Paneldiscussies zijn een hachelijke zaak. Ze kunnen zowel heel goed als heel slecht zijn, en alles hangt af van de moderator.
Ga echter niet in paniek. Als u nog nooit een panel hebt gemodereerd en u werd gevraagd om er een te doen, hier is uw bron van wijsheid.
We vroegen drie van onze collega’s – die allemaal doorgewinterde panelmoderators zijn – om een lijst met essentiële tips samen te stellen om een dynamische paneldiscussie met veel impact te leveren. Allemaal beproefd en getest. Probeer en test ze ook.
Doe grondig onderzoek naar het onderwerp
Om een echt goede moderator te zijn, moet je de context volledig begrijpen. Ga dus voor het panel de diepte in en maak je vertrouwd met het onderwerp. Laat je door niets verrassen.
Bekijk, indien van toepassing, de gepubliceerde stukken van je sprekers, zodat je je beter kunt verhouden tot hun argumenten, of verwijs naar hun werk tijdens de paneldiscussie.
Daarnaast is het goed om op de hoogte te zijn van wat er trending is in de industrie. Twitter doorspitten, of een paar nieuwe blogposts van invloedrijke mensen lezen, kan geen kwaad.
Voeg de sprekers voor het panel
Gesprek een week of twee van tevoren met alle sprekers (of doe individuele gesprekken), om het verloop van de paneldiscussie te bespreken.
Vraag hen naar het perspectief dat ze van plan zijn in de discussie te brengen. Dit zal u helpen hun punten beter te begrijpen en meer passende vragen voor te bereiden.
Zoals onze Brand and Communications Director en ervaren facilitator, Kursha Woodgate, zei:
“Het hebben van enige discussie vooraf helpt de moderator om wat achtergrond over elk van de deelnemers te krijgen en geeft het gesprek een natuurlijker stroom.”
Als de tijd, of volle agenda’s, het niet toelaten, spreek dan in ieder geval af op de dag van het panel. Last-minute sync is nog altijd beter dan voor het eerst live op het podium gaan.
Beheer de tijd effectief
Begin altijd op tijd en eindig op tijd. Klinkt eenvoudig, maar met een strak schema en praatgrage panelleden kan dit een hele uitdaging zijn.
Stel eerst een gedetailleerde agenda op: stel een realistisch tijdschema op voor uw opening, inleidingen en uw eigen vragen, terwijl u ook rekening houdt met de vragen van het publiek.
Neem de agenda door met de sprekers voordat de paneldiscussie begint. Vertel ze hoeveel tijd (ongeveer) ze hebben voor elk antwoord en laat ze weten dat je ze gaat onderbreken als ze achterlopen.
Geef inspiratie uit keynote-presentaties en houd de klokteller zichtbaar, zodat zowel jij als de panelleden weten hoeveel tijd je nog hebt.
Begin met een krachtige opening
Een goed ingestudeerde en verfijnde intro werkt als een teaser voor het publiek, en een kick-starter voor de panelleden.
Onze Head of Strategic Partnerships en een doorgewinterde panelmoderator, Juraj Pal, adviseert:
“Nadat ik het publiek heb begroet, deel ik met hen de doelen van het panel en de reden waarom we hebben besloten om het te organiseren. Het helpt om het podium en de context te bepalen voor zowel het publiek als de sprekers.”
Een leuke manier om het panel af te trappen is door een warming-up poll te houden.
Vraag het publiek om hun stem uit te brengen, en als je genoeg input hebt, nodig je de panelleden uit om commentaar te geven op de resultaten. Het is boeiend en brengt een dialoog op gang tussen de sprekers en het publiek.
“Ik stel graag vragen als: ‘Wat komt er in één woord bij u op als iemand ‘bedrijfsbijeenkomst’ zegt?’. Er komen dan allerlei associaties los, waardoor ik veel inzicht krijg in de gedachten van het publiek. Ik gebruik de resultaten graag om de pols van de deelnemers te voelen, en als brug naar het hoofdonderwerp van het panel,” zegt Juraj Pal.
Extra tip: Bereid korte introducties voor elk panellid voor en verwerk ze in je opening. Laat de panelleden zichzelf niet voorstellen, om lange en saaie biografieën te vermijden.
Ben strikt neutraal
Nooit partij kiezen of je eigen mening geven. In de discussie is het de taak van de panelleden om argumenten aan te dragen en vorm te geven, terwijl u, als moderator, ervoor moet zorgen dat de paneldiscussie vlot verloopt en het publiek er het beste uit haalt.
“Vermijd zinnen als, ‘Dat is een geweldig punt’, ‘Briljant’, of ‘Interessant’. Je bent er om het gesprek te vergemakkelijken, niet om het publiek te vertellen wat je denkt dat cool is of niet.
Dergelijke opmerkingen van de moderator kunnen suggestief zijn, en je wilt dat het publiek zijn eigen mening vormt op basis van wat ze horen,” merkte Juraj Pal op.
Knik in plaats daarvan lichtjes, of zeg: “Dank je, Linda, daarvoor”, wat neutraal en low-key klinkt.
Mix in publieksvragen gedurende het debat
Zelfs als je zorgvuldig een set van je eigen vragen hebt voorbereid, blijf niet star vasthouden aan je flow.
Wat een gesprek echt dynamisch maakt, zijn de vragen uit het publiek. Zij zijn immers de belangrijkste reden waarom u het panel bij elkaar hebt gebracht.
Gebruik een Q&A-platform om vragen van de deelnemers in realtime te crowdsourcen en neem de ingediende vragen op in de paneldiscussie. Er zijn twee manieren waarop je dit voor elkaar kunt krijgen.
“De eerste is het continu invoegen van de binnenkomende vragen in de flow.
Deze optie is uitdagender, omdat het goede multitaskingvaardigheden vereist: Je moet de binnenkomende vragen in de gaten houden en tegelijkertijd luisteren naar wat de panelleden zeggen. Maar als je het goed doet, zorgt deze stijl voor een zeer boeiende en inclusieve discussie.
Als tweede optie kun je vragen verzamelen en ze dan behandelen in het speciale Q&A-slot.
Dit werkt goed in de meeste gevallen, maar je loopt het risico het publiek te verliezen, dat de hoofddiscussie moet afwachten voordat je aan hun vragen toekomt. Het is een dilemma dat je moet oplossen voor elk panel dat je modereert,” zegt Juraj Holub, chief meeting designer bij Slido.
Ben niet bang om de panelleden af te kappen
Panelleden kunnen gemakkelijk te veel opgaan in het gesprek en de microfoon in beslag nemen. In dat geval moet je ze tactvol onderbreken om de paneldiscussie gaande te houden.
Het spreekt voor zich dat dit lastig kan zijn, omdat je niet onbeleefd wilt zijn of de sprekers wilt beledigen.
“Verwachtingen scheppen is hier echt belangrijk. Als je de panelleden voor het debat hebt ontmoet, vergeven ze het als je ze onderbreekt. Dit helpt ook een beetje om een goede verstandhouding op te bouwen, zodat jij dit gemakkelijker vindt en de panelleden het eerder zullen accepteren,” merkte Kursha op.
Volg het zinnenpatroon van mensen en interrumpeer waar nodig. “Ga voor zachte versterkende uitspraken zoals: ‘Dus wat je zegt is…’, of geef de stem door aan een andere panellid met: ‘Dank je, Mike. Jane, ik weet dat jij hier ook enige ervaring hebt…’.
Subtiele lichaamstaal werkt ook magisch. Probeer een handgebaar dat eruit ziet alsof je iets wilt bijdragen, of kijk de panellid in de ogen en haal diep adem alsof je iets wilt zeggen”, adviseert Kursha.
Sluit het panel af met een pittige vraag
Wanneer de tijd van je panel bijna om is, zorg er dan voor dat je de discussie zinvol afsluit. Een krachtig slot is even belangrijk als een krachtige opening.
Stel een laatste, afsluitende vraag en nodig de panelleden uit om deze beurtelings te beantwoorden.
Om ervoor te zorgen dat de paneldiscussie niet nog eens tien minuten aansleept, stel een vraag die aanspoort tot snelle, to the point antwoorden. Laat u inspireren door politieke debatten, waar een moderator de deelnemers uitnodigt om hun argumenten in een snelle slotverklaring af te ronden.
Probeer iets als: “Aangezien we bijna geen tijd meer hebben, wil ik u vragen om in 30 seconden te zeggen wat de belangrijkste boodschap is die u het publiek wilt meegeven.” Of: “Wat is het laatste advies dat u het publiek zou willen geven?” Vergeet niet om de duur van het antwoord van elke panellid in de gaten te houden.
In een laatste paar seconden, bedank zowel de sprekers als het publiek voor hun deelname.
Wrap up
Hoewel het modereren van een panel een lastige klus kan zijn, zal de beloning voor een goed uitgevoerde klus een boeiend, dynamisch gesprek zijn dat waardevol is voor zowel het publiek als de panelleden zelf.
We hopen dat u deze tips nuttig vond en dat ze u zullen helpen uw eerste paneldiscussie te nagelen. Veel succes!