De Wage and Hour Division van het Department of Labor en de Fair Labor Standards Act schrijven beide voor dat bedrijven loonstrookjes en andere documentatie over werknemers bijhouden. De Internal Revenue Service vereist ook dat u de salarisadministratie van alle huidige werknemers gedurende ten minste zes jaar na beëindiging van het dienstverband bewaart. Werkgevers moeten de compensatie en vrije tijd bijhouden.
Welke loonstrookjes moeten werkgevers bijhouden?
Normaal gesproken houdt u de meeste wettelijk vereiste gegevens bij tijdens het zakendoen, dus om aan de wet te voldoen, hoeft u niet veel extra stappen te ondernemen. Bekijk de gegevens die u al hebt om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de IRS- en FLSA-vereisten.
Registers kunnen in elke vorm worden bijgehouden, ook elektronisch. Voor alle niet-vrijgestelde werknemers en degenen die onder de minimumloonvoorschriften vallen, hebt u nodig:
- Persoonlijke informatie, waaronder de naam van de werknemer, huisadres, beroep, geslacht, en geboortedatum als hij jonger is dan 19 jaar
- Het uur en de dag waarop zijn werkweek begint
- Totaal gewerkte uren elke werkdag en elke werkweek
- Totaal dagelijkse of wekelijkse straight-tijdloon
- Regulier uurloon voor elke week waarin overwerk wordt verricht
- Totaal overwerkloon voor de werkweek
- Totaal uitbetaald loon voor elke loonperiode
- Datum van betaling en loonperiode die wordt bestreken.
Niet-vrijgestelde werknemers
Niet-vrijgestelde werknemers moeten ten minste het minimumloon worden betaald en overuren ontvangen voor alle uren die meer dan 40 per week worden gewerkt. Vanaf 30 november 2016 kan een werknemer vrijgesteld zijn als hij ten minste $ 455 per week op salarisbasis wordt betaald en als hij bepaalde functietaken uitvoert. Deze taken zijn meestal administratief, uitvoerend, of in het management.
Tijdloon is het loon dat wordt verdiend tijdens de eerste 40 uur in een werkweek.
Vrijgestelde werknemers
De registers die nodig zijn voor vrijgestelde werknemers verschillen van die voor niet-vrijgestelde werknemers, en er is speciale informatie vereist voor huishoudelijke werknemers, voor werknemers die werken onder ongebruikelijke betalingsregelingen, voor werknemers aan wie onderdak of andere faciliteiten worden verstrekt, en voor werknemers die orthopedagogisch onderwijs volgen. Als een van uw werknemers in deze categorieën valt, raadpleeg dan een advocaat.
Formulieren die u moet bewaren
Naast de salarisadministratie moet u voor elke werknemer een paar andere documenten in uw bestand bewaren.
- Een ondertekende kopie van zijn W-4-formulier waaruit de federale inhouding blijkt. Werknemers kunnen dit formulier op elk moment wijzigen, dus zorg ervoor dat u het meest recente formulier bijhoudt.
- Een kopie van elk formulier waarop een werknemer looninhoudingen heeft geautoriseerd, inclusief uitkeringen en speciale donaties zoals United Way of andere goede doelen.
- Een kopie van het originele sollicitatieformulier van de werknemer en alle ondersteunende documenten zoals een cv of transcripten.
- Records over wijzigingen in salarisniveaus, inclusief promoties of demoties, en de redenen voor deze acties.
Wat is de beste manier om loonstrookjes te bewaren?
De salarisadministratie, met inbegrip van de documentatie van alle gewerkte uren, wijzigingen in de loonstatus en loonpercentages, moet voor elke werknemer in een apart bestand worden bewaard.
U moet ook een administratie bijhouden van alle wijzigingen die zijn aangebracht in de lonen en voordelen van werknemers, met inbegrip van de instemming van werknemers. U moet een schriftelijke toestemming in het bestand hebben voor elke inhouding op het loon van een werknemer, met uitzondering van FICA-belastingen en beslagleggingen.
Wie mag de werknemersgegevens inzien?
De meeste bedrijven bewaren personeelsdossiers in een afgeschermde ruimte en geven alleen toegang aan personen die ze mogelijk moeten bekijken vanwege hun arbeidsrang of -positie. Geef aan welke werknemers van het bedrijf personeelsdossiers kunnen inzien. De toegang is meestal beperkt tot die van de afdeling personeelszaken en managers en leidinggevenden boven een bepaald niveau.
Werknemersdossiers mogen nooit uit de recordruimte worden verwijderd. In een zeer klein bedrijf kunt u deze dossiers misschien beter in uw persoonlijke kantoor bewaren, of in het kantoor van uw boekhouder als hij zijn eigen afgezonderde ruimte heeft. Werknemers moeten hun eigen dossiers kunnen inzien, maar misschien moet er iemand in de kamer bij de werknemer blijven terwijl zij haar documentatie bekijkt.
Als u meer dan een paar werknemers hebt, wilt u misschien een toegangsbeleid voor personeelsdossiers opstellen, zodat personeelsmedewerkers weten hoe ze op verzoeken moeten reageren.
Verschillende federale en staatsauditors krijgen mogelijk toegang tot personeelsdossiers ten behoeve van audits. U kunt een bevelschrift aanvragen voordat u een auditor toegang geeft tot personeelsdossiers.
Attorneys die werknemers in rechtszaken vertegenwoordigen, kunnen in bepaalde specifieke gevallen toegang krijgen. Een topfunctionaris of de advocaat van de onderneming moet het verzoek van de advocaat verifiëren voordat inzage in dossiers wordt toegestaan, en een bevelschrift of dagvaarding kan ook in dit geval noodzakelijk zijn.