Online nástroje pro plánování rodinného srazu

Plánování rodinného srazu je velká práce, ale někdo to udělat musí – a ve vaší rodině to můžete být vy. Pokud ano, udělejte první důležitý krok: Otevřete webový prohlížeč. Pomoc, kterou chcete, může být vzdálená jen několik kliknutí – a spolehlivější než váš bratranec Fred (budiž mu země lehká).

Plná škála bezplatných a praktických online nástrojů vám usnadní plánování rodinného srazu od začátku až do konce, od sestavení seznamu hostů až po následné sdílení neocenitelných videozáznamů.

V mnoha případech můžete využít online platformy, které už možná dobře znáte, například Disk Google , Mapy Google a Pinterest. I když se budete muset naučit novou stránku nebo aplikaci, pravděpodobně pro ni najdete další skvělé využití ještě dlouho po skončení rodinného setkání.

Vytvoření seznamu hostů

Když začnete vytvářet seznam hostů, možná zjistíte, že váš adresář (pokud ho ještě máte) je bohužel zastaralý. Možná jste neudrželi kontakt se sestřenicí od doby, kdy odešla na školu, nastoupila do armády, vdala se, rozvedla nebo vzala tu práci v Topece… nebo to bylo Toledo?

Předtím, než na všechny najdete čerstvé kontaktní údaje, vytvořte si hlavní seznam všech, které chcete pozvat. To lze snadno provést na Disku Google. Na stránce , klikněte na Nový > list Google a vytvořte prázdnou tabulku. Vytvořte sloupce pro jména a různé druhy kontaktních údajů, protože pravděpodobně budete oslovovat různé lidi různými způsoby, od sociálních médií po tradiční poštu (obrázek A). Pokud to budete potřebovat, najděte si na YouTube návod na používání Tabulek Google.

Navrhuji přidat sloupec pro primární způsob kontaktu, například poštu, e-mail nebo Facebook. Tímto způsobem můžete, až budete připraveni rozesílat zprávy, tento sloupec seřadit a seskupit metody kontaktu dohromady a pak snadno adresovat všechny obálky nebo odeslat skupinový e-mail. (Sloupec e-mailových adres můžete zkopírovat a vložit přímo do e-mailu ve službě Gmail.)

Sdílejte tento soubor s kýmkoli, kdo vám může pomáhat shromažďovat kontaktní informace. Disk Google ukládá vaše změny okamžitě; spolupracovníci je uvidí, i když mají soubor otevřený ve stejnou dobu. Nyní je čas shromáždit aktuální kontaktní informace všech zúčastněných. Online nástroje, které můžete vyzkoušet:

Facebook

Facebook je dobrým začátkem, protože na něm je přibližně 70 procent dospělých uživatelů sociálních sítí. Napište svým příbuzným zprávu a zeptejte se na jejich preferovanou formu kontaktu. (Může, ale nemusí to být Facebook.) Projděte si jejich příspěvky a připomeňte si jméno manžela nebo vnuka. Projděte si jejich seznam přátel a najděte další příbuzné.

Messenger

I když nepoužíváte Facebook, můžete se s nimi spojit přes Facebook Messenger nebo aplikaci Messenger (iOS, Android):

Whitepages

Zvažte investici do zkušebního nebo měsíčního předplatného služby Whitepages, abyste našli nepolapitelné příbuzné. Jedná se o online obdobu tištěných telefonních seznamů. Pomůže vám vyhledat adresy a telefonní čísla (mobilní i pevné). V záznamech jsou někdy uvedeni i další současní nebo minulí členové domácnosti, což vám pomůže potvrdit, že máte správnou osobu.

Webový prohlížeč

Nebo můžete hledání dlouho ztracených příbuzných zjednodušit pomocí svého oblíbeného webového prohlížeče. Zadejte jméno a cokoli, co o někom víte: zaměstnání, školu, místo, dokonce i koníček. Můžete narazit na profil na síti LinkedIn, výpis na firemním webu nebo na něco, co zveřejnil na fanouškovské nebo zájmové stránce. Nejste si jisti, zda příbuzný zemřel? Zadejte do Googlu jeho jméno, město a slovo nekrolog a zjistěte, zda se nějaký neobjeví.

Pozvání příbuzných

Způsob(y), jakým(i) formálně pozvete příbuzné na rodinné setkání, bude záviset na jejich preferovaných způsobech kontaktu. Zvažte využití nástrojů pro online události, jako jsou například:

Události na Facebooku

Události na Facebooku jsou jednou z možností, zejména pokud má vaše rodina dostatek členů, kteří často používají Facebook. Vytvořte soukromou událost na Facebooku a pozvěte je všechny. Uživatele, kteří nejsou členy sítě Facebook, můžete pozvat i e-mailem.

Evite

Evite umožňuje snadno vytvořit elektronické pozvánky a poslat je e-mailem nebo textovou zprávou. Sledujte počty RSVP, a pokud chcete, požádejte účastníky, aby se přihlásili a něco přinesli (například na společné jídlo). Přímo v pozvánce můžete dokonce požádat o finanční příspěvek na pokrytí nákladů srazu. Evite nabízí několik pěkných návrhů rodinných srazů, některé jsou zdarma a některé vyžadují platbu nebo předplatné.

Paperless Post

Paperless Post je další bezplatný web s pozvánkami, který nabízí spoustu elegantních a přizpůsobitelných návrhů (včetně návrhů, které obsahují vaši vlastní rodinnou fotografii). Rozesílejte oznámení „Save the Date“ a následně uveďte podrobnosti v pozvánce. Shromážděte RSVP a shromážděte poštovní adresy pro případnou následnou komunikaci po pozvánce. Za poplatek můžete také požádat o zaslání tištěných verzí těchto pozvánek – ideální pro příbuzné, kteří nejsou online.

Pamatujte, že online pozvánky na událost nebudou účinné, pokud váš příbuzný tímto způsobem nekomunikuje. Někteří lidé sice zkontrolují e-mail, ale nemusí se jim líbit prokliknout se na stránky s pozvánkami. Zvažte proto, zda do zprávy, kterou obdrží e-mailem, nezahrnout alternativní formu kontaktu. Např: Například: „RSVP kliknutím sem nebo zavoláním na číslo 555-123-4567“.
Použijte webovou stránku události ke sledování osob, které neodpověděly; pokud stále neodpovídají, oslovte je jiným způsobem. Nezapomeňte, že tyto stránky sledují pouze RSVP pro ty, které jste pozvali prostřednictvím platformy, takže do hlavní tabulky účastníků přidejte sloupec pro sledování všech RSVP.

Výběr místa

Pokud teta Pat opět dobrovolně nabídla svůj dvorek, nebudete muset řešit místo srazu. V opačném případě můžete zamířit na internet a začít zkoumat místa konání.

Rekreační dům

Pronájem celého rekreačního domu je dobrou volbou pro menší skupiny, pokud se vám líbí koncept společného prostoru se vším všudy (parkoviště, kuchyň a jídelna, vnitřní prostor pro setkávání a ložnice). Na stránkách s rezervacemi pronájmů, jako jsou AirBnB, HomeAway a Vrbo, je uvedeno mnoho velkých domů; spusťte vyhledávání podle lokality a počtu hostů.

Kempy a obytné parky

Kempy a obytné parky jsou spíše rustikální, ale mohou zahrnovat venkovní atrakce. Skupinové kempy mohou být skvělé pro denní využití, i když celá vaše skupina nechce kempovat. Vyhledejte místa a vybavení na stránkách, jako je Campendium, Campground Reviews a GoCampingAmerica.com.

Pronájem prostor

Parky s pavilony, párty centry a dokonce i pronajaté prostory v kostelech nebo komunitních centrech jsou také skvělým sídlem srazu. Vyhledejte ve svém webovém prohlížeči výraz pronájmy pro večírky, pronájmy pro akce nebo dokonce pronájmy kostelních sálů a město a stát. Služba Unique Venues dokonce spustí asistované vyhledávání těch prostor, které nejsou v kurzu a které by se mohly hodit pro vaši skupinu.

Když hostům řeknete, aby si ubytování rezervovali sami, ušetříte spoustu času, starostí a případně i peněz. (Některé hotely vyžadují zálohu za rezervaci pro skupinu.) V chatovací oblasti online pozvánky můžete doporučit hotely v blízkosti místa konání. Vyzvěte hosty, kteří se chtějí stýkat 24 hodin denně 7 dní v týdnu, aby si navzájem sdělili informace o rezervaci a mohli si popovídat u snídaně formou bufetu nebo při večerním koupání ve vířivce.

Ujistěte se, že se vaši hosté dostanou na správné místo, a poskytněte jim nejlepší adresu GPS pro vaši akci. Zvažte zkopírování adresy URL služby Google Maps zobrazující cíl a vložte ji do elektronické pozvánky na akci.

Tip: Vytvořte si účet Google (pokud ho ještě nemáte), abyste mohli využívat bezplatné online nástroje a cloudové úložiště. Na stránce www.google.com klikněte na možnost Přihlásit se a poté na možnost Vytvořit účet. Postupujte podle pokynů. Nástroje pro spolupráci a online úložiště, které budete mít k dispozici na Disku Google, vám zjednoduší proces plánování.

Vymýšlení jídla

Profesionální plánovači akcí (a váš strýček Saul) vám řeknou, že hojnost dobrého jídla dělá každé setkání hodnotným. Pokud využíváte služeb party centra nebo cateringové společnosti, mohou vám poskytnout veškerou potřebnou pomoc. Dokonce i outsourcing jednoho velkého jídla může být užitečný: Přemýšlejte o bufetu, kde si každá osoba zaplatí svůj účet a může jíst, co chce. K vyhledání těchto služeb použijte Google Maps (vyhledejte například cateringové společnosti v okolí Springfieldu, IL nebo bufetové restaurace v Portlandu, OR).

Pokud je váš sraz spíše záležitostí „udělej si sám“, podívejte se na online inspiraci pro jídelníček a kalkulačky jídla. Webové stránky od Pinterestu až po váš oblíbený obchod s restauračním zbožím nebo s volně loženými potravinami mohou nabízet snadné recepty a návrhy na vaření pro dav. Potravinové kalkulačky vám pomohou určit, kolik sloppy joes a směsí „Pineapple Party Punch“ je třeba koupit. Vyzkoušejte tyto bezplatné online nástroje:

Kalkulace tohoto jídla

Kalkulace tohoto jídla nabízí nápady na jídelníčky i kalkulačky potravin. Zvláště užitečná je kalkulačka porcí masa a výpočty porcí pro konkrétní jídla, například bramborový bar, nacho bar a grilování na zahradě.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes má průvodce „Nápady na plánování jídla na rodinné setkání“, který obsahuje lákavý seznam nápadů na jídlo pro celou skupinu. Najdete zde také chytré strategie a tipy pro provedení organizovanějšího a jistějšího plánu stravování.

Pinterest

Pinterest má spoustu návrhů na jídlo pro rodinnou sešlost. Zadejte do vyhledávacího pole jídlo pro rodinnou oslavu a najděte témata jako „hlavní jídla pro 50 osob“ nebo „snadné dezerty na plech“.

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner má kalkulačku porcí zaměřenou na plánování svátečních oslav. Pomocí ní můžete vypočítat množství polévky, předkrmů, dipů a dalších pokrmů. Whole Foods má také centrum inspirativních receptů s tématikou svátků.

Nástroje pro potlach online

Pořádáte potlach? Nástroj Evite pro přihlašování jídel nebo aplikace jako PotluckHub vám zajistí, že budete mít zálivky na nacho bar – a že někdo přinese plastové vidličky. Trik s nástrojem PotluckHub Party Planner spočívá v tom, že účastníci musí být ochotni si aplikaci stáhnout a používat ji. Případně můžete sdílet dokument Google pro přihlašování na menu.

Zprostředkování aktivit

Někteří účastníci rodinné sešlosti jsou rádi, když mohou jen sedět a navštěvovat. Mnoho skupin však ocení nějakou formu zábavy. Zvažte využití online nástrojů k nalezení:

Aktivit a her

Vyhledejte na Pinterestu a Googlu nápady, které by oslovily věk a zájmy vaší skupiny. Do složky na disku Google vložte přihlášku na talentovou soutěž. Vytvořte Kahoot, vlastní drobnou hru, kterou mohou příbuzní hrát na svých mobilních zařízeních. (Pošlete technicky zdatnému synovci seznam otázek z rodinné historie a požádejte ho, aby hru vytvořil, a pak spojte teenagery s telefonem s dědečky bez přístrojů). Nebo si najděte místní talenty na Thumbtacku a pozvěte si fotostánek nebo videostánek, kouzelníka nebo jiného baviče.

Místní atrakce

Vyplňte prostoje mezi srazovými akcemi volitelnými aktivitami ve městě. Začněte na webu TripAdvisor; klikněte na možnost Co dělat a pak zadejte místo. Najdete zde hromadné hodnocení a popisy atrakcí v různých kategoriích, například zdarma, venku nebo co dělat s dětmi. Dobrým zdrojem informací může být také Google: Spusťte vyhledávání, např: „

Služba

Pokud je dobrovolnictví dobrým způsobem, jak sblížit svou rodinu, podívejte se na příležitosti na stránkách VolunteerMatch nebo JustServe. I když nevidíte žádnou konkrétní aktivitu, kontaktujte potenciální organizace a zjistěte, zda byste pro ně mohli něco udělat vzhledem k časovým možnostem a zdrojům vaší skupiny.

Financování oslav

Pokud nemáte dobře vytvořený srazový fond, budete muset vymyslet, jak vše zaplatit. Budete také chtít mít přehled o výdajích. Zvažte vedení listu Google, kde budete sledovat jednotlivé výdaje a kdo je zaplatil. Listy Google vložte do složky Výdaje, kam můžete nahrávat účtenky.

„Krycí poplatek“

Pokud většinu nebo celé plánování dělá jedna osoba, může být nejjednodušší mít „krycí poplatek“ pro každého účastníka. Ten lze snadno vybrat pomocí online nástrojů pro osobní platby, jako je Google Pay, PayPal, Venmo nebo Zelle. Pokud peníze vybíráte vy, můžete rozesílat výzvy k zaplacení (s následnými upomínkami pro onu zapomnětlivou tetu). Do poznámky k žádosti uveďte adresu pro platbu šekem pro případ, že by chtěli platit raději tímto způsobem.

Fundraisery

Některé rodiny spoléhají na fundraisery během své akce, jako jsou řemeslné aukce, tomboly 50 na 50, tipovací hry nebo benefiční prodej. S některými z nich mohou opět pomoci online služby.

Trička

Některé rodiny si například rády nechají vyrobit trička. Sehnat správné velikosti a vybrat platbu může být oříšek. Proč si tento proces nezjednodušit a neudělat z triček sbírku? Webové stránky s tiskem oděvů na zakázku, jako je například Custom Ink, vám umožní navrhnout si tričko přímo na webu. Shromažďují objednávky a platby – s peněžní odměnou pro vaši skupinu.

Kuchařky

Rodinné kuchařky předávají oblíbené recepty a jsou také skvělým fundraiserem. Shromáždit recepty od příbuzných je už tak dost práce, tak získejte podporu pro jejich vydání. Nakladatelství Cookbook Publishers vytisklo krásnou knihu, kterou navrhla moje tchyně pro padesáté setkání své rodiny. Na jejich webových stránkách si můžete prohlédnout návrhy a ceny a vyžádat si bezplatnou informační sadu. Pokud jste úplní kutilové, vygooglujte si šablonu kuchařky a prozkoumejte možnosti, které by vám mohly vyhovovat.

Sdílení zážitků

Na rodinném srazu vždycky někdo používá fotoaparát – pořizuje sourozenecká selfie, natáčí na video směšné dovádění během závodu trojic a další. Zde je několik nápadů, jak sdílet fotografie a videa se všemi:

Facebooková stránka

Moje rozšířená rodina má soukromou stránku na Facebooku, na kterou jsou pozváni všichni účastníci srazu. Během srazů žádáme ty, kteří pořizují fotografie a videa, aby je zveřejnili na naší stránce. (Zvažte možnost nabídnout cenu za nejlepší nahraný snímek.) To také připomíná těm, kteří se srazu nemohli zúčastnit, o co přicházejí!“

Nástroje Google

Pokud vaše rodina dobře pracuje se sdílenou složkou Google, využívejte ji i nadále a sdílejte v ní fotografie.
Používejte bezplatnou službu pro sdílení fotografií, například Fotky Google , která je přístupná také prostřednictvím aplikace Fotky Google. Nebo zveřejněte svá videa – zejména ten milý orálně-historický rozhovor, který jste udělali s babičkou – soukromě na YouTube a sdílejte odkaz s účastníky.

Vlastní videopříběhy

Vytvořte vlastní videopříběhy z vaší události pomocí bezplatné služby Adobe Spark nebo pomocí bezplatné služby, jako je Animoto. Zkompilujte nejlepší fotografie do „slide show“ a přidejte krátký videoklip strýčka Saula zpívajícího během talentové soutěže. Můžete dokonce přidat oblíbené fotografie společných předků nebo předchozích srazů.

S tolika skvělými online nástroji pro váš příští rodinný sraz může být uspořádání další akce jednodušší, než jste si mysleli. Možná si dokonce budete moci sednout a vychutnat si Kahoot a několik skleniček ananasového party punče.

.