Co-employment is een belangrijk type werkovereenkomst voor bedrijven om te begrijpen nu onafhankelijke aannemers een steeds integraal deel van het personeelsbestand worden. Bedrijven moeten zich bewust zijn van de nalevingsproblemen van onafhankelijke aannemers die zich kunnen voordoen bij co-employment-regelingen om juridische en financiële gevolgen te voorkomen.
Wat is co-employment?
Co-employment is een regeling waarbij twee bedrijven beide rechten en plichten hebben als werkgever – het bedrijf behoudt de verantwoordelijkheden voor de taken van de werknemer en de dagelijkse functies, terwijl de co-werkgever personeelsgerelateerde functies zoals de loonlijst beheert. Op deze manier is de werknemer technisch gezien zowel in dienst van het bedrijf als van de mede-werkgever.
In de wereld van de onafhankelijke contracten komt co-employment vaak voor wanneer uitzendbureaus onafhankelijke contractanten in dienst nemen voor hun klanten. Terwijl het uitzendbureau in de eerste plaats verantwoordelijk is voor HR-functies zoals werving, aanwerving en loonlijst, handelt het bedrijf de arbeidsovereenkomst af. In deze situatie, omdat het uitzendbureau en de klant verplichtingen hebben jegens de aannemer, kunnen ze beide worden gezien als een werkgever.
Wat zijn de risico’s van co-employment?
Sommige bedrijven kunnen co-employment gebruiken als een manier om onafhankelijke aannemers in dienst te nemen zonder de extra verantwoordelijkheden van personeelskwesties op zich te nemen, zoals betaling en belastingverantwoordelijkheid. Deze structurele regeling sluit risico’s echter niet uit.
Als de contractant besluit juridische stappen te ondernemen omdat hij vindt dat hij als werknemer moet worden behandeld, of als uw bedrijf wordt gecontroleerd en blijkt onafhankelijke contractanten als werknemers te hebben behandeld of omgekeerd, kunnen zowel uw bedrijf als het uitzendbureau verantwoordelijk worden gehouden en schadevergoeding moeten betalen.
Bijvoorbeeld, als een bedrijf zijn onafhankelijke contractanten als werknemers behandelt – en van hen eist dat ze in teams werken met reguliere werknemers, dezelfde supervisors delen, dezelfde functies uitvoeren, dezelfde uren werken en ter plaatse werken met behulp van de apparatuur en benodigdheden van het bedrijf – lopen ze het risico op klachten, een audit en mogelijk een rechtszaak.
Het is belangrijk om te beseffen dat onafhankelijke contractanten uit verschillende achtergronden komen. Sommigen zullen gemakkelijk een nalevingscontrole doorstaan, terwijl anderen misschien een label van onafhankelijke aannemer hebben geaccepteerd vanwege een economische omstandigheid, maar wel werknemersgericht zijn. Een werknemer die met tegenzin werkt als een onafhankelijke aannemer in een co-employment-regeling kan uw bedrijf blootstellen aan risico’s.
Hoe bedrijven risico’s van co-employment kunnen vermijden
Hoewel een co-employment-overeenkomst bedrijven kan verlossen van enkele van de administratieve lasten van de aanstelling van onafhankelijke aannemers, elimineert het niet de inherente risico’s. Hier zijn vier stappen die u kunt nemen om risico’s van co-employment te vermijden:
Zorg ervoor dat alle onafhankelijke contractanten correct zijn geclassificeerd
Om te voorkomen dat u wordt gecontroleerd op onjuiste classificatie van werknemers, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat elke onafhankelijke contractant die u in dienst neemt, correct is doorgelicht en geclassificeerd. Dit houdt in dat u de federale, staats- en lokale overheidswetten moet begrijpen en naleven – een taak die veel bedrijven uitvoeren door samen te werken met een bedrijf dat gespecialiseerd is in het aannemen van onafhankelijke aannemers, zoals MBO. Als u met een uitzendbureau werkt, zorg er dan voor dat zij een classificatieproces hebben.
Behandel onafhankelijke aannemers niet als werknemers
U en uw team kunnen goede werkrelaties ontwikkelen met onafhankelijke aannemers, maar het is belangrijk om uzelf niet in een werkgever-werknemerpositie te plaatsen. Maak een programma voor het betrekken van onafhankelijke aannemers en informeer uw managers en werknemers over hoe ze met onafhankelijke aannemers moeten omgaan. Hoezeer u de diensten van een onafhankelijke aannemer ook waardeert, ze zijn niet uw werknemer.
Bedenk dat onafhankelijke aannemers hun eigen bedrijfseenheid zijn
Controle is een belangrijke factor bij het bepalen van de werknemersstatus. Medezeggenschapsovereenkomsten beschermen u niet tegen onveilig management van onafhankelijke contractanten. In tegenstelling tot een voltijdse werknemer heeft een onafhankelijke arbeidskracht vrijheid in de manier waarop hij de verplichtingen van het projectcontract nakomt. Tenzij hun werk vereist dat zij ter plaatse zijn, mag u bijvoorbeeld niet eisen dat zij vanuit uw kantoren werken. Vergeet niet dat een onafhankelijke aannemer een bedrijf is en als zodanig moet worden behandeld.
Partner met een gevestigde Independent Contractor Engagement Firm
Partnerschap met een gevestigde firma kan u helpen bij het navigeren door deze processen en procedures, uw risico’s verlagen en helpen bij het op een compliante manier inhuren van onafhankelijk talent. Bedrijven zoals MBO hebben jarenlange ervaring en beproefde methodologieën voor het evalueren en inhuren van onafhankelijk talent voor klanten.
Bij het inhuren van onafhankelijke aannemers is compliance een primaire zorg. Om meer te weten te komen over het verminderen van uw risico, leest u How to Reduce Your Risk of Employee Misclassification.