Wanneer Microsoft Flow is ingeschakeld door een organisatie die Office 365 heeft geïmplementeerd, biedt het eindgebruikers de mogelijkheid om geautomatiseerde workflows te maken tussen toepassingen en veel verschillende services met behulp van connectors. Microsoft-toepassingen en een steeds groeiende lijst van diensten van derden zijn beschikbaar om aan elkaar te koppelen. Met Microsoft Flow kunnen werknemers eenvoudige tot meer complexe workflows creëren die bedrijven efficiëntie kunnen bieden rond hun workflowbehoeften. Het is een eindgebruikersoptie, waarvoor in de meeste gevallen geen ontwikkelaar nodig is voor workflows.
In deze blogpost laat ik zien hoe je een eenvoudige Microsoft Flow kunt gebruiken om een Microsoft-formulier te koppelen dat gegevens vastlegt en vervolgens de verzamelde informatie in een SharePoint-lijst te vullen. De SharePoint-lijst in mijn voorbeeld is een lijst die deel uitmaakt van een Office 365 Group. Als u niet bekend bent met Microsoft Forms, is het een zeer eenvoudig te gebruiken toepassing die bij uw Office 365-abonnement is inbegrepen. Indien ingeschakeld in uw organisatie, kunt u gemakkelijk polls, enquêtes en quizzen maken. Met vertakkingsmogelijkheden kunt u een aantal zeer professioneel ogende gegevensverzamelingsformulieren maken.
Microsoft Forms mist misschien een aantal meer geavanceerde functies; SurveyMonkey of TypeForm biedt een aantal functies die u misschien nuttig vindt. Een ding dat zeker is met Office 365, is verandering. Ik ben er zeker van dat we in de toekomst een toename in Forms-functies zullen zien. Microsoft Flow heeft honderden connectoren, dus u zou een SurveyMonkey-formulier of een TypeForm aan uw SharePoint-lijst kunnen koppelen als u nu enkele van de geavanceerde functies nodig hebt. De voorbeeldformulieren die ik in dit bericht laat zien, worden allemaal ingevuld in dezelfde SharePoint-lijst.
Ik benadruk vaak het belang rond governance voor Office 365-groepen in het MKB. Hoewel Office 365 een toolkit is voor de samenwerking tussen gebruikers, is een totale free-for-all en de algemene mogelijkheid om groepen te maken geen best practice.
In de voorbeelden die ik in deze post gebruik, is het achtergrondverhaal een aanvraag voor een Office 365-groep. Het formulier verzamelt informatie over het Groepsverzoek, en de Flow haalt de resultaten op en slaat ze op in een SharePoint-lijst die IT vervolgens kan bekijken en goedkeuren.
TIP: ik raad u aan specifieke gebruikers te selecteren die een aangevraagde groep kunnen beoordelen, goedkeuren en vervolgens maken. Microsoft geeft enkele details over waarom u wilt controleren wie Office 365-groepen maakt. Dit artikel laat zien hoe u de standaardmogelijkheid voor iedereen om een Office 365-groep te maken, kunt uitschakelen.
Stap 1: maak uw Microsoft-formulier
De onderstaande video leidt u door een eenvoudig proces voor het maken van een Microsoft-formulier. Formulieren moeten in uw organisatie zijn ingeschakeld. Nadat we het formulier hebben gemaakt, kunnen we een SharePoint-lijst maken die is afgestemd op de velden van het formulier. In stap 3 koppelen we het formulier aan de lijst met behulp van Microsoft Flow.
Dit is mijn Microsoft Form Embedded.
Een link naar mijn voorbeeld van een Microsoft Form.
Het maken van een Microsoft-formulier is vrij eenvoudig. U kunt aangepaste afbeeldingen toevoegen en sjablonen gebruiken om een zeer professionele uitstraling te krijgen. Het volgende formulier dat je hieronder ziet is een TypeForm, ook vrij eenvoudig te maken. Ik heb een versie in deze webpagina opgenomen. In de volgende stappen zal ik zowel het Microsoft Form als het TypeForm aan een SharePoint lijst koppelen met behulp van Microsoft Flow.
Een link naar mijn voorbeeld TypeForm.
Stap 2: maak een SharePoint-lijst
Nu je je formulier klaar hebt, moet je je SharePoint-lijst klaarmaken om de gegevens op te vangen die je Microsoft Flow vanuit je formulier naar je lijst synchroniseert. Zoals eerder in dit bericht is opgemerkt, ga ik een lijst maken die in een bestaande Office 365 Group-site staat. In mijn voorbeeld maak ik een nieuwe lijst en maak ik de kolommen die overeenkomen met de formuliervelden.
Stap 3: Koppel een formulier aan de SharePoint-lijst
Nu je een Microsoft-formulier hebt, in mijn geval ook een TypeForm, en een SharePoint-lijst op je groepssite, kun je de gegevens die op je formulieren worden verzameld, koppelen en die gegevens naar je SharePoint-lijst trekken met behulp van een Microsoft Flow.
Microsoft Forms en TypeForm en andere formulierenservices bieden een aantal opties voor het verbinden met, bekijken van en rapporteren over de verzamelde gegevens en ze bieden meestal de mogelijkheid om die gegevens naar Excel te exporteren. In dit voorbeeld verplaatsen we de verzamelde gegevens in mijn formuliervelden naar een SharePoint-lijst om een proces te automatiseren. Mijn SharePoint-lijst werkt als een Excel-datadump om de gegevens van de vragen op de formulieren op te vangen. De kracht van SharePoint is echt wat je kunt doen nadat de gegevens in de lijst staan. Ik ga niet in detail in deze post, maar ik zou kunnen creëren extra stromen die trigger nadat gegevens worden gevuld in de SharePoint-lijst. Denk aan een goedkeuringsproces, of misschien wordt een item dat als urgent is gedefinieerd naar het kanaal van een team geduwd. Er zijn veel opties beschikbaar.
In de volgende video maak ik gebruik van Microsoft Flow. Standaard schakelt Microsoft Flow en PowerApps in op Office 365 huurders, de gedachte is, als een gebruiker toegang heeft om een lijst te maken, waarom hen dan niet voorzien van een methode om beter te werken met die lijstgegevens en een beter middel om hun gegevens uit andere gegevensbronnen te verzamelen en ermee te werken.
Het is mogelijk dat deze functies voor uw organisatie zijn uitgeschakeld. PowerApps is een hulpmiddel voor het maken van mobiele apps en biedt een middel om uw SharePoint-formulieren aan te passen. Met PowerApps kunt u de look-and-feel wijzigen die gebruikers ervaren wanneer ze items rechtstreeks aan een SharePoint-lijst toevoegen. PowerApps wordt beschouwd als een vervanging voor InfoPath-formulieren. Als u InfoPath formulieren heeft die u wilt converteren naar PowerApps, raad ik u aan om met deze blog post te beginnen. Je hoeft PowerApps niet te gebruiken, en in deze post doe ik dat ook niet, maar als je buiten de gebaande paden denkt, kunnen er voordelen of redenen zijn om PowerApps in te zetten voor deze of een vergelijkbare Flow die je bouwt.
In deze drie stappen hebben we gegevens verzameld van zowel een Microsoft 365-webapp (Microsoft Forms) en ik heb het niet laten zien, maar ik heb ook verbinding gemaakt met mijn TypeForm, dat proces was hetzelfde, maar het begon met een connector naar TypeForm versus Microsoft Forms. We maakten een basis SharePoint-lijst op een Office 365 Group-site en gebruikten een Microsoft Flow om zowel die gegevens te verzamelen als vervolgens de informatie naar de SharePoint-lijst te vullen.
Microsoft Flow gaat veranderen hoe gebruikers hun workflow kunnen automatiseren, op een eenvoudige gemakkelijke manier. Het is niet perfect, dus ik wil graag eerlijke feedback delen met enkele Microsoft Flow-beperkingen. Flow blijft, samen met veel van de Office 365 tools, maandelijks verbeteren. Als je een Pro wilt worden, houd dan de Microsoft Flow Community in de gaten voor tips.