É importante – e às vezes, exigido por lei – configurar e gerenciar um sistema de arquivamento de pessoal (ou funcionário). Entretanto, é importante lembrar que não há apenas um arquivo por funcionário.
- Alguns arquivos de pessoal são usados para ajudar os gerentes a tomar decisões relacionadas aos funcionários.
- Outros arquivos são altamente confidenciais e podem conter informações protegidas por leis de privacidade.
Por isso, um sistema de arquivo de pessoal não pode ser uma abordagem de tamanho único, pois há certos tipos de informações relacionadas aos funcionários que são altamente pessoais (médicas, por exemplo) que devem ser mantidas em um sistema separado do que é usado para fins de decisão de pessoal.
Outro fator para determinar que tipos de arquivos a gerenciar relaciona o tamanho da empresa. Por exemplo, algumas empresas com menos de 50 funcionários podem não ser obrigadas a manter um tipo específico de formulário, o que são aquelas com 51.
Pense em um sistema de arquivamento de pessoal como sendo vários tipos de arquivos.
- Determinados arquivos de funcionários contêm informações que as leis e regulamentos exigem; e que eles exigem confidencialidade. Esta informação protegida só pode ser vista pelo pessoal que é designado para vê-la por razões específicas, aprovadas pelo governo. Tais arquivos podem estar relacionados a benefícios, salário, condições médicas e questões legais.
- O outro arquivo, e o mais normalmente referido como o “arquivo pessoal” geral, contém informações relacionadas exclusivamente ao desempenho do empregado no trabalho que podem ser vistas pelo pessoal de supervisão do empregado.
Por que ter registros?
Existem vários motivos básicos para manter arquivos relacionados a cada funcionário:
- Ajudam nas decisões de promoções ou demissões
- Provêem um meio de rastrear atividades relacionadas a treinamentos, férias, elogios, conflitos
- São necessários para cumprir várias leis e regulamentos locais, estaduais e federais
- Provêem registros de atividades, conversas, revisões, etc, que podem ser importantes para reduzir a responsabilidade potencial se um empregado for despedido
O que fica e o que vai?
Os seguintes devem, e não devem, ser incluídos num ficheiro de emprego básico.
Deve ser incluído
Descrição do emprego (posições actuais, passadas)
Resumé
Registos relacionados com ofertas de emprego, promoção, despromoção, transferência, despedimento, taxas de remuneração e outras formas de compensação, e registos de educação e formação
Registos relacionados com outras práticas laborais (incluindo reconhecimentos de políticas e acordos)
Cartas de reconhecimento
Notificações ou documentos disciplinares
Avaliações de desempenho e registos de definição de objectivos
Registos de término
Aplicação de emprego
Lista de verificação de orientação
Informações de contacto de emergência
Abono de retenção de funcionários
Certificado W-4
Certificado de Retenção de Salário-Escola para Empregados Específicos do Estado, se aplicável
Cópia da Carta de Condução, se necessário para a posição
Confirmação de Recebimento do Manual do Funcionário e Declaração do Empregado-a-Vontade
Mudança no Formulário de Dados Pessoais
Avaliações de Desempenho
Formulários de Mudança de Posição/Tarifa
Registro de Ação Disciplinar (Avisos Verbais e Escritos), se aplicável
Absentee Record
Pedidos de Tempo Livre
Pedidos de Formação
Documentação de Formação
Documentação de Certificação e/ou Licença (se aplicável)
Pedidos de Revisão do Arquivo Pessoal
Declaração de Designação
NÃO deve ser incluído num arquivo básico de emprego
| Deve haver um arquivo por funcionário. NÃO misture em um arquivo compartilhado os documentos do arquivo de folha de pagamento para mais de um funcionário.
| Os seguintes documentos pertencem a um arquivo(s) SEPARADO(s) e NÃO DEVEM SER acessíveis aos supervisores que estão procurando informações sobre o desempenho profissional do funcionário. As informações encontradas nesses documentos são protegidas pelas leis de privacidade e pertencem a outra documentação guardada e confidencial.
EEO/ convite para auto-identificar registros de deficiência ou status de veterano.
Notas de entrevista e resultados de testes de emprego.
Verificações de referências/fundos.
Resultados de testes de drogas.
Formulários de imigração (I-9).
Arquivos médicos/de seguro (questionários médicos, formulários de inscrição de benefícios e pedidos de benefícios, notas médicas, pedidos de acomodação e registros de licenças).
Documentos de apoio/garantia para crianças.
Documentos de litígio.
Reivindicações de indenização para trabalhadores.
Arquivos de investigação. (Somente qualquer ação disciplinar relevante, aconselhamento ou outras comunicações diretas seriam colocadas no arquivo pessoal do empregado)
Pedidos de verificação de emprego/pagamento.
Arquivo de benefícios (Confidencial)
( | Deve haver um arquivo por empregado. NÃO misturar em um arquivo compartilhado de documentos de benefícios para mais de um funcionário.)
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Formulário de Declinação de Benefícios
Formulário de Inscrição no Seguro de Saúde, Odontológico, Visão e/ou Farmácia
Outros Formulários de Inscrição no Seguro (Seguro de Vida, STD, LTD, etc)
Formulário de Conta Gastos Flexíveis
Formulário de Eleição/Contrato de Redução de Compensação
Formulário de Inscrição no Depósito Direto do Empregado
Reivindicações
Formulário de Inscrição, Formulários de Aposentadoria, Formulários de Participação nos Lucros
S125 Formulários de Plano Somente Prêmio
Formulário de Designação do Beneficiário
COBRA ou Formulário de Continuação do Estado, se aplicável
Arquivo de folha de pagamento (Confidencial)
( | Deve haver um arquivo por funcionário. NÃO misturar em um arquivo compartilhado os documentos do arquivo de folha de pagamento para mais de um funcionário.)
Autorização de Depósito Direto
Formulários de Autorização de Dedução de Folha de Pagamento
Requisições de Tempo Extra, se aplicável
Fichas de Tempo
Relatório de Despesas do Empregado
Vouchers de Reembolso de Quilometragem Automático
Fichas de Vantagens/Execução de Rendimento
Pedidos de Adiantamentos de Pagamento
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Mais Arquivos Confidenciais
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( | Deve haver um arquivo por empregado. NÃO misture em um arquivo compartilhado os documentos do arquivo de folha de pagamento para mais de um funcionário.)
Documentação de Investigações
Correspondência de Investigação de Processos ou DOL/EEOC
Dados de Ações Afirmativas
Exame de Fundo e Resultados de Testes de Drogas
Formulários deOSHA
Relatório de Incidentes com Funcionários
Informação Médica
FMLA Formulários
Pedido de Licença Médica para a Família
Certificação do Provedor de Saúde
Relatórios Periódicos de Licença Médica para a Família
Certificação de Retorno ao Trabalho de Licença Médica para a Família
Formulários de Pedido de Indenização por Impossibilidade e/ou Compensação de Trabalhadores
Pedidos de Alojamento