Wat is een EDI 850?

Wat is een EDI 850?

De EDI 850 is het inkooporder document voor de ANSI X12 transactieset met behulp van EDI technologie. Dit is het standaard formaat voor een elektronische inkooporder bij gebruik van het EDI formaat. EDI staat voor Electronic Data Interchange. Dit document wordt gebruikt om een order te plaatsen voor goederen of diensten. De transactieset bevat:

• De gevraagde artikelen en hun respectievelijke prijzen
• Bestelde hoeveelheden
• Factuurinformatie
• Verzendinformatie
• Verzendinstructies
• Verzendergegevens

De informatie wordt georganiseerd in elementen en segmenten zoals gespecificeerd in de EDI 850 transactieset. Het is van cruciaal belang dat u zich aan de EDI 850 specificaties houdt, aangezien het inkooporderdocument door een computer zal worden verzonden, ontvangen en geïnterpreteerd. Het niet volgen van deze specificaties volgens de geaccepteerde standaarden zal problemen veroorzaken bij verzending en ontvangst – mogelijk fouten veroorzaken of voorkomen dat het document ooit bij de leverancier aankomt.

De verschillende data elementen en segmenten die in een 850 inkooporder voorkomen zijn:

• ISA is de interchange control header. Het markeert het begin van een of meer functionele groepen en controlesegmenten.
• ISA01 – Autorisatie-informatie Qualifier. Code 00 geeft aan dat er geen autorisatie-informatie aanwezig is in I02.
• ISA02 – Autorisatie-informatie
• ISA03 – Security Information Qualifier. Code 00 geeft aan dat er geen beveiligingsinformatie aanwezig is in I01.
• ISA04 – Security Information
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. ‘U’ geeft aan dat de U.S. EDI Community van ASC X12, TDCC, en UCS verantwoordelijk is voor de controlenorm die door het bericht wordt gebruikt.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Code ‘0400’ geeft aan dat de standaard is uitgegeven als ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Code ‘0’ geeft aan dat er geen bevestiging is gevraagd.
• ISA15 – Usage Indicator. Code ‘P’ geeft aan dat de uitwisselingsenveloppe productiegegevens bevat.
• ISA16 – Component Element Separator

GS vertegenwoordigt de kop van de functionele groep. Het markeert het begin van een functionele groep en geeft controle-informatie.

• GS01 – Functional Code Identifier. De code “PO” geeft inkooporder aan.
• GS02 – Application Sender’s Code
• GS03 – Application Receiver’s Code
• GS04 – Date
• GS05 – Time
• GS06 – Group Control Number
• GS07 – Responsible Agency Code is X die staat voor Accredited Standards Committee X12
• GS08 – Version/Release/Industry Identifier Code. De code 004010 geeft aan dat de ontwerpnormen zijn goedgekeurd voor publicatie door ASC X12 Procedures Review Board tot en met oktober 1997.

ST (header van de transactieset) markeert het begin van de transactieset en wordt gebruikt om een controlenummer in te stellen. Bijvoorbeeld: ST*850*05210 geeft een inkooporder aan met een controlenummer van 05210. 850 geeft de transactieset van de inkooporder aan.

BEG begint met het begin van de inkoopordertransactie. Het markeert het begin van die transactieset en geeft identificerende data en nummers. 00 geeft aan dat het om een nieuwe inkooporder gaat, en SA dat het om een zelfstandige order gaat. Het bevat ook het inkoopopdrachtnummer en de datum van uitgifte.

N9 staat voor de referentie-identificatie. “PO” geeft aan dat het om een inkooporder gaat. Het bevat ook het inkoopordernummer.

DTM staat voor date/time qualifier. Deze wordt gebruikt om de relevante data en tijden op te geven, inclusief de datum en tijd waarop de transactie tot stand is gekomen.

MSG staat voor berichttekst om instructies voor verzending en eventuele andere speciale instructies op te nemen.

N1 staat voor meerdere gegevenselementen, waaronder identificatiecodes voor entiteiten, namen, identificatiecode-kwalifiers en identificatiecodes.

N3 vertegenwoordigt adresinformatie voor de organisatie.

N4 is de geografische locatie en omvat de stad, staat en postcode.

PER is de administratieve contactpersoon.

PO1 vertegenwoordigt artikelgegevens van de inkooporder, waaronder regelnummer, bestelde hoeveelheid, meeteenheid en prijs. IN staat voor artikelnummer. VC staat voor vendor catalog number. SN staat voor serienummer.

Het PID-segment bevat de omschrijving van het product.

Het REF-segment is referentie-identificatie om identificerende informatie te specificeren.

SDQ verwijst naar bestemmingshoeveelheid en wordt gebruikt om details te specificeren met betrekking tot de bestemming en de hoeveelheid.

CTT (transactietotalen) toont het aantal regelitems en het aantal bestelde eenheden.

SE (transaction set trailer) specificeert het aantal segmenten in de order en het controlenummer van de transactieset.

GE geeft het einde van een functionele groep aan en verschaft controle-informatie.

IEA vertegenwoordigt de interchange control trailer, die het aantal functionele groepen specificeert die betrokken zijn bij de uitwisseling en de controlenummers die zijn toegewezen door de verzender.

De 850 is de EDI-formaatversie van de tastbare inkooporder in het inkoopsysteem van het bedrijf. Tijdens het EDI-communicatieproces bereidt de inkoper de order voor en laat deze goedkeuren. Na goedkeuring vindt het EDI-vertalingsproces plaats om de inkooporder om te zetten naar een taal die de computer begrijpt, voordat deze naar de leverancier wordt verzonden.

“De EDI 850 inkooporder is vergelijkbaar met het papieren inkooporderdocument. Het verschil is dat de computer alle overdrachten afhandelt om de toeleveringsketen te stroomlijnen en dat het niet nodig is orders via e-mail of fax te ontvangen en de informatie opnieuw in te voeren in meerdere systemen. Dit vermindert fouten en maakt middelen vrij.”

Hoe EDI Transmissie Werkt

Zowel de koper als de leverancier moeten hetzelfde EDI systeem gebruiken om de transmissie succesvol te laten verlopen. Dit is waarom het belangrijk is om te weten welk systeem u gebruikt en om leveranciers te selecteren die hetzelfde gebruiken.

Het computersysteem van de koper stuurt de EDI 850 rechtstreeks naar hun handelspartner via het internet met file transfer protocol (FTP) of door gebruik te maken van een Value-Added Network, of VAN. De VAN dient als de tussenpersoon tussen de handelspartner om de communicatie te vergemakkelijken. De VAN van de koper maakt verbinding met de VAN van de leverancier om de transmissie te starten. De VAN zorgt ervoor dat de EDI 850 wordt verzonden en ontvangen. Het document wordt veilig gehouden gedurende het transmissieproces met een verscheidenheid aan beveiligingsfuncties, zoals wachtwoorden, encryptie en gebruikers-ID’s. De EDI 850 blijft authentiek door een reeks van controle procedures en bewerkingen gedurende het gehele beveiligingsproces.

Transmissie is een kritieke stap en significante fouten kunnen optreden wanneer onjuiste communicatie methoden worden gebruikt.

Een EDI 850 inkooporder uitwisselen Workflow

Wanneer een koper de EDI inkooporder naar de leverancier stuurt, is het een indicatie dat de koper de genoemde goederen en diensten van de leverancier wenst te kopen. Wanneer de leverancier de inkooporder ontvangt, zal deze het document valideren tegen EDI 850 specificaties en antwoorden met hun eigen EDI document, de 855 Purchase Order Acknowledgement.

Als de inkoper een wijziging in de inkooporder moet aanbrengen nadat deze is verzonden en ontvangen door de leverancier, maar voordat de order is uitgevoerd, kan deze een EDI 860 aanmaken en verzenden: Purchase Order Change Request – Buyer Initiated. Dit kan zijn:

• Aanvullende artikelen
• Wijziging van artikelen
• Wijziging van data
• Wijziging van aantallen
• Prijswijziging
• Reschema

Als de koper de wijziging van de inkooporder heeft bevestigd, zal deze een EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change als antwoord sturen. Dit zal de koper waarschuwen voor het feit dat de verkoper de wijzigingen van de koper accepteert of verwerpt. Als de verkoper dat nodig vindt, kan hij de 865 ook gebruiken om wijzigingen in de oorspronkelijke PO aan te vragen, met een andere code dan die gebruikt is om de order te bevestigen.

Wanneer de EDI 850 door de verkoper wordt ontvangen, wordt deze vertaald naar een bruikbaar formaat. EDI-vertaalsoftware dient als interface tussen het document en de infrastructuur van de computer. De vertaalsoftware neemt het EDI document en vertaalt het naar een bruikbaar formaat voor het computersysteem. Vervolgens wordt een mapper gebruikt om het bestand, voorheen het EDI-document, te veranderen in een formaat dat compatibel is met het enterprise resource planning (ERP)-systeem van de verkoper. Op dit punt is de EDI 850 niet langer een EDI document, en is nu een bruikbare inkooporder (net als degene waar de koper mee begon voordat het in EDI formaat werd vertaald) die het bedrijf kan verwerken volgens hun workflow.

De Purchase Order Acknowledgement waarschuwt de koper dat de verkoper de ontvangst van de inkooporder heeft bevestigd. Dit document neemt de noodzaak weg voor de koper om de verkoper te bellen, e-mailen of faxen om er zeker van te zijn dat de bestelling is ontvangen.

In het geval dat de oorspronkelijke inkooporder niet is geaccepteerd zoals deze is, zoals in het geval van artikelen die niet op voorraad zijn, en de leverancier wijzigingen heeft aangebracht, bevat de Purchase Order Acknowledgement deze wijzigingen. Het EDI 855 document bevat:

• Inkoopordernummer
• Verwachte verzenddatum
• Verwachte leverdatum
• Verkopersnummer
• Itemnummers of onderdeelnummers
• Itembeschrijving
• Eenheidsprijzen

Nadat de order is voorbereid, zal het systeem van de leverancier een EDI 856 Advance Ship Notice-document aanmaken en verzenden.

Dit document bevat:

• Verzendingsniveau-informatie, zoals de vervoerder informatie en het tracking-nummer
• Order niveau-informatie, zoals inkooporder nummers
• Item niveau-informatie, zoals items en hoeveelheden
• Pack niveau-informatie, zoals barcodes op item verpakking

De koper zal de items ontvangen en controleert de bestelling om ervoor te zorgen dat alles er is zoals het zou moeten zijn.

De leverancier zal een EDI 810 factuur sturen, die bevat:

• bestelde artikelen en hun kosten
• bestelde hoeveelheden
• betalingsvoorwaarden
• Aangeboden kortingen
• factuur- en verzendgegevens

De EDI 810-factuur wordt geconverteerd naar een factuur die het inkooporderbeheer- en boekhoudsysteem van de koper kan gebruiken, zodat de crediteurenadministratie de betaling aan de leverancier kan verrichten.