Hoe u uw dag kunt plannen voor optimale productiviteit

Zie onze volledige gids over hoe u een planning kunt maken om het meeste uit uw dagen te halen.

We hebben allemaal dezelfde vierentwintig uur per dag. Dus waarom krijgen succesvolle mensen zoveel gedaan in hun vierentwintig uur, terwijl anderen worstelen om de taken op een basis to-do-lijst te volbrengen?

Eén antwoord is time management. Veel mensen hebben moeite om hun tijd efficiënt te gebruiken gedurende de dag. Maar als jij dat bent, maak je geen zorgen. Door productiviteitstips te gebruiken en een efficiënte dagindeling te maken en aan te houden, kunt u elke dag meer doen en beter presteren.

Waarom is het belangrijk uw dag in te plannen

Hoe plant u uw dag

• Definieer uw waarom
• Stel prioriteiten
• Raam in hoe lang een taak zal duren
• Werk slimmer, niet harder

Typen planningstechnieken

• Maak een productieve ochtendroutine
• Vermijd het wisselen van taken
• Batch taken
• Verwacht het onverwachte
• Gebruik technologie
• Denk aan papier
• Eet de kikker
• Evalueer en pivot

Waarom is het belangrijk uw dag in te delen

Tijd is voor ons allemaal een eindige bron. Uw beperkte aantal dagen en uren aan het toeval overlaten is geen verantwoord beheer van hulpbronnen. Gebruik in plaats daarvan een schema en pluk de vruchten:

• Verlies minder tijd: Tenzij u “Besteed 2 uur aan sociale media en videospelletjes” op uw dagelijkse schema zet, dan voorkomt het gebruik van uw schema dat u tijd verspilt aan dingen die niet op de agenda staan.
• Verhoog het geluk: Zelfs de wetenschap is het ermee eens. Het volgen van een schema maakt je gelukkiger!
• Verbeteren van de productiviteit: Je krijgt meer gedaan wanneer je een schema volgt.
• Verminder Stress: Plannen creëert meer zekerheid waardoor stress afneemt en dat verbetert de gezondheid. Win-win!
• Vergemakkelijker samenwerking: Telkens wanneer u met een team werkt, houdt een planning u allemaal op dezelfde pagina op dezelfde plaats op hetzelfde moment.

Hoe u uw dag kunt plannen

Het is duidelijk dat het plannen van uw dag waardevol is. U kunt echter niet zomaar dingen op uw Cute Kittens-agenda gooien en hopen op een productief leven.

In plaats daarvan hebt u een strategie nodig, zodat u kunt plannen voor productiviteit en het belangrijke werk efficiënt gedaan kunt krijgen. Hier zijn enkele leidende principes om u te helpen een schema te gebruiken voor efficiënte dagen.

Laten we eerlijk zijn. Niet alles wat we op een dag doen, is leuk. Er zijn beslist taken die we gewoon niet willen doen. We kunnen vertrouwen op doorzettingsvermogen en vastberadenheid om ons er doorheen te slaan, maar dat kan energie kosten. In plaats daarvan, vinden interne motivatie door het definiëren van uw waarom.

Iedereen waarom is anders, maar het is de betekenis en het doel achter alles wat we doen. Dit concept werd gepopulariseerd door Simon Sinek in zijn boek Start With Why. Sinek toont aan dat “waarom” individuen en bedrijven echt kan motiveren om hun doelen te bereiken.

Jouw waarom moet groter zijn dan “Omdat ik het moet,” of “Omdat iemand het me heeft verteld.” Voor een individu, kan hun waarom zijn om een veilig en gelukkig leven voor hun kinderen. Voor bedrijven kan een waarom er meer uitzien als: “Mensen helpen succesvol te zijn.”

Dan moet alles wat u doet als persoon of als bedrijf in dienst staan van dat waarom.

Er zijn letterlijk miljoenen manieren waarop u elke dag zou kunnen besteden. En u kunt niet alles doen. Als u geen prioriteiten stelt, kunt u tijd besteden aan taken die nergens toe leiden. En als je een teamleider of manager bent, wil je prioriteiten stellen voor je team, zodat ze weten wat ook belangrijk is.

Dus moet je uitzoeken wat je echt gedaan moet krijgen om je doelen te bereiken in dienst van je waarom. Schrijf eerst alles op wat je kunt bedenken. Verwijder dan alles wat niet gerelateerd is aan je waarom. Zet vervolgens je prioriteiten in volgorde van belangrijkheid.

Het hebben van een richting om in te gaan is net zo belangrijk als het gaan. Een reis zonder bestemming kan interessant zijn, maar wie weet waar u terechtkomt als u geen bestemming voor ogen hebt.

Als u eenmaal weet wat u moet doen, berekent u hoe lang het zal duren. En dan hebben we het niet over hoe lang het in fantasieland zal duren. Je moet weten hoe lang het je echt kost om het ding te doen.

Een van de meest voorkomende planningsfouten die mensen maken, is het niet correct inschatten hoe lang een taak of project zal duren. “Als je over- of onderschat hoe lang dit daadwerkelijk zal duren, is de kans groter dat je je hele planning in de war gooit. Nog erger, je kunt een deadline missen of waardevolle tijd verspillen voor jou en belangrijke stakeholders zoals werknemers en klanten.”

Dus, je moet reëel zijn met jezelf en je team aanmoedigen om hetzelfde te doen. Neem een week of twee de tijd en houd uw tijd bij. Hoe lang heb je nodig om 1000 woorden te schrijven of e-mails te beantwoorden? Vervolgens kunt u uw planning realistisch plannen, waardoor uw kans op succes toeneemt.

Tim Ferriss, auteur van de 4-Hour Work Week, heeft een punt. In deze tijd van hustle hebben we soms het gevoel dat we altijd maar moeten gaan. Maar wat als we onze tijd zo zouden gebruiken dat we minder zouden hoeven te werken? Dan zouden we ook iets op het spoor zijn.

Ferriss pleit voor een work smarter strategie met behulp van systemen die het “onmogelijk maken om je te misdragen.” Dan hoeft hij niet te vertrouwen op de eindige bron van wilskracht. Dus, het instellen van productieve systemen is een belangrijke stap voor Ferriss.

Andere manieren om slimmer te werken omvatten het identificeren van uw meest productieve tijden van de dag en vervolgens het plannen van belangrijke taken voor die periode. Voor velen van ons is het energieniveau ’s ochtends het hoogst. Als u echter een echte nachtuil bent, profiteer dan van die tijd om dingen gedaan te krijgen.

U moet ook strategisch zijn. Ja, er zijn vele manieren om uw doel te bereiken. Bij het kiezen van welke weg te nemen, factor in de risico-baten van wat je doet. Je kunt 100 mensen koud bellen en één ja krijgen. Of u kunt de juiste tien mensen koud bellen voor hetzelfde voordeel.

Typen planningstechnieken

Er is geen pasklare oplossing voor het maken van de meest productieve planning. Maar deze planningstechnieken kunnen u op weg helpen.

Begin uw dag goed met een ochtendroutine die de productiviteit versterkt.

Volgens Hal Elrod, auteur van The Miracle Morning, “hebben de manier waarop u elke dag wakker wordt en uw ochtendroutine (of het gebrek daaraan) een dramatische invloed op uw succesniveaus op elk gebied van uw leven. Gefocuste, productieve, succesvolle ochtenden genereren gefocuste, productieve, succesvolle dagen.”

Elrond draaide zijn leven om door om 5 uur ’s ochtends wakker te worden om tijd in stilte door te brengen, te mediteren, te lezen en te sporten. Dit zette de toon voor zijn dagen en hij was in staat om zichzelf onder verpletterende schulden uit te trekken en een nieuw niveau van succes te bereiken.

Jouw perfecte ochtend ziet er misschien anders uit dan die van Elrond, maar het is zinvol om elke dag vroeg tijd te reserveren om het verloop van de rest van de dag te bepalen.

Multi-tasking lijkt misschien efficiënt. U krijgt immers meer gedaan in één keer, toch? Dat is niet zo. Hoewel u meer tegelijk doet, krijgt u niet echt meer gedaan. U krijgt juist minder gedaan.

De werkelijke kosten van multitasken kunnen oplopen tot 40% van uw productiviteit. Elke keer dat u van de ene taak naar de andere gaat, kost het uw hersenen tijd om te schakelen. Bovendien zijn mensen vatbaarder voor fouten als ze van taak wisselen. En hoe complexer de taak, hoe groter de verliezen.

Dus, het is zinvol om slechts één ding tegelijk te doen. Zo kunt u zich echt concentreren op wat u doet. Dan kunt u het efficiënter doen.

Wanneer u uw dag inplant, vermijd dan taakomschakeling indien mogelijk. Geef jezelf genoeg tijd om taken in één keer af te ronden. Oh, en als je toch bezig bent? Controleer uw e-mail niet.

We hebben gezien hoe het wisselen van taken de productiviteit kan beïnvloeden. We hebben echter allemaal wel meer dan één ding te doen op een dag. U kunt het effect van het wisselen van taken dus minimaliseren door taken te groeperen en bloksgewijs te plannen.

U kunt “soortgelijke taken” op vele manieren definiëren. Maar het belangrijkste is dat de taken een samenbindend kenmerk hebben waardoor ze efficiënter zijn als ze samen worden uitgevoerd. Denk aan boodschappen doen. Het is zinvoller om overal naar toe te gaan op een bepaalde geografische locatie.

Op vergelijkbare wijze kunt u taken groeperen in termen van de mentaliteit die nodig is om ze uit te voeren. Administratieve taken vereisen bijvoorbeeld een bepaalde mentaliteit, maar creatieve taken zoals het schrijven van een blogbericht of het debuggen van code vereisen iets heel anders. Maar door taken te groeperen op mindset, kunt u de impact van het volledig schakelen verminderen.

Elon Musk maakt beroemd gebruik van task batching om ervoor te zorgen dat hij alles voor zijn bedrijf gedaan krijgt en nog steeds tijd met zijn gezin kan doorbrengen. Task batching is het proces waarbij soortgelijke taken samen worden gepland, zodat u ze efficiënter kunt uitvoeren.

U kunt de toekomst niet voorspellen, maar u kunt er vrij zeker van zijn dat er op een gegeven moment iets onverwachts zal gebeuren. U weet niet wat het is of wanneer het komt, maar het is er. En een productieve planning zal daar rekening mee houden.

Het is u waarschijnlijk ook overkomen. U hebt uw waarom geïdentificeerd en uw prioriteiten en taken gecreëerd. U plande de belangrijkste taken in uw meest productieve tijd. Je was een productiviteit rock star.

Dan plotseling, een noodsituatie komt. U schuift alles aan de kant om deze dringende taak aan te pakken. Uw efficiënte schema sterft een pijnlijke dood.

Het hoeft niet te worden een dringend project, ook niet. Het kan een ziek kind zijn dat een teamlid thuis houdt. Het kan een noodgeval in het weer zijn waardoor iedereen thuis is. Het kan een onverwachte server downtime zijn die iedereen ophoudt. De kleine dingen kunnen de productiviteit net zo goed om zeep helpen als de grote dingen. En eerlijk gezegd komen ze vaker voor.

Net zoals het slim omgaan met geld is om een noodspaarfonds te hebben, zou je ook een noodtijdfonds moeten hebben. Natuurlijk kun je geen tijd oppotten, maar je kunt wel een tijdsbuffer in je agenda inbouwen. Op die manier bent u klaar voor onverwachte situaties.

Technologie is heel goed in het maken van plannen. Op een basisniveau is een planning immers niet meer dan een spreadsheet. Maar planningstechnologie kan veel verder gaan dan een eenvoudig raster.

Tools als Google Agenda helpen u terugkerende taken in te plannen, taken een kleurcode te geven, herinneringen in te stellen en zelfs agenda’s te delen met teams. Dit alles verhoogt de efficiëntie van uw agenda. Plus ze voorkomen dat u die klantafspraak vergeet.

U kunt echter nog veel meer doen. Gebruik een iPhone-app om toegang tot uw agenda te krijgen op de weg. Maak een einde aan het heen en weer bellen en e-mailen om vergaderingen te plannen door anderen de mogelijkheid te geven om vergaderingen direct in uw agenda te plannen.

De mogelijkheden zijn eindeloos!

Hoe goed de technologie ook is om uw planning te verbeteren, u moet de waarde van papier in deze digitale wereld niet onderschatten. Papieren planners, bullet journals, takenlijstjes en andere analoge hulpmiddelen kunnen net zo nuttig zijn.

De Lifeplanner van plannerleider Erin Condren heeft zelfs het Good Housekeeping-keurmerk ontvangen als productiviteitstool. En notebooksystemen zoals Ryder XXX Bullet Journal zijn ook trending als productiviteitstools.

Natuurlijk gaat er niets boven een goede, ouderwetse to-do-lijst om mensen op het goede spoor te houden. Het opschrijven van dingen bespaart u de moeite van het onthouden van hen. En de beloning van het afstrepen van dingen van uw lijst kan zeer motiverend werken.

Volgens Mark Twain “Als het je taak is om een kikker op te eten, kun je dat het beste ’s morgens vroeg doen. En als het je taak is om twee kikkers op te eten, kun je het beste de grootste eerst opeten.”

Uitgaande van deze logica, is een planningsmethode om de moeilijkste, belangrijkste taken eerst te doen. En als u meer dan één zo’n taak hebt, moet u de moeilijkste doen vóór de gemakkelijkere.

Om deze methode te gebruiken, moet u in staat zijn om uw belangrijkste prioriteit voor de dag vast te stellen. Uiteindelijk moet de prioriteit enkelvoudig zijn, omdat we geen twee dingen tegelijk kunnen doen. (Zie Taakomschakeling!)

De moeilijkere taken zijn vaak het meest vatbaar voor uitstel. Immers, de meesten van ons willen echt geen kikker eten. Dus door ze ’s morgens vroeg te doen, voorkom je dat je ze de hele dag uitstelt. En als ze klaar zijn, hebt u tijd over om leukere taken te doen.

Productiviteit plannen kan een bewegend doel zijn. Misschien hebt u een perfecte planning, maar neemt u wel de tijd om de resultaten van uw inspanningen te beoordelen. Zijn u en uw team werkelijk productieve mensen?

Hier volgen enkele belangrijke vragen die u uzelf en uw team kunt stellen om de effectiviteit van uw planning te evalueren:

• Haalt u deadlines?
• Waren de tijdramingen correct?
• Waren er onvoorziene problemen die de tijdsplanning in de weg stonden?
• Voelde u zich onder druk gezet door de klok?
• Werkte ons vergaderschema?

Als u eenmaal uw gegevens hebt verzameld, kunt u weloverwogen beslissingen nemen over hoe het nu verder moet. Gemiste deadlines kunnen wijzen op een slechte tijdsbudgettering, een probleem dat gemakkelijk kan worden opgelost in de volgende maand, sprint, of kwartaal. Overbodige vergaderingen kunnen worden geëlimineerd. Meer vulling kan worden toegevoegd om onvoorziene problemen op te vangen.

Conclusie

Er zijn zo veel trucs en hulpmiddelen voor creatieve productieve schema’s die echt werken op het werk en thuis. Als je ze niet probeert, gooi je misschien geld uit het raam. En we kunnen niets bedenken dat minder productief is dan dat!

Wat zijn uw beste productiviteitstips en -routines?