Stel je voor dat je op vakantie gaat naar China. U leest over de specifieke bestemmingen die u wilt bezoeken en leert een aantal basiszinnen in het Mandarijn om u wegwijs te maken in de grote steden. U controleert waarschijnlijk zelfs het weer om ervoor te zorgen dat u weet wat u moet inpakken.
Maar als u naar China gaat voor zaken, is dat een heel andere zaak.
Zakendoen in China vereist dat u een zeer specifieke subset van de cultuur van het land leert. Traditionele Chinese zakelijke etiquette en gewoonten zijn anders dan die van de westerse cultuur, dus je moet ze bijspijkeren als je van plan bent om de Volksrepubliek voor professionele doeleinden te bezoeken. Waarom? Omdat het begrijpen van de Chinese zakelijke etiquette van vitaal belang is, zodat u voorkomt dat u uitglijdt en uw Chinese zakenpartners beledigt (niemand wil dat).
Hier zijn 17 typische praktijken in de Chinese zakencultuur die u moet leren en implementeren tijdens uw overzeese transacties:
1. Begrijp het belang van het gezicht.
Het onderwerp van het gezicht is van het grootste belang bij het zakendoen in China. De beste manier om dit concept uit te leggen is door middel van de uitdrukking “keeping face.” Het komt erop neer dat u in al uw interacties met Chinezen gezicht kunt winnen of verliezen (net als bij een reputatie). Door anderen complimenten te geven, bijvoorbeeld, wint u aan gezicht, terwijl het blootleggen van een mislukking betekent dat u gezicht verliest. Let op gezichtsverwerving kan enige tijd duren en zich over meerdere ontmoetingen uitstrekken.
2. Wees goed voorbereid op uw ontmoeting.
De Chinezen zijn vaak zeer detail-georiënteerd, dus ze zullen hun onderzoek naar uw bedrijf hebben gedaan en verwachten dat u hetzelfde hebt gedaan over dat van hen. Dit houdt onder meer in dat u geen vergadering plant tijdens een Chinese feestdag die in de westerse cultuur niet wordt erkend, en dat u precies weet wie de uiteindelijke beslissingen over de zakelijke transactie zal nemen. U zult ook alle vereisten voor de vergaderruimte (techniek, apparatuur, enz.) ruim voor de feitelijke bijeenkomst naar uw Chinese collega’s willen sturen.
3. Maak drukwerk van hoge kwaliteit.
Als u van plan bent om materiaal mee te nemen naar uw vergadering, druk dan alles af in gewoon zwart-wit op eersteklas papier; kleuren kunnen in China een andere betekenis hebben dan in het Westen, dus het is het beste om ze te vermijden. Hand-outs en visitekaartjes moeten ook een Chinese versie hebben (zie punt #4 hieronder). Neem altijd extra exemplaren van gedrukt materiaal mee om te voorkomen dat u te kort komt en een Chinese collega beledigt die geen exemplaar krijgt.
4. Beslis of een geschenk gepast is.
Geschenken geven is een lastig onderwerp volgens de Chinese zakelijke etiquette. Overheidsfunctionarissen zullen het geven van geschenken als omkoping beschouwen, wat niet alleen als respectloos wordt beschouwd, maar in veel gevallen ook ronduit illegaal is. In de zakenwereld wordt het beleid inzake het geven van geschenken echter steeds soepeler; als zodanig kan een geschenk worden verwelkomd als een teken van goede wil om een zakenrelatie op te bouwen. Doe wat opzoekingswerk en zoek uit of geschenken gepast of beledigend zouden zijn voor uw Chinese tegenhangers vooraleer u aankopen doet (lees u dan in over China’s uitgebreide geschenken-tradities).
5. Anticipeer op taalverschillen.
Zorg ervoor dat u van tevoren weet of uw Chinese zakenpartners Engels spreken, en zoek een vertaaloplossing als ze dat niet doen. Wat betreft alle vergadermaterialen of visitekaartjes die u hebt voorbereid om uit te delen, wees hoffelijk en zorg voor een Chinese vertaling van de materialen. Laat deze tweetalige materialen professioneel vertalen, zodat u geen kwetsende fouten maakt. Zelfs als de partners met wie u vergadert Engels spreken, spreken hun superieuren (die de uiteindelijke zakelijke beslissingen zullen nemen) dat misschien niet, en u wilt dat ook zij zich gerespecteerd voelen.
6. Kleed u om respect te tonen.
Ken de juiste dresscode voor uw zakelijke bijeenkomst. In China kleden de meeste overheidsfunctionarissen en topmanagers zich formeel voor vergaderingen, terwijl werknemers van het midden- en lagere niveau meer casual kleding kunnen dragen. Als u twijfelt, trek dan altijd een pak aan om respect te tonen. Donkere, gedempte kleuren zijn aanvaardbaar, terwijl felle kleuren moeten worden vermeden, en vrouwen mogen nooit laag uitgesneden topjes dragen, een onsmakelijke keuze volgens zowel mannen als vrouwen in het Chinese bedrijfsleven.
7. Kom op tijd.
Punctualiteit in elke zakelijke situatie is belangrijk, maar nog meer in de Chinese zakencultuur. Te laat komen wordt als beledigend en onbeleefd beschouwd. Geef uzelf ruim de tijd om bij de vergadering aan te komen; als u in de problemen komt, zult u dankbaar zijn voor het tijdskussen.
8. Betreed de kamer in de juiste volgorde.
De Chinezen hebben een groot respect voor autoriteit, dat al eeuwen teruggaat, en dus betreden ze de kamer gewoonlijk in hiërarchische volgorde. Volg hun gewoonte met uw eigen teamgenoten als u de kamer binnenkomt. De persoon met de hoogste anciënniteit moet als eerste naar binnen gaan, gevolgd door de volgende persoon met de hoogste rang in opeenvolgende volgorde.
9. Voer formele introducties uit.
Het is een typische Chinese zakencultuur om te knikken of te buigen bij het begroeten (te beginnen met zakenmensen op senior niveau); handdrukken worden echter steeds gebruikelijker. Laat uw Chinese gesprekspartner het initiatief nemen voor een handdruk. Gebruik ook de juiste titels (Chairman, Vice President, enz.) gevolgd door achternamen (bijv. Li of Zhang) wanneer u uw overzeese zakenpartners aanspreekt. Degenen die hun volledige naam gebruiken, zetten hun achternaam voor hun voornaam. Chinese zakenmensen zullen gewoonlijk eerst de naam van hun bedrijf zeggen, dan hun titel, en tenslotte hun naam; volg hun voorbeeld.
10. Doe aan small talk.
De Chinezen doen graag zaken met mensen die ze kennen en vertrouwen, dus zelfs de kunst van het small talk vóór een vergadering wordt als belangrijk beschouwd. Een typische beleefdheidsfrase van de Chinezen is vragen of u hebt gegeten of waar u onlangs bent geweest. Aanvaardbare gespreksonderwerpen zijn bijna alles wat met de Chinese cultuur te maken heeft (kunst, geschiedenis, enz.), het weer, en persoonlijke of familiale onderwerpen.
11. Begrijp Chinese communicatie.
Negatieve woorden zoals “nee” moeten niet worden gebruikt in discussies; gebruik in plaats daarvan een zin als “Ik heb wat meer tijd nodig om daarover na te denken.” Als Chinezen iets zeggen als “het is oké” of “geen probleem”, bedoelen ze waarschijnlijk het tegenovergestelde. Ook controversiële onderwerpen zoals politiek moeten worden vermeden, vooral wanneer een westers idee van de samenleving botst met dat van de Chinezen (hun lokale “invloedssfeer” wordt beschouwd als niets van uw zaken).
12. Vermijd handbewegingen, lichaamscontact en onnodige geluiden.
De Chinezen gebruiken hun handen niet om te spreken, dus in plaats van met een wijsvinger te wijzen, gebruikt u een open handpalm. Stop nooit uw hand voor uw mond – dat is een onbeleefd gebaar. Chinezen hebben ook een hekel aan lichamelijk contact, zoals het slaan op de rug of het aanraken van de arm, en beschouwen geluiden als het klikken met de vingers, fluiten en zelfs het snuiten van de neus met een zakdoek die u vervolgens weer in uw zak stopt als onbeleefd.
13. Blijf kalm en evenwichtig.
Chinese zakelijke etiquette omvat het te allen tijde bewaren van uw kalmte, zelfs als u overstuur of opgewonden raakt over een situatie. Het is ook belangrijk dat u tijdens het zakendoen een juiste lichaamshouding aanneemt. Bijvoorbeeld, naast de onbeleefde handgebaren hierboven vermeld, vermijd slungelig te zijn of uw voeten op de tafel te leggen.
14. Volg de geaccepteerde vergaderstructuur.
De gastheer van de vergadering neemt als eerste plaats, gevolgd door alle anderen. In veel situaties zullen senior-level leden van beide kanten de procedure leiden, waarbij de gastheer eerst zijn of haar kant presenteert, gevolgd door senior lid van uw team. Collega’s van een lager niveau geven meestal alleen hun gedachten en meer informatie wanneer ze worden opgeroepen.
15. Wissel visitekaartjes uit.
Zakendoen in China omvat, net als in het Westen, het geven van visitekaartjes. De Chinezen gebruiken echter beide handen om hun kaartjes te presenteren, en altijd eerst aan de hoogstgeplaatste persoon; zorg ervoor dat u deze traditie kopieert. Kijk beleefd naar de ontvangen kaartjes voordat u ze op een professionele plaats bewaart (zoals een aktetas, maar nooit een handtas of portefeuille). En, zoals eerder vermeld, maak uw visitekaartje tweetalig uit respect voor uw Chinese tegenhangers, met uw beroepstitel duidelijk vermeld.
16. Sta de Chinezen toe eerst te vertrekken.
Dit wordt beschouwd als een andere respectvolle zet van uw kant; wacht tot de gastheer de vergadering beëindigt en opstaat voordat u hetzelfde doet. De Chinezen zullen de vergadering verlaten in de volgorde waarin ze gekomen zijn (hiërarchisch). Zorg ervoor dat uw team ook in de juiste volgorde vertrekt, voor het geval een van uw Chinese collega’s u betrapt op het breken van de rangorde aan het eind van de zakelijke transacties.
17. Verwacht te wachten op een reactie.
Ook hier geldt dat het opbouwen van persoonlijke relaties met zakenpartners erg belangrijk is voor de Chinezen. Dit betekent dat ze niet meteen een zakelijke deal zullen sluiten na slechts één ontmoeting. Het is ook typisch voor de Chinezen om onderhandelingen te verlengen tot na deadlines, dus informeer niet naar deadlines en herinner uw overzeese collega’s er niet aan.
Zaken doen in China geeft uw bedrijf een kans om uit te breiden en te groeien, maar u moet dit op de juiste manier doen als u hoopt een deal te sluiten met uw overzeese collega’s. Als u deze 17 Chinese zakelijke etiquettetips volgt, bent u goed op weg naar een voordelige samenwerking met een van de machtigste landen in heel Azië.
Heb je ooit zaken gedaan in China? Hoe is het verlopen? Voel je vrij om je goede (of beschamende) verhalen te delen in de commentaren!
