Te late betalingen komen vaak voor in kleine bedrijven, maar door consequent debiteurenbeheer kun je van al je klanten betrouwbare, tijdige betalers maken. Naast een goede organisatie is de manier waarop u uw brief met achterstallige betalingen formuleert de belangrijkste stap naar succes. Als experts in het innen van betalingen en Receivables Management, zijn hier onze top tips!
Actieve Herinnering
Ongeveer 15-7 dagen voordat de betaling verschuldigd is, stuurt u uw klant een vriendelijke en beleefde herinnering. Benader deze e-mail of brief als een “beleefdheidsbezoek”.
Begin met “Voor uw gemak” om aan te geven dat dit geen zeurende e-mail is, maar slechts een behulpzaam gebaar. We weten allemaal hoe druk het leven van een klein bedrijf kan zijn.
Houd de e-mail persoonlijk en vriendelijk, en vermeld een link naar de factuur en de betalingsmogelijkheden.
Voorbeeld taal:
Dear Jan,
Voor uw gemak wilde ik u een snelle herinnering sturen dat de betaling voor Factuur 453 bijna verschuldigd is (datum).
U kunt betalen via onze website (link) of PayPal (link).
Ik hoop dat u een prachtige rest van de week, en kijk ernaar uit om zaken te doen met u snel weer!
Al het beste,
Michael
Eerste Verleden Verschuldigde Brief
De allereerste dag een betaling is achterstallig, stuur uw eerste collectie e-mail. Het is belangrijk om de klant te laten weten dat u zich bewust bent van hun achterstand, en in het algemeen heel op de top van uw Accounts Receivable. Na verloop van tijd zal dit beleid van onmiddellijke actie uw klanten trainen om prioriteit te geven aan uw facturen. De meeste achterstallige betalingen zijn gewoon te wijten aan desorganisatie of voorkeur voor langere betalingstermijnen – geen kwaadwilligheid. Daarom moet uw eerste brief over achterstallige betalingen streng, maar toch hartelijk zijn. Gebruik meer formele taal om uw serieuze intentie aan te geven, en om te voorkomen dat de betalingsachterstand een persoonlijke kwestie wordt. Om defensieve houding of spanningen te voorkomen, kunt u de zaak voorzichtig aansnijden door te zeggen: “Uw rekening bij ons is nu achterstallig”. Vermeld de factuur waarnaar u verwijst, de datum waarop deze verschuldigd was en een korte herinnering over uw betalingsbeleid. “Zoals u weet, bedraagt onze betalingstermijn 30 dagen vanaf de factuurdatum. De eerste vervaldagbrief is het perfecte moment om te wijzen op eventuele kosten voor betalingsachterstand die uw bedrijf aanrekent aan het totaal. Vermeld altijd betalingsmogelijkheden in uw vervalbrieven, zodat er zo snel mogelijk op kan worden gereageerd. Volg deze betalingsherinnering op met een telefoontje. Neem, indien mogelijk, het gesprek op voor een nauwkeurige administratie. Als er geen reactie komt op de eerste e-mail, verstuur deze dan opnieuw bij het 45-50 dagen punt.
Voorbeeld taal:
Dear Jan,
Dit is een vriendelijke betalingsherinnering, omdat uw rekening bij ons nu als achterstallig te boek staat.
Wij willen graag de volgende rekening(en) onder uw onmiddellijke aandacht brengen:
Factuur # Datum Vervaldatum Bedrag
Betaalmogelijkheden: onze website (link) of PayPal (link)
Wij zouden het zeer op prijs stellen als u ons de status van deze betaling zou kunnen laten weten. Aarzel niet om ons te bellen als u vragen heeft over het verschuldigde saldo op uw rekening.
Zoals u weet, zijn onze betalingstermijnen 30 dagen vanaf de uitgiftedatum van de factuur en wordt een late vergoeding van 5% op uw rekening in rekening gebracht als de betaling niet binnen 40 dagen na de uitgiftedatum is ontvangen.
Bedankt voor uw aandacht voor deze zaak en uw voortdurende zaken.
Hoogachtend,
Michael
60 dagen achterstallige brief
Wanneer een factuur tussen 60-90 dagen achterstallig is, kan de kans op een succesvolle incasso drastisch afnemen. Het is heel belangrijk om in deze periode een aantal sterke e-mails te sturen en de telefoontjes zorgvuldig op te volgen. Een factuur die meer dan 60 dagen achterstallig is, is niet zozeer het gevolg van een gebrek aan organisatie, maar eerder van een onderliggend probleem. Het is belangrijk dat deze brief streng is, vetgedrukte woorden bevat en formele taal gebruikt. Zet ook andere werknemers van het bedrijf in de e-mail, inclusief de hoogstgeplaatste administrateur voor wie u een e-mail kunt vinden. Overweeg ook om individuele e-mails te sturen naar andere leden van de afdeling.
Uw onderwerpregel kan beginnen met “BELANGRIJK” of “Vereist onmiddellijke aandacht” of “Actie nodig”.
In plaats van de “waarschuwing” aanpak, wees direct: “we schrijven om u te informeren dat uw account is nu 60 dagen achterstallige”. Voeg zinnen toe als “onmiddellijke aandacht” of “dringende zaak”.
Laat hen weten dat u zult bellen en het vervolgproces zult voortzetten. Het is nuttig om hen eraan te herinneren dat u ook een bedrijf bent, dus gebruik taal als “onze driemaandelijkse financiële behoeften vereisen dat alle rekeningen volledig worden betaald”. Herinner de klant eraan dat als gevolg van het bedrijfsbeleid, u niet in staat zult zijn om verder zaken te doen met een klant die momenteel achterstallig is, of twee incidenten heeft van 60+ dagen achterstallig.
Gezien de verminderde waarschijnlijkheid van succesvolle verzameling na 90 dagen, moeten follow-up e-mails naar uw 60 dagen achterstallige brief aanbiedingen bevatten om een betalingsplan uit te werken of om hen te helpen kredietopties te vinden via Fundera of Kabbage.
Voorbeeldtaal
BELANGRIJKE MEDEDELING
De heer Jan,
Dit is om u te informeren dat uw rekening nu 60 dagen PAST DUE voor factuur #345.
Deze kwestie vereist uw onmiddellijke aandacht. Gelieve de betaling zo spoedig mogelijk te voldoen.
Factuur # Datum Vervald Bedrag + 5% Late fee, beoordeeld op datum
Betaalmogelijkheden: onze website (link) of PayPal (link)
Gelieve ons te informeren over de huidige status van deze betaling. Als u vragen heeft over deze factuur of het verschuldigde saldo op uw rekening, bel ons dan onmiddellijk.
Wij zullen u blijven bereiken om deze zaak op te lossen.
Zoals in het contract vermeld, zijn de betalingstermijnen netto 30. Houd er rekening mee dat volgens ons bedrijfsbeleid, we niet in staat zijn om verder zaken te doen met een klant die momenteel achterstallig is, of die 60 + dagen achterstallig is geweest meer dan eens.
Sincerely,
Michael
90 dagen achterstallige brief
Facturen die tussen 90 en 120 dagen achterstallig zijn, zijn aanzienlijk moeilijker te innen op. Uw betalingsherinneringen voor facturen in deze categorie moet vrij stevig, formeel, en gebruik tactieken om hun aandacht te krijgen, zoals vetgedrukte tekst of vergrote lettertypen. Vermeld de gevolgen van hun acties en uw talrijke pogingen om contact op te nemen. Zet ook andere werknemers van het bedrijf in de e-mail, inclusief de hoogst geplaatste administrateur waar u een e-mail voor kunt vinden.
Voorbeeld taal:
VERZOEKT ONMIDDELLIJK ACTIE
De heer Jan,
Dit is een belangrijke brief en vereist uw onmiddellijke aandacht. Ondanks diverse aanmaningen hebben wij geen reactie van u ontvangen over uw ernstig achterstallige rekening. Wij hebben u ruimschoots de tijd gegeven en zijn meer dan geduldig met u geweest. Daarom menen wij dat er geen andere mogelijkheid is dan deze schuld van onze boeken af te schrijven door deze als “dubieuze debiteuren” aan de belastingdienst te melden via een 1099-C aangifte. U kunt dit voorkomen door vandaag het volledige verschuldigde bedrag over te maken. Als we uw betaling niet binnen de komende vijf dagen ontvangen, zullen we actie moeten ondernemen.
Neem onmiddellijk contact met ons op als u een afbetalingsplan wilt opzetten.
De volgende factuur (facturen) vereisen uw onmiddellijke aandacht:
Factuur # Datum Vervald Bedrag + 5% Late fee, beoordeeld op datum
Betalingsopties: onze website (link) of PayPal (link)
Zoals vermeld in het contract, zijn de betalingsvoorwaarden netto 30. Houd er rekening mee dat volgens ons bedrijfsbeleid, zijn wij niet in staat om verder zaken te doen met een klant die momenteel achterstallig is, of die 60 + dagen achterstallig is geweest meer dan eens. Wij hopen van harte dat u deze zaak serieus in overweging wilt nemen.
Hoogachtend,
Michael
Final Past Due Letter
Voor facturen die meer dan 120 dagen achterstallig zijn, is er nog steeds enige kans op inning en daarom is het sturen van aanvullende communicatie nog steeds de moeite waard. Omvatten de gevolgen van hun acties (oninbare vorderingen afschrijvingen, credit score) evenals taal te laten weten dat u de juiste acties om hun ernstige achterstand te melden zal nemen: incassobureau en de BBB.
Gebruik vet taal als “ernstige” en “delinquent”. Ga door met het betrekken van extra werknemers van het bedrijf op de e-mails.
Voorbeeld taal:
NOTICE: YOUR ACCOUNT IS SEVERELY DELINQUENT
Dear Jan,
Dit is een belangrijke brief en vereist uw onmiddellijke aandacht. Ondanks het sturen van verschillende herinneringen, hebben wij geen reactie van u ontvangen over uw ernstig achterstallige rekening. We hebben u ruimschoots de tijd gegeven en zijn meer dan geduldig met u geweest. Daarom
-
Wij zijn van mening dat er geen andere oplossing is dan uw rekening in handen te geven van ons incassobureau.
-
Deze actie zal van invloed zijn op de kredietwaardigheid van uw bedrijf.
-
Wij kunnen dit ook melden bij de belastingdienst als “dubieuze debiteuren” met een formulier 1099-C als betaling uitblijft.
Neemt u onmiddellijk contact met ons op als u een afbetalingsregeling wilt treffen.
De volgende factu(u)r(en) is/zijn ernstig achterstallig:
Factuur # Datum Vervald Bedrag + 5% Verlate kosten, beoordeeld op datum
Betalingsopties: onze website (link) of PayPal (link)
Zoals vermeld in het contract zijn de betalingsvoorwaarden netto 30. Houd er rekening mee dat volgens ons bedrijfsbeleid, zijn wij niet in staat om verder zaken te doen met een klant die momenteel achterstallig is, of die 60 + dagen achterstallig is geweest meer dan eens. We hopen van harte dat u deze zaak serieus in overweging wilt nemen.
Hoogachtend,
Michael
U kunt onze incassotool gebruiken om automatisch zeer effectieve betalingsherinneringen naar uw klanten te sturen (de FG Receivables Manager).
Het houdt de e-mails bij die u verzendt in een klantcontactgeschiedenis en registreert eventuele telefoongesprekken. U zult in staat zijn om te zien of de klant uw e-mail heeft geopend of geklikt. E-mails in de FG Receivables Manager hebben ook gedetailleerde factuurweergaven en de mogelijkheid om betalingen te ontvangen.