Máte za rohem další prezentaci pro zákazníky nebo kolegy a přemýšlíte o tom, že byste do ní zahrnuli handout? Skvělý nápad! Přestože si mnoho lidí spojuje handouty s přednáškami, ve firemním prostředí jsou osvědčeným nástrojem, který umožňuje posluchačům hlubší a trvalejší pochopení vaší prezentace. Ať už se jedná o obchodní schůzku nebo školení, handout podtrhne vaše body a podpoří vaši prezentaci, pokud je správně proveden. Může však být složité rozhodnout se, co do prezentace zahrnout, jaký formát, jakou strukturu handoutu zvolit a v jakém okamžiku prezentace jej rozdat. Cílem tohoto příspěvku na blogu je vnést světlo do temnoty; rozebereme si, co dělá opravdu dobrý handout a jak s jistotou vytvořit svůj vlastní.
Co je handout?
Jak název napovídá, handout je jakýkoli typ dokumentu, který řečník rozdává účastníkům během přednášky, prezentace, konference nebo setkání. Umožňuje posluchačům získat jasný přehled o hlavních bodech nebo shrnout to, co si posléze vyslechli.
Rozdávací materiál není pouhým souhrnem názvů slajdů; může být mnohem podrobnější, shrnovat jednotlivá témata a sloužit jako odkaz na základní pojmy a ústřední poznatky.
Co je podstatou rozdávacího materiálu?
Zjednodušeně řečeno, váš rozdávací materiál musí poskytovat přidanou hodnotu. Spojuje nejdůležitější aspekty vaší prezentace v praktické textové podobě. Může nejen shrnout vaše argumenty, ale také odlehčit vašim slidům: hutná fakta a čísla lze odsunout na vedlejší kolej do handoutu, což umožní, aby vaše prezentace v PowerPointu působila uhlazeně a profesionálně. Handouty nabízejí vašemu publiku tři hlavní výhody v závislosti na tom, kdy je rozdáte:
- účastníci mohou sledovat, co se během prezentace říká
- posluchači si mohou přidávat vlastní poznámky
- vaši posluchači získají široký nástin vašich myšlenek
Rozdávací materiál znamená nejen to, že můžete vytvořit čistou a nepřeplácanou prezentaci, ale umožňuje posluchačům lépe pochopit vaše body a zapamatovat si je i po skončení. Je také velmi užitečný pro zprostředkování vašich argumentů všem, kteří mohli zmeškat vlastní prezentaci.
Vytvoření efektivního handoutu
Je tedy zřejmé, že handout může být velmi užitečný pro vaše posluchače, vaši prezentaci i pro vás samotné. Jakmile víte, co máte dělat, může být jejich výroba poměrně jednoduchá. Samozřejmě to stále vyžaduje čas, se kterým musíte počítat. Skládat handout na poslední chvíli je nejen stresující, ale může to být i kontraproduktivní, protože to podkopává vaši profesionalitu a nikdy to nezůstane bez povšimnutí.
TIP: Proč pro změnu nezačít prezentaci handoutem? Tím, že se nejprve zbavíte toho nejdůležitějšího, můžete pak svou prezentaci krok za krokem rozvíjet na základě handoutu. Výhodou tohoto postupu je, že posluchači mají pevnou představu o vašich argumentech a podrobný text, na který se mohou odvolávat, a vy můžete přednést svižnou a profesionální prezentaci.
Jasně a stručně: Jak strukturovat handout
Stejně jako u většiny věcí týkajících se designu i u handoutu velmi účinně platí heslo „méně je více“. Konkrétně to znamená: obejděte se bez celých vět a využívejte klíčové body, zkratky, šipky a symboly. V ideálním případě by váš leták neměl mít více než dvě strany A4.
Kromě důležitých informací z vaší prezentace musí handout obsahovat následující informace:
- základní informace, pravděpodobně v levém horním rohu handoutu, jako je místo prezentace a jméno a titul řečníka
- datum, pravděpodobně v pravém horním rohu
- stručný nadpis – nejlépe název vaší prezentace – vycentrovaný
- čísla stránek v zápatí
- přehlednou strukturu, vycházející z jednotlivých nadpisů prezentace
- jednotné rozvržení stránky s použitím standardního písma, například Arial nebo Times New Roman
Struktura vašeho handoutu by měla odpovídat struktuře vaší prezentace, zejména pokud handout rozdáváte během prezentace. Nejlepší je omezit se na body, které podporují váš hlavní argument. Dílčí body v handoutu uvádějte co nejjednodušší a nezabíhejte do přílišných podrobností. Aby byl váš handout vizuálně přitažlivý, pomůže přemýšlet o písmu. Kromě použití jasného, standardního písma, jak je uvedeno výše, se snažte, aby velikost písma v záhlaví a zápatí byla jednotná a menší než v hlavní části.
TIP: Vytvořte posluchačům prostor, aby si mohli do handoutu dělat vlastní poznámky. Buď zvětšete pravý okraj, nebo nechte pod posledním bodem několik řádků volného místa.
Obsah handoutu – stručně a výstižně
Vyřešili jste rozložení handoutu, zadali klíčové body a vytvořili hrubou osnovu. Nyní je čas jednotlivé body rozvést a vytvořit hlavní obsah vašeho handoutu. Než tak učiníte, zaměřte se na své cílové publikum: jaké základní znalosti o tématu vaší prezentace můžete předpokládat? Mít na paměti své posluchače znamená přizpůsobit handout jejich úrovni, vyhnout se odborným termínům tam, kde by odváděly pozornost od vaší pointy, a zahrnout je, pokud máte před sebou posluchače znalé určitého oboru, Je velmi důležité zhušťovat hlavní tvrzení vaší prezentace do klíčových bodů, spíše než zahrnovat rozptylující proud textu. Tímto způsobem udržíte plnou pozornost posluchačů.
TIP: Chcete-li hned na začátku prezentace vzbudit zvědavost posluchačů, můžete do úvodu zařadit optimistický citát, přísloví nebo otázku (kterou můžete zvolit poněkud provokativní) – ta může tvořit první odstavec vašeho handoutu.
Přestože hlavní věcí u handoutů je, že by měly být krátké a stručné, měly by být srozumitelné i při čtení mimo kontext vaší prezentace. Pokud na to zapomenete, nemohou posléze fungovat jako pomůcka pro paměť vašich posluchačů.
Další informace na vašem handoutu
Hlavní prvky handoutu, jak jsou popsány výše, můžete doplnit dalšími informacemi podle svého uvážení. Může jít i o obrázky nebo grafiku. V závislosti na tématu může vizuální prvek skutečně objasnit a doplnit váš hlavní argument a spojit věci dohromady. Zpravidla se však vyplatí ponechat obrázky a grafiku na slajdech prezentace, protože na handoutu zabírají příliš mnoho místa. V každém jednotlivém případě je třeba zvážit náklady a přínosy.
Na handoutu je také dobré uvést kontaktní informace; e-mailová adresa je minimum. V závislosti na typu a účelu prezentace můžete uvést také adresu své firmy a telefonní číslo. Pokud se váš handout skládá z několika stran, pomůže uvést kontaktní údaje v záhlaví, aby se objevily na každé stránce. Pokud používáte citace nebo informace z jiných zdrojů, může být užitečné uvést v handoutu krátkou bibliografii. Tímto způsobem můžete také uvést odkazy na příslušné webové stránky nebo další literaturu k vašemu tématu, která by mohla být pro vaše posluchače zajímavá.
TIP: Na závěr svých handoutů můžete uvést otázky nebo podněty k zamyšlení, které podnítí diskusi. To je zvláště užitečné, pokud chcete po prezentaci uspořádat sezení s otázkami a odpověďmi.
Jednoduše a rychle:
Když jde o čas, aplikace PowerPoint disponuje funkcí, která vám umožní vytvořit leták během několika minut. Pomocí funkce „Vytvořit handout“ můžete prezentaci aplikace PowerPoint přenést do aplikace Microsoft Word, tam ji upravit a optimalizovat pro tisk. Několika kliknutími můžete zvolit, které snímky prezentace se mají na letáku objevit. Počet snímků lze také snadno upravit a text můžete podle potřeby zkrátit nebo rozšířit. Můžete také rozhodnout, zda má handout obsahovat poznámkový okraj, záhlaví a/nebo zápatí. Vaše prezentace PowerPoint zůstává během celého tohoto procesu nedotčena. Kromě možnosti vytisknout handout jej můžete také uložit přímo ve Wordu jako dokument Word nebo PDF – je to jednoduchý způsob, jak zpřístupnit handout posluchačům v digitální podobě.
Kdy je nejlepší čas na distribuci vašeho handoutu?
Neexistuje nic takového jako ideální čas. Abyste se mohli rozhodnout pro načasování konkrétní prezentace, pomůže vám pochopit, jak načasování ovlivňuje vaše publikum:
- Rozdávání před prezentací: V tomto případě musíte počítat s tím, že alespoň část posluchačů již prolistovala handout a přečetla si ho dopředu, což znamená, že v každém okamžiku ví, co bude následovat. Někdy to může znamenat, že se soustředění posluchačů rozdělí, takže musíte pečlivě zvážit, zda je tato možnost vhodná.
- Handout během prezentace: Rozdejte rozdávací materiál v okamžiku, kdy je užitečný jako podpora, ať už z hlediska vizuální ilustrace, nebo jako prostředek ke zdůraznění vašeho argumentu.
- Rozdávací materiál po prezentaci: Pokud zvolíte tuto možnost, nezapomeňte uvést své kontaktní údaje. Pokud handout posíláte elektronicky, je dobrou volbou formát PDF. V závislosti na situaci a příjemci může být vhodné přidat do zápatí copyright.
Ať už se rozhodnete pro jakékoliv načasování, dobře připravený handout může být účinným podpůrným nástrojem vaší prezentace a fungovat jako průvodce a paměťová pomůcka pro vás i vaše posluchače. Při správném použití mohou zvýšit zájem a pozornost posluchačů a umožnit vám přednést jasnou a profesionální prezentaci.
Potřebujete pomoci s vytvořením skvělého handoutu nebo dokonce prezentace? Rádi vám pomůžeme s využitím našich dlouholetých zkušeností jako prezentační agentury. Vždy vás rádi podpoříme!
