Menu

Masz kolejną prezentację dla klientów lub współpracowników tuż za rogiem i zastanawiasz się nad dołączeniem materiałów pomocniczych? Świetny pomysł! Chociaż wiele osób kojarzy handouty z wykładami, są one wypróbowanym i przetestowanym narzędziem w środowisku korporacyjnym, pozwalającym słuchaczom na głębsze i trwalsze zrozumienie prezentacji. Bez względu na to, czy jest to spotkanie biznesowe, czy kurs szkoleniowy, handout podkreśli Twoje punkty i wesprze prezentację, jeśli zostanie wykonany prawidłowo. Podjęcie decyzji o tym, co zamieścić, w jakim formacie, jak skonstruować ulotkę i w którym momencie prezentacji ją rozdać, może być trudne. Ten wpis na blogu ma na celu wniesienie światła w ciemność; przeanalizujemy, co sprawia, że naprawdę dobry handout i jak pewnie tworzyć własne.

Co to jest handout?

Jak sama nazwa wskazuje, handout to każdy rodzaj dokumentu, który prelegent rozdaje uczestnikom podczas wykładu, prezentacji, konferencji lub spotkania. Umożliwia on słuchaczom uzyskanie jasnego przeglądu głównych punktów lub podsumowanie tego, co usłyszeli po zakończeniu prezentacji.

Rękopis nie jest tylko podsumowaniem tytułów slajdów; może być o wiele bardziej szczegółowy, podsumowując każdy pojedynczy temat i służąc jako punkt odniesienia dla głównych pojęć i spostrzeżeń.

Jaki jest zasadniczy punkt handoutu?

W skrócie, handout musi zapewniać wartość dodaną. Łączy w sobie najważniejsze aspekty Twojej prezentacji w poręcznej formie tekstowej. Może nie tylko podsumować Twoje argumenty, ale również odciążyć slajdy: gęste fakty i liczby mogą zostać przeniesione do handoutu, dzięki czemu prezentacja w PowerPoint będzie gładka i profesjonalna. Ulotki oferują trzy główne korzyści dla słuchaczy, w zależności od tego, kiedy są rozdawane:

• uczestnicy mogą śledzić to, co zostało powiedziane podczas prezentacji
• słuchacze mogą dodawać własne notatki
• twoi słuchacze otrzymują szeroki zarys twoich pomysłów

Rękopis nie tylko oznacza, że możesz stworzyć czystą i nieskomplikowaną prezentację, ale pozwala twoim słuchaczom lepiej zrozumieć twoje punkty i zapamiętać je później. Jest również bardzo przydatny w przekazywaniu argumentów każdemu, kto mógł przegapić rzeczywistą prezentację.

Tworzenie skutecznego handoutu

Jest więc oczywiste, że handout może być bardzo przydatny dla Twoich słuchaczy, Twojej prezentacji i Ciebie samego. Gdy już wiesz, co robić, ich przygotowanie może być stosunkowo proste. Oczywiście, wymaga to czasu, który należy na to przeznaczyć. Tworzenie konspektu w ostatniej chwili jest nie tylko stresujące, ale może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, ponieważ podważa Twój profesjonalizm i nigdy nie pozostaje niezauważone.

WSKAZÓWKA: Dla odmiany, dlaczego nie zacząć prezentacji od konspektu? Dzięki temu, że najpierw załatwisz sprawy zasadnicze, możesz potem krok po kroku rozwijać swoją prezentację, wykorzystując handout jako podstawę. Korzyści z tego są takie, że Twoi słuchacze mają pewny chwyt Twoich argumentów i szczegółowy tekst, do którego mogą się odnieść, a Ty możesz przedstawić przejrzystą i profesjonalną prezentację.

Clear and Concise: How to Structure a Handout

Jak w przypadku większości rzeczy dotyczących projektowania, motto „mniej znaczy więcej” ma bardzo skuteczne zastosowanie do handoutów. Konkretnie oznacza to: zrezygnuj z całych zdań i używaj kluczowych punktów, skrótów, strzałek i symboli. Najlepiej, aby Twój handout nie składał się z więcej niż dwóch stron A4.

Oprócz ważnych informacji z Twojej prezentacji, handout powinien zawierać następujące elementy:

• podstawowe informacje, prawdopodobnie w lewym górnym rogu handoutu, takie jak miejsce prezentacji oraz nazwisko i tytuł prelegenta
• datę, prawdopodobnie w prawym górnym rogu
• zwięzły nagłówek – najlepiej tytuł Twojej prezentacji – wyśrodkowany
• numery stron w stopce
• jasną strukturę, na podstawie poszczególnych nagłówków prezentacji
• spójny układ strony z użyciem standardowej czcionki, takiej jak Arial lub Times New Roman

Struktura Twojego handoutu powinna być zgodna ze strukturą Twojej prezentacji, szczególnie jeśli rozdajesz handout podczas prezentacji. Najlepiej jest ograniczyć swoje punkty do tych, które wspierają główny argument. Podpunkty na handoucie powinny być jak najprostsze i nie powinny zawierać zbyt wielu szczegółów. Aby Twój handout był atrakcyjny wizualnie, warto pomyśleć o czcionce. Oprócz stosowania wyraźnych, standardowych czcionek, jak wspomniano powyżej, postaraj się, aby rozmiar czcionki w nagłówkach i stopkach był jednolity i mniejszy niż w części głównej.

WSKAZÓWKA: Stwórz miejsce dla słuchaczy, aby mogli robić własne notatki na swoim handoucie. Poszerz prawy margines lub zostaw kilka linijek wolnego miejsca pod ostatnim punktem.

Zawartość handoutu – krótko i na temat

Zdecydowałeś już o układzie swojego handoutu, wprowadziłeś kluczowe punkty i stworzyłeś wstępny zarys. Teraz nadszedł czas, aby rozwinąć poszczególne punkty i stworzyć główną treść Twojego handoutu. Zanim to zrobisz, skup się na docelowych odbiorcach: jak dużą wiedzę na temat tematu prezentacji możesz założyć, że posiadają? Pamiętanie o słuchaczach oznacza dostosowanie materiałów do ich poziomu, unikanie terminów technicznych, które mogłyby odciągnąć uwagę od tematu, a uwzględnianie ich, gdy mamy do czynienia z publicznością znającą się na konkretnej dziedzinie. W ten sposób zachowasz pełną uwagę słuchaczy.

WSKAZÓWKA: Aby rozbudzić ciekawość słuchaczy na samym początku prezentacji, możesz zamieścić na wstępie pokrzepiający cytat, przysłowie lub pytanie (które możesz uczynić nieco prowokacyjnym) – może ono stanowić pierwszy akapit Twojego handoutu.

Mimo że główną cechą handoutów jest to, że powinny być krótkie i zwięzłe, powinny być zrozumiałe, gdy czyta się je poza kontekstem prezentacji. Jeśli o tym zapomnimy, nie będą one mogły służyć jako pomoc w zapamiętywaniu przez słuchaczy.

Dodatkowe informacje na handoucie

Główne elementy handoutu, jak omówiono powyżej, można uzupełnić dodatkowymi informacjami według własnego uznania. Mogą to być nawet zdjęcia lub grafiki. W zależności od tematu, element wizualny może naprawdę wyjaśnić i uzupełnić twój główny argument i powiązać wszystko razem. Z reguły jednak warto zachować zdjęcia i grafiki na slajdach prezentacji, ponieważ zajmują one zbyt dużo miejsca na ulotce. Koszty i korzyści muszą być rozważone w każdym indywidualnym przypadku.

Dobrym pomysłem jest również umieszczenie na handoucie informacji kontaktowych; adres e-mail to minimum. W zależności od rodzaju i celu prezentacji, można również podać adres firmy i numer telefonu. Jeśli handout składa się z kilku stron, warto umieścić dane kontaktowe w nagłówku, tak aby pojawiały się na każdej stronie. Jeśli korzystasz z cytatów lub informacji z innych źródeł, warto zamieścić w swoim handoucie krótką bibliografię. W ten sposób możesz również zamieścić linki do odpowiednich stron internetowych lub dalszych lektur na Twój temat, które mogą być interesujące dla Twoich odbiorców.

WSKAZÓWKA: Na końcu swoich materiałów informacyjnych możesz zamieścić pytania lub materiały do przemyślenia, aby pobudzić dyskusję. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz przeprowadzić sesję pytań i odpowiedzi po swojej prezentacji.

Prosto i szybko: Tworzenie prospektu w programie PowerPoint

Gdy czas jest najważniejszy, program PowerPoint posiada funkcję, która umożliwia utworzenie prospektu w ciągu kilku minut. Korzystając z funkcji „Utwórz prospekt”, można przenieść prezentację PowerPoint do programu Microsoft Word, dostosować ją tam i zoptymalizować do druku. Za pomocą kilku kliknięć można wybrać, które slajdy prezentacji powinny pojawić się na handoucie. Liczba slajdów może być również łatwo dostosowana i można wyciąć tekst lub rozwinąć go w razie potrzeby. Można również zdecydować, czy prospekt powinien zawierać margines na notatki, nagłówek i/lub stopkę. Twoja prezentacja PowerPoint pozostaje nietknięta podczas całego tego procesu. Oprócz możliwości wydrukowania handoutu, możesz również zapisać go bezpośrednio w programie Word jako dokument Word lub PDF – jest to prosty sposób, aby udostępnić handout w formie cyfrowej swoim słuchaczom.

Kiedy jest najlepszy czas na dystrybucję handoutu?

Nie ma czegoś takiego jak idealny czas. Aby pomóc w podjęciu decyzji o czasie dla konkretnej prezentacji, warto zrozumieć, jak czas wpływa na słuchaczy:

• Rozdanie przed prezentacją: W tym przypadku należy oczekiwać, że przynajmniej część słuchaczy przejrzy broszurę i przeczyta do przodu, co oznacza, że w każdym momencie wiedzą, co będzie dalej. Może to czasem oznaczać, że koncentracja słuchaczy jest podzielona, dlatego należy dokładnie rozważyć, czy ta opcja jest odpowiednia.
• Rozdawanie materiałów w trakcie prezentacji: Rozdaj handout w momencie, kiedy jest on przydatny jako wsparcie, albo w zakresie wizualnej ilustracji, albo jako środek podkreślający Twój argument.
• Handout po prezentacji: Jeśli wybierzesz tę opcję, nie zapomnij zamieścić swoich danych kontaktowych. Jeśli wysyłasz materiały w formie elektronicznej, dobrym wyborem jest PDF. W zależności od sytuacji i odbiorcy, może być wskazane dodanie praw autorskich w stopce.

Niezależnie od tego, na jaki termin się zdecydujesz, dobrze przygotowany handout może być skutecznym narzędziem wspierającym Twoją prezentację, działającym jako przewodnik i pomoc w zapamiętywaniu zarówno dla Ciebie, jak i Twoich słuchaczy. Używane prawidłowo, mogą one zwiększyć zainteresowanie i uwagę słuchaczy, i pozwalają dać jasną i profesjonalną prezentację.

Potrzebujesz pomocy w stworzeniu świetnego handoutu lub rzeczywiście prezentacji? Chętnie pomożemy, korzystając z naszego wieloletniego doświadczenia jako agencja prezentacji. Zawsze jesteśmy szczęśliwi mogąc Cię wesprzeć!

.