It is important-and sometimes, required by law-to set up and manage a personnel (or employee) filing system. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że nie ma tylko jeden plik na pracownika.
- Niektóre akta osobowe są wykorzystywane do pomocy menedżerom w podejmowaniu decyzji związanych z pracownikami.
- Inne pliki są bardzo poufne i mogą zawierać informacje chronione prawem prywatności.
W związku z tym, system akt osobowych nie może być podejściem uniwersalnym, ponieważ istnieją pewne rodzaje informacji związanych z pracownikami, które są bardzo osobiste (medyczne, na przykład), które powinny być utrzymywane w systemie oddzielnym od tego, który jest używany do celów decyzji kadrowych.
Innym czynnikiem w określaniu, jakie rodzaje plików do zarządzania odnosi się do wielkości firmy. Na przykład, niektóre firmy z mniej niż 50 pracowników nie mogą być wymagane do utrzymania określonego typu formularza, co te z 51 są.
Więc myśleć o systemie akt osobowych jako kilka rodzajów plików.
- Niektóre pliki pracowników zawierają informacje, które prawa i przepisy wymagają, i że wymagają poufności. Te chronione informacje mogą być widziane tylko przez pracowników, którzy są wyznaczeni do oglądania ich z określonych, zatwierdzonych przez rząd powodów. Takie pliki mogą odnosić się do świadczeń, pensji, warunków medycznych i kwestii prawnych.
- Inny plik, a ten najbardziej typowo określany jako ogólny „akta osobowe”, zawiera informacje związane wyłącznie z wydajnością pracownika w pracy, które mogą być widziane przez personel nadzorujący pracownika.
Po co w ogóle mieć rekordy?
Istnieje kilka podstawowych powodów utrzymywania akt związanych z każdym pracownikiem:
- Pomagają w podejmowaniu decyzji o awansie lub zwolnieniu
- Dostarczają środków do śledzenia działań związanych z takimi rzeczami jak szkolenia, urlopy, wyróżnienia, konflikty
- Są niezbędne do przestrzegania różnych lokalnych, stanowych i federalnych praw i przepisów
- Dostarczają zapisów działań, rozmów, przeglądów itp, które mogą być ważne w zmniejszaniu potencjalnej odpowiedzialności, jeżeli pracownik jest zwolniony
Co zostaje, a co odchodzi?
Następujące elementy powinny, a nie powinny być zawarte w podstawowej dokumentacji zatrudnienia.
Powinny być zawarte
Opis stanowiska pracy (obecne, poprzednie stanowiska)
Resumé
Rekordy odnoszące się do ofert pracy, awansu, degradacji, przeniesienia, zwolnienia, stawek płac i innych form rekompensaty, oraz dokumentacja edukacyjna i szkoleniowa
Dokumentacja odnosząca się do innych praktyk zatrudnienia (łącznie z potwierdzeniami polityki i umowami)
Listy uznania
Ogłoszenia lub dokumenty dyscyplinarne
Oceny wydajności i zapisy dotyczące wyznaczania celów
Dokumentacja dotycząca rozwiązania umowy
Wniosek o zatrudnienie
Lista kontrolna dotycząca orientacji zawodowej
Dane kontaktowe w nagłych wypadkach
Dodatek dla pracowników pobierających zasiłek
Świadectwo W- 4
Stanowy Departament ds.4
Oświadczenie o potrącaniu przez pracowników podatku u źródła dla danego stanu, jeśli dotyczy
Kopia prawa jazdy, jeśli jest wymagane na danym stanowisku
Podpisane otrzymanie Podręcznika Pracownika i Oświadczenie o dobrowolnym zatrudnieniu
Formularz zmiany danych osobowych
Oceny pracy
Formularze zmiany stanowiska/stopnia
Rejestr działań dyscyplinarnych (ostrzeżenia słowne i pisemne), jeśli dotyczy
Dokumentacja szkolenia
Dokumentacja certyfikacji i/lub licencji (jeśli dotyczy)
Prosimy o przejrzenie akt osobowych
Oświadczenie o przeniesieniu
Nie powinno być zawarte w podstawowych aktach zatrudnienia
| Na każdego pracownika powinna przypadać jedna teczka. NIE WOLNO łączyć we wspólnym pliku dokumentów dotyczących listy płac dla więcej niż jednego pracownika.
| Następujące dokumenty powinny znajdować się w oddzielnym pliku (plikach) i NIE POWINNY być dostępne dla przełożonych, którzy poszukują informacji o wynikach pracy pracownika. Informacje zawarte w tych dokumentach są chronione przepisami o ochronie prywatności i powinny być przechowywane razem z inną chronioną, poufną dokumentacją.
Dokumenty dotyczące EEO/zaproszenie do samookreślenia niepełnosprawności lub statusu weterana.
Notatki z rozmów kwalifikacyjnych i wyniki testów zatrudnienia.
Sprawdzanie przeszłości.
Wyniki testów narkotykowych.
Opieka nad dzieckiem/kara.
Dokumenty procesowe.
Reklamacje dotyczące odszkodowań pracowniczych.
Dokumentacja dochodzeniowa. (Tylko odpowiednie działania dyscyplinarne, porady lub inne bezpośrednie komunikaty powinny być umieszczone w aktach osobowych pracownika.)
Wnioski o weryfikację zatrudnienia/płac.
Plik dotyczący świadczeń (poufny)
( | Na każdego pracownika powinien przypadać jeden plik. NIE WOLNO łączyć w jeden wspólny plik dokumentów dotyczących świadczeń dla więcej niż jednego pracownika.)
Formularz rezygnacji ze świadczeń
Formularze zapisu do ubezpieczenia zdrowotnego, stomatologicznego, wizyjnego i/lub farmaceutycznego
Formularze zapisu do innych ubezpieczeń (ubezpieczenie na życie, STD, LTD, itp.)
Formularze elastycznego konta oszczędnościowego
Formularz wyboru/umowa o zmniejszeniu wynagrodzenia
Formularz zapisu do wpłat bezpośrednich
Reklamacje
Formularz zapisu, Formularze emerytalne, formularze udziału w zyskach
Formularze planu S125 Premium Only
Formularz wyznaczenia beneficjenta
Papier COBRA lub państwowy formularz kontynuacji, jeśli dotyczy
Plik płacowy (poufny)
( | Na każdego pracownika powinien przypadać jeden plik. NIE WOLNO łączyć we wspólnym pliku dokumentów dotyczących listy płac dla więcej niż jednego pracownika.)
Autoryzacja wpłat bezpośrednich
Formularze autoryzacji potrąceń
Prośby o nadgodziny, jeśli dotyczy
Arkusze czasu pracy
Raport wydatków pracownika
Formularze zwrotu kosztów przejazdu autostradą
Wnioski o zaliczki na poczet wynagrodzenia
Więcej poufnych plików
( | Na każdego pracownika powinien przypadać jeden plik. NIE WOLNO łączyć we wspólnym pliku dokumentów z listy płac dla więcej niż jednego pracownika.)
Dokumentacja dochodzeń
Korespondencja z pozwu sądowego lub dochodzenia DOL/EEOC
Dane dotyczące działań afirmatywnych
Sprawdzanie przeszłości i wyniki testów na obecność narkotyków
FormularzeOSHA
Raport o incydencie pracowniczym
Informacje medyczne
FMLA Formularze
Wniosek pracownika o udzielenie rodzinnego urlopu medycznego
Poświadczenie dostawcy usług medycznych
Raporty okresowe dotyczące rodzinnego urlopu medycznego
Poświadczenie powrotu do pracy po rodzinnym urlopie medycznym
Formularze roszczeń z tytułu niezdolności do pracy i/lub odszkodowań pracowniczych
Prośby o zakwaterowanie
Dane dotyczące akcji wstecz
Dane dotyczące przeszłości