Online hulpmiddelen voor het plannen van een familiereünie

Het plannen van een familiereünie is een hele klus, maar iemand moet het doen – en in uw familie bent u dat misschien wel. Als dat zo is, neem dan de eerste belangrijke stap: Open uw webbrowser. De hulp die u zoekt kan slechts een paar klikken verwijderd zijn – en betrouwbaarder dan uw neef Fred (zegen zijn hart).

Een hele reeks gratis, handige online tools maken de planning van de familiereünie eenvoudiger van begin tot eind, van het verzamelen van de gastenlijst tot het delen van onbetaalbare videobeelden achteraf.

In veel gevallen kunt u online platforms gebruiken die u misschien al goed kent, zoals Google Drive , Google Maps en Pinterest. Zelfs als u een nieuwe site of app moet leren, zult u er waarschijnlijk andere geweldige toepassingen voor vinden lang nadat uw familiebijeenkomst is afgelopen.

Het maken van uw gastenlijst

Wanneer u begint met het genereren van uw gastenlijst, komt u er misschien achter dat uw adresboek (als u er nog een hebt) triest verouderd is. Misschien heeft u geen contact meer met een nicht sinds ze naar school ging, in het leger ging, trouwde, scheidde, of die baan in Topeka nam… of was het Toledo?

Voordat u nieuwe contactgegevens voor iedereen vindt, maakt u een hoofdlijst van iedereen die u wilt uitnodigen. Dit is gemakkelijk te doen in Google Drive. Vanuit , klik op Nieuwe > Google Sheets om een lege spreadsheet te maken. Maak kolommen voor namen en verschillende soorten contactgegevens, omdat u waarschijnlijk verschillende mensen op verschillende manieren zult bereiken, van sociale media tot traditionele post (afbeelding A). Als je het nodig hebt, zoek dan een YouTube-tutorial over het gebruik van Google Sheets.

Ik stel voor om een kolom toe te voegen voor de primaire contactmethode, zoals post, e-mail of Facebook. Op die manier kunt u, wanneer u klaar bent om berichten te verzenden, die kolom sorteren om contactmethoden samen te groeperen, en vervolgens eenvoudig alle enveloppen adresseren of een groepsmail verzenden. (U kunt een kolom met e-mailadressen rechtstreeks in een Gmail-e-mail kopiëren en plakken.)

Deel dit bestand met iedereen die u kan helpen bij het verzamelen van contactgegevens. Google Drive slaat uw wijzigingen direct op; medewerkers zien ze zelfs als ze het bestand op hetzelfde moment hebben geopend. Nu is het tijd om de huidige contactgegevens van iedereen te verzamelen. Online tools om te proberen:

Facebook

Facebook is een goede plek om te beginnen, aangezien ongeveer 70 procent van de volwassen sociale-mediagebruikers erop zit. Stuur uw familieleden een bericht om te vragen welke vorm van contact zij prefereren. (Scroll door hun berichten om de naam van een echtgenoot of kleinkind te weten te komen. Blader door hun vriendenlijst om meer familieleden te vinden.

Messenger

Zelfs als u Facebook niet gebruikt, kunt u Facebook’s Messenger of de Messenger-app (iOS, Android) gebruiken om contact te leggen: 1,3 miljard mensen over de hele wereld chatten op deze manier.

Whitepages

Overweeg te investeren in een proefabonnement of een abonnement van een maand op Whitepages om ongrijpbare familieleden te vinden. Dit is een online equivalent van gedrukte telefoongidsen. Het kan u helpen adressen en telefoonnummers (mobiele en vaste) te vinden. Soms worden zelfs andere huidige of vroegere gezinsleden vermeld, zodat u kunt bevestigen dat u de juiste persoon hebt.

Webbrowser

Of u kunt het eenvoudig houden door uw favoriete webbrowser te gebruiken om naar lang verloren verwanten te zoeken. Voer een naam in plus alles wat je over iemand weet: baan, school, locatie, zelfs een hobby. Misschien kom je op een LinkedIn-profiel, een vermelding op een bedrijfswebsite of iets wat ze op een fan- of hobby-site hebben geplaatst. Weet u niet zeker of een familielid is overleden? Google hun naam, woonplaats en het woord rouwadvertentie om te zien of er een tevoorschijn komt.

Uitnodigen van uw familieleden

De manier(en) waarop u familieleden formeel uitnodigt voor uw familiebijeenkomst hangt af van de manier waarop zij het liefst contact opnemen. Overweeg het gebruik van online evenemententools zoals:

Facebook-evenementen

Evenementen op Facebook zijn een optie, vooral als uw familie voldoende leden heeft die Facebook regelmatig gebruiken. Maak een besloten Facebook-evenement en nodig ze allemaal uit. Niet-Facebook-gebruikers kunt u ook per e-mail uitnodigen.

Evite

Evite maakt het eenvoudig om e-uitnodigingen te maken en deze per e-mail of sms te versturen. Houd de RSVP’s bij en vraag de deelnemers om iets mee te brengen (zoals een potluck-maaltijd). Je kunt zelfs direct in de uitnodiging om een financiële bijdrage vragen om de kosten van de reünie te helpen dekken. Evite heeft verschillende leuke familiereünie-ontwerpen, waarvan sommige gratis zijn en andere een betaling of abonnement vereisen.

Paperless Post

Paperless Post is een andere freemium-uitnodigingssite met tonnen stijlvolle, aanpasbare ontwerpen (inclusief ontwerpen met uw eigen familiefoto). Stuur een “Save the Date”-aankondiging en laat de details volgen in een uitnodiging. Verzamel de RSVP’s en verzamel postadressen voor eventuele vervolgcommunicatie. Tegen een vergoeding kunt u ook vragen om gedrukte versies van deze uitnodigingen per post te versturen – perfect voor familieleden die niet online zijn.

Bedenk dat online uitnodigingen voor evenementen niet effectief zijn als uw familielid niet op die manier communiceert. Sommige mensen controleren e-mail, maar vinden het misschien niet prettig om door te klikken naar uw uitnodigingssite. Overweeg dus een alternatieve vorm van contact op te nemen in het bericht dat ze per e-mail ontvangen. Bijvoorbeeld: “RSVP door hier te klikken of door te bellen naar 555-123-4567.”
Gebruik de website van uw evenement om de niet-reageerders op te volgen; probeer het op een andere manier als ze nog steeds niet antwoorden. Vergeet niet dat deze sites alleen RSVP’s bijhouden voor degenen die u via het platform hebt uitgenodigd, dus voeg een kolom toe aan uw hoofdspreadsheet met genodigden om alle RSVP’s bij te houden.

Plaats kiezen

Als tante Pat haar achtertuin weer beschikbaar heeft gesteld, hoeft u niet te beslissen over een reünielocatie.

Vakantiehuis

Het huren van een compleet vakantiehuis is een goede optie voor kleinere groepen, als je van het concept van all-inclusive, gedeelde ruimte houdt (parkeren, keuken en eetfaciliteiten, overdekte ontmoetingsruimte en slaapkamers). Verhuursites zoals AirBnB, HomeAway en Vrbo bieden veel grote huizen; zoek op locatie en het aantal gasten.

Campgrounds en RV Parks

Campgrounds en RV Parks zijn rustieker, maar kunnen ook buitenattracties hebben. Groepsterreinen kunnen heel geschikt zijn om overdag te gebruiken, zelfs als uw hele groep niet wil kamperen. Zoek op sites als Campendium, Campground Reviews en GoCampingAmerica.com naar locaties en voorzieningen.

Rental Spaces

Parken met paviljoens, partycentra en zelfs huurruimten in kerken of gemeenschapscentra zijn ook prima reüniehoofdkwartieren. Zoek in uw web browser met de uitdrukking party verhuur, evenement verhuur of zelfs kerkzaal verhuur, plus de stad en staat. Unique Venues zal zelfs met behulp van zoekopdrachten die off-the-radar ruimtes die zou kunnen werken voor uw groep.

Telling gasten om hun eigen onderdak te boeken bespaart u een hoop tijd, gedoe en mogelijk geld. (Sommige hotels vragen een aanbetaling om groepsreserveringen vast te houden.) In de chatruimte van uw online uitnodiging kunt u hotels in de buurt van de locatie aanbevelen. Moedig gasten die 24/7 willen socializen aan om reserveringsinformatie met elkaar te delen, zodat ze kunnen chatten tijdens het ontbijtbuffet of ’s avonds hot-tubbing.

Zorg ervoor dat uw gasten op de juiste locatie komen door hen te voorzien van het beste GPS-adres voor uw evenement. Overweeg de URL van Google Maps met de bestemming te kopiëren en deze in de e-uitnodiging voor uw evenement te plakken.

Tip: Maak een Google-account aan (als u dat nog niet hebt) om te profiteren van gratis online hulpprogramma’s en cloudopslag. Klik op www.google.com op Aanmelden en vervolgens op Account maken. Volg de aanwijzingen. De samenwerkingstools en online opslagruimte waarover u in Google Drive beschikt, vereenvoudigen het planningsproces.

Vaststellen van het eten

Professionele evenementenplanners (en uw oom Saul) zullen u vertellen dat een overvloed aan lekker eten elke bijeenkomst de moeite waard maakt. Als je een partycentrum of cateraar gebruikt, kunnen zij je alle hulp bieden die je nodig hebt. Zelfs het uitbesteden van één grote maaltijd kan al een hulp zijn: Denk aan een buffet, waarbij iedereen zijn eigen rekening betaalt en kan eten wat hij wil. Gebruik Google Maps om deze diensten te vinden (zoek bijvoorbeeld cateraars in de buurt van Springfield, IL of buffetrestaurants in Portland, OR).

Als uw reünie meer een doe-het-zelf-aangelegenheid is, zoek dan naar online menu-inspiraties en voedselberekenaars. Websites variërend van Pinterest tot uw favoriete restaurant levering of bulk voedsel winkel kan bieden eenvoudige recepten en koken-voor-een-menigte suggesties. Voedsel calculators kunnen u helpen bepalen hoeveel sloppy joes en “Pineapple Party Punch” mixen te kopen. Probeer deze gratis online tools:

Calculate This Food

Calculate This Food biedt zowel menu-ideeën en voedsel calculators. De portiecalculator voor vlees is bijzonder handig, evenals portieberekeningen voor specifieke maaltijden, zoals aardappelbar, nachobar en achtertuinbarbecue.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes heeft een gids “Family Reunion Ideas for Meal Planning” die een watertandende lijst met maaltijdideeën bevat om een groep te voeden. U vindt er ook slimme strategieën en tips voor het uitvoeren van een meer georganiseerde, zelfverzekerde voedsel plan.

Pinterest

Pinterest heeft tal van suggesties voor familie reünie eten. Voer familiereünie eten voeden van een menigte in het zoekvak om onderwerpen als “voorgerechten voor 50” of “gemakkelijk blad-pan desserts te vinden.”

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner heeft een portie calculator afgestemd op vakantie feest planning. Gebruik het om hoeveelheden soep, hors d’oeuvres, dips en meer te berekenen. Whole Foods heeft ook een hub met inspirerende recepten voor de feestdagen.

Potluck Online Tools

Gastheer van een potluck? Evite’s maaltijd sign-up tool of een app als PotluckHub kan ervoor zorgen dat u toppings voor de nacho bar-en dat iemand brengt de plastic vorkjes. De truc met PotluckHub Party Planner is dat de deelnemers bereid moeten zijn om de app te downloaden en te gebruiken. U kunt ook een Google-document delen om menu’s aan te melden.

Aanleiding voor de activiteiten

Sommige deelnemers aan een familiereünie vinden het prima om gewoon te zitten en te praten. Maar veel groepen stellen enige vorm van entertainment op prijs. Overweeg online hulpmiddelen te gebruiken om:

Activiteiten en spelletjes

Zoek op Pinterest en Google naar ideeën die aansluiten bij de leeftijden en interesses van uw groep. Zet een talent show sign-up in de Google Drive map. Maak een Kahoot, een aangepast trivia spel dat familieleden kunnen spelen op hun mobiele apparaten. (Stuur je technisch onderlegde neefje een lijst met vragen over de familiegeschiedenis en vraag hem om het spel te maken, koppel dan tieners met een telefoon aan opa’s zonder apparaat). Of haal een foto- of videoboothservice, goochelaar of een andere entertainer in huis door lokaal talent te vinden op Thumbtack.

Lokale attracties

Vul de vrije tijd tussen reünie-evenementen met optionele activiteiten in de stad. Begin op TripAdvisor; klik op Dingen om te doen en voer vervolgens een locatie in. Je vindt er beoordelingen en beschrijvingen van attracties in verschillende categorieën, zoals gratis, buitenactiviteiten en dingen die je met kinderen kunt doen. Google kan ook een goede bron zijn: Voer een zoekopdracht uit zoals: “dingen om te doen in Albuquerque NM.”

Dienst

Als vrijwilligerswerk een goede manier is om je familie dichter bij elkaar te brengen, zoek dan naar mogelijkheden op VolunteerMatch of JustServe. Zelfs als u geen specifieke activiteit ziet, neem dan contact op met potentiële organisaties om te zien of er iets is wat u voor hen zou kunnen doen, gezien de tijd en middelen van uw groep.

Funding the Festivities

Tenzij u een goed opgezet reüniefonds hebt, zult u moeten uitzoeken hoe u alles gaat betalen. Je zult ook de uitgaven willen bijhouden. Overweeg een Google Sheet bij te houden om elke uitgave bij te houden en wie ervoor betaald heeft. Zet de Google Sheets in een map Uitgaven waar je bonnetjes kunt uploaden.

“Dekkingskosten”

Als één persoon de meeste of alle planning doet, kan het het gemakkelijkst zijn om een “dekkingsbedrag” te vragen voor elke genodigde. Het is gemakkelijk om dit te innen met online persoonlijke betaalmiddelen zoals Google Pay, PayPal, Venmo of Zelle. Als jij degene bent die het geld int, kun je betalingsverzoeken versturen (met een herinnering voor die vergeetachtige tante). Vermeld een adres voor betaling per cheque in een briefje bij uw verzoek, voor het geval ze liever op die manier betalen.

Fundraisers

Sommige gezinnen vertrouwen op fundraisers tijdens hun evenement, zoals ambachtelijke veilingen, 50-50-loterijen, raadspelletjes of fondsenwervingsverkoop. Ook hierbij kunnen online diensten helpen.

T-shirts

Voor sommige gezinnen is het bijvoorbeeld leuk om T-shirts te laten maken. Het verkrijgen van de juiste maten en het innen van de betaling kan een hoofdpijn zijn. Waarom het proces niet vereenvoudigen en de T-shirts in een fundraiser veranderen? Aangepaste kleding printen websites zoals Custom Ink kunt u het ontwerp van uw shirt op de site. Zij verzamelen bestellingen en betalingen, met een financiële tegenprestatie voor uw groep.

Kookboeken

Familiekookboeken geven geliefde recepten door en zijn ook een geweldige fondsenwerver. Het verzamelen van recepten van familieleden is al genoeg werk, dus zorg voor wat steun om ze uit te geven. Cookbook Publishers heeft een prachtig boek gedrukt, ontworpen door mijn schoonmoeder voor de 50e reünie van haar familie. Bekijk de ontwerpen en prijzen, en vraag een gratis informatiepakket aan op hun website. Als u een complete doe-het-zelver bent, Google dan kookboeksjabloon en bekijk de opties die voor u zouden kunnen werken.

De ervaring delen

Er is altijd wel iemand die een camera gebruikt op een familiereünie-het nemen van selfies van broers en zussen, het opnemen van belachelijke capriolen tijdens de driebenige race op video en nog veel meer. Hier zijn een paar ideeën om foto’s en video’s met iedereen te delen:

Facebookpagina

Mijn uitgebreide familie heeft een besloten Facebook-pagina waarvoor alle reüniegangers zijn uitgenodigd. Tijdens reünies vragen we degenen die foto’s en video’s maken, deze op onze pagina te plaatsen. (Overweeg een prijs uit te loven voor de beste upload.) Dit herinnert ook degenen die er niet bij konden zijn eraan wat ze missen!

Google Tools

Als uw familie goed heeft gewerkt met een gedeelde Google-map, blijf er dan het meeste uit halen door foto’s daar te delen.
Gebruik een gratis service voor het delen van foto’s zoals Google Foto’s , ook toegankelijk via de Google Foto’s-app. Of plaats uw video’s, vooral dat leuke interview met oma, privé op YouTube en deel de link met de aanwezigen.

Aangepaste videoverhalen

Maak aangepaste videoverhalen van uw evenement met het gratis Adobe Spark of met een gratis dienst zoals Animoto. Verzamel de beste foto’s in een “diavoorstelling” en voeg dat korte videofragment toe van oom Saul die zingt tijdens de talentenjacht. Je zou zelfs een aantal favoriete foto’s van gedeelde voorouders of eerdere reünies kunnen toevoegen.

Met zo veel geweldige online hulpmiddelen voor je volgende familiereünie, kan het uitvoeren van je volgende evenement gemakkelijker zijn dan je dacht. Misschien kunt u zelfs gaan zitten en genieten van de Kahoot en een paar glazen Ananas Party Punch.