Pokud je služba Microsoft Flow povolena v organizaci, která nasadila Office 365, poskytuje koncovým uživatelům možnost vytvářet automatizované pracovní postupy mezi aplikacemi a mnoha různými službami pomocí konektorů. K dispozici je propojení aplikací Microsoft a stále se rozšiřujícího seznamu služeb třetích stran. Microsoft Flow umožňuje zaměstnancům vytvářet jednoduché i složitější pracovní postupy, které mohou firmám zajistit efektivitu v souvislosti s potřebami pracovních postupů. Je to možnost pro koncové uživatele, která ve většině případů nevyžaduje vývojáře pracovních postupů.
V tomto příspěvku na blogu ukážu, jak můžete pomocí jednoduchého Microsoft Flow propojit formulář Microsoft, který zachycuje data, a následně nasbírané informace naplnit do seznamu SharePoint. Seznam SharePoint v mém příkladu je seznam, který je součástí skupiny Office 365. Pokud neznáte Microsoft Forms, jedná se o velmi snadno použitelnou aplikaci, která je součástí vašeho předplatného Office 365. Pokud je ve vaší organizaci povolena, můžete snadno vytvářet ankety, průzkumy a kvízy. Díky možnosti větvení můžete vytvářet velmi profesionálně vypadající formuláře pro sběr dat.
Formuláře Microsoft Forms mohou postrádat některé pokročilejší funkce; SurveyMonkey nebo TypeForm poskytují některé funkce, které se vám mohou hodit. Jedna věc, která je u Office 365 jistá, je změna. Jsem si jistý, že se v budoucnu dočkáme rozšíření funkcí Formulářů. Microsoft Flow má stovky konektorů, takže pokud nyní potřebujete některé z pokročilých funkcí, můžete k seznamu SharePoint připojit formulář SurveyMonkey nebo TypeForm. Ukázkové formuláře, které ukazuji v tomto příspěvku, se všechny vyplňují do stejného seznamu SharePoint.
Často zdůrazňuji význam kolem správy pro skupiny Office 365 v malých a středních podnicích. Office 365 je sice sada nástrojů pro spolupráci uživatelů, ale naprostá volnost a obecná možnost vytváření Skupin není nejlepší praxí.
V příkladech, které používám v tomto příspěvku, je zadním příběhem požadavek na vytvoření skupiny v rámci Office 365. Formulář shromažďuje informace o požadavku na Skupinu a Flow vytáhne výsledky a uloží je do seznamu SharePoint, který by pak IT oddělení mohlo zkontrolovat a schválit.
TIP: Doporučuji vybrat konkrétní uživatele, kteří mohou požadovanou skupinu zkontrolovat, schválit a následně vytvořit. Společnost Microsoft uvádí některé podrobnosti, proč můžete chtít kontrolovat, kdo vytváří skupiny Office 365. Tento článek ukazuje, jak zakázat výchozí možnost komukoli vytvořit skupinu Office 365.
Krok 1: Vytvoření formuláře Microsoft
Následující video vás provede jednoduchým postupem vytvoření formuláře Microsoft. Formuláře budou muset být ve vaší organizaci povoleny. Poté, co vytvoříme Od, můžeme vytvořit seznam SharePoint, který bude v souladu s poli formuláře, a v kroku 3 propojíme formulář se seznamem pomocí Microsoft Flow.
Toto je můj vložený formulář Microsoft.
Odkaz na můj ukázkový formulář Microsoft.
Vytvoření formuláře Microsoft je poměrně jednoduché. Můžete přidat vlastní obrázky a použít šablony, které mají velmi profesionální vzhled. Další formulář, který vidíte níže, je TypeForm, jehož vytvoření je také poměrně snadné. Jeho verzi jsem vložil do této webové stránky. V dalších krocích budu propojovat jak formulář Microsoft Form, tak TypeForm se seznamem SharePoint pomocí Microsoft Flow.
Odkaz na můj ukázkový TypeForm.
Krok 2: Vytvoření seznamu SharePoint
Teď, když máte připravený svůj Formulář, musíte připravit svůj Seznam SharePoint, aby zachytil data, která bude vaše služba Microsoft Flow synchronizovat s vaším Seznamem z Formuláře. Jak bylo uvedeno dříve v tomto příspěvku, vytvořím Seznam, který se nachází v rámci existujícího webu skupiny Office 365. V mém příkladu zde vytvořím nový Seznam a vytvořím sloupce, které odpovídají polím formuláře.
Krok 3: Propojení formuláře se seznamem SharePoint
Teď, když máte formulář Microsoft, v mém případě také TypeForm, a seznam SharePoint na webu skupiny, můžete propojit data shromážděná ve formulářích a pomocí toku Microsoft Flow tato data vytáhnout do seznamu SharePoint.
Microsoft Forms a TypeForm, stejně jako další formulářové služby, poskytují určité možnosti připojení, zobrazení a vykazování shromážděných dat a obvykle umožňují export těchto dat do Excelu. V tomto příkladu přesouváme data shromážděná v polích mého formuláře do seznamu SharePoint za účelem automatizace procesu. Můj seznam SharePoint funguje jako výpis dat aplikace Excel, který zachycuje data z otázek ve formulářích. Síla služby SharePoint spočívá skutečně v tom, co můžete dělat poté, co data žijí v seznamu. V tomto příspěvku nezacházím do podrobností, ale mohl bych vytvořit další toky, které se spustí po naplnění dat do seznamu SharePoint. Přemýšlejte o procesu schvalování nebo třeba o tom, že se položka definovaná jako naléhavá přesune do kanálu týmu. K dispozici je spousta možností.
V dalším videu budu používat Microsoft Flow. Ve výchozím nastavení Microsoft povoluje Flow a PowerApps u nájemců Office 365. Myšlenka je taková, že pokud má uživatel přístup k vytváření seznamu, proč mu neposkytnout metodu pro lepší práci s daty tohoto seznamu a lepší prostředek pro sběr a práci s jeho daty z jiných zdrojů dat.
Je možné, že tyto funkce byly pro vaši organizaci vypnuty. PowerApps je nástroj pro vytváření mobilních aplikací a poskytuje prostředky pro úpravu formulářů SharePoint. Pomocí aplikace PowerApps můžete změnit vzhled, který uživatelé zažívají při přidávání položek přímo do seznamu SharePoint. Aplikace PowerApps je považována za náhradu formulářů InfoPath. Pokud máte stávající formuláře InfoPath, které byste rádi převedli na PowerApps, doporučuji začít tímto příspěvkem na blogu. Nemusíte používat PowerApps, a v tomto příspěvku to ani nedělám, ale pokud přemýšlíte nestandardně, mohly by se objevit výhody nebo důvody, proč využít PowerApps pro tento nebo podobný Flow, který vytváříte.
V těchto třech krocích jsme sbírali data jak z webové aplikace Microsoft 365 (Microsoft Forms), tak jsem neukazoval, ale také jsem se připojil ke svému TypeForm, ten proces byl stejný, ale začínal konektorem k TypeForm oproti Microsoft Forms. Vytvořili jsme základní seznam SharePoint na webu skupiny Office 365 a použili jsme Microsoft Flow jak ke sběru těchto dat, tak k následnému naplnění informací do seznamu SharePoint.
Microsoft Flow změní způsob, jakým mohou uživatelé automatizovat své pracovní postupy, a to jednoduchým snadným způsobem. Není dokonalý, a proto bych se rád podělil o Upřímnou zpětnou vazbu s některými omezeními Microsoft Flow. Flow se spolu s mnoha dalšími nástroji Office 365 každý měsíc stále zlepšuje. Pokud se chcete stát profesionálem, nezapomeňte sledovat komunitu Microsoft Flow, kde najdete tipy.