Herhaal jezelf niet: Get More Done with the DRY Principle

We hebben allemaal wel eens meegeknikt als iemand zegt dat we slimmer moeten werken, niet harder. Maar wat betekent dat in de praktijk?

Computerprogrammeurs hebben een antwoord met een concept dat ze gebruiken om efficiëntere code te schrijven: Don’t Repeat Yourself (DRY). Je hoeft geen programmeur te zijn om hetzelfde principe in je dagelijkse werk te gebruiken, dus laten we eens kijken hoe je het op je dagelijkse taken kunt toepassen.

Wat is DRY?

De term “don’t repeat yourself” werd in 1999 bedacht door Andy Hunt en Dave Thomas in hun boek The Pragmatic Programmer. Zij definieerden het als “Elk stuk kennis moet een enkele, ondubbelzinnige, gezaghebbende representatie binnen een systeem hebben.”

In software engineering, DRY is het principe van het verminderen van herhaling in de code, terug te verwijzen naar een enkele bron – of “snippet”- van herbruikbare code wanneer je het nodig hebt.

Stel je hebt een app geprogrammeerd die een bal gooit voor je hond eenmaal per uur gedurende de dag. In plaats van het schrijven van de hele code voor het lokaliseren van de bal, het oppakken van de bal, en het gooien van de bal 24 keer (een keer voor elk uur), schrijf je de code een keer en geef het een naam, zoals throw.ball. Dan hoeft u alleen nog maar throw.ball in te typen.

Behalve dat het u op voorhand moeite bespaart, betekent het ook dat er minder ruimte is voor menselijke fouten: Als je 24 keer hetzelfde schrijft, maak je zeker een keer een fout. Plus, als je bijvoorbeeld besluit dat je app een bot moet gooien in plaats van een bal, hoef je de code maar één keer te veranderen, in plaats van 24 keer.

Coders hebben gevoel voor humor, dus hebben ze ook een antoniem voor DRY bedacht: WET, wat ofwel We Enjoy Typing ofwel Wasting Everyone’s Time kan betekenen, afhankelijk van aan wie je het vraagt.

Dit is een voorbeeld uit de codering, maar we vermijden allemaal instinctief herhaling als er een voor de hand liggende oplossing is. We laten websites cookies op onze computer opslaan om onze voorkeuren te onthouden. We maken afspeellijsten van onze favoriete nummers, in plaats van elke keer opnieuw te kiezen. En we laden contacten in onze telefoon in plaats van nummers in te typen voor elke tekst.

Maar hoe kunnen we herhaling vermijden en tijd besparen als het op ons werk aankomt? Het begint allemaal met het uitzoeken waar je jezelf herhaalt.

Ontdek waar je jezelf herhaalt

Als je ooit een productiviteitssysteem hebt geprobeerd, zal veel van dit bekend klinken. Systemen als Getting Things Done (GTD) en Zen to Done volgen een soortgelijk proces. Het verschil hier is dat we het proces benaderen met een laserfocus op onnodige duplicatie.

De eerste stap is het bijhouden van uw dagelijkse activiteiten-u moet dit minstens een week doen, maar idealiter een maand. Als u uw tijd bijhoudt, registreert u routinematige taken, maar u wilt niet de taken missen die minder vaak of minder regelmatig voorkomen.

Taken toevoegen die waarschijnlijk zijn, maar niet gepland, zoals het afhandelen van een klacht van een klant.
Vergeet de jaarlijkse taken niet (of maandelijkse, als u slechts een week bijhoudt): zaken als rapporten, audits, inspecties, facturering, onderhoud en meer.
Vraag anderen naar hun routinematige taken. Dat zal u helpen de gaten op te vullen.

Als het de moeite waard is om te doen, is het de moeite waard om te loggen. Bekijk onze selectie van de beste apps voor takenlijsten en de beste apps voor tijdregistratie om het vastleggen van taken gemakkelijker te maken. Als u niet geïnteresseerd bent in een nieuwe app voor dit proces, kunt u altijd een spreadsheet gebruiken.

Op dit punt hebt u een overzicht van uw taken op grote hoogte. Nu is het tijd om uit te zoeken welke taken DRY-kandidaten bij uitstek zijn. Dit kan worden gedaan in de app die u hebt gebruikt om uw taken bij te houden. U kunt tags of labels maken voor elke categorie in uw takenlijst of tijdregistratie-app, de categorieën toevoegen als extra kolommen in een spreadsheet of ze gewoon noteren met pen en papier.

We stellen voor dat u zich concentreert op vier hoofdgebieden en taken noteert die in een of meer van de volgende categorieën vallen.

Pijnpunten. Als u uw lijst doorneemt, ziet u waarschijnlijk een handvol taken waar u maag van omdraait. Misschien bent u bang voor het maandelijkse rapport of voor het versturen van herinneringen aan klanten die te laat betalen. Ga op je gevoel af. Als het een fysieke reactie van paniek en afkeer teweegbrengt, of als je jezelf telkens ziet uitstellen als deze taak aan de orde is, markeer hem dan. Welke taken houden de rest van uw dag op? Misschien moet u alle afdelingshoofden e-mailen en wachten op hun reacties voordat u aan een rapport kunt gaan werken. Of misschien moet u nieuwe klantgegevens importeren voordat u de analyses kunt uitvoeren waarin u geïnteresseerd bent.
Tijdrovende taken. Dit is waar de resultaten van uw tijdregistratie van pas komen. Bent u elke dag uren bezig met het opschonen van uw inbox of het beantwoorden van vragen van klanten? Als u op de meeste mensen lijkt, hebt u waarschijnlijk onderschat hoeveel tijd sommige van uw taken in beslag nemen.
Repetitieve taken. Zoek naar herhaalde taken die een vergelijkbaar patroon volgen telkens wanneer u ze uitvoert. Denk aan Henry Ford; hij zag dat het bouwen van auto’s een herhaalbaar proces was en bedacht de lopende band-methode, die een revolutie in de productie teweegbracht. U bouwt misschien geen fysiek product, maar de kans is groot dat u iets produceert. Het kan zo simpel zijn als een update van een sociaal netwerk, of zo complex als een nieuwe app. Zoek naar stappen die vrijwel identiek zijn, zodat u uw eigen lopende band kunt bouwen.

Met al uw taken in categorieën, kunt u nu in één oogopslag zien welke de beste kandidaten zijn voor de DRY-behandeling. Taken die als repetitief worden bestempeld, hebben per definitie het meeste baat bij DRY. Als een taak niet repetitief is, schrap hem dan van uw lijst. Als u dat hebt gedaan, moet u prioriteit geven aan de taken die de meeste categorieën raken.

Kijkend naar het voorbeeld in de afbeelding hierboven, scoorde ik elke taak 0-5 (5 is de hoogste) voor elk van de vier categorieën. Daarna heb ik elke taak opgeteld – degenen met de hoogste scores zijn degenen die het meest geschikt zijn voor de DRY-behandeling.

Herhaling op het werk elimineren

Nu hebt u een duidelijk idee van welke taken baat zouden hebben bij DRY, dus is het tijd om de herhaling te elimineren.

Tip 1: Maak sjablonen

De hoeksteen van het gebruik van DRY in uw werkleven is het nederige sjabloon. Telkens wanneer u iets maakt, of het nu een e-mail, een zakelijk document of een infographic is, bedenk dan of er iets is dat u kunt bewaren voor toekomstig gebruik. De tijd die u besteedt aan het maken van een sjabloon, bespaart u later exponentieel meer tijd.

Als de taak te complex lijkt voor een basissjabloon, kunt u misschien beter een standaardwerkmethode (SOP) maken. Neem de taak door en splits deze op in afzonderlijke stappen, die u vervolgens kunt gebruiken als basis voor uw eigen SOP, of delegeer de taak aan iemand anders.

Hier volgen de gebieden die het meest in aanmerking komen voor sjablonen:

E-mails

Met een geschat gemiddelde van 31 verzonden zakelijke e-mails per dag, is de inbox het centrum van het universum van de kenniswerker. Maar dat betekent ook dat u waarschijnlijk steeds weer dezelfde e-mails verstuurt.

Door eenvoudig alle persoonlijke informatie te verwijderen, kunt u uw eigen sjabloon maken en deze opslaan voor toekomstig gebruik. Voor meer details over het gebruik van sjablonen binnen verschillende e-mailapps, leest u over het automatiseren van uw inbox.

Interne communicatie

Als u wekelijkse updates naar uw manager stuurt, specs voor verschillende belanghebbenden maakt of tickets in uw bugtracker schrijft, besteedt u waarschijnlijk veel tijd aan het opnieuw uitvinden van het wiel. Blader door uw meest recente communicatie en zoek naar patronen – zelfs een kaal sjabloon bespaart u de moeite van het opmaken van elke keer.

Externe documenten

Voorstellen, contracten, facturen – ze lijken allemaal behoorlijk op elkaar. Door de informatie te verwijderen die specifiek is voor uw klanten en partners, hebt u een sjabloon om van uit te werken en kunt u het aanpassen voor elk gebruik.

Presentaties

Als u meer dan één presentatie per jaar geeft, maak dan een presentatiesjabloon voor uzelf. Zelfs als elke presentatie enorm verschilt, kan het geraamte hetzelfde zijn.

Jouw sjablonen zijn levende documenten. Als u merkt dat u steeds dezelfde wijzigingen aanbrengt, betekent dit dat het tijd is om de sjabloon zelf bij te werken.

Tip 2: Zoek de juiste apps

Is er een app die het werk voor u kan doen?

Het antwoord is vrijwel zeker ja.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat u uw voorstellen in een tekstverwerker hebt geschreven en ze als bijlage hebt gemaild. Het blijkt dat er een overvloed aan voorstellen software die het proces zal stroomlijnen, het verzenden van prachtig vormgegeven voorstellen aan uw klanten en u te laten weten zodra ze zijn beoordeeld. En hoewel niets je ervan weerhoudt om een factuursjabloon in Google Docs of Microsoft Word te maken, zorgt factureringssoftware voor alle herhalingen, zoals het automatisch nummeren van je facturen, het bijhouden van wat er is betaald en het maken van je belastingaangiften een heel stuk eenvoudiger.

Hetzelfde geldt voor eigenlijk alles, van het plannen van vergaderingen tot het maken van enquêtes.

Dus als je merkt dat je, zelfs met de beste sjablonen, nog steeds regelmatig veel tijd kwijt bent aan het handmatig aanpassen ervan, is het tijd om het gebruik van een app te overwegen. Het juiste gereedschap voor de juiste klus kan het verschil betekenen tussen een makkelijke klus of een spijker erin slaan met een schroevendraaier.

Er is zelfs een app voor sjablonen – een soort van. Met tekstuitbreiders kunt u eenvoudig tekstfragmenten maken die u steeds weer kunt gebruiken, in welke app u ook bent.

Tip 3: Automatiseer uw terugkerende taken

Als u eenmaal een reeks DRY-apps hebt uitgekozen, zult u iets merken: de meeste zijn gemaakt om één ding goed te doen. En het hebben van een speciaal gereedschap om een specifieke taak uit te voeren is heel zinvol. Maar uw werk is zelden zo eenvoudig, en u zult merken dat u in uw dagelijkse workflow van app naar app springt.

Met Zapier kunnen de apps die u het meest gebruikt met elkaar praten. Met behulp van geautomatiseerde workflows, Zaps genaamd, kunt u automatisch gegevens tussen de apps verzenden, waardoor handmatig werk uit veel van uw dagelijkse taken wordt verwijderd.

Afhankelijk van welke taken het hoogst scoorden in uw DRY-evaluatie, wilt u misschien uw eigen workflow maken, maar hier zijn een paar ideeën om u op weg te helpen:

Projectbeheer

Interne communicatie

Bestandsbeheer

Automatisering is het ultieme hulpmiddel voor DRY. Het stelt u in staat al uw repetitieve taken uit te besteden aan een machine, zodat u zich kunt concentreren op de projecten waarvoor dat menselijk brein van u nodig is.

U denkt waarschijnlijk al aan alle taken die u kunt verminderen met uw arsenaal aan sjablonen, apps en Zaps. Maar loop niet op de zaken vooruit. In plaats van van tevoren te brainstormen over hacks, moet je DRY baseren op de realiteit van je taken.

En zorg ervoor dat je in de gaten houdt hoe het werkt. Bent u tijd te besparen? Voelt u zich minder gestrest? Of hebben uw nieuwe processen op de een of andere manier uiteindelijk meer tijd gekost? Hebt u iets geautomatiseerd dat meer persoonlijk had moeten zijn?

In de codering kan DRY het verschil betekenen tussen onhandige, kapotte apps en soepele, efficiënte apps. Als u dezelfde principes in uw werk toepast, kunt u meer tijd besteden aan wat belangrijk is, terwijl sjablonen en robots de rest voor hun rekening nemen.

Beeld van handen die code typen van Free-Photos via . Afbeelding van hand die notities neemt van StartupStockPhotos via . Afbeelding van persoon die naar prikbord kijkt van StartupStockPhotos via . Cartoon over efficiëntie van xkcd.