Welkom een nieuwe klant of klant. Voorbeeldbrief.
Vdere zaken om te overwegen bij het schrijven van welkomstbrieven aan klanten
Welkomstbrieven
Welkomstbrieven zijn brieven die worden geschreven om anderen beleefd te begroeten en voor te stellen aan een organisatie. Ze kunnen worden gestuurd naar nieuwe leerlingen op een school, nieuwe werknemers in een bedrijf, deelnemers aan een conferentie, enz. Het hoofddoel van welkomstbrieven is het moreel van de ontvangers op te krikken en hen te laten weten dat zij nu een belangrijk deel van het team uitmaken. De brieven worden beschouwd als een gebaar van hoffelijkheid en de liefste manier om de ontvanger te tonen dat u zijn/haar aanwezigheid, inspanningen of belangstelling voor iets waardeert. Welkomstbrieven kunnen ook belangrijke informatie bevatten waarvan de ontvangers misschien nog niet op de hoogte zijn.
Wanneer u welkomstbrieven schrijft, is het uw bedoeling dat de ontvangers zich “thuis” voelen. Daarom moet u zo vriendelijk mogelijk zijn. Begin met het officieel voorstellen van de organisatie aan de ontvanger. Bedank hem/haar beleefd en feliciteer hem/haar dat hij/zij deel is gaan uitmaken van het team. Stel de ontvanger gerust dat hij/zij de juiste beslissing heeft genomen door voor uw organisatie te kiezen. Zorg ervoor dat u de ontvanger bij zijn/haar naam aanspreekt. Wees kort en vermeld alleen de noodzakelijke informatie. Sluit de brief af door de ontvanger nogmaals te bedanken en onderteken de brief met uw naam en titel.
Brieven aan klanten
Brieven aan klanten zijn brieven die door bedrijven worden geschreven aan mensen of organisaties die goederen en diensten van deze bedrijven afnemen. Deze brieven kunnen worden gericht aan specifieke klanten of aan alle klanten, afhankelijk van de kwestie. Als u eigenaar bent van een bedrijf, zijn er veel momenten waarop u het nodig vindt om uw klanten aan te schrijven. U wilt bijvoorbeeld verontschuldigingsbrieven sturen voor factureringsfouten, incassobrieven aan degenen die u geld schuldig zijn, follow-upbrieven na bezoeken van eerste klanten, marketingbrieven om conferentie-evenementen te promoten, enz. Voortdurend schrijven naar uw klanten is essentieel omdat het de klanten het gevoel geeft gewaardeerd te worden en de bedrijf-klantrelatie versterkt.
Alle brieven aan klanten zijn formeel. Daarom moet u een professionele toon aanhouden. Spreek de klant aan met zijn/haar naam in plaats van “Geachte gewaardeerde klant”. Bedank de persoon dat hij/zij uw klant is. Breng uw boodschap duidelijk en beknopt over zonder informatie te vermengen. Scheid belangrijke informatie van elkaar en voorzie ze van onderverdelingen. Voorkom dat u de klant afschrikt met gedetailleerde voorwaarden en condities. Zet deze in plaats daarvan op een andere pagina. Vertel de ontvanger hoe hij contact met u kan opnemen en hoe hij de ontvangst van brieven kan stopzetten. Sluit af met een positieve opmerking. Schrijf uw naam op en onderteken de brief met de hand.