Vítejte nového zákazníka nebo klienta. Vzorový dopis.
Další věci, které je třeba vzít v úvahu při psaní uvítacích dopisů zákazníkům
Uvítací dopisy
Uvítací dopisy jsou dopisy psané za účelem zdvořilého přivítání a představení dalších osob organizaci. Mohou být zasílány novým studentům ve škole, novým zaměstnancům ve firmě, účastníkům konference apod. Hlavním cílem uvítacích dopisů je zvýšit morálku příjemců a dát jim najevo, že jsou nyní důležitou součástí týmu. Dopisy jsou považovány za gesto zdvořilosti a nejmilejší způsob, jak dát příjemci najevo, že si vážíte jeho přítomnosti, úsilí nebo zájmu něco dělat. Uvítací dopisy mohou také obsahovat některé důležité informace, o kterých příjemci možná ještě nevědí.
Při psaní uvítacích dopisů je vaším cílem, aby se příjemci cítili „jako doma“. Proto musíte být co nejpřátelštější. Začněte oficiálním představením organizace příjemci. Zdvořile mu poděkujte a poblahopřejte mu, že se stal součástí týmu. Ujistěte příjemce, že se rozhodl správně, když si vybral vaši organizaci. Nezapomeňte příjemce oslovit jeho jménem. Buďte struční a uvádějte pouze nezbytné informace. Dopis uzavřete opětovným poděkováním příjemci a podepište jej svým jménem a titulem.
Dopisy zákazníkům
Dopisy zákazníkům jsou dopisy psané podniky lidem nebo organizacím, kteří od těchto podniků nakupují zboží a služby. Tyto dopisy mohou být adresovány konkrétním zákazníkům nebo všem zákazníkům, v závislosti na problému. Pokud vlastníte podnik, může se vám mnohokrát stát, že budete muset napsat dopis svým zákazníkům. Například můžete chtít zasílat omluvné dopisy za chyby ve vyúčtování, inkasní dopisy těm, kteří vám dluží peníze, kontrolní dopisy po prvních návštěvách zákazníků, marketingové dopisy na podporu konferenčních akcí atd. Neustálé psaní zákazníkům je nezbytné, protože jim dává pocit, že si jich vážíte, a posiluje vztah mezi společností a zákazníkem.
Všechny dopisy zákazníkům jsou formální. Proto byste měli zachovat profesionální tón. Oslovujte zákazníka jménem místo „Vážený vážený zákazníku“. Poděkujte osobě za to, že je vaším zákazníkem. Sdělte své sdělení jasně a stručně bez směšování informací. Důležité informace oddělte a označte je podnadpisy. Vyvarujte se odrazování zákazníka podrobnými podmínkami. Místo toho je umístěte na jinou stránku. Sdělte příjemci, jak vás může kontaktovat a jak přestat dostávat dopisy. Na závěr uveďte pozitivní poznámku. Napište své jméno a dopis vlastnoručně podepište.