In populaire literatuur op het gebied van leiderschap, management, organisatorische verandering en persoonlijke/professionele ontwikkeling wordt vaak gepleit voor samenwerking en win/win-oplossingen bij het omgaan met verschillen en het oplossen van problemen. Sommige auteurs suggereren dat we deze methode van interactie altijd zouden moeten nastreven. Hoewel samenwerking een wenselijk doel is en veel positieve aspecten heeft, is het niet altijd de beste benadering om de gewenste resultaten te bereiken. Inzicht in de rol van samenwerking bij het oplossen van problemen kan helpen om te bepalen wanneer deze specifieke aanpak moet worden gebruikt.
Samenwerking = Win/Win
Samenwerking wordt omschreven als een win/win-overeenkomst omdat beide partijen volledig tevreden zijn met de oplossing of het resultaat. Het is een integratief proces dat een synergie van ideeën, overtuigingen, en gevoelens kan inhouden, resulterend in een optimaal resultaat. Stephen Covey beschrijft in zijn veelgeprezen boek The 7 Habits of Highly Effective People (De 7 eigenschappen van zeer effectieve mensen) win/win als een “denkkader en hart dat voortdurend streeft naar wederzijds voordeel in alle menselijke interacties. Win/Win betekent dat overeenkomsten of oplossingen wederzijds voordelig zijn, wederzijds bevredigend. Bij een Win/Win-oplossing voelen alle partijen zich goed over de beslissing en voelen zich gecommitteerd aan het actieplan. Win/Win ziet het leven als een coöperatieve, niet als een competitieve arena.” (blz. 207)
Onze neiging om competitief te zijn belemmert inspanningen om samen te werken. Competitiviteit kan instinctief zijn en wordt zeker versterkt bij kinderen als zij strijden om positie, goedkeuring en succes in hun familie, op school en in niet-academische ondernemingen zoals sport, muziek en zelfs videospelletjes. Als volwassenen geloven we ook dat competitie ons prestaties en succes zal brengen. Onze rechtsstrijdige samenleving suggereert dat mensen denken dat ze anderen moeten uitdagen en problemen moeten oplossen door gebruik te maken van confronterende procedures zoals grieven en rechtszaken. Deze sociale dynamiek ontmoedigt vaak de neiging tot samenwerking – wat het tegenovergestelde is van concurreren.
Het streven naar samenwerking vereist een volwassen, ruimdenkend perspectief dat gelooft in het “grotere goed”, in de mentaliteit van overvloed – dat er genoeg is voor iedereen, en dat er meer te halen valt uit samenwerking dan uit wedijver. Een meningsverschil dat begint met partijen die tegenover elkaar staan, kan resulteren in constructieve overeenkomsten wanneer de betrokken partijen ervoor kiezen samen te werken om een oplossing te vinden. De partijen moeten hun emotionele drang om te concurreren en te winnen ten koste van de ander overstijgen. Samenwerking is vaak de aanpak die bij bemiddeling en soms bij onderhandelingen wordt gekozen. Samenwerking is echter niet gemakkelijk. Effectieve samenwerking kan een grote investering van tijd, inspanning, doorzettingsvermogen, creatief denken, en open communicatie vereisen.
Samenwerken is niet hetzelfde als samenwerken, hoewel deze termen vaak door elkaar worden gebruikt in de literatuur over methoden om effectief samen te werken. Samenwerking suggereert dat de betrokkenen ervoor kiezen om op een ondersteunende en behulpzame manier met elkaar om te gaan. Dat is op zichzelf geen samenwerking. Samenwerking kan een dynamiek zijn in drie van de conflictmodi van Thomas-Kilmann – samenwerken, compromissen sluiten en tegemoetkomen. Het is geen element van de andere twee conflictstijlen – concurreren en vermijden. Daarom kunnen individuen samenwerking tonen wanneer zij bezig zijn een compromis te sluiten om een “middenweg” te bereiken. Een partij kan ook samenwerken wanneer hij/zij ervoor kiest zich neer te leggen bij de verlangens van de ander omdat de kwestie het niet waard is om over te strijden. Geen van deze vormen van samenwerking is samenwerking, omdat de resultaten geen win/win zijn.
Effectief gebruik van samenwerking
Samenwerking is hoog in assertiviteit en hoog in samenwerking en werkt het beste wanneer de kwesties waar het om gaat, en de kwaliteit van de relaties, voor beide partijen belangrijk zijn. Dit kan voorkomen in persoonlijke of familieproblemen, interacties op de werkplek, en zakelijke contracten. Gezien de hoeveelheid tijd, moeite, vertrouwen en samenwerking die met dit proces gemoeid zijn, wordt het gewoonlijk alleen aanbevolen wanneer de aard van het probleem als zeer belangrijk wordt beschouwd. Wanneer dit niet het geval is, kunnen andere vormen van conflictoplossing – concurreren, compromissen sluiten, tegemoetkomen of vermijden – geschikter en succesvoller zijn.
Een bereidheid om te vertrouwen en openlijk te luisteren naar alternatieve ideeën en standpunten is essentieel voor een succesvolle samenwerking. Deelnemers moeten gericht zijn op een resultaat dat wenselijk is voor alle betrokkenen en niet alleen op hun individuele doelen. Inspanningen van deelnemers om voorstellen met integriteit en respect te ondersteunen en te confronteren, kunnen een sfeer scheppen die uiteindelijk zal resulteren in een resultaat waar iedereen actief achter kan staan. Soms is het nuttig om een onafhankelijke derde als bemiddelaar in te schakelen om dit proces in goede banen te leiden en constructief vooruit te helpen.
Technieken en vaardigheden die samenwerking vergemakkelijken, zullen het succes van dit proces vergroten. Overweeg het gebruik van het volgende:
- Verklaringen dat de betrokken partijen belang hebben bij het gebruik van een samenwerkingsproces om het probleem uit te werken
- Zorgen dat er voldoende tijd en geschikte ruimte is voor de bijeenkomst(en)
- De situatie als een wederzijds probleem benoemen
- Vermijding van persoonlijke kritiek en schuld
- Bereidheid tot flexibiliteit en openheid bij het zoeken naar de beste oplossing
- Brainstormen en “out of the box” denken om nieuwe ideeën en opties mogelijk te maken
- Reflectief luisteren waarbij elke partij parafraseert wat
- Gebruik van het woord “wij” in plaats van “ik” om wederkerigheid aan te tonen
- Aanmoediging om assertief persoonlijke gevoelens over de kwestie te identificeren en te bespreken
- Identificatie van meerdere ideeën en opties ter overweging
- Verklaringen van de wederzijdse voordelen van mogelijke oplossingen
- Tijd voor partijen om ideeën mee terug te nemen voor reflectie en discussie met belanghebbenden
- Een verbintenis tot resolutie en actie op basis van het besluit of resultaat
De voordelen van samenwerking zijn onder meer:
- Een oprechte inspanning om ideeën duidelijk te presenteren en er actief naar te luisteren
- Objectieve beoordeling van voors en tegens
- Wederzijds leren
- Groei in begrip en waardering van verschillende perspectieven
- Synergie als gevolg van gecombineerde informatie en inspanningen
- Verdieping van respect en versterking van relaties
- Beslissingen en resultaten die van hoge kwaliteit zijn
- Commitment aan de uitkomsten
De Collaboration Conflict Mode en Myers-Briggs Type Voorkeuren
Individuen die een voorkeur tonen voor het gebruik van samenwerking op basis van het Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument hebben de neiging te scoren als Extrovert-Feeling-Judging (E_FJ) op hun Myers-Briggs Type Indicator® profiel. Waarom zien we dit patroon? Laten we kort elk van de Myers-Briggs dichotomieën bekijken en ze in verband brengen met het gebruik van samenwerking als een vorm van conflictoplossing.
Extroversie/Introversie (E/I): Extraverte mensen voelen zich eerder dan introverte mensen op hun gemak bij het bespreken en uitwerken van meningsverschillen. Zij zijn meer geneigd om hun gedachten en gevoelens te delen in een open discussie. Introverte personen zijn eerder terughoudend en zullen problemen eerder vermijden, aanpassen of compromissen sluiten wanneer zij deze keuzes hebben. Daarom zullen extraverte personen eerder geneigd zijn dan introverte om de strengheid van samenwerking na te streven.
Sensing/Intuition (S/N): De Sensing/iNtuition dichotomie lijkt geen significante factor te zijn in de wens om samen te werken. Beide perspectieven zijn waardevol om samen te werken. Sensing helpt om de huidige status en details te beoordelen, terwijl iNtuition bijdraagt aan het kijken naar een toekomstig beeld en de complexiteit daarvan.
Feeling/Thinking (F/T): Individuen met een Gevoelsperspectief hebben de neiging meer gericht te zijn op het effect van uitkomsten en staan wellicht meer open voor nieuwe ideeën als zij kunnen vaststellen dat het effect positief zal zijn. Zij verlangen naar de win/win-oplossing omdat die de mogelijkheid biedt aan de behoeften van beide partijen te voldoen, wat tegemoet komt aan hun verlangen naar harmonie. Denktypes zijn meer geneigd om vast te houden aan hun standpunt gebaseerd op gegevens of feiten en zullen vaker gebruik maken van concurrentie en compromissen dan van samenwerking. Zij worden minder beïnvloed door de impact die de uitkomst zal hebben op de betrokkenen en staan misschien niet zo open voor verandering die de andere partij ten goede komt, en geven de voorkeur aan concurreren of compromissen sluiten.
Oordelend/Onderziend (J/P): Mensen met een MBTI voorkeur voor Judging hebben belang bij het werken aan een oplossing, in tegenstelling tot de Perceiver die meer geneigd kan zijn om het aanpakken van het probleem uit te stellen of te vermijden. Wanneer een persoon met een Judging voorkeur bepaalt dat samenwerking het meest effectieve proces is om het beste resultaat te bereiken, zal hij zich actief inzetten voor dit plan. De kans is groter dan bij Perceivers dat zij zich zullen inzetten om het resultaat te implementeren en de stappen te nemen die nodig zijn om dit te laten gebeuren.
Conclusie
Samenwerking, met een win/win uitkomst, is de ideale methode om meningsverschillen en problemen op te lossen die voor beide partijen belangrijk zijn. Het samenwerkingsproces resulteert vaak in groei in kennis, respect, en begrip tussen de betrokken partijen. Soms leidt de synergie van gedeelde investeringen tot resultaten die beter zijn dan beide partijen zouden hebben bereikt via andere methoden van conflictoplossing. Wanneer er wederzijdse tevredenheid is over zowel het proces als het resultaat, is de kans op een productieve uitvoering van besluiten en plannen veel groter. Bedenk echter dat samenwerking niet de beste aanpak is om alle soorten problemen op te lossen. Zorg ervoor dat de situatie in kwestie belangrijk genoeg is om de investering te rechtvaardigen die nodig is voor het gebruik van samenwerking. Als dat zo is, ga dan voor de win/win!