Wat is neerwaartse communicatie?
Neerwaartse communicatie verwijst naar de boodschappen en informatie die verticaal naar beneden in de hiërarchie gaan van managers die in neerwaartse richting communiceren met werknemers die aan hen rapporteren.
Met andere woorden, neerwaartse communicatie stroomt van individuen op hogere niveaus van de organisatie naar die op lagere niveaus. Het is aantoonbaar de meest bekende en voor de hand liggende stroom van formele communicatie.
Een diagram van opwaartse communicatie ziet er als volgt uit …
Neerwaartse communicatie wordt gebruikt door groepsleiders en managers om doelen toe te wijzen, werkinstructies te geven, werknemers op de hoogte te brengen van beleid en procedures, hen te wijzen op problemen die aandacht behoeven, en feedback te geven over prestaties.
Een communicatieOpenen in nieuw venster van de algemeen directeur van een bedrijf aan de filiaalmanagers is een voorbeeld van neerwaartse communicatie.
Andere voorbeelden van communicatie in neerwaartse richting zijn vertrouwelijke jaarverslagen, prestatiebeoordelingen, mededelingen, projectfeedback, aankondigingen van bedrijfsbeleid, nieuwe bedrijfsdoelen, taakinstructies en trainingen, enzovoort.
Vormen van neerwaartse communicatie kunnen zijn: notities, mededelingen, memo’s, telefoongesprekken, voicemails, e-mails of persoonlijke gesprekken.
Belangrijk om op te merken is dat neerwaartse communicatie niet alleen plaatsvindt in de vorm van mondeling of face-to-face contact; het verspreidt zich ook in schriftelijke vorm.
Wanneer het management brieven naar de huizen van werknemers stuurt om hen te informeren over het nieuwe ziekteverzuimbeleid van de organisatie, maakt het gebruik van neerwaartse communicatie. Een ander voorbeeld van neerwaartse communicatie in schriftelijke vorm is een e-mail van een teamleider aan de leden van haar team, waarin zij hen herinnert aan een naderende deadline.
- Neerwaartse communicatie is essentieel voor het functioneren van elke organisatie, omdat het gaat om de overdracht van informatie, instructie, advies, verzoek, feedback en ideeën met betrekking tot de taakuitvoering.
- Downward communication gaat verder dan taakinformatie; het richt zich op de werknemer, de eenheid en het bedrijf.
- Het vergroot het bewustzijn van het personeel en vergemakkelijkt de implementatie van nieuw beleid, richtlijnen, besluiten, en de evaluatie en beoordeling van de prestaties van werknemers.
Hoewel downward communication werknemers de informatie verschaft die nodig is om hun werk te doen, maar in sommige gevallen komt dergelijke informatie te laat of ontbreekt deze volledig.
Rapporten hebben aangetoond dat slechts 20% van een voorgenomen boodschap van het topmanagement intact is tegen de tijd dat deze de beginnende werknemer bereikt. Gewoonlijk is informatie die door de hiërarchie van verschillende niveaus naar beneden komt, vatbaar voor vervorming. De richtlijnen worden dus niet begrepen of zelfs maar gelezen.
Hieronder volgen enkele andere voor de hand liggende valkuilen van neerwaartse communicatie:
- Het is gebaseerd op een eenrichtingsstructuur: managers informeren werknemers, maar vragen zelden om hun advies of mening.
- Het voldoet vaak niet aan de verwachtingen van werknemers.
- Te veel neerwaartse communicatie heeft de neiging te leiden tot reacties van ondergeschikten en kan een betere werknemer-werkgeverrelatie in de weg staan.
- Managers hebben de neiging te zwaar te leunen op schriftelijke kanalen; een lawine van schriftelijk materiaal kan er dus toe leiden dat de overbelaste werknemer sommige berichten negeert.
Ondanks bovenstaande valkuilen is neerwaartse communicatie een zeer krachtig medium waarmee topmanagers de doelstellingen van de organisaties definiëren en de lagere medewerkers vertellen wat van hen wordt verwacht. De besluiten, de functiebeschrijvingen, het beleid, de publicaties worden gecommuniceerd aan de lagere werknemers door dit kanaal.