Door Devashish Chakravarty
Je hebt misschien de kans om je baas te beoordelen als onderdeel van een opwaartse beoordeling of een 360-graden feedbacksysteem. In het laatste geval beoordeelt u uw baas, collega’s en directe ondergeschikten en zij beoordelen u allemaal terug, waardoor een volledig beeld ontstaat van de beoordeling van elke werknemer. Je baas beoordelen is het lastigst. Hoe blijf je eerlijk en accuraat? Zal het een negatieve invloed hebben op je carrière of relatie met je manager? Hier is wat u kunt overwegen bij het beoordelen van uw baas.
THE CONTEXT
Intentie
De oefening werkt het beste voor u als u werkt vanuit de intentie dat u bereid bent uw baas te helpen zich te verbeteren en effectiever en succesvoller te zijn. Dit werkt ook goed voor het beoordelen van anderen. Bedenk vervolgens wat de bedoeling van uw werkgever is. Is dit een jaarlijkse oefening waarbij de beoordelingen worden geconsolideerd en een samenvatting wordt gegeven aan de persoon voor zijn verbetering? Zo ja, dan komt dit overeen met uw intentie. Als uw bedrijf dit echter gebruikt om de beloning of promotie van uw baas te beïnvloeden, beoordeel uw baas dan niet voor verbetering maar door hem te vergelijken met andere managers. Als het een eenmalige activiteit is die wordt uitgevoerd om beleid en processen te veranderen, beoordeel hem dan vanuit het perspectief van hoe het bedrijf zijn baas meer macht kan geven.
Trust
Houd het professionele of persoonlijke vertrouwen dat in u wordt gesteld in ere. Misbruik van vertrouwen werkt onvermijdelijk averechts en schaadt iemands carrière. Vertrouwen u en uw manager elkaar op professioneel en persoonlijk vlak? Vertrouwt uw organisatie erop dat u uw manager begrijpt? Erken dat de kans om uw baas te beoordelen een versterking van dat vertrouwen is. Het is geen kans om een slechte beoordeling te geven vanwege de onenigheid van vorige week, noch een uitnodiging om een onverdiende hoge beoordeling te geven in de hoop op een promotie als tegengeschenk. Vermijd ook de valkuil van het groepsdenken. Als een paar leden in het team luidruchtig zijn en een sterke positieve of negatieve mening hebben, kan dit u en de groep beïnvloeden en leiden tot een copy-cat rating door iedereen, wat oneerlijk en onjuist is.
Relatie
Wees gevoelig voor uw relatie met uw baas in de context van het beoordelingsproces. Tenzij de beoordeling anoniem is, zal uw baas uiteindelijk toegang hebben tot uw beoordeling, wat op zijn beurt invloed kan hebben op uw relatie. Kies er in zo’n situatie voor om negatieve meningen die u deelt te minimaliseren en te matigen. Als je al een slechte relatie hebt met je baas, kun je feedback met hem of in een openbaar forum, zoals een teamfeedback met HR, beter vermijden.
Gevraagd vs. ongevraagd
Werd er formeel om je rating gevraagd? Zo ja, dan is dat onderdeel van het bedrijfsbeleid. Er zal waarschijnlijk een beoordelingsformulier zijn met verschillende vragen waarin u gevraagd wordt uw baas te beoordelen op een schaal van 5 of 10, met of zonder de mogelijkheid om commentaar te geven. Het formulier kan ondertekend of anoniem zijn. Een moeilijkere situatie doet zich voor wanneer de superieur van je manager persoonlijk of in aanwezigheid van het team om feedback vraagt. Hier wordt uw beoordeling en feedback ook gezien als een weerspiegeling van uw professionaliteit. Ongevraagde beoordeling is wanneer je feedback wilt geven aan je baas, ook al heeft ze er niet om gevraagd. Vermijd in de regel die drang. In zeldzame situaties waar het vertrouwen groot is en je baas er echt op vertrouwt dat je haar rugdekking geeft, geef dan regelmatig feedback nadat je een proces en de context van situatie en project hebt vastgesteld.
De inhoud
Procesdeskundige
Naast de vragen in het beoordelingsformulier, evalueer je je manager op vijf parameters. Ten eerste, volgt hij de bedrijfsprocessen met betrekking tot zaken en mensen? Motiveer uw beoordeling met voorbeelden die op een positieve manier zijn geformuleerd. Schrijf bijvoorbeeld ‘Vergaderingen kunnen van tevoren worden gepland voor betere resultaten’, in plaats van ‘Productieve tijd wordt verspild aan zinloze vergaderingen’.
Richting gever
De belangrijkste rol van een manager is het stellen van meetbare doelen en deadlines voor het team. Wist u wat uw doelen waren? Heeft uw baas haar verwachtingen van u gecommuniceerd? Was het team duidelijk over de missie en had het de kans om deze te verduidelijken?
Feedback spiegel
Na het stellen van doelen, zet uw baas een feedback loop op voor u en het team, om ervoor te zorgen dat iedereen voortdurend op het doel is afgestemd. Dit betekent dat je regelmatig feedback krijgt over hoe je het doet met betrekking tot het bereiken van de doelstellingen. Dit is een maatstaf voor het reactievermogen van je baas en je weet precies waar je staat.
Projectversneller
Jouw manager is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat het team snel vooruitgang boekt. Draagt je baas zijn steentje bij om je werk te versnellen? Hier is een goede bereikbaarheid van je manager belangrijk, zodat je hem direct kunt bereiken voor zowel serieuze problemen als motiverende ondersteuning.
Doelpuntenmaker
Zowel het bedrijf als jijzelf werken en leren het liefst met een manager die succesvol is. Wat waren de resultaten die uw baas in het afgelopen jaar heeft behaald en heeft ze de doelen gehaald? Heeft ze probleemoplossend vermogen? Kan ze snel beslissingen nemen? Hoe gaat ze om met opwaartse druk?
Hoe geef je feedback
PLANNED, PRACTISED, PRECISE
Voordat je feedback geeft, plan je dit eerst op voorhand. Plan de omgeving waarin u met uw baas zult spreken. Oefen vervolgens wat je gaat zeggen. Denk vooruit en bereid je voor met observaties, feiten en voorbeelden terwijl je anticipeert op vragen en antwoorden voorbereidt. Wees scherp en precies in uw bewoordingen.
3 PLUS 1 MINUS
Gebruik voor negatieve feedback de 3-1 regel-drie positieve feedback, één negatieve. Wees feitelijk en waarheidsgetrouw in uw benadering. Bijvoorbeeld: ‘Ik denk dat het geweldig was dat de doelen duidelijk waren, dat er middelen beschikbaar waren en geen bemoeienis van senior managers. Ik denk dat we het beter kunnen doen als we wekelijks met u bespreken hoe we later herwerkingen kunnen vermijden.’
SOLUTION ORIENTED
Deel waarom u graag een verandering zou zien. Beschrijf de uitdaging nauwkeurig en vermijd beschuldigingen. Praat over acties en resultaten die verbeterd kunnen worden zonder mensen als verkeerd te bestempelen en die moeten veranderen. Formuleer de oplossing positief met een focus op verbetering.
Ik VOEL/Ik DENK
Begrijp dat u niet over alle informatie of kennis van omstandigheden beschikt. Dus, om uw feedback effectief te laten zijn, wees niet oordelend. Gebruik werkwoorden in plaats van bijvoeglijke naamwoorden. Bijvoorbeeld: Ik denk/Wat ik zag/Wat ik hoorde. Je kunt eerlijk zijn over je gevoelens: “Ik heb het gevoel dat ik beter presteer en leer als je me laat uitzoeken hoe ik het doel kan bereiken.”
MIND THE FUTURE
Wees respectvol tijdens je feedbackproces. Weet dat als je baas negatief heeft gereageerd op je feedback, je beter je best had kunnen doen om het over te brengen of het misschien helemaal had kunnen vermijden. Zorg ervoor dat je aanpak constructief en professioneel blijft en dat je feedback alleen gericht is op de toekomst.
De schrijver is directeur bij Headhonchos.com en Quezx.com
(Disclaimer: De meningen in deze column zijn die van de schrijver. De hier geuite feiten en meningen geven niet de standpunten weer van www.economictimes.com.)