Als je een evenement plant, is er één stap die essentieel is om dat evenement te laten plaatsvinden: het maken van het evenementbudget. Gelukkig is het een herhaalde actie, zodat u gemakkelijk een basiskader voor uw budget kunt maken, het gaandeweg kunt bewerken en hulpmiddelen kunt gebruiken die u waarschijnlijk al hebt om het samen te laten komen. Het lijkt misschien ontmoedigend en eindig om een evenementenbudget te maken, maar zolang je er een maakt die realistisch is en een buffer inbouwt voor noodgevallen, ben je helemaal klaar.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Gebruik spreadsheets – we raden je aan om een Google Sheet te gebruiken, omdat het heel gemakkelijk is voor iedereen die toegang nodig heeft om een steeds actuele versie van je budget te zien.
- Kijk eventueel naar budgetteringssoftware voor evenementen – als u zeer complexe budgetten maakt
- Voeg regelitems toe voor elk afzonderlijk detail
- Ben je deadlines – wanneer zijn betalingen verschuldigd (te laat zijn kan extra kosten met zich meebrengen)
- Voeg verwachte bedragen en werkelijke kosten toe, zodat je kunt zien of je over je budget heen gaat
Waar budgetteer je voor?
De eerste stap bij het opstellen van uw evenementbudget is het bepalen van elk onderdeel van uw evenement dat mogelijk kosten met zich meebrengt. Door elk onderdeel van het evenement op te nemen, bent u in staat om een nauwkeuriger budget te krijgen in vergelijking met een budget dat alleen de grotere stukken van een evenement omvat. Dit is een voorbereidende stap die u kunt blijven verfijnen naarmate u met leveranciers spreekt en een nauwkeuriger beeld van uw budget krijgt.
Budgetteringshulpmiddelen hoeven niet fancy te zijn – u kunt deze stap zo snel starten als het openen van een leeg Google Sheet en het invoeren van budgetitems, om tijd te besparen, kunt u het maken van uw evenementbudget vanaf nul overslaan en ons evenementbudgetspreadsheet onderaan downloaden.
Als u besluit uw eigen budget te maken, begin dan met het maken van een paar kolommen:
Item
Dit is voor elk individueel item in uw evenementenbudget. Wanneer u items in uw evenementbudget opsomt, wees dan zo specifiek mogelijk. Maak een opsplitsing van elk item waarvoor u zult betalen. Voeg geen items samen. Bijvoorbeeld, alcohol en eten samenvoegen lijkt misschien logisch maar kan problemen veroorzaken. Het kan problemen opleveren als je later in de planning wijzigingen moet aanbrengen of een post moet schrappen. Stel dat u 100 dollar extra wilt uittrekken voor eten en alcohol. Waar zou dat geld naartoe gaan? Het belangrijkste is om zo gedetailleerd mogelijk te zijn bij het opstellen van uw budget en elk item apart te houden. Hoe gedetailleerder, hoe beter.
Beschrijving
Beschrijvingen zijn absoluut noodzakelijk voor uw evenementenbudget! Voeg een gedetailleerde beschrijving toe aan het artikel dat u nodig hebt voor uw evenement. Dit is een belangrijke kolom voor het geval je budget moet worden goedgekeurd door iemand in je organisatie die misschien niet weet wat elke post is. Als die persoon niet rechtstreeks betrokken is bij de planning, zal hij niet weten hoe essentieel of niet-essentieel de post is om je evenement te laten doorgaan. Door een beschrijving toe te voegen kunt u duidelijk maken waarom het nodig is en wat een must-have is.
Amount Needed
Hoeveelheden spelen een grote rol bij budgettering. Het verhogen van hoeveelheden kan uw budget snel uitputten. Aan de andere kant kan het elimineren van onnodige hoeveelheden uw budget snel aanvullen. Het bijhouden van wat u denkt nodig te hebben voor het evenement, evenals het noteren van de werkelijke hoeveelheden die u hebt gebruikt, zal u helpen te vormen hoe uw toekomstige evenementbudgetten eruitzien.
Geschatte kosten
Hoewel de kosten zullen variëren, kan het kennen van een globaal cijfer u helpen te begrijpen wat voor soort budget u nodig hebt voor uw evenement. In de volgende stap zullen we bespreken hoe u de geschatte kosten zo dicht mogelijk bij de werkelijke kosten kunt krijgen om een nauwkeurige begroting te maken.
Actuele kosten
Net zoals de naam al suggereert, is deze kolom waar u de werkelijke kosten van het item zult bijhouden. Deze stap is van cruciaal belang voor toekomstige budgetteringssessies om te begrijpen hoe de kosten stijgen (of dalen). Het zal dienen als een referentie bij het plannen van het evenement voor de komende jaren.
Hoe onderzoek je de kosten van het evenementbudget
Nu je het begin van een evenementbudget hebt, kun je je richten op het dichter bij je werkelijke kosten brengen van je geschatte kosten. Onderzoek naar prijzen zal helpen een beeld te schetsen van hoe uw werkelijke budget eruit zal zien.
Kijk naar eerdere evenementen
Als u dit evenement eerder hebt georganiseerd, kunt u terugkijken naar het bedrag dat werd uitgegeven aan eerdere evenementen. Kijk naar de posten die werden gebruikt, en het aantal gasten dat aanwezig was. Als u verwacht dat het evenement in het lopende jaar zal uitbreiden, is het belangrijk om alles evenredig te houden in uw budget door vermenigvuldigingsfactoren te gebruiken. Historische gegevens zullen helpen om een referentiebudget op te stellen.
Raak door naar verkopers
U kunt een stap verder gaan door budgetgegevens rechtstreeks van de website van de verkopers te halen of door hen te bellen. De meeste leveranciers zijn in staat om algemene cijfers te geven om u een beter idee te geven van het budget waar u naar op zoek bent.
Het bellen van verkopers en leveranciers om prijzen te krijgen is niet altijd het snelste proces, maar het kan u helpen een realistische schatting van de kosten te krijgen. Als je eenmaal contact hebt met een leverancier, geef ze dan zoveel mogelijk details over wat je nodig hebt voor je evenement en vraag naar de kosten en wat die kosten inhouden. Er kunnen kosten zijn die je niet hebt meegerekend, zoals fooien, servicekosten of belasting. Zorg ervoor dat de leverancier je een zo grondig mogelijk overzicht van de kosten geeft. Ga door elke regel item voor elke offerte van leveranciers en erachter te komen welke leveranciers het beste zal werken voor uw evenement. Natuurlijk, kies altijd de leverancier die past bij uw visie, budget en u genieten van het werken met. Kies niet iemand omdat hij het laagste bod heeft.
Time to Get Real: Estimating The Costs
Nu u een algemeen idee hebt van wat u kunt verwachten als het op kosten aankomt, is het tijd om de kostenposten te berekenen. Neem jezelf mee door de levenscyclus van je evenement: wat zijn de dingen die je onderweg geld kunnen kosten? Stop niet alleen bij de grote kostenposten zoals de locatie, eten en drinken en AV (hoewel deze wel op de lijst staan). Je moet denken aan kleinere kosten zoals belastingen, vergoedingen, fooien, marketing, en reizen. Kleine kosten kunnen uiteindelijk uw budget opslokken als u ze niet op voorhand incalculeert.
Hier zijn enkele dingen om te overwegen voor begrotingsposten:
- Kosten om naar uw evenement te reizen: Is er een kamerblok voor uw evenement? Hoeveel kost het om uw hele team over te vliegen? En als u daar eenmaal bent, is het dan een taxirit van 100 dollar naar de locatie? Wat is de prijs per dag voor de maaltijden van uw team?
- Eten en drinken: Is er een minimum dat u moet betalen om een bepaalde cateraar in te huren voor uw evenement? Wat zijn de service kosten en fooien? Is uw evenement beter geschikt voor een bar met contant geld of een gehoste bar met een barman? Zo ja, hoeveel bars moet u hebben? (Proftip: gebruik een tool zoals de Pocket Planner van Social Tables om door de CIC goedgekeurde hoeveelheden voor eten en drinken te gebruiken.
- AV: Kijk eens naar uw AV-offerte: welke componenten hebt u absoluut nodig versus wat is een nice-to-have? Zijn er stukken van de AV-overeenkomst die extra kosten kunnen veroorzaken, zoals schadevergoedingen of dagvergoedingen? Wat zijn sommige AV-kosten waar u op moet letten? Wat moet u niet van het budget afhalen OF altijd plannen als het gaat om AV-behoeften? Heeft uw in-house AV-provider kosten waar u zich bewust van moet zijn?
- Huur van de locatie: Welke locatie / ruimte verhuur overwegingen / verborgen kosten zijn er? Kan schade aan de ruimte achteraf in rekening worden gebracht?
- Kunnen verschillende ruimtes verschillende kosten met zich meebrengen?
- Luxueuze hotels
- Ballrooms
- Kleine ontspanningsruimten
- Gemeetruimten met all-inclusivepakketten met F&B, AV, wi-fi en ondersteuning ter plaatse
- Kunnen verschillende ruimtes verschillende kosten met zich meebrengen?
- Marketing: Welke event marketing kosten zullen er zijn? Is er een budget voor Facebook-advertenties, traditionele marketing, giveaways en wedstrijdprijzen?
- Videoproductie en fotografie: Hoe zal uw videograaf of fotograaf u in rekening brengen voor het vastleggen van het evenement? Wat is daarbij inbegrepen? Krijgt u toegang tot de ruwe bestanden of alleen het eindproduct? Kunt u de producten gebruiken voor toekomstige evenementenpromoties?
- De kosten van internet: Hoeveel kost het om extra wifi-dekking te krijgen in uw locatie versus in openbare ruimtes?
Niet al deze posten zullen hun weg vinden naar uw budget, maar ze zijn de moeite waard om in gedachten te houden als u een verscheidenheid aan evenementen plant.
Hoeveel moet worden opgenomen in een “regenachtige dag” fonds?
- Begroot je budget voor eventuele onverwachte kosten (ik bouw meestal 15% in voor het geval dat)
- Wat zijn de grootste variabele kosten?
- Annuleringskosten: niemand vindt het leuk om een evenement te annuleren, maar als je moet, wat kan het annuleren je dan uiteindelijk kosten?
- Worst case scenario’s! Denk na over de ergste dingen die kunnen gebeuren en plan dienovereenkomstig.
Top 10 tips voor het maken van een begroting
Stel het maken van uw budget niet uit. Het lijkt misschien een ontmoedigende taak, maar het is een essentiële eerste stap in uw evenement planning reis. Als u niet zeker weet wanneer dit moet gebeuren, bekijk dan onze tijdlijngids voor evenementen.
Bepaal de focus van uw evenement. Wilt u dat mensen de sfeer nog herinneren, of het heerlijke eten? Wat is uw doel? Waarom organiseert u het evenement? Wijs uw middelen toe volgens uw prioriteiten.
Hoe meer details u toevoegt, hoe nauwkeuriger uw budget zal zijn. Het negeren van een kleine post kan het verschil betekenen tussen onder of boven het budget zitten.
Bedenk dat soms de kosten van het ene element afhankelijk zijn van de kosten van een ander. Uw AV-kosten kunnen bijvoorbeeld veranderen afhankelijk van de locatie die u kiest. Dit is vooral het geval als uw locatie vakbondsmedewerkers vereist.
Bekijk alle opties voor uw locatie. Sommige nieuwere locaties transformeren in one-stop evenement winkels die helpen elimineren het heen en weer in sourcing meerdere leveranciers van evenementen. Deze nieuwere locaties kunnen u op de lange termijn mogelijk een aanzienlijke hoeveelheid geld besparen! En niet te vergeten tijd. Wees er alleen zeker van dat deze one size fits all aanpak past bij uw visie voor uw evenement.
Verlaag de prijs van een item niet om uw budget aantrekkelijk te maken. Een te lage prijs kan er op papier (of op het scherm) goed uitzien, maar het zal uiteindelijk leiden tot geldverlies wanneer het evenement tot leven komt.
Gebruik uw regenachtige dag fonds alleen voor noodgevallen. Het kan verleidelijk zijn om uw vangnet te gebruiken om wat extravagantie toe te voegen aan uw menu of om wat extra decor toe te voegen. Maar als u uw reservefonds aanwendt voor frivoliteiten, kunt u in de problemen komen als zich een echte ramp voordoet.
Doe uw onderzoek. Als u de tijd neemt om locaties, cateringbedrijven en AV-bedrijven te onderzoeken, kunt u uiteindelijk veel geld besparen. Het kan vervelend zijn, maar u vindt de beste deals wanneer u al uw opties vergelijkt.
Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit. Nadat u uw budget hebt opgesteld, zorg ervoor dat u het deelt met iedereen die bij het evenement betrokken is. U weet misschien hoeveel u wilt uitgeven, maar de rest van uw team heeft daar misschien een ander idee over. Het hele team moet op één lijn zitten.
Ben niet bang om geld uit te geven. U hoeft niet altijd voor de goedkoopste optie te kiezen als u het geld ervoor hebt. Ja, u wordt misschien beloond als u uw baas een bonnetje laat zien dat ongelooflijk onder het budget ligt, maar de kwaliteit van een artikel is ook belangrijk! Hier en daar wat extra geld uitgeven kan het verschil zijn tussen een middelmatig evenement en een ongelooflijke ervaring. Investeer in leveranciers waarvan u weet dat ze uw evenement zullen opwaarderen.
Geld uitgeven kan een stressvol onderdeel zijn van het plannen van een evenement. Niemand vindt het leuk om zijn zuurverdiende geld van de bankrekening te zien vliegen! Deze stress kan echter worden verminderd door het maken van een eenvoudige budget spreadsheet en het doen van je huiswerk. Door te gaan zitten en de cijfers op te tellen, zie je niet alleen waar je geld naartoe gaat en vandaan komt, maar het dwingt je ook na te denken over de focus van je evenement. Het zal je helpen prioriteiten te stellen tijdens het plannen. Moet er meer geld worden uitgetrokken voor AV? Is er genoeg geld om een lekkere maaltijd te verzorgen?
Conclusie
Zonder dit cruciale element, zou u wel eens totaal onvoorbereid kunnen zijn voor uw volgende evenement. Als u echter de eenvoudige stappen hierboven volgt en al onze kleine tips en trucs in gedachten houdt, kunt u goed op weg zijn om het beste (meest kostenefficiënte) evenement van het jaar te organiseren.