Een bevestigingsbrief is zowel een ontvangst- als een public-relationsmiddel. Het doel ervan is de lezer te laten weten dat de in een eerdere mededeling gevraagde artikelen, meestal een aanvraag of een bestelbrief, zijn ontvangen.
De strekking kan eigenlijk vrij kort zijn, net genoeg om een zakelijke communicatiecyclus af te ronden. Het bevestigen van de dag waarop een item is aangekomen of het uiten van enige waardering voor het hebben van een verzoek voldaan kan alles zijn wat nodig is.
Bedenk, het is de gedachte die telt. Een bevestigingsbrief is een professionele beleefdheid die routinematig wordt uitgebreid door succesvolle mensen bij het opbouwen en onderhouden van productieve zakelijke relaties.
Identificeer uw lezer
Een bevestigingsbrief moet worden geadresseerd aan een persoon die een ontvangstbewijs nodig heeft voor een verzonden item. Als u de naam van de afzender niet kent, kunt u die vinden in de aanvullende afsluiting van een eerdere brief; een oorspronkelijke aanvraag of een bestelbrief, bijvoorbeeld. Die naam moet in de binnenkop en in de aanhef van uw ontvangstbevestiging worden geplaatst. Vergeet niet dat mensen in de eerste plaats zaken doen met mensen en pas in de tweede plaats met bedrijven. Wanneer u uw lezer bij naam aanspreekt, erkent u zijn belang en waarde als een individueel mens.
Stel uw doel vast
Het doel van een ontvangstbevestiging is de lezer te laten weten dat de verwachte artikelen inderdaad zijn ontvangen. U moet het kort houden.
In de hoofdtekst moet de schrijver een specifiek punt noemen, de lezer duidelijk maken dat het een belangrijk onderdeel is van haar algemene doelstelling, hem laten weten dat verdere bespreking zal worden verwacht in hun komende ontmoeting.
Bepaal uw reikwijdte
De reikwijdte van een bevestigingsbrief kan vrij kort zijn, een regel of twee, waarvan het doel is de lezer te laten weten dat aan een verzoek is voldaan. Wanneer een voortdurende dialoog is vereist, kan de reikwijdte worden uitgebreid om nieuwe informatie op te nemen.
In de brief moet de schrijver de naam van haar assistent geven, een tweede contactpersoon met wie hij kan spreken als zij niet beschikbaar is om zijn telefoontje aan te nemen. Dit creëert een communicatielijn die aangeeft dat ze serieus geïnteresseerd is in het verkennen van een verdere zakelijke relatie.
Organize Your Letter
Organizing uw bevestigingsbrief zal een logische volgorde waarin u uw informatie te presenteren. U bent al met deze taak begonnen door een doelstelling vast te stellen en uw reikwijdte te bepalen. Verwijs hiernaar. Samen bevatten ze een groot deel van de inhoud die de kern van je brief zal worden.
Een eenvoudige schets zal je op weg helpen. Begin met het maken van een lijst van relevante punten en plaats ze in de volgorde die uw lezer het best zal helpen. Deze punten vormen de ruggengraat van uw ontwerp; uw schets wordt een checklist.
Opstellen van uw brief
Het werken vanuit een schets is de eenvoudigste manier om een bevestigingsbrief op te stellen. U hebt uzelf al georganiseerd door een lijst te maken. Kijk ernaar terug en maak van elk fragment een volledige zin die een enkele gedachte of idee weergeeft.
Om ervoor te zorgen dat uw gedachten en ideeën op een samenhangende manier worden overgebracht, schrijft u met een zo natuurlijk mogelijk klinkende stem. Probeer uw ontwerp snel te schrijven en lees het dan hardop voor. Concentreer u op het overbrengen van uw doel aan uw lezer. Zorg ervoor dat de strekking van uw brief alle relevante informatie bevat die in uw organisatielijst is opgenomen.
Houd in gedachten dat u een ruwe schets aan het schrijven bent. Voorlopig kunt u spelling, grammatica, interpunctie, zins- en alinea-indeling negeren. Dat zijn technische details waar u in de laatste stap aandacht aan zult besteden, wanneer u uw werk nakijkt en reviseert.
Sluit uw brief
Een bevestigingsbrief moet op een professionele manier worden afgesloten. Zodra uw laatste alinea is geschreven, tekent u af tussen een complimenteuze afsluiting zoals “Hoogachtend,” of “Dank u,” en uw gedrukte naam.
Als u schrijft in verband met een officiële plicht, plaatst u uw titel onder de gedrukte naam. Aanvullende informatie zoals dictaatopmerkingen, melding van bijlagen, bijvoegsels en kopieën die naar andere personen zijn gestuurd, moeten onder de titelregel worden geplaatst.
Bekijk en herzie uw bevestigingsbrief
Het bekijken en herzien van uw bevestigingsbrief is de laatste stap in het schrijfproces. In deze stap controleert u uw concept en zorgt u ervoor dat uw doel duidelijk is en uw reikwijdte beknopt. Plaats uzelf in de schoenen van de lezer wanneer u de ruwe schets bestudeert. Vraag uzelf, als de ontvanger, af of u in staat bent het verzoek snel te begrijpen en of er voldoende informatie is opgenomen om tijdig te kunnen reageren.
Zoek eerst naar de voor de hand liggende fouten. Controleer op fouten in spelling, zinsbouw en grammatica. Vergeet niet dat een passieve stem niet zo overtuigend is als een actieve. U wilt dat uw brief sterk overkomt, dus schrijf met een actieve stem.
Het belangrijkste om in gedachten te houden is de algehele samenhang van de hele eenheid. Let op nauwkeurigheid, duidelijkheid en een gevoel van volledigheid. Vraag uzelf af of de overgangen tussen alinea’s werken en of uw standpunt, toon en stijl consistent zijn door de tekst heen.
Bekijk uw woordkeuzes zorgvuldig. Dubbelzinnige woorden leiden tot verwarring. Jargon en abstracte termen worden misschien helemaal niet begrepen en aanstellerij, clichés en afgezaagd taalgebruik dienen geen echt doel en zullen uw doel vertroebelen. U wilt uw lezer helpen precies te begrijpen wat u wilt, dus verwijder alles wat niet nuttig is.
En tenslotte, als u nog geen opening of conclusie hebt geschreven, is dit het moment. De inleiding moet de kern van uw brief inleiden met een duidelijke verklaring over het onderwerp van uw dankbetuiging en voldoende ondersteunende informatie om de lezer aan het lezen te houden. Uw slotopmerkingen moeten uw doel herhalen met een vraag die oproept tot een actie.