Als je al langer dan een maand in het bedrijfsleven zit, heb je waarschijnlijk wel eens te maken gehad met een terugboeking van een of andere betaling. Sommige terugboekingen (ik kijk naar u, chargebacks), zijn zo wijdverbreid dat ondernemers ze elke maand in hun uitgaven moeten opnemen.
De frequentie van terugboekingen van betalingen is gekoppeld aan een interessante kruising van technologie, wetgeving en product / markttype. Als uw online winkel geen goed werk levert met zijn beschrijvingen, kunt u te maken krijgen met meer betalingsstorno’s. Of als uw product duur is en sterk op maat gemaakt (denk aan high-end matrassen of muziekinstrumenten), kunnen retouren vaker voorkomen.
Sommige terugboekingen van betalingen zijn gewoon normale zaken. Andere kunnen worden uitgebuit door frauderende klanten, maar de last van het terugdraaien van betalingen wordt vaak bij bedrijven gelegd. De grote credit card netwerken (Mastercard, Visa, enz.) hebben meer stimulans om hun klanten te bevoordelen, en het is aan u om terug te vechten wanneer dat nodig is. Hoe meer systemen en processen je hebt, hoe beter je zult zijn in het bewijzen wanneer een terugboeking fout is.
Het ervaren van consistente betaling terugboekingen kan super frustrerend zijn. Gelukkig zijn er manieren om terugboekingen te bestrijden, en het begrijpen van de verschillende soorten en hoe ze zich voordoen is uw eerste stap om dit te doen.
Wat betekent terugboeking van betalingen?
Betaling terugboeking is een beetje een brede term. Het gaat ook onder vele namen: credit card reversal, reversal payment, etc.
Een betaling wordt teruggedraaid wanneer het geld dat een kaarthouder heeft gebruikt in een transactie wordt teruggestort naar de bank van de kaarthouder. Dit kan worden geïnitieerd door de kaarthouder, de handelaar, de uitgevende bank, de wervende bank, of de kaart vereniging.
Gemeenschappelijke redenen waarom de betaling wordt teruggedraaid optreden:
- Het item bleek te zijn uitverkocht.
- De klant probeert fraude te plegen.
- De klant veranderde van gedachten na het bestellen.
- Het product was niet wat de klant verwachtte als gevolg van slechte beschrijvingen of onbetrouwbare verkoop.
- Het verkeerde bedrag werd in rekening gebracht.
- De transactie was dubbel.
Er zijn drie veel voorkomende takken waarin betalingsomkeringen vallen:
Payment Reversal Type #1 – Authorization Reversal
Authorization reversals keren een betaling terug voordat deze officieel doorgaat.
Authorization reversals zijn de snelle oplossingen van betalingsomkeringen. Het ACH (automated clearing house) netwerk is traag en beperkt, dus het is normaal dat transacties vooraf worden geautoriseerd. Met andere woorden, een transactie kan worden geïnitieerd, zelfs als het adres of andere informatie onjuist is.
Als u of uw medewerkers iets onjuists opmerken na het indienen van het autorisatieverzoek, kunt u uw bank bellen om de transactie te stoppen. Dit staat bekend als een autorisatie omkering, en het is zeer te verkiezen boven een toekomstige terugboeking of restitutie. Hoe verder een betaling op zijn weg naar voltooiing komt en hoe meer entiteiten ermee communiceren (uitgevende bank, kaartnetwerk, enz.), hoe meer gedoe het is om terug te nemen.
Authorization reversals zijn beter voor de klant, verknoeien uw verkoopgegevens niet, en verminderen de kosten in verband met chargebacks door de betaling vroegtijdig te stoppen.
Over het algemeen zijn autorisatie-omkeringen snel en in winkels vermeld in het bijzijn van de klant. Als u het probleem onmiddellijk aan te pakken en laat de klant weten dat alle kosten die ze zien zal kort daarna weg zijn, heb je een betere kans dat ze gewoon swipen en proberen de transactie opnieuw met de juiste informatie. Wees snel, en wees hoffelijk!
Payment Reversal Type #2 – Refund
Refunds draaien een betaling terug nadat de transactie is voltooid, maar voordat de klant een officieel geschil heeft ingediend.
We kennen allemaal refunds. Dit is wanneer er iets mis is met het product of de aankoop en een klant belt uw bedrijf om hun geld terug te krijgen.
In plaats van alleen het annuleren van de transactie zoals een autorisatieverzoek, een terugbetaling voltooit de transactie in omgekeerde richting. Het is alsof de wervende bank nu de kaarthouder betaalt in plaats van andersom. Het wordt behandeld als een nieuwe, aparte transactie. Houd er rekening mee dat terugbetalingen geen neutrale overeenkomst zijn. Niet alleen verliest u als ondernemer de verkoop van het product, u moet ook de kosten betalen (interchange, enz.) die onderweg ontstaan.
Betaling omkeren Type # 3 – Chargeback
Chargebacks zijn wanneer een klant zijn bank belt en een geschil tegen uw transactie indient.
En nu kunnen we het hebben over de gevreesde chargeback.
Als authorization reversal en refunds buiten beeld zijn, of als een klant gewoon besluit om rechtstreeks naar hun bank te gaan, krijgt u te maken met een chargeback. Niet alleen chargebacks maken je verliest inkomsten op het product, de vergoedingen, de scheepvaart, enz., moet u ook betalen extra, chargeback-specifieke fees.
Chargebacks zijn misschien wel de vloek van veel ondernemers bestaan. Ze zijn niet gemakkelijk te bestrijden, ze zijn duur, en het proces kan verwarrend en frustrerend zijn. Het is moeilijk om erachter te komen wat een eerlijke chargeback is en wat fraude is, en je bent verantwoordelijk voor het terugvechten tegen chargebacks.
Als ondernemer, zul je te maken krijgen met:
- Verliezen van inkomsten
- Betalen voor verzendkosten
- Herstel of verbeurdverklaring van verkochte producten
- Het opeten van transactiekosten die zijn gemaakt tijdens de fraude.
- Het indienen van een claim en het betwisten van chargebacks.
Als u genoeg chargebacks oploopt, kunt u door de kaartnetwerken worden gemarkeerd en geen creditcards meer kunnen accepteren, dus er is een duurzaamheids- en reputatierisico inherent aan elke chargeback.
Je beste gok is om proactief te zijn en de strijd met hen aan te gaan, een intern systeem van processen en beste praktijken te ontwikkelen om het aantal terugboekingen te verminderen en gemakkelijk te identificeren welke frauduleus zijn.
10 manieren om terugboekingen van betalingen te verminderen
Reken niet op het elimineren van terugboekingen van betalingen uit uw bedrijf, maar het verminderen van uw terugboekingen van betalingen kan worden bereikt door een combinatie van grondige betalingstechnologieën en best practices van uw medewerkers.
Just het hebben van een waterdicht betalingssysteem is niet genoeg, omdat veel terugboekingen en betalingsomkeringen te wijten zijn aan menselijke fouten.
Met dat in gedachten, hier zijn tien manieren waarop u een grote deuk in de jouwe kunt maken. Voor de eerste zes, controleer dan met uw POS provider om ervoor te zorgen dat uw software heeft deze systemen ingesteld in place.
#1 – Koppel uw autorisatie verzoek om toekomstige transactie berichten
Een transactie identifier of (TID) zorgt ervoor dat bepaalde verzoeken en hun gerelateerde berichten bij elkaar blijven.
#2 – Gebruik een oppervlakte trace audit number.
Dit hecht een nummer aan alle communicatie met betrekking tot een bepaalde transactie.
**
#3 – Zorg ervoor dat uw systeem retrieval referentienummers levert.**
Dit koppelt geschatte verkoop aan de oorspronkelijke autorisatieaanvraag van de klant.
#4 – Zorg ervoor dat uw systeem een indicator voor autorisatiekenmerken heeft.
Geeft een geschatte incrementele/geschatte transactie totaal.
#5 – Houd uw duur veld
Dit is het totaal aantal dagen wanneer kosten zullen worden getabelleerd. Het helpt u om uw klanten te informeren over wat te verwachten en wanneer.
#6 – Transactiegegevens Prompt indienen
Verreken uw transacties zo snel mogelijk om ervoor te zorgen dat u niet tegen lege betaalrekeningen aanloopt of mensen vergeet wat bepaalde kosten zijn.
#7 – Gebruik duidelijke Billing Descriptors
Een billing descriptor verschijnt op het afschrift van een klant als de naam van een transactie. Zorg ervoor dat de jouwe is gemakkelijk te lezen, iets als BELGACOFFEE in plaats van 35030BE.
#8 – Bevestig de verwachte Clearing Date
Stel een geautomatiseerde e-mail die de aankoop van een klant bevestigt en wanneer ze kunnen verwachten om die fondsen op te nemen. Dit helpt de klant herinneren wanneer en wat ze gekocht en helpt hen goed voor te bereiden op de withdrawal.
#9 – Gebruik Incrementele & Geschatte Autorisaties wanneer dat nodig is
Als uw bedrijf is in de verhuur of iets dat het uiteindelijke tarief wordt bepaald door de tijd in plaats van upfront, moet u overwegen het gebruik van incrementele machtigingen. Deze in principe blijven transacties overuren in te stellen in plaats van te wachten tot het einde om een grote lading klap op een kaart – het verminderen van de pijn van een chargeback.
#10 – Proces Autorisatie Verwijzingen snel
Als je ontdekt elk type van fout tijdens de transactie, wacht dan niet op een chargeback op te treden. Ga je gang en keer het om als een autorisatie omkering. Dit zal helpen het geld terug te keren naar de rekening van de klant snel en hen aanmoedigen om de transactie opnieuw te proberen.
Overnieuw, betaling omkering of credit card omkering is een ietwat brede term, maar of je nu te maken met autorisatie omkeringen, restituties, of chargebacks, ze hebben allemaal verschillende toepassingen en gevolgen voor uw bedrijf.
Voor alles, wees snel, en wees slim. Wacht niet tot de problemen naar je toe komen!
Met Tidal, we eigenlijk wijden een officiële chargeback assistent aan uw team wanneer u gebruik maakt van onze merchant services. In plaats van jezelf super dun en het oppakken van extra verantwoordelijkheid, waarom niet krijgen een expert om u te helpen vechten, terwijl bespaart tot 35% op de verwerking van vergoedingen?