Het besef dat je een gekwalificeerde niet-selectieve bijdrage (QNEC) of gekwalificeerde bijpassende bijdrage (QMAC) moet leveren, is geen leuk moment.
Misschien hebt u de cijfers gerend en beseft u dat u vrijwel zeker niet door uw ADP- of ACP-test zult komen. Misschien ben je het papierwerk aan het doornemen en zie je een detail waar je maag van omdraait. Op de een of andere manier is een werknemer die in aanmerking kwam voor een bijdrage aan de 401(k) van uw bedrijf, niet op de hoogte gebracht of de kans gegeven.
Hoe dan ook, wat je hebt gevonden is een probleem.
Gelukkig is er een oplossing.
Het maken van een QNEC of QMAC kan u helpen het op te lossen (hopelijk voordat er grote schade wordt aangericht). In dit bericht gaan we precies na wat QNEC’s/QMAC’s zijn, hoe ze kunnen helpen (of noodzakelijk zijn), hoe u een QNEC/QMAC kunt berekenen en maken, en alle belangrijke bijzonderheden, regels, termijnen en details die u moet weten.
Om te beginnen, laten we elk van deze bijdragen afzonderlijk behandelen.
Wat is een QNEC?
Een gekwalificeerde niet-verplichte bijdrage (QNEC) is een manier voor werkgevers om een mislukte nondiscriminatietest (NDT) te corrigeren of de gemiste kans van een werknemer om te kiezen voor uitstel in te halen, goed te maken. In principe zijn QNEC’s bijdragen die namens de werknemer – gewoonlijk een niet-hooggecompenseerde werknemer (NHCE) – worden gedaan en die onmiddellijk voor 100% onvoorwaardelijk zijn. Deze bijdragen zijn niet-selectief, wat betekent dat ze niet worden bepaald door het bedrag dat een werknemer reserveert. Voor testdoeleinden kunnen ze hetzelfde worden behandeld als electieve uitstellen of als een werkgeversbijdrage, wat betekent dat ze kunnen worden gebruikt om een mislukte ADP- of ACP-test te helpen corrigeren.
Wat is een QMAC?
Qualified Matching Contributions (QMAC’s) zijn vergelijkbaar met QNEC’s, behalve dat het geen niet-verplichte bijdragen zijn, maar bijpassende bijdragen, die worden verstrekt als een percentage van het vrijwillige uitstel van de werknemer. Ze worden gewoonlijk gebruikt om u te helpen de ACP-test te doorstaan – op dezelfde manier als QNEC’s worden gebruikt om u te helpen de ADP-test te doorstaan. Een QMAC kan ook worden gebruikt om te voldoen aan de ADP-test, waarbij het in de berekening wordt opgenomen als een werknemersdeferral.
Het is belangrijk op te merken dat een QNEC- of een QMAC-bijdrage alleen kan worden gebruikt om te voldoen aan het falen van een van de tests, ADP of ACP, niet beide. Er kunnen zich dus omstandigheden voordoen waarin aanvullende stappen moeten worden ondernomen, of beide soorten bijdragen moeten worden geleverd.
QNEC’s vs. QMAC’s
Hoewel QMAC’s vaak in één adem worden genoemd met QNEC’s en gezamenlijk worden gebruikt, hebben zij enkele belangrijke verschillen. We hebben de belangrijkste verschillen in onderstaande tabel uitgesplitst:
| ## QNEC’s vs. QMAC’s | |
|---|---|
| QNEC | QMAC |
| Qualified Non-Elective Contributions | Qualified Matching Contributions |
| Bedrag gebaseerd op: % van de beloning van de werknemer | Bedrag gebaseerd op: % van het door de werknemer gekozen uitgestelde deel |
| Generaliseerd gebruikt om te voldoen aan de ADP-nondiscriminatietest | Generaliseerd gebruikt om te voldoen aan de ACP-nondiscriminatietest, echter, kan ook worden gebruikt om te slagen voor de ADP-nondiscriminatietest |
Uitleg over QNEC’s/QMAC’s
Zoals we hierboven al zeiden, is een QNEC of QMAC bedoeld om een fout te herstellen, dus maak u niet al te veel zorgen als u een fout hebt gemaakt. We zullen het hebben over veelgemaakte fouten, wat te doen om te corrigeren, en belangrijke regels voor QNECs/QMACs. Maar laten we beginnen voordat we op de zaken vooruitlopen:
Voorkomende fouten: wanneer moet u een QNEC/QMAC maken?
401(k) planadministratie is niet eenvoudig – en met alle bewegende onderdelen die erbij betrokken zijn, maken mensen fouten. Enkele van deze veel voorkomende 401 (k) administratiefouten zijn:
- Plansponsors kunnen aannemen dat hun 401 (k) -plan geen niet-standaard of parttime werknemers dekt (terwijl het eigenlijk wel doet).
- Tijdens uitstelberekeningen of niet-discriminatietests, kunnen plansponsors vergeten in aanmerking komende werknemers op te nemen die geen electieve uitstellen hebben gemaakt.
- Plansponsors kunnen per ongeluk niet toestaan dat een werknemer electieve uitkeringen doet, (vaak als gevolg van administratief verloop of andere bureaucratische complicaties).
Deze veelgemaakte fouten kunnen resulteren in het falen van nondiscriminatietests, of in het nalaten van het correct inschrijven en aanbieden van uitgestelde bedragen voor een in aanmerking komende werknemer.
Als u niet bent geslaagd voor uw ADP-test (of denkt dat dit het geval is):
Vaak, wanneer een bedrijf niet slaagt voor zijn NDT’s, zijn QNEC’s / QMAC’s niet de enige optie, of zelfs de meest voorkomende. Ondernemingen maken meestal gebruik van correctieve uitkeringen, uitstel van betaling die aan HCE’s worden terugbetaald. Deze kunnen uw HCE’s echter onverwacht opzadelen met extra volledig belastbaar inkomen dat jaar – geen recept voor gelukkige hogere managers. Dat is waar een QNEC/QMAC van pas komt.
Een QNEC/QMAC is een manier voor de plansponsor of werkgever om hun 401 (k) -plan te corrigeren zonder de chequeboekjes van hun werknemers te verstoren.
Als u een werknemer niet de kans hebt gegeven om kieskeurig uitstel te maken (of als u ervoor wilt zorgen dat dit niet is gebeurd):
In dit geval is de QNEC/QMAC bedoeld om de werknemer te compenseren voor hun gemiste kans om uitstel te maken. De sponsor van het plan doet de corrigerende betaling, in plaats van dat de werknemer moet lijden onder de nalatigheid van de onderneming.
Plan Sponsor QNEC/QMAC-kosten
Een QNEC of QMAC is normaal gesproken niet de meest populaire corrigerende maatregel omdat, nou ja, ze kosten de werkgever. Plan sponsors die ervoor kiezen om deze route te gebruiken als de corrigerende maatregel moeten de rekening betalen voor een mislukte ACP / ADP test of bureaucratische blip, en dat kan een pijnlijke kostenpost zijn, vooral als het onverwacht is.
Aan de andere kant: QNECs/QMACs betekenen dat werknemers tevreden worden gehouden. Werknemers met een hoog salaris hoeven hun uitgestelde bedragen niet terugbetaald te krijgen, en iedere werknemer die niet de kans heeft gekregen om uit te stellen, krijgt nog steeds geld op zijn rekening (en het is 100% verworven, wat betekent dat het van meet af aan van hen is).
Hoe het bedrag van een QNEC/QMAC te berekenen:
Voor een mislukte ADP- of ACP-test:
Als u niet geslaagd bent voor uw ADP- of ACP-test en besluit QNEC/QMAC’s te maken om de correctie te maken, moet u QNECs/QMAC’s maken tot het punt dat uw regeling de test doorstaat. In feite moet u de schaal opnieuw in evenwicht brengen. Hier is hoe u die bedragen berekent:
Stap 1:
Bekijk uw mislukte ADP- of ACP-test en vergelijk uw NHCE/HCE-percentages met de slaag-/zakvereisten die in onderstaande grafiek worden uiteengezet.
| NHCE QNEC-berekeningstabel | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Werknemer | Vergoeding | Deferral | Employer Match | ADP | ACP |
| HCE 1 | $160,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0,70% |
| HCE 2 | $135,000 | $12,150 | $1,215 | 9,00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120,000 | $7,200 | $720 | 6.00% | 0.60% |
| HCE Gemiddelde: | 7,33% | 0.73% | |||
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | 5.00% | 0.50% |
| NHCE 2 | $ 42.000 | $ 2.520 | 1.53% | 6.00% | 0.60% |
| NHCE 3 | $ 39.000 | $ 2.340 | 1.53% | 6.00% | 0.60% |
| NHCE 4 | $ 39.000 | $ 780 | 1,53% | 2.00% | 0.20% |
| NHCE 5 | $ 35.000 | – | 1.53% | 0.00% | 0,00% |
| NHCE Average: | 3,80% | 0,38% | |||
Dit zijn de aanvaardbare drempels voor het slagen voor uw ADP/ACP-test.
| ADP/ACP-drempels: | |
|---|---|
| NHCE-percentage | HCE Maximaal toegestaan percentage |
| 2% of minder | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| meer dan 8% | NHCE % x 1.25 |
Voor dit voorbeeld concentreren we ons op de ADP-test. Onze NHCE ADP was 3,80%, terwijl onze HCE ADP 7,33% was – wat hoger is dan het maximaal toegestane percentage, waardoor we niet slagen voor de ADP-test.
Stap #2:
Bereken het percentage dat u moet bijdragen aan NHCE’s om uw plan in evenwicht te brengen en u te helpen slagen voor de nondiscriminatietest.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = vereiste QNEC
Hier volgt ons voorbeeld:
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Note: Als uw NHCE ADP boven 8% lag, zou uw berekening er als volgt uitzien:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = Vereiste QNEC %
Stap #3:
Multigvuldig het QNEC-percentage dat u in stap 2 hebt berekend met elk van uw NHCE-vergoedingen om de totale QNEC te berekenen die aan elke werknemer moet worden uitgekeerd.
| NHCE QNEC-berekeningstabel | ||||
|---|---|---|---|---|
| werknemer | compensatie | uitkering | QNEC % | QNEC Bedrag |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 |
| NHCE 2 | $ 42,000 | $ 2,520 | 1.53% | $ 643 |
| NHCE 3 | $ 39,000 | $ 2,340 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 4 | $ 39,000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 5 | $ 35,000 | – | 1.53% | $ 536 |
| TOTAAL QNEC/QMAC: | $ 3,137 | |||
Voor dit voorbeeld zou onze totale QNEC $ 3,137 bedragen, verdeeld pro rata, of proportioneel, onder onze NHCE’s.
Als u echter een QNEC overweegt ter compensatie van een gemiste uitstelmogelijkheid, zal uw berekening anders zijn.
Missed Employee Deferrals
Als een werknemer die in aanmerking kwam en bereid was tot uitstel, dit om welke reden dan ook niet heeft kunnen doen, moet u een QNEC/QMAC maken die gelijk is aan de helft van het bedrag dat zij zouden hebben uitgesteld, zoals berekend door het ADP van hun respectieve groep – of zij nu een HCE of NHCE zijn.
Het berekenen van een QNEC/QMAC in deze situatie kan in 2 stappen worden gedaan:
Stap 1: Bereken het gemiste uitstel van de werknemer
Om het bedrag van een QNEC/QMAC te berekenen, moet u dus eerst het gemiste uitstel van uw werknemer vinden. Zorg ervoor dat u weet tot welke groep (HCE of NHCE) de werknemer in kwestie behoort.
(HCE of NHCE) Werkelijk uitstelpercentage * Vergoeding werknemer
= Gemiste uitstel van werknemer
Als, bijvoorbeeld, NHCE #2 (vergoeding: $42.000) nooit de gelegenheid heeft gekregen om bij te dragen aan het plan, zou hun gemiste uitstelberekening zijn: 3,80% * $42.000 = $1.596
Note: Gebruik in deze berekening het feitelijke uitkeringspercentage van de groep en de werknemerscompensatie voor het jaar waarin de werknemer werd uitgesloten van uitkeringen.
Stap 2: Bereken het werkelijke QNEC/QMAC-bedrag
Van hieruit is de berekening van de QNEC/QMAC zelf een fluitje van een cent:
Gemiste uitstel van de werknemer / 2 = QNEC-bedrag
In ons voorbeeld nemen we gewoon 50% van het gemiste uitstelbedrag: $1.596 / 2 = $798
Dit alles lijkt misschien ontmoedigend, maar er zijn een paar manieren waarop u een deel van die kosten meteen kunt wegstrepen als u aan de voorwaarden voor een veilige haven correctieve methode voldoet.
Deadline voor het maken van QNEC’s/QMAC’s
In de meeste gevallen is de uiterste datum voor het maken van QNEC’s het einde van het jaar na het planjaar (12 maanden na de einddatum van het planjaar in kwestie). Voor kalenderjaren is deze datum 31 december.
Echter, er zijn verschillende situaties waarin QNEC-deadlines en -vereisten flexibel kunnen zijn, inclusief bij gebruik van IRS safe harbor-correctiemethoden:
IRS Safe Harbor-correctiemethoden
Deadlines om Elective Deferrals te corrigeren voor plannen met automatische bijdragen
Fouten zijn niet ongewoon in plannen met automatische bijdragefuncties. Planbeheerders kunnen nalaten automatische bijdragen te implementeren, of nalaten een bevestigende verkiezing te implementeren. In elk van deze gevallen kunnen plansponsors en -beheerders echter voorkomen dat de normaal vereiste 50% van de gemiste uitgestelde premies QNEC’s zijn als aan de volgende vereisten wordt voldaan:
- De mislukking duurde niet langer dan 9 ½ maanden na het einde van het planjaar (waarin de fout aanvankelijk optrad).
- Correct elective deferrals weer opgestart door de eerste payroll datum na, (of door de eerste payroll datum voor de volgende maand nadat de admin of plan sponsor werd op de hoogte gebracht van de kwestie).
- Binnen 45 dagen na de correctie, de werknemer is voorzien van een speciale kennisgeving dat ze nu de mogelijkheid voor bijdrage hebben. Deze mededeling moet het volgende bevatten: – Een uitleg van de fout
- Een uitleg van het correctieproces
- Een verklaring dat de bijdrage is gedaan om gemiste uitstelmogelijkheden te compenseren
- Een verklaring waarin de deelnemer wordt herinnerd aan zijn mogelijkheid om zijn keuzebijdragen te verhogen of te verlagen
- Contactinformatie voor de planbeheerder en sponsors
Deadlines voor Niet-De IRS biedt ook veilige-havenmethoden voor het corrigeren van mislukkingen bij het kiezen van uitstel voor regelingen zonder functies voor het automatisch bijdragen, wat kan betekenen dat het QNEC-bedrag wordt verlaagd, of ze volledig te vermijden.
Als de electieve uitstelfout voortduurt gedurende:
- Minder dan drie maanden: – Geen QNEC vereist voor de gemiste electieve uitstel.
- De planbeheerder moet de fout snel hebben gecorrigeerd en de deelnemer die door de fout is getroffen, hebben geïnformeerd (zie de kennisgevingsvereisten hierboven).
- Langer dan drie maanden (maar niet na het einde van het tweede planjaar nadat de fout is gemaakt): – Verminderde QNEC – gelijk aan 25% van de gemiste deferral (plus eventuele gemiste matching-bijdragen en -inkomsten).
- Ook hier geldt dat de fondsbeheerder de fout snel moet hebben gecorrigeerd en de door de fout getroffen deelnemer op de hoogte moet hebben gesteld (zie de kennisgevingsvereisten hierboven).
IRS Corrective Programs
Bij het maken van QNEC’s of QMAC’s om een fout te herstellen, moet een door de IRS voorgeschreven correctief programma worden gebruikt – een reeks richtlijnen en eisen voor het corrigeren van de fout. Er zijn drie correctieve programma’s die de IRS u toestaat te gebruiken: de Self Correction, Voluntary Correction, en Audit Closing Agreement Programs.
Welk correctief programma u gebruikt, hangt af van hoe significant de fout is en/of hoe laat het besef komt dat u een QNEC of QMAC moet maken.
Wij zullen ze hieronder bespreken:
Zelfcorrectieprogramma
Goed nieuws: Met het Self-Correction Program (SCP) kunt u een fout in de administratie van uw 401(k) -plan corrigeren voordat deze u (of uw werknemers) in de portemonnee bijt. Het SCP betekent dat u het probleem kunt oplossen zonder contact op te nemen met de IRS, een vergoeding te betalen, een aanvraag in te dienen of een rapport in te dienen.
Met het SCP kunt u onbeduidende operationele fouten op elk gewenst moment zelf corrigeren (maar te laat en u moet een Voluntary Correction Program, of VCP, maken). “Operationele” fouten zijn het soort fouten dat voortvloeit uit het niet volgen van de exacte schriftelijke voorwaarden van het plan. Gezien het feit dat de meeste 401 (k) -plannen een woud van kleine lettertjes zijn, komen operationele fouten natuurlijk vaak voor, en dus maakt het SCP een snelle en eenvoudige correctie mogelijk.
Als u corrigerende maatregelen neemt tijdens het eerste jaar na het planjaar (of kalenderjaar: 01/01/2017 – 12/31/2017), kunt u het SCP gebruiken om significante operationele fouten te corrigeren. Na het jaar mag u het SCP nog steeds gebruiken om onbelangrijke operationele fouten te corrigeren.
Voluntary Correction Program
Het Voluntary Correction Program (VCP) is bedoeld om fouten te corrigeren die een stapje ernstiger zijn dan de fouten die met het Self Correction Program zijn gecorrigeerd.
Basically, als u niet aan een audit bent onderworpen, maar u hebt nog steeds aanzienlijke problemen met uw plan documenttaal of 401 (k) planadministratie, kunt u een aanvraag indienen om de fout met het VCP te corrigeren. Dit vereist dat u de Internal Revenue Service een schriftelijke aanvraag stuurt waarin u uw voorgestelde correctiemethoden uiteenzet, en dat u de VC-aanvraagkosten betaalt. De IRS beoordeelt vervolgens uw aanvraag en methoden en neemt een beslissing.
Zoals bij de SCP kunt u de VCP gebruiken om belangrijke of onbelangrijke fouten vóór de jaarlimiet te corrigeren. Na die termijn moet u significante fouten met behulp van de VCP corrigeren.
Audit Closing Agreement Program
Het Audit Closing Agreement Program betekent dat u aan een audit bent onderworpen. De corrigerende maatregelen die in het kader van dit programma worden genomen, maken deel uit van de audit zoals die door de IRS en het bedrijf wordt beschreven en overeengekomen. Boetes en sancties zijn gebaseerd op het feit en de omstandigheden van de administratiefouten van het plan.
Omdat ze niet door de werknemer zijn bijgedragen, worden QNEC’s en QMAC’s niet beschouwd als onderdeel van het maximaal uit te keren bedrag in een tijd van financiële moeilijkheden. In wezen kan geld dat door de sponsor van het plan is bijgedragen als onderdeel van een QNEC of QMAC niet worden gebruikt als onderdeel van een hardheidsopname.
Hoe te voorkomen dat u QNEC’s / QMAC’s moet maken
Al goed, dus dit is een ton aan informatie en niets ervan was “het beste nieuws ooit”. Dus laten we de stemming opvrolijken. QNECs/QMACs zijn tijdrovend, verwarrend, en duur. Hier zijn enkele tips, trucs en betrouwbare strategieën om al dit gedoe in de eerste plaats te vermijden:
Voorkom non-discriminatietests met deze tips en trucs
Het voorblijven van non-discriminatietests is een van de enige manieren om een misstap te voorkomen. Het is te laat voor deze tips als u al een QNEC of QMAC moet maken, maar ze kunnen u de volgende keer zeker een grote hoofdpijn besparen.
Get Compensation Correct
Verzamel loonstrookjes en W2’s voordat u gaat testen.
Zorg ervoor dat deze up-to-date zijn en voor de door u berekende periode.
Computeringsperiode is van belang
Of u nu een kalenderjaar of een planjaar gebruikt, u moet ervoor zorgen dat uw gegevens en berekeningen hiermee overeenkomen, anders krijgt u te maken met grote onnauwkeurigheden.
Rigoureus controleren wie HCE’s en belangrijke werknemers zijn
Dingen veranderen. Ga er niet van uit dat een NHCE vorig jaar een NHCE dit jaar is.
Ben u ook bewust van belangrijke speciale arbeidsomstandigheden die van invloed kunnen zijn op de groepscategorie, zoals familieleden/familieleden van de bedrijfseigenaar(s).
Verbeter uw werknemersparticipatie en uitkeringspercentages
Werknemers die niet deelnemen aan de 401 (k) -regeling, verlagen de gemiddelde uitkeringspercentages van hun groep, wat een lagere bijdragedrempel voor uw HCE’s betekent en een plan dat meer kans heeft om niet door de test te komen.
Natuurlijk betekent het verhogen van uw NHCE-bijdrage- en inschrijvingspercentages een beter gemiddeld feitelijk uitkeringspercentage dat u zal helpen in de toekomst door uw ACP/ADP-tests te komen, waardoor u kunt voorkomen dat u QNEC’s of QMAC’s hoeft te maken.
Of… een Safe Harbor 401(k)-plan opzetten
Een Safe Harbor 401(k)-plan is een type 401(k)-plan waarmee u deze lastige non-discriminatietests kunt omzeilen. De reden dat deze plannen zijn vrijgesteld van tests is dat de IRS van sponsors van Safe Harbor-plannen eist dat ze regelmatige werkgeversbijdragen leveren.
Hier volgen de soorten werkgeversbijdragen die via veilige haven-plannen beschikbaar zijn:
1. Basic Match: 100% matching van de stortingen van werknemers tot 3% van hun compensatie, en vervolgens een 50% match op de volgende 2% van hun compensatie.
2. Enhanced Match: 100% matching (of meer) van de stortingen van werknemers over ten minste 4% (maximum: 6%) van hun beloning.
3. QACA Safe Harbor Match: 100% matching op de eerste 1% van de beloning van de werknemer en vervolgens een 50% match op de volgende 5% van hun beloning.
4. Non-elective 3% Safe Harbor: De werkgever draagt ten minste 3% bij van de beloning van elke werknemer, ongeacht of de werknemer bijdragen aan het plan.
Deze regelingen stellen u vrij van de ADP- en ACP-tests door deze in feite overbodig te maken. Door specifieke werkgeversbijdragen op te leggen, kan de IRS redelijk zeker zijn van een gezond en eerlijk 401 (k) -plan.
Conclusie
Hopelijkerwijs hebben we QNECs en QMACs enigszins uit elkaar kunnen houden. We hebben alles behandeld, van de basisdefinitie van een gekwalificeerde niet-selectieve bijdrage en een gekwalificeerde bijpassende bijdrage en hoe deze te berekenen, tot correctieve programma’s en veilige havenopties, en hoe te voorkomen dat u hier in de toekomst mee te maken krijgt.
Als u vragen hebt over QNEC’s of QMAC’s die we hier niet hebben beantwoord, neem dan gerust contact met ons op via [email protected]
OR
Als u een alternatief wilt voor het maken van QNEC’s/QMAC’s, lees dan alles wat u moet weten over correctieve distributies in “The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions”
