Plan een begroting
Dit kan een verplicht onderdeel zijn van de aanvraag- of voorstelprocedure, maar zelfs als dat niet het geval is, moet je er toch goed over nadenken en je begroting ruim van tevoren plannen.
Veel van uw budget zal afhangen van de activiteiten waaraan uw club van plan is deel te nemen, en hoeveel van deze kosten voor rekening van de club zullen komen.
Om een begroting op te stellen, schetst u in detail uw geschatte kosten. Denk daarbij niet alleen aan activiteiten of excursies, maar ook aan benodigdheden en incentives. Zorgt uw club voor hapjes of drankjes tijdens de bijeenkomsten? Heeft u kunstbenodigdheden of sportartikelen nodig? Dit zijn allemaal kosten die u in uw begroting moet opnemen.
Daarnaast moet u nadenken over inkomsten. Hoe komt uw club aan het benodigde geld? Betalen uw leden contributie? Als dit het geval is, moet u dit van tevoren duidelijk hebben geformuleerd. Zodra uw club is opgericht en een ledenbestand heeft, is het te laat om contributie te gaan vragen.
Als u geen contributie vraagt, kunt u lokale bedrijven om donaties van benodigdheden vragen en geld inzamelen voor extra activiteiten. Je kunt bijvoorbeeld een bakverkoop houden, of zelfgemaakte cadeaus verkopen om geld in te zamelen voor een excursie. Lees voor meer ideeën CollegeVine’s How to Plan and Execute an Effective Fundraiser for High School Extracurriculars.
Denk er ook aan dat het in orde kan zijn om leden te vragen bij te dragen aan excursies, zolang je er maar voor zorgt dat de kosten niemand uitsluiten van deelname. Vraag uw faculteitsadviseur om meer advies over wat aanvaardbaar is op uw specifieke school.
Dien je voorstel in bij je school
Nadat je het voorstel samen hebt uitgewerkt, moet je het formeel indienen. Verschillende scholen hebben hiervoor verschillende procedures, dus je moet ervoor zorgen dat je de richtlijnen van je school kent.
Op sommige scholen zijn er elk jaar specifieke deadlines voor het indienen van aanvragen en worden ze slechts een of twee keer per jaar beoordeeld. Op andere scholen moet je je voorstel formeel voorleggen aan de leerlingenraad of een panel van schoolfunctionarissen.
Hoe het ook zij, zorg ervoor dat je je beste beentje voorzet. Schriftelijke gedeelten moeten zorgvuldig worden geredigeerd en uw betrokkenheid bij de club weerspiegelen. Mondelinge presentaties moeten van tevoren worden geoefend.
Probeer u in de plaats te stellen van de beoordelaars. Anticipeer op eventuele vragen of zorgen die zij zouden kunnen hebben en ga daar in je sollicitatie duidelijk op in. Vooral in het geval van sport- of buitenactiviteiten, moet u aangeven hoe u het risico zult beoordelen en minimaliseren.
Publiceer uw club
Als uw voorstel of aanvraag eenmaal is goedgekeurd, kunt u beginnen met het aantrekken van een breder ledenbestand. Maak je club bekend op alle manieren die op je school zijn toegestaan. U kunt bijvoorbeeld flyers ophangen op prikborden of in de kleedkamer. Je kunt mededelingen doen op het omroepsysteem van de school of tijdens bijeenkomsten van leerlingen. Misschien kun je zelfs een advertentie plaatsen in de leerlingenkrant of een aankondiging sturen in de nieuwsbrief van de school.
Een breder ledenbestand zorgt voor de kracht van uw club, maar u moet ook oppassen dat u de club niet te snel te groot laat worden. Als u te veel leden aantrekt, kunt u problemen krijgen met het handhaven van de oorspronkelijke missieverklaring en het trouw blijven aan uw doelstellingen. Stel van tevoren een maximumaantal leden vast en houd je daaraan. U kunt altijd een wachtlijst beginnen als dat nodig is.
Houd een voorlichtingsbijeenkomst
Het is aan u en de andere stichtende leden om ervoor te zorgen dat de club op de juiste voet van start gaat. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, moet u tijdens de eerste bijeenkomst heel duidelijk zijn over de inzet en de verantwoordelijkheden die van de groepsleden worden verwacht.
Als over bepaalde activiteiten niet kan worden onderhandeld, zoals deelname aan vijf uur vrijwilligerswerk per maand, moet u dit duidelijk aan alle aanwezigen kenbaar maken en ervoor zorgen dat zij begrijpen dat dit niet optioneel is.
Het is een goed idee om een kopie van de missieverklaring en een lijst met verantwoordelijkheden van de leden beschikbaar te hebben om uit te delen. U zou zelfs kunnen overwegen om nieuwe leden een contract te laten ondertekenen, zodat het belang van de clubvereisten in schriftelijke vorm wordt overeengekomen.
Start regelmatige clubbijeenkomsten
Tijdens uw eerste officiële clubbijeenkomst moet u uw nieuwe leden welkom heten en bedanken. U mag dan het oorspronkelijke idee achter de club hebben gehad, maar zonder uw leden zou de club niet bestaan.
Stel de club voor, presenteer de mission statement, herhaal de verantwoordelijkheden van de leden, en schets de spannende en leuke plannen die je voor iedereen in petto hebt. Zorg ervoor dat u duidelijk maakt dat het lidmaatschap van de club zowel verantwoordelijkheden als voordelen met zich meebrengt.
Taken en verantwoordelijkheden delegeren
Dit kan gebeuren tijdens uw eerste clubvergadering of tijdens een van de volgende, maar het moet in ieder geval vrij vroeg gebeuren. U en verschillende stichtende leden moeten van tevoren bijeenkomen om de leiderschapsrollen en verantwoordelijkheden te bepalen. Vervolgens kunt u op een clubvergadering vragen om vrijwilligers of nominaties, afhankelijk van hoe u de leiding van de club wilt structureren.
Als u een verkiezing voor leidinggevende functies houdt, schets dan de verantwoordelijkheden van elk van hen en geef de genomineerden de gelegenheid een verklaring op te stellen voor de volgende vergadering voordat er wordt gestemd. Dit hoeft niet een enorme beproeving te zijn, maar het moet eerlijk en goed georganiseerd zijn.
Voorbereidingen om de fakkel door te geven
Als het einde van het schooljaar nadert of als je dichter bij het afstuderen komt, moet je ervoor zorgen dat je club kan doorgaan zonder jouw betrokkenheid. Een club beginnen op de middelbare school is een geweldige kans, niet alleen voor jezelf, maar ook voor de andere studenten en toekomstige studenten die er profijt van zullen hebben.
Denk aan je club als een unieke erfenis die je kunt achterlaten op je middelbare school. Door jongere studenten voor te bereiden om de leiding over te nemen en uw verantwoordelijkheden langzaam aan anderen over te dragen, zorgt u ervoor dat uw club sterk en functioneel blijft, zelfs nadat u de school hebt verlaten.
Op zoek naar hulp bij het navigeren op de weg naar college als middelbare scholier? Download onze gratis gids voor negendejaars en onze gratis gids voor tiendejaars. Onze gidsen gaan diep in op onderwerpen variërend van academici, het kiezen van cursussen, gestandaardiseerde tests, buitenschoolse activiteiten, en nog veel meer!
Wil je toegang tot deskundige college begeleiding – gratis? Als je een gratis CollegeVine-account aanmaakt, kom je te weten wat je echte toelatingskansen zijn, stel je een lijst op van scholen die het beste bij je passen, leer je hoe je je profiel kunt verbeteren en krijg je antwoord op vragen van experts en peers – en dat alles gratis. Meld je vandaag nog aan voor je CollegeVine-account om een boost te krijgen op je college-reis.
Om meer te leren over buitenschoolse activiteiten in het algemeen, bekijk deze geweldige CollegeVine-posts: