Hoe vaak hebt u Microsoft Word, Excel of Outlook niet gebruikt en gedacht: “Ik wou dat het programma dat kon doen”? Met “dat” wordt dan bedoeld dat het programma, om wat voor reden dan ook, functies bevat die niet zijn opgenomen in de producten die door Microsoft worden verkocht? Uw wens is uitgekomen, met een product genaamd Kutools dat veel van de functies toevoegt die ontbreken in de Microsoft Office Suite.
Ik ontdekte Kutools uit frustratie. Ik kan me nog zo vaak mijn frustratie herinneren over de wens dat Word, Excel of PowerPoint iets konden doen wat voor de hand lag, maar niet in het programma was opgenomen. Bijna elke keer dat ik naar een oplossing zocht, kwamen de zoekresultaten uit op programma’s met de naam Kutools, beschikbaar op de toepasselijk genaamde ExtendOffice website.
Ten slotte besloot ik Kutools te proberen. Nu gebruikt mijn hele kantoor het product. Hoewel Kutools niet alles doet wat we willen, voegt het zoveel functies en opties toe dat het moeilijk te geloven is dat de programmeurs bij Microsoft ze ofwel allemaal hebben weggelaten, ofwel de functies zo moeilijk te vinden hebben gemaakt dat je ze uiteindelijk nooit gebruikt.
Hoe Kutools Helpt
Wat bedoel ik? Hoe zit het als je meerdere lijsten samengevoegd in een Microsoft Excel-spreadsheet? Sommige waren geformatteerd met allemaal hoofdletters, andere waren kleine letters en sommige leken te zijn geformatteerd door gremlins? Het enige wat u wilde doen was de hoofdletters van elk woord veranderen in hoofdletters. Word kan dat, maar Excel niet.
Of hebt u ooit een groep cellen of een spreadsheet in Excel willen coderen? Of frustreert het beperkte vermogen van Excel om gegevens te filteren u?
Daarnaast kunt u de frustraties van Microsoft Word bekijken. Zou het niet leuk zijn om een document te hernoemen of een selectievakje toe te voegen met één klik? Of denk aan documenten die u hebt gemaakt vanuit andere programma’s die willekeurige pauzes, inspringingen en andere ergernissen in Word bevatten. Zou het niet handig zijn om alle sectie-einden, of zelfs al die pauzes, met één klik te kunnen verwijderen?
Een andere veelgehoorde klacht over alle Microsoft Office documenten is dat ze elk in een apart venster worden geopend, terwijl het zoveel gemakkelijker zou zijn om ze in tabbladen te openen. Als u toch bezig bent, zou het dan niet nog beter zijn als u ook de tabbladstijl zou kunnen wijzigen, zodat u de tabbladen gemakkelijker kunt zien?
Dit is slechts een kleine greep uit alle toegevoegde hulpmiddelen en functies die beschikbaar zijn via ExtendOffice en Kutools. Wanneer u Kutools aanschaft, worden bovendien twee tabbladen op de linten van Excel en Word geïnstalleerd, een met de naam Kutools, de andere met de naam Enterprise in Word of Kutools Plus in Excel.
Het tabblad Kutools bevat de programmaspecifieke functies. Zoals de ExtendOffice-website uitlegt, combineert Kutools voor Excel meer dan 300 geavanceerde functies en hulpmiddelen in één ongelooflijk handige invoegtoepassing die u tijd en moeite zal besparen. Op dezelfde manier is Kutools for Word een even krachtige add-in die veel tijdrovende bewerkingen bevat die Word-gebruikers voortdurend uitvoeren.
And There’s More
Kutools for Outlook is even nuttig. Bijvoorbeeld, veel Outlook-gebruikers hebben geen Exchange Server, dus het is moeilijk om “out-of-the-office” berichten te maken. Niet met Kutools for Outlook, die maakt dat gemakkelijk. Kutools for Outlook kan ook automatische carbon kopieën of blinde carbon kopieën maken, kan dubbele contacten en taken verwijderen, en heeft de mogelijkheid om gebruikers in staat te stellen meerdere e-mails tegelijk te beantwoorden of door te sturen.
Als dit niet genoeg is om uw interesse te wekken, overweeg dan het Kutools deelvenster, dat Word AutoTekst uitbreidt en weergeeft, waardoor het gemakkelijker wordt om AutoTekst, Bladwijzers en Bijschriften te maken, te categoriseren en te gebruiken. Voor Excel-gebruikers is het deelvenster Kutools Navigation gevuld met handige functies. De sectie Werkboek & Blad toont alle open werkmappen en spreadsheets, terwijl de sectie Autotekst het mogelijk maakt om eenvoudig grafieken, clip art, formules, afbeeldingen en gegevensbereiken te maken. Andere secties vergemakkelijken de weergave van het volledige bereik van namen en kolommen en maken het gebruik van zoeken en vervangen eenvoudig.
Omdat we Word en Outlook meer gebruiken dan Excel in ons kantoor, maken we regelmatig opmerkingen over hoeveel functies Kutools heeft voor deze programma’s. We zijn bijvoorbeeld dol op de functie Lijst omzetten in tekst, waarmee een lijst met opsommingstekens of genummerde alinea’s (die automatisch kan worden gewijzigd wanneer u een alinea toevoegt) wordt omgezet in tekst, waardoor de vervelende neiging van Word om alinea’s te hernummeren waarvan u wilt dat ze genummerd blijven, zoals delen van een samenvatting of contract die zijn afgerond, wordt voorkomen. Deze functie maakt het ook gemakkelijker om tekst onder genummerde koppen toe te voegen zonder per ongeluk andere alinea’s te nummeren.
De tabbladen Enterprise of Kutools Plus bevatten een breed scala aan extra functies. In Word kunt u bijvoorbeeld documenten beheren, een of meer documenten converteren van .doc- naar .docx-indeling, problemen met hyperlinks verhelpen of korte laatste regels elimineren die er vaak toe leiden dat Word-documenten een laatste pagina met slechts één regel tekst afdrukken. In Excel bevat het tabblad Kutools Plus talrijke extra Excel-opties, waaronder opties die het filteren en analyseren van spreadsheetgegevens veel eenvoudiger maken.
ExtendOffice biedt vijf producten: Kutools voor Excel, Office Tab, Kutools voor Outlook, Kutools voor Word en Classic Menu voor Office. Office Tab maakt het gebruik van tabbladen in Microsoft Office mogelijk, zodat de programma’s documenten en spreadsheets kunnen weergeven in de tab-indeling die door webbrowsers wordt gebruikt. Belangrijk is dat u deze optie kunt uitschakelen vanuit het Office Tab Center of selectief kunt kiezen om een document met een eerder tabblad in een eigen venster te openen. Tot slot, voor gebruikers die terugverlangen naar de dagen voor de lintbalk, herstelt Classic Menu het uiterlijk en de menu’s van Office 2003. De ExtendOffice website bevat ook nuttige Tips and Tricks, evenals tutorials die veel van de functies van het programma demonstreren.
Kosten
De verschillende Kutools producten worden gelicenseerd op basis van het aantal gekochte gebruikerslicenties, met aanzienlijke kortingen voor grotere volumeaankopen. Op het moment dat deze column wordt geschreven, kosten afzonderlijke licenties van Kutools voor Excel, Word of Outlook $ 39 per stuk, Office Tab $ 29, Office Tab Enterprise $ 39, Classic Menu voor Office $ 29,50, Classic Menu voor Office Enterprise $ 35, en Classic Menu voor Office Home and Business $ 25. Er zijn ook aanzienlijke kortingen beschikbaar voor multiproductlicenties.
Totdat Microsoft’s ontwerpers deze broodnodige functies in hun producten opnemen, is de Kutools Suite een uitstekend, en relatief goedkoop, alternatief dat tijd zal besparen – en tijd is geld.