Neopakujte se:

Všichni jsme někdy přikyvovali, když nám někdo říkal, že musíme pracovat chytřeji, ne tvrději. Co to ale znamená v praxi?“

Programátoři počítačů mají odpověď v podobě konceptu, který používají k psaní efektivnějšího kódu: Neopakuj se (DRY). Nemusíte být programátorem, abyste mohli stejný princip používat při své každodenní práci, takže se pojďme podívat, jak jej aplikovat na své každodenní úkoly.

Co je DRY?

Termín „neopakuj se“ vymysleli v roce 1999 Andy Hunt a Dave Thomas ve své knize The Pragmatic Programmer. Definovali jej takto: „Každá znalost musí mít v systému jedinou, jednoznačnou a směrodatnou reprezentaci.“

V softwarovém inženýrství je DRY principem omezení opakování v kódu, kdy se odkazuje na jediný zdrojový kód – nebo „útržek“ – opakovaně použitelného kódu, kdykoli jej potřebujete.

Představte si, že jste naprogramovali aplikaci, která jednou za hodinu během dne hází vašemu psovi míček. Místo toho, abyste psali celý kód pro vyhledání míčku, jeho zvednutí a házení 24krát (jednou za každou hodinu), napíšete kód jednou a dáte mu jméno, například throw.ball. Pak stačí pokaždé zadat throw.ball.

Kromě počáteční úspory úsilí to také znamená menší prostor pro lidské chyby: Pokud napíšete 24krát totéž, určitě alespoň jednou něco pokazíte. Navíc pokud se například rozhodnete, že vaše aplikace potřebuje místo míče hodit kost, stačí kód změnit jednou, a ne 24krát.

To je příklad z kódování, ale všichni se instinktivně vyhýbáme opakování tam, kde existuje zřejmé řešení. Necháváme webové stránky ukládat do počítače soubory cookie, aby si pamatovaly naše preference. Vytváříme playlisty svých oblíbených skladeb, místo abychom pokaždé vybírali od začátku. A do telefonu načítáme kontakty, místo abychom u každé zprávy zadávali čísla.

Jak se ale vyhnout opakování a ušetřit čas, když jde o naši práci? Vše začíná u zjištění, kde se opakujete.

Zjistěte, kde se opakujete

Pokud jste někdy zkoušeli nějaký systém produktivity, mnohé z toho vám bude znít povědomě. Systémy jako Getting Things Done (GTD) a Zen to Done se řídí podobným postupem. Rozdíl je v tom, že zde k procesu přistupujeme s laserovým zaměřením na zbytečné duplicity.

Prvním krokem je zaznamenávání vašich každodenních činností – budete to muset dělat alespoň týden, ideálně však měsíc. Při sledování času budete zaznamenávat rutinní úkoly, ale nechcete vynechat úkoly, které se objevují méně často nebo ne tak pravidelně.

• Přidejte úkoly, které jsou pravděpodobné, ale neplánované, například řešení stížnosti zákazníka.

• Nezapomeňte na roční úkoly (nebo měsíční, pokud sledujete pouze týden): věci jako zprávy, audity, kontroly, fakturace, údržba a další.

• Poptejte se ostatních na jejich rutinní úkoly. To vám pomůže doplnit mezery.

V tuto chvíli máte o svých úkolech výhled z výšky. Nyní je čas zjistit, které úlohy jsou hlavními kandidáty na DRY. To lze dokončit v jakékoli aplikaci, kterou jste použili ke sledování úkolů. Můžete si vytvořit značky nebo štítky pro jednotlivé kategorie v seznamu úkolů nebo v aplikaci pro sledování času, přidat kategorie jako další sloupce do tabulky nebo si je jednoduše zapsat tužkou a papírem.

Navrhujeme, abyste se zaměřili na čtyři klíčové oblasti a poznamenali si všechny úkoly, které spadají do jedné nebo více z následujících kategorií.

1. Body bolesti. Když si projdete svůj seznam, pravděpodobně v něm najdete hrst úkolů, které vám zvedají žaludek jako preclík. Možná se děsíte psaní měsíční zprávy nebo posílání upomínek pozdě platícím klientům. V tomto případě se řiďte svým instinktem. Pokud to ve vás vyvolává fyzickou reakci paniky a odporu nebo se přistihnete, že odkládáte, kdykoli se tento úkol objeví, označte ho.

2. Bottlenecks. Které úkoly zdržují zbytek vašeho dne? Možná musíte poslat e-mail všem vedoucím oddělení a čekat na jejich odpovědi, než budete moci začít pracovat na zprávě. Nebo možná musíte importovat nová data o zákaznících, než spustíte analýzu, která vás zajímá.

3. Časově náročné úkoly. Zde se vám budou hodit výsledky sledování času. Trávíte každý den hodiny vyřizováním doručené pošty nebo odpovídáním na dotazy zákazníků? Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně jste podcenili, kolik času vám některé úkoly zaberou.

4. Odkladné úkoly. Hledejte opakující se úkoly, které mají při každém provádění podobný vzorec. Vzpomeňte si na Henryho Forda; zjistil, že výroba automobilů je opakovatelný proces, a přišel s metodou pohyblivé montážní linky, čímž způsobil revoluci ve výrobě. Možná nevyrábíte fyzický produkt, ale je pravděpodobné, že něco vyrábíte. Může to být tak jednoduché jako aktualizace sociální sítě nebo tak složité jako nová aplikace. Hledejte kroky, které jsou pokaždé téměř totožné, abyste si mohli postavit vlastní montážní linku.

Když máte všechny úkoly roztříděné do kategorií, můžete nyní na první pohled vidět, které jsou hlavními kandidáty na zpracování DRY. Z definice vyplývá, že úlohy označené jako opakující se s největší pravděpodobností využijí DRY. Pokud se úkol neopakuje, vyřaďte ho ze seznamu. Jakmile to uděláte, měli byste věnovat prioritní pozornost těm úkolům, které zasahují do nejvíce kategorií.

Podívám-li se na příklad na obrázku výše, ohodnotil jsem každý úkol body 0-5 (5 je nejvyšší) pro každou ze čtyř kategorií. Poté jsem jednotlivé úkoly sečetl – ty s nejvyšším skóre jsou ty, které jsou prvotřídní pro ošetření DRY.

Eliminujte opakování v práci

Nyní máte jasnou představu o tom, kterým úkolům by DRY prospělo, takže je čas eliminovat opakování.

Tip 1: Vytvářejte šablony

Základním kamenem používání DRY ve vašem pracovním životě je skromná šablona. Kdykoli něco vytváříte, ať už je to e-mail, obchodní dokument nebo infografika, zamyslete se, jestli tam není něco, co byste mohli uložit pro budoucí použití. Čas strávený vytvořením šablony vám později ušetří exponenciálně více času.

Tady jsou oblasti, které jsou na šablony nejzralejší:

Emaily

Při odhadovaném průměru 31 odeslaných obchodních e-mailů denně je doručená pošta středem vesmíru znalostního pracovníka. To ale také znamená, že je pravděpodobné, že posíláte stále stejné e-maily.

Jednoduše vyjmete všechny osobní údaje, můžete si vytvořit vlastní šablonu a uložit ji pro budoucí použití. Podrobnější informace o tom, jak používat šablony v různých e-mailových aplikacích, najdete v článku o automatizaci doručené pošty.

Interní komunikace

Pokud posíláte týdenní aktualizace svému nadřízenému, vytváříte specifikace pro různé zainteresované strany nebo píšete tikety do nástroje pro sledování chyb, pravděpodobně trávíte spoustu času znovuobjevováním kola. Projděte si svou poslední komunikaci a hledejte vzory – i pouhá šablona vám pokaždé ušetří práci s formátováním.

Externí dokumenty

Návrhy, smlouvy, faktury – všechny vypadají dost podobně. Když odstraníte informace specifické pro vaše klienty a partnery, budete mít k dispozici šablonu, kterou můžete upravit pro každý případ použití.

Prezentace

Pokud přednášíte více než jednu prezentaci ročně, vytvořte si šablonu prezentace. I když je každá prezentace značně odlišná, kostra může být stejná.

Tip 2: Najděte správné aplikace

Existuje aplikace, která by mohla dělat práci za vás?

Odpověď je téměř jistě kladná.

Například jste možná psali své návrhy v textovém editoru a posílali je e-mailem jako přílohu. Jak se ukázalo, existuje nepřeberné množství softwaru pro tvorbu návrhů, který tento proces zefektivní, pošle vašim klientům krásně navržené návrhy a dá vám vědět, jakmile budou zkontrolovány. A přestože vám nic nebrání vytvořit si šablonu faktury v aplikaci Google Docs nebo Microsoft Word, fakturační software se postará o všechny opakující se činnosti, jako je automatické číslování faktur, sledování toho, co bylo zaplaceno, a zjednoduší vám daňové přiznání.

To samé platí v podstatě pro cokoli, od plánování schůzek až po vytváření průzkumů.

Pokud tedy zjistíte, že i s těmi nejlepšími šablonami pravidelně trávíte značnou část času jejich ručním nastavováním, je načase zvážit použití aplikace. Správný nástroj pro správnou práci může znamenat rozdíl mezi snadnou prací nebo zatloukáním hřebíku šroubovákem.

Tip 3: Automatizujte opakující se úlohy

Jakmile si vyberete sadu DRY aplikací, všimnete si něčeho: Většina z nich je vytvořena tak, aby dobře dělala jednu věc. A mít specializovaný nástroj na konkrétní práci dává velký smysl. Ale vaše práce je málokdy tak jednoduchá a může se stát, že budete v každodenním pracovním procesu přeskakovat z jedné aplikace do druhé.

Pomocí Zapier spolu mohou aplikace, které používáte nejčastěji, komunikovat. Pomocí automatizovaných pracovních postupů zvaných Zaps můžete automaticky posílat data mezi aplikacemi, čímž se zbavíte ruční práce u mnoha každodenních úkolů.

V závislosti na tom, které úkoly získaly v hodnocení DRY nejvyšší počet bodů, si možná budete chtít vytvořit vlastní pracovní postup, ale zde je několik nápadů, které vám pomohou začít:

Řízení projektů

Interní komunikace

Správa souborů

Automatizace je nejlepším nástrojem pro DRY. Umožňuje svěřit všechny opakující se úkoly stroji, takže se můžete soustředit na projekty, které vyžadují ten váš lidský mozek.

Jistě už přemýšlíte o všech úkolech, které můžete zkrátit pomocí arzenálu šablon, aplikací a Zaps. Ale nepředbíhejte. Místo toho, abyste dopředu vymýšleli hacky, vycházejte při DRY z reálných úkolů.

A nezapomeňte sledovat, jak to funguje. Šetříte čas? Cítíte se méně vystresovaní? Nebo vám nové procesy nakonec nějak zabírají více času? Zautomatizovali jste něco, co mělo být více individuální?“

V kódování může DRY znamenat rozdíl mezi neohrabanými, nefunkčními aplikacemi a hladkými, efektivními. Pokud stejné zásady uplatníte při své práci, můžete věnovat více času tomu, co je důležité, zatímco o zbytek se postarají šablony a roboti.

Obrázek rukou píšících kód z Free-Photos via . Obrázek ruky, která si dělá poznámky, od StartupStockPhotos přes . Obrázek osoby dívající se na nástěnku od StartupStockPhotos přes . Kreslený vtip o efektivitě z xkcd.