrepp är genom uttrycket ”keeping face”. I princip kan du i alla dina interaktioner med kineserna vinna eller förlora ansiktet (ungefär som ett rykte). Om du till exempel ger andra komplimanger kan du vinna ansiktet, medan du förlorar ansiktet om du avslöjar ett misslyckande. Observera att ansiktsbyggande kan ta tid och ske under flera möten.
2. Var väl förberedd inför ditt möte.
Kineserna är ofta mycket detaljorienterade, så de kommer att ha gjort sina efterforskningar om ditt företag och förväntar sig att du har gjort detsamma om deras företag. Detta inkluderar att se till att du inte bokar in ett möte under en kinesisk helgdag som inte erkänns i den västerländska kulturen, och att du vet exakt vem som kommer att fatta de slutgiltiga besluten om affärstransaktionen. Du bör också skicka eventuella krav på mötesrum (teknik, utrustning etc.) till dina kinesiska kollegor i god tid före själva mötet.
3. Gör tryckta material av hög kvalitet.
Om du planerar att ta med dig material till mötet, skriv ut allting i svartvitt på förstklassigt papper; färger kan ha en annan innebörd i Kina än i västvärlden, så det är bäst att undvika dem. Handouts och visitkort bör också ha kinesiska versioner (se punkt 4 nedan). Ta alltid med extra kopior av tryckt material för att undvika att få ont om pengar och förolämpa en kinesisk kollega som inte får en kopia.
4. Bestäm om en gåva är lämplig.
Givande av gåvor är ett knepigt ämne enligt kinesisk affärsetikett. Regeringstjänstemän betraktar givandet av gåvor som mutor, vilket inte bara betraktas som respektlöst utan i många fall även är rent ut sagt olagligt. I affärsvärlden blir dock reglerna för gåvogivning alltmer släpphänta, och en gåva kan därför välkomnas som ett tecken på god vilja att bygga upp en affärsrelation. Gör lite efterforskningar och ta reda på om gåvor skulle vara lämpliga eller stötande för just din kinesiska motpart innan du gör några inköp (och läs sedan på om Kinas omfattande gåvotraditioner).
5. Förutse språkskillnader.
Se till att du i förväg vet om dina kinesiska affärspartner talar engelska, och hitta en översättningslösning om de inte gör det. När det gäller mötesmaterial eller visitkort som du kanske har förberett för att dela ut, var artig och ge en kinesisk översättning av materialet. Låt dessa tvåspråkiga material översättas professionellt så att du inte gör några stötande fel. Även om partnerna du möter talar engelska kanske deras överordnade (som kommer att fatta de slutliga affärsbesluten) inte gör det, och du vill att även de ska känna sig respekterade.
6. Klä dig för att visa respekt.
Känn till lämplig klädkod för ditt affärsmöte. I Kina klär sig de flesta regeringstjänstemän och chefer på högsta nivå formellt vid möten, medan anställda på mellannivå och lägre nivå kan bära mer avslappnad klädsel. Om du är osäker bör du alltid klä dig i en kostym för att visa respekt. Mörkare, dämpade färger är acceptabla, medan ljusa färger bör undvikas, och kvinnor bör aldrig bära lågt skurna toppar, ett osmakligt val enligt både män och kvinnor i det kinesiska affärslivet.
7. Kom i tid.
Punktlighet i alla affärssituationer är viktigt, men ännu viktigare i den kinesiska affärskulturen. Att komma för sent anses vara stötande och oförskämt. Ge dig själv gott om tid att anlända till mötet; om du stöter på problem kommer du att vara tacksam för tidskudden.
8. Gå in i rummet i rätt ordning.
Kineserna har en hög respekt för auktoriteter, som går flera århundraden tillbaka i tiden, och därför brukar de gå in i rummet i hierarkisk ordning. Följ deras praxis med dina egna lagkamrater när du går in i rummet. Den person som har högst rang bör gå in först, följt av den näst högst rankade personen i konsekutiv ordning.
9. Genomför formella introduktioner.
Det är typisk kinesisk affärskultur att nicka eller buga som hälsning (med början för affärsmän på högre nivå); handskakningar blir dock allt vanligare. Låt din kinesiska motpart ta initiativ till ett handslag. Använd också korrekta titlar (ordförande, vice ordförande osv.) följt av efternamn (t.ex. Li eller Zhang) när du tilltalar dina utländska affärspartner. De som använder sitt fullständiga namn kommer att sätta sitt efternamn före sitt förnamn. Kinesiska affärsmän brukar vanligtvis säga först sitt företags namn, sedan sin titel och slutligen sitt namn; följ deras exempel.
10. Delta i småprat.
Kineserna gillar att göra affärer med personer som de känner och litar på, så även konsten att småprata före ett möte anses viktig. En typisk trevlighet från kinesernas sida inkluderar att fråga dig om du har ätit eller var du har varit nyligen. Acceptabla diskussionsämnen är nästan allt som rör kinesisk kultur (konst, historia osv.), väder och personliga eller familjefrågor.
11. Förstå kinesisk kommunikation.
Negativa ord som ”nej” bör inte användas i diskussioner, utan använd istället en fras som ”Jag behöver lite mer tid att tänka på det”. När kineserna säger något som ”det är okej” eller ”inget problem” menar de troligen det motsatta. Dessutom bör kontroversiella ämnen som politik undvikas, särskilt när en västerländsk uppfattning om samhället kolliderar med kinesernas (deras lokala ”inflytelsesfär” anses inte ha med dig att göra).
12. Undvik handrörelser, kroppskontakt och onödiga ljud.
Kineserna använder inte händerna för att tala, så i stället för att peka med pekfingret ska du använda en öppen handflata. Stoppa aldrig handen i munnen – det är en oförskämd gest. Kineserna ogillar också kroppskontakt som ryggklappning eller beröring av armen, och anser ofta att ljud som att klicka med fingrarna, vissla och till och med blåsa näsan med en näsduk som du sedan stoppar tillbaka i fickan är oartigt.
13. Håll dig lugn och balanserad.
Den kinesiska affärsetiketten innefattar att du alltid ska behålla ditt lugn, även om du blir upprörd eller upphetsad över en situation. Det är också viktigt att behålla en korrekt kroppshållning under hela affärsrörelsen. Förutom de ohövliga handgester som nämns ovan bör du till exempel undvika att sitta i en slokig ställning eller sätta fötterna på bordet.
14. Följ den accepterade mötesstrukturen.
Mötesvärden tar plats först, följt av alla andra. I många situationer kommer medlemmar på högre nivå från båda sidor att leda förhandlingarna, där värden först presenterar sin sida, följt av en ledande medlem av ditt team. Kollegor på lägre nivå ger vanligtvis bara sina tankar och mer information när de blir tillfrågade.
15. Utbyt visitkort.
Att göra affärer i Kina, precis som i västvärlden, innebär att ge visitkort. Kineserna använder dock båda händerna för att presentera sina kort, och alltid till den högst rankade personen först; se till att kopiera denna tradition. Titta artigt på mottagna kort innan du sparar dem på ett professionellt ställe (t.ex. i en portfölj, men aldrig i en handväska eller plånbok). Och, som tidigare nämnts, gör ditt visitkort tvåspråkigt av respekt för dina kinesiska motsvarigheter, med din yrkestitel tydligt angiven.
16. Låt kineserna gå först.
Detta anses vara ett annat respektfullt drag från din sida; vänta tills värden avslutar mötet och reser sig upp innan du gör detsamma. Kineserna kommer att lämna mötet i den ordning de kom i (hierarkiskt). Se till att ditt team också lämnar mötet i rätt ordning, ifall någon av dina kinesiska kollegor skulle komma på dig med att bryta mot rangordningen i slutet av affärsförhandlingarna.
17. Räkna med att vänta på ett svar.
Att bygga upp personliga relationer med affärspartners är mycket viktigt för kineserna. Detta innebär att de inte omedelbart kommer att avsluta en affärsuppgörelse efter bara ett möte. Det är också typiskt för kineser att förlänga förhandlingar bortom tidsfrister, så fråga inte efter tidsfrister och påminn inte dina utländska kollegor om dem.
Att göra affärer i Kina ger ditt företag en chans att expandera och växa, men du måste göra det på rätt sätt om du hoppas kunna avsluta en affär med dina utländska kollegor. Om du följer dessa 17 tips om kinesisk affärsetikett är du på god väg mot ett fördelaktigt partnerskap med ett av de mäktigaste länderna i hela Asien.
Har du någonsin gjort affärer i Kina? Hur gick det? Dela gärna med dig av dina goda (eller pinsamma) historier i kommentarerna!
