Kolikrát jste používali Microsoft Word, Excel nebo Outlook a říkali jste si: „Kéž by ten program uměl tohle“, přičemž „tohle“ znamená rozumné funkce, které z nějakého důvodu nebyly součástí produktů prodávaných společností Microsoft? Vaše přání bylo splněno, a to díky produktu s názvem Kutools, který přidává mnoho funkcí, které v kancelářském balíku Microsoft Office chybí.
Kutools jsem objevil z frustrace. Tolikrát si vzpomínám na svou frustraci z přání, aby Word, Excel nebo PowerPoint uměly něco, co se zdálo jako samozřejmá potřeba, a přesto v programu nebylo obsaženo. Téměř pokaždé, když jsem hledal řešení, se ve výsledcích hledání objevily programy s názvem Kutools, které jsou k dispozici na webu s příhodným názvem ExtendOffice.
Nakonec jsem se rozhodl vyzkoušet Kutools. Nyní tento produkt používá celá moje kancelář. Kutools sice neumí všechno, co bychom chtěli, ale přidává tolik funkcí a možností, že je těžké uvěřit, že je programátoři ve společnosti Microsoft buď všechny vynechali, nebo že je bylo tak těžké najít, že je nakonec nikdy nevyužijete.
Jak Kutools pomáhá
Co tím myslím? Co třeba když jste sloučili více seznamů do tabulky Microsoft Excel? Některé byly naformátovány se všemi velkými písmeny, jiné s malými a některé jako by byly naformátovány gremliny? Jediné, co jste chtěli udělat, bylo změnit velikost písmen tak, aby první písmeno každého slova bylo velké. Word to umí, ale Excel ne.
Nebo jste někdy chtěli v Excelu zašifrovat skupinu buněk nebo tabulku? Nebo vás frustruje omezená schopnost Excelu filtrovat data?“
Přemýšlejte dále o frustraci z aplikace Microsoft Word. Nebylo by příjemné přejmenovat dokument nebo přidat zaškrtávací políčko jedním kliknutím? Nebo si vzpomeňte na dokumenty, které jste vytvořili v jiných programech a které ve Wordu obsahují náhodné zlomy, odrážky a další nepříjemnosti. Nebylo by užitečné mít možnost jedním kliknutím odstranit všechny zlomy oddílů nebo dokonce všechny tyto zlomy?“
Další častou stížností na všechny dokumenty Microsoft Office je, že se každý otevírá v samostatném okně, přitom by bylo mnohem jednodušší mít je otevřené na kartách. Když už jste u toho, nebylo by ještě lepší, kdybyste mohli také změnit styl záložek tak, abyste je lépe viděli?“
Toto je jen malá ukázka všech přidaných nástrojů a funkcí, které jsou k dispozici v aplikacích ExtendOffice a Kutools. Při zakoupení nástroje Kutools se navíc na pásu karet Excelu a Wordu nainstalují dvě karty, jedna s názvem Kutools, druhá s názvem Enterprise ve Wordu nebo Kutools Plus v Excelu.
Karta Kutools obsahuje funkce specifické pro daný program. Jak vysvětlují webové stránky ExtendOffice, Kutools pro Excel spojuje více než 300 pokročilých funkcí a nástrojů do jednoho neuvěřitelně praktického doplňku, který vám ušetří čas a námahu. Podobně i Kutools pro Word je stejně výkonný doplněk, který obsahuje mnoho časově náročných operací, které uživatelé Wordu neustále provádějí.
A je toho víc
Stejně užitečný je i doplněk Kutools pro Outlook. Mnoho uživatelů Outlooku například nemá Exchange Server, takže je obtížné vytvářet zprávy „mimo kancelář“. Ne však s nástrojem Kutools for Outlook, který to usnadňuje. Kutools for Outlook umí také vytvářet automatické kopie nebo slepé kopie, umí odstraňovat duplicitní kontakty a úkoly a má možnost umožnit uživatelům odpovídat nebo přeposílat více e-mailů najednou.
Pokud vám to nestačí k tomu, abyste vzbudili zájem, pak zvažte panel Kutools, který rozšiřuje a zobrazuje automatický text aplikace Word a usnadňuje vytváření, kategorizaci a používání automatického textu, záložek a popisků. Pro uživatele aplikace Excel je podokno Kutools Navigation plné praktických funkcí. Část Sešit & List zobrazuje všechny otevřené sešity a tabulky, zatímco část AutoText umožňuje snadné vytváření grafů, klipartů, vzorců, obrázků a rozsahů dat. Další sekce usnadňují zobrazení celého rozsahu názvů a sloupců a usnadňují použití funkce Najít a nahradit.
Protože v naší kanceláři používáme Word a Outlook častěji než Excel, pravidelně komentujeme, kolik funkcí má Kutools pro tyto programy. Líbí se nám například funkce Převést seznam na text, která převádí seznam s odrážkami nebo číslovaný seznam (který se může automaticky měnit při přidání odstavce) na text, čímž eliminuje nepříjemnou tendenci Wordu přečíslovat odstavce, které chcete, aby zůstaly číslované, například dokončené části spisu nebo smlouvy. Tato funkce také usnadňuje přidávání textu pod číslované nadpisy, aniž by omylem došlo k očíslování dalších odstavců.
Karty Enterprise nebo Kutools Plus obsahují celou řadu dalších funkcí. V aplikaci Word můžete například spravovat dokumenty, převádět jeden nebo více dokumentů z formátu .doc do formátu .docx, pracovat s hypertextovými odkazy a řešit jejich problémy nebo odstraňovat krátké poslední řádky, které často způsobují, že se v dokumentech aplikace Word vytiskne poslední stránka pouze s jedním řádkem textu. V aplikaci Excel obsahuje karta Kutools Plus řadu dalších možností aplikace Excel, včetně těch, které výrazně zjednodušují filtrování a analýzu tabulkových dat.
ExtendOffice nabízí pět produktů: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word a Classic Menu for Office. Office Tab umožňuje používat karty v Microsoft Office a umožňuje programům zobrazovat dokumenty a tabulky ve formátu karet, který používají webové prohlížeče. Důležité je, že tuto možnost můžete vypnout v Centru karet Office nebo selektivně zvolit otevření dříve otevřeného dokumentu s kartou ve vlastním okně. A konečně pro uživatele, kterým se stýská po dobách před pásmem karet Ribbon Bar, je určena nabídka Classic Menu, která obnovuje vzhled a nabídky z Office 2003. Webové stránky ExtendOffice obsahují také užitečné Tipy a triky a výukové programy demonstrující mnoho funkcí programů.
Cena
Různé produkty Kutools jsou licencovány na základě počtu zakoupených uživatelských licencí, přičemž při větším objemu nákupu jsou poskytovány výrazné slevy. V době psaní tohoto sloupku stojí jednotlivé licence Kutools pro Excel, Word nebo Outlook 39 USD, Office Tab 29 USD, Office Tab Enterprise 39 USD, Classic Menu pro Office 29,50 USD, Classic Menu pro Office Enterprise 35 USD a Classic Menu pro Office Home and Business 25 USD. K dispozici jsou také výrazné slevy pro multiproduktové licence.
Dokud konstruktéři společnosti Microsoft nezařadí tyto tolik potřebné funkce do svých produktů, je sada Kutools Suite vynikající a relativně levnou alternativou, která ušetří čas – a čas jsou peníze.