Het beheren van uw inventaris – of u nu één vestiging heeft of tientallen – kan een ontmoedigende taak zijn. Met honderdduizenden producten die elke dag uw vestiging binnenkomen en verlaten, hoe houdt u alles in de gaten? De beste oplossing is om uw koopwaar te organiseren via lot tracking en serienummers om tabbladen te houden op uw gegroepeerde en geïndividualiseerde items.
Met cloud inventory management software van Finale Inventory, kunt u toezicht houden op elk activum en uw magazijnbeheer reguleren. Onze flexibele, veilige en handige oplossingen helpen u problemen binnen het productieproces te herkennen en te elimineren, terwijl u georganiseerd blijft en in lijn met diverse overheidsvoorschriften.
Wat is lot tracking?
Wat is een lot? Partijen – ook wel codenummers, batchnummers of lotcodes genoemd – identificeren een bepaald aantal producten in één groep die gemeenschappelijke eigenschappen hebben. Een gemeenschappelijk kenmerk bij het traceren van loten kan van alles zijn, van het bevatten van hetzelfde materiaal tot het vervaardigd zijn in dezelfde batch. Er is een één-op-veel relatie, aangezien veel producten dezelfde lot-ID kunnen hebben.
Lotnummers combineren numerieke cijfers aan een groep producten die gemeenschappelijke kenmerken hebben, maar er is geen uniforme manier om de cijfers toe te wijzen. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld nummers toewijzen aan hun productbatches op basis van locatie, productiedatum of vervaldatum. Hoe u de nummerreeks ook vaststelt, het is een unieke identificatie die alleen geldt voor die specifieke reeks goederen. Afzonderlijke producten binnen de batch krijgen hetzelfde lotnummer, maar u kunt het lotnummer niet gebruiken voor een andere groep.
Met lot-tracking kunt u de producten van uw bedrijf van begin tot eind of tijdens elke stap in het proces traceren. Vanaf de eerste productiefasen tot aan de aankomst bij de leverancier, distributeur en eindklant kunt u de goederen gedurende hun gehele traject traceren.
Lotnummers kunnen u helpen bij het traceren van kwaliteitscontrole, rapportage, recalls en andere informatie zoals productiefouten. Ze helpen u ook bij het traceren welke klanten bepaalde partijen product ontvangen, evenals de datum van aankoop, verzameltijd, vervaldatums, productiedata en leveranciersinfo. Met de mogelijkheid om details op te vragen over elke groep producten in de toeleveringsketen, kunt u blijven voldoen aan de voorschriften van de U.S. Food and Drug Administration (FDA), de Canadian Food Inspection Agency (CFIA) en de International Organization for Standardization (ISO).
U kunt vaak een productielotnummer vinden op de buitenkant van de verpakking van een item, evenals uw records en voorraadbeheersoftware van Finale Inventory.
Lot Inventory Tracking
Lot inventory tracking is de documentatie van hoe elk goed in en uit de inventaris van uw bedrijf beweegt. Het kan de materialen categoriseren die in uw faciliteit komen om u te helpen een product te vervaardigen, evenals afgewerkte goederen die naar een leverancier of distributeur vertrekken.
Wanneer u elk lotnummer aan uw rapportagesysteem registreert, helpt het u trends binnen specifieke groepen te zien. Het helpt u ook om inzicht te krijgen in de productiestroom en of u winst of verlies hebt gegenereerd. Het ontdekken van gemeenschappelijke patronen, zoals retouren van dezelfde partij, kan wijzen op een defect.
Inventory management software is essentieel als u gestroomlijnde ondersteuning eist, omdat het ideaal is voor multi-channel bedrijven die werken met tal van leveranciers en fabrikanten.
U kunt het idee van voorraadbeheer begrijpen aan de hand van drie concepten:
- Barcodes:Een barcodescanner is een nauwkeurigere en efficiëntere manier om uw voorraad te registreren in vergelijking met handmatige invoer.
- Software voor voorraadbeheer: Het is van essentieel belang om samen te werken met de juiste softwareoplossing die werkt met uw barcodescanner en andere hulpmiddelen. Het voorraadbeheerprogramma kan u op de hoogte houden van afzonderlijke partijen en de inventaris als geheel.
- Lot tracking: Lot tracking is een type software dat speciaal is gemaakt om lot- en serienummers te traceren.
Wanneer u weet waar uw productbatches zich bevinden tijdens het productie- en distributieproces, is het gemakkelijker om met verschillende situaties om te gaan en helpt u verschillende trends te begrijpen.
Wanneer te gebruiken Lot Inventory Tracking
Lotcodes zijn ideaal voor batches producten die u in grote hoeveelheden maakt of ontvangt. Het is eenvoudig om hetzelfde codenummer aan een groep soortgelijke producten toe te kennen en ze samen op te slaan, zodat u ze eenvoudig kunt terugvinden. Het volgen van loten is ideaal voor bedrijven die te maken hebben met bederfelijke goederen, verfpartijen en potentieel schadelijke artikelen. Andere industrieën die baat hebben bij het systeem zijn onder meer de medische en farmaceutische sector, autofabrieken en fabrikanten van kinderproducten.
U kunt vertrouwen op lot tracking voor verschillende toepassingen:
1. Fabric Production
Yarn and fabric use lot tracking in the form of dye lots. Een verfpartij classificeert garen, stof of kleding volgens hun kleuring tijdens hetzelfde proces.
Het verven van stof is echter een methode die niet altijd elke keer dezelfde kleur kan garanderen. Producties van dezelfde kleuren kunnen resulteren in verschillende tinten, zelfs als het afkomstig is van dezelfde rol stof.
Dit komt vaak voor bij het mengen van een nieuwe partij kleurstof en inkt in een poging om een bepaalde kleur te recreëren. Factoren als de temperatuur en de duur van het verven kunnen van invloed zijn op de tint van dezelfde kleur tussen verschillende verfpartijen van een overigens gedupliceerd proces. Daarom geven stoffenfabrikanten elke partij een uniek identificatienummer en stempelen dit op het etiket voordat het wordt verzonden.
2. Distributie van vuurwerk
Het Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives (ATF) eist van importeurs dat zij al het voor distributie geïmporteerde vuurwerk identificeren en bijhouden. Als een vuurwerkimporteur demonstratievuurwerk de Verenigde Staten binnenbrengt, moeten de producten een lotnummer hebben in de vorm van de datum en de shift van fabricage.
3. Productie van levensmiddelen en dranken
Een levensmiddelenfabrikant zou in een shift van acht uur 1.000 flessen ketchup kunnen maken. Elke fles heeft dezelfde lot-ID, die wordt gebruikt om de fabricage- of houdbaarheidsdatum bij te houden.
Melk maakt gebruik van lot-tracking in de vorm van de “houdbaarheidsdatum”. Een partij melk is een reeks afzonderlijke verpakkingen die dezelfde ingrediënten bevatten en een identieke houdbaarheidsdatum hebben, omdat ze samen zijn geproduceerd.
Producenten gebruiken de houdbaarheidsdatum om u te laten weten wanneer de melk op zijn best zal smaken en wanneer winkels moeten stoppen met de verkoop van het karton. Melk is echter vaak nog prima te drinken na de houdbaarheidsdatum met enkele dagen.
Het gebruik van partij-inventarisatie is gunstig voor een reeks fabrikanten. Interne instanties, zoals wettelijke nalevingen, productterugroepingen en kwaliteitsborging, vertrouwen ook op voorraadtracering:
- Wettelijke voorschriften: De FDA en andere organisaties vereisen het bijhouden van partijen voor voedingsmiddelen, geneesmiddelen, vuurwapens, vuurwerk en detailhandelsbedrijven. Onderzoek uw lokale en staatswetten om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de verschillende normen voor het bijhouden van partijen.
- Terugroepingen van producten:Terugroepingen van producten zijn typisch – u kunt ze vaak niet vermijden. Als een recall gebeurt in uw faciliteit, kunt u eenvoudig de recall toepassen op de items met hetzelfde lotnummer als het defecte item in tegenstelling tot het terugroepen van alle producten die u hebt geproduceerd.
- Kwaliteitsborging: Het toewijzen van lotnummers aan goederen helpt bij uw kwaliteitsborgingsprocedure. Als u een defect item vindt bij het testen van verschillende batches, kunt u de groep ervan lokaliseren en die producten uit de lijn trekken als geen van hen aan de normen van uw bedrijf voldoet. Het is gemakkelijker en economischer dan de hele productlijn af te breken.
Wanneer geen partijnummer gebruiken
Als de producten die u vervaardigt een lage kans hebben om terug te keren als gevolg van productiefouten, zijn partijnummers niet nodig. Het zou bijvoorbeeld geen zin hebben om lotcodes te gebruiken als u verbruiksartikelen zoals toiletpapier, papieren handdoeken, pennen en andere niet-bederfelijke goederen opslaat.
Wat is serienummer tracking?
Wat is een serienummer? Serienummering is een reeks unieke identificatiecodes die worden toegewezen aan individuele artikelen binnen een partij producten. U kunt een groep goederen met hetzelfde lotnummer hebben, maar serienummers zullen ze van elkaar onderscheiden. Wat betekent een serienummer in vergelijking met een lotcode? In tegenstelling tot partij-ID’s hebben serienummers een één-op-één relatie, aangezien een uniek nummer bij één enkel product hoort. Er kan geen ander product bestaan met hetzelfde serienummer.
Kunnen serienummers worden getraceerd?
Met het traceren van serienummers kunt u elk artikel traceren vanaf het moment dat het wordt vervaardigd tot het moment dat het wordt geleverd en verkocht. Het identificatienummer dat aan een product wordt gegeven, stelt u in staat de geschiedenis ervan te volgen. Dit nummer helpt bij het bijhouden van gegevens, nauwkeurigheid en naleving, wat vooral van cruciaal belang is voor sterk gereguleerde industrieën die producten met specifieke varianten vervaardigen.
Als er tijdens de productie een variatie optreedt in een van uw onderdelen, helpt het serienummer van het product u het specifieke item met problemen te lokaliseren. Deze vorm van tracking stelt u ook in staat om te zien wat er in voorraad is en tegelijkertijd de details te identificeren van alles wat uw faciliteit binnenkomt en verlaat. Een serienummer geeft alle informatie over een individueel item, zoals de grootte, kleur, configuratie, gewicht en tientallen andere specificaties.
Tracking helpt u zelfs te zien welke goederen populairder zijn dan andere. Deze trends kunnen u helpen bij het aanleggen van voorraden en het voorbereiden van toekomstige productiehoeveelheden. Serienummers verminderen ook verzendfouten, wat vooral van cruciaal belang is voor de medische en farmaceutische industrie.
Bij Finale Inventory kunnen onze cloud inventory management systemen verschillende serienummerschema’s voor een veelheid van bedrijven verwerken.
Wanneer een serienummer gebruiken
Het implementeren van een serienummerreeks binnen uw inventaris is ideaal wanneer uw producten onder garantie vallen of after-sales services ondersteunen. Als een artikel defect is of wordt geretourneerd, beschikt u over nauwkeurige en volledige gegevens om uw klanten te ondersteunen.
Serienummers zullen niet elk product ondersteunen, omdat het proces tijdrovend is. Het zou ook niet zinvol zijn om serienummers te gebruiken voor voedingsmiddelen. In plaats daarvan is het nuttig bij de productie van technologie zoals laptops, mobiele telefoons, koptelefoons en tablets, maar ook auto’s en apparaten. Omdat consumenten bij deze producten vaak om ondersteuning vragen, kunt u hun specifieke koopwaar opsporen om uitzonderlijke service te verlenen:
1. Apparaten
Apparaten hebben serienummers, zodat klanten het juiste reserveonderdeel kunnen vinden door het nummer op de site van de fabrikant in te voeren. Bovendien kunnen bedrijven aan de hand van het serienummer garantieclaims voor elk specifiek apparaat traceren.
2. Auto’s
Auto’s hebben serienummers in de vorm van een voertuigidentificatienummer (VIN). Het VIN van de auto identificeert een specifiek voertuig, waarbij geen twee auto’s dezelfde ID kunnen hebben. Een VIN heeft een totaal van 17 cijfers en letters die elke auto onderscheiden. U kunt het VIN gebruiken om garanties, terugroepacties, registraties, verzekeringsdekking en zelfs diefstal op te sporen.
3. Elektronica
Een serienummer identificeert computers, mobiele telefoons en andere elektronische producten. Het online opzoeken van een specifiek serienummer kan klanten helpen bij het vinden van de software en ondersteuning die nodig is om hun apparatuur optimaal te laten werken.
Bedrijven gebruiken vaak serienummers op producten waarbij het van cruciaal belang is om garantie- en servicekwesties na een verkoop te traceren. U kunt de garantie van een product opzoeken via het serienummer, waardoor u ook zeker weet dat het product dat binnenkomt voor garantie of retour hetzelfde is als het product dat u hebt verkocht. Deze veiligheidsmaatregel voorkomt fraude.
Productcompatibiliteit berust ook op serienummers. Met de codes kunt u onderzoeken of een bepaald product compatibel is met een ander product. Zo kunnen sommige bijgewerkte versies meer compatibiliteit hebben dan oudere.
Hoe helpen serienummers bij het voorraadbeheer?
Serienummers zorgen voor een meer gestroomlijnd en toegankelijk voorraadbeheer dat helpt bij een betere zichtbaarheid en strakkere productgroepering. Wanneer u elk artikel in uw inventaris via het beheersysteem kunt zien, wordt het categoriseren gemakkelijker. Het helpt ook bij het zien van overeenkomsten tussen goederen, evenals het gedrag van bepaalde groepen.
Efficiënt beheer verhoogt de productiviteit en uptime door een vermindering van de gegevensinvoer tijden en minder inventaris fouten. Serienummers geven u nauwkeurigere overdrachts-, verkoop- en orderinformatie omdat elk goed tijdens het fabricageproces wordt gevolgd – vaak via barcodes. Barcodetracking leest het serienummer van een goed, waardoor transcriptie- en communicatiefouten bij het traceren van producten voor productie, bestelling of verkoop worden verminderd of geëlimineerd.
Het traceren van elk product is ideaal wanneer u moet bepalen welk artikel de oorzaak was van een ongeluk. Het volgsysteem helpt leveranciers ook problemen met hun specifieke onderdelen op te merken, zodat ze een recall kunnen uitvaardigen. U kunt defecte goederen snel opsporen en omruilen voor functionerende exemplaren.
Dankzij een optimale inventaris- en kwaliteitscontrole kunt u met serienummers de Inventory Turnover Ratio van uw fabriek berekenen, die aangeeft hoe vaak u uw complete voorraad in een jaar verkoopt. Van daaruit kunt u bepalen hoeveel u moet bestellen en op voorraad houden zonder extreem over of onder te gaan.
Door serienummers te gebruiken, kunt u beter het reilen en zeilen van uw hele inventaris kennen. Cloud management systemen bevatten vitale informatie die helpt bij het plannen en aanpassen van uw productielijnen. U hebt ook toegang tot nauwkeurige historische informatie over individuele producten, zodat u uw inventaris beter kunt beheren en voorspellen. Bij Finale heeft ons voorraadbeheerplatform een volgsysteem voor serienummers dat unieke nummers aan producten kan toewijzen, zodat u elk artikel in voorraad kunt zoeken en sorteren.
Wat is het verschil tussen partijen en serienummers?
Fabrikanten wijzen een partijnummer toe aan een groep producten die een gemeenschappelijke eigenschap hebben. Er is een één-op-veel relatie, omdat meerdere goederen dezelfde lot-ID kunnen hebben.
Een serienummer is voor een individueel artikel. Deze hebben een één-op-één relatie – elk product bezit een unieke reeks cijfers. Serienummers zijn vergelijkbaar met sofinummers in de VS, omdat ze nauwkeurig zijn en soortgelijke producten onderscheiden.
Zowel partijnummers als serienummers worden gebruikt voor traceerbaarheid, alsmede voor het traceren van producten tijdens het ontvangst- en verkoopproces. Ze besparen u tijd en geld en bieden veel voordelen bij het traceren van uw goederen.
Stelt u zich eens voor dat u door dozen of schappen met producten zoekt op zoek naar een bepaald item – het kan eeuwen duren. Maar door te vertrouwen op de voorraadbeheersoftware van Finale Inventory, kunt u binnen enkele seconden vinden wat u nodig hebt. Onze oplossingen helpen u uw voorraad te beheren om over- of onderbevoorrading te voorkomen.
Hoe worden serienummers en partijen bijgehouden?
Hoewel er een groot verschil is tussen partijen en serienummers, worden vergelijkbare tools en processen gebruikt om ze bij te houden. U kunt serienummers en partijen technisch bijhouden met potlood en papier, maar de overgrote meerderheid van de bedrijven maakt gebruik van voorraadbeheersoftware om serienummers en partijen nauwkeurig bij te houden. Niet alle software heeft partij en serienummer tracking mogelijkheden, dus het is van cruciaal belang om deze antwoorden vroeg in uw eerste onderzoek te vinden.
Inventaris complexiteit ontstaat wanneer u een groot aantal partijen of serienummers moet bijhouden. Finale Inventory maakt het gemakkelijk om per-stock-unit informatie bij te houden, van ontvangst of productie tot verzending van de producten. Deze informatie wordt permanent vastgelegd in het systeem, waardoor u snel toegang heeft tot deze informatie voor volledige traceerbaarheid.
Sommige mandaten vereisen dat uw bedrijf nauwkeurige gegevens bijhoudt voor elke unieke lot-ID of serienummer aankoop en verkoop, met name voor medische benodigdheden, vuurwerk, chemische benodigdheden en farmaceutische producten. Finale Inventory is alles wat u nodig heeft voor de naleving van regelgeving documentatie. We genereren een uitgebreid controlespoor van voorraadwijzigingen en zullen nauwkeurig elke verkochte, ontvangen, geproduceerde of geretourneerde partij of serie bijhouden.
Met partijen en serienummers die bestaan uit een lange combinatie van cijfers, is er een grote neiging tot menselijke fouten tijdens het transcriptieproces. Dientengevolge, maken de meeste bedrijven gebruik van een inventarisatieoplossing met barcodescancemogelijkheid om menselijke fouten te elimineren en de identificator te registreren door alleen het barcodelabel te scannen.
Barcodelabels moeten een scanoplossing gebruiken. Veel producten hebben de partij-ID gestempeld of afgedrukt en hebben niet de barcode van de partij, dus het is van vitaal belang om een oplossing voor voorraadbeheer te vinden die barcode-etiketten kan afdrukken.
Finale Inventory is een van de beste bedrijven die zijn uitgerust om barcode-etiketten af te drukken. We creëerden een aanpasbaar systeem dat vele mogelijkheden voor barcode afdrukken heeft. Het maakt niet uit hoe u het lot of serienummer systeem wilt labelen, onze software kan aangepaste categorieën ontwerpen die aan uw verwachtingen voldoen.
Gain a Competitive Advantage With Finale Inventory
Een goede voorraadbeheersoftware is essentieel voor het bijhouden van lot- en serienummers binnen uw activiteiten. Finale Inventory werkt met u samen om oplossingen te ontwikkelen die aansluiten op de behoeften van uw bedrijf. Wanneer u klaar bent, wijzen wij u een customer relationship manager toe die met u zal overleggen en trainen, alsmede uw software zal aanpassen. Wij eisen geen lange termijn verplichtingen – wij bieden een gratis 14-dagen proefperiode voor elk bedrijf dat onze software nog niet heeft geprobeerd.
Kijk naar ons cloud voorraadbeheersysteem of neem contact op met ons uitstekende klantenserviceteam via onze online chat als u vragen heeft. Ons aanpasbare voorraadbeheersysteem is er om uw groeiende bedrijf te ondersteunen.