Zjištění, že musíte poskytnout kvalifikovaný nevýběrový příspěvek (QNEC) nebo kvalifikovaný odpovídající příspěvek (QMAC), není zrovna veselá chvilka.
Možná jste si prošli čísla a zjistili, že téměř jistě neuspějete v testu ADP nebo ACP. Možná se probíráte papíry a všimnete si detailu, ze kterého se vám zvedne žaludek. Zaměstnanec, který měl nárok na příspěvek do fondu 401(k) vaší společnosti, nebyl nějakým způsobem informován nebo mu nebyla dána příležitost.
Ať tak či onak, to, co jste zjistili, je problém.
Naštěstí existuje řešení.
Vytvoření QNEC nebo QMAC vám ho může pomoci vyřešit (doufejme, že dříve, než dojde k větším škodám). V tomto příspěvku probereme, co přesně QNEC/QMAC jsou, jak mohou pomoci (nebo jsou nezbytné), jak postupovat při výpočtu a vytváření QNEC/QMAC a všechna důležitá specifika, pravidla, lhůty a podrobnosti, které potřebujete znát.
Na začátek se věnujme každému z těchto příspěvků zvlášť.
Co je to QNEC?
Kvalifikovaný nevýběrový příspěvek (QNEC) je způsob, jakým může zaměstnavatel napravit neúspěšný test nediskriminace (NDT) nebo nahradit zaměstnanci ztracenou možnost provést volitelné odklady. QNEC jsou v podstatě příspěvky odváděné jménem zaměstnance – obvykle zaměstnance bez vysokých odměn (NHCE) – které jsou okamžitě stoprocentně nárokové. Tyto příspěvky jsou nevýběrové, což znamená, že se neurčují podle toho, kolik zaměstnanec odloží. Pro účely testování s nimi lze zacházet stejně jako s volitelnými příspěvky nebo jako s příspěvky zaměstnavatele, což znamená, že je lze použít k nápravě neúspěšného testu ADP nebo ACP.
Co je to QMAC?
Kvalifikované odpovídající příspěvky (QMAC) jsou podobné příspěvkům QNEC s tím rozdílem, že spíše než o nevýběrové příspěvky se jedná o odpovídající příspěvky, které jsou poskytovány jako procento z volitelných odkladů zaměstnance. Obvykle se používají k tomu, aby vám pomohly projít testem ACP – podobně jako se QNEC používají k tomu, aby vám pomohly projít testem ADP. Příspěvek QMAC lze rovněž použít ke splnění testu ADP, přičemž do výpočtu vstupuje podobně jako odložená částka zaměstnance.
Je důležité si uvědomit, že příspěvek QNEC nebo QMAC lze použít pouze ke splnění nesplnění jednoho z testů, ADP nebo ACP, nikoli obou. V důsledku toho mohou nastat okolnosti, kdy je třeba podniknout další kroky, nebo je třeba provést oba typy příspěvků.
QNEC vs. QMAC
Ačkoli se QMAC často zmiňují jedním dechem s QNEC a používají se společně, mají některé klíčové rozdíly. Hlavní rozdíly jsme rozebrali v následující tabulce:
| ## QNEC vs. QNECs. % z volitelných příspěvků zaměstnance | |
|---|---|
| Obvykle se používá pro splnění testu nediskriminace ADP | Obvykle se však používá pro splnění testu nediskriminace ACP, lze použít i k absolvování testu nediskriminace ADP |
Pochopení QNEC/QMAC
Jak jsme uvedli výše, smyslem QNEC nebo QMAC je opravit chybu, takže se příliš netrapte, pokud jste udělali chybu. Probereme si nejčastější chyby, co udělat pro nápravu a důležitá pravidla pro QNEC/QMAC. Ale pojďme se do toho pustit, než začneme předbíhat:
Časté chyby: Kdy musíte provést QNEC/QMAC?
Správa plánu 401(k) není jednoduchá – a vzhledem ke všem pohyblivým částem, které jsou s tím spojené, lidé dělají chyby. Mezi tyto časté chyby při správě plánu 401(k) patří např:
- Sponzoři plánu mohou předpokládat, že se jejich plán 401(k) nevztahuje na nestandardní zaměstnance nebo zaměstnance na částečný úvazek (i když ve skutečnosti ano).
- Při výpočtech odkladů nebo testech nediskriminace mohou sponzoři plánu zapomenout zahrnout oprávněné zaměstnance, kteří neprovedli volitelné odklady.
- Sponzoři plánu mohou omylem neumožnit zaměstnanci provést volitelné odklady, (často z důvodu administrativní fluktuace nebo jiných byrokratických komplikací).
Tyto běžné chyby mohou vést k neúspěšnému testování nediskriminace nebo k opomenutí správného zápisu a nabídky odložení pro oprávněného zaměstnance.
Pokud jste neuspěli v testu ADP (nebo si myslíte, že byste mohli):
Často, když společnost neuspěje v testech NDT, nejsou QNEC/QMAC jedinou možností, nebo dokonce nejčastější. Společnosti nejčastěji využívají opravné distribuce, odklady, které jsou vráceny HCE. Ty však mohou nečekaně zatížit vaše HCEs dalším plně zdanitelným příjmem v daném roce – to není recept na spokojené vyšší vedení. Zde přichází na řadu QNEC/QMAC.
A QNEC/QMAC je způsob, jakým může zadavatel plánu nebo zaměstnavatel opravit svůj plán 401(k), aniž by narušil šekové knížky svých zaměstnanců.
Pokud jste zaměstnanci nedali možnost provést volitelné odklady (nebo se chcete ujistit, že se tak nestalo):
V tomto případě je QNEC/QMAC určen k tomu, aby zaměstnanci kompenzoval jeho zmeškanou příležitost k odkladům. Zadavatel plánu provede opravnou platbu, místo aby zaměstnanec musel trpět nedopatřením společnosti.
Náklady sponzora plánu na QNEC/QMAC
QNEC nebo QMAC obvykle nejsou nejoblíbenějším nápravným opatřením, protože, no, zaměstnavatele něco stojí. Sponzoři plánu, kteří se rozhodnou použít tuto cestu jako nápravné opatření, musí zaplatit účet za neúspěšný test ACP/ADP nebo za byrokratickou chybu, a to mohou být bolestivé náklady, zejména pokud jsou neočekávané.
Na druhou stranu: QNEC/QMAC znamenají, že zaměstnanci jsou spokojeni. Zaměstnancům s vysokými odměnami se nemusí vracet jejich odložené příspěvky a každý zaměstnanec, který nedostal příležitost k odložení, stále dostává peníze na svůj účet (a jsou stoprocentně vázané, což znamená, že jsou jeho hned od začátku).
Jak vypočítat částku QNEC/QMAC:
Pro neúspěšný test ADP nebo ACP:
Pokud jste neuspěli v testu ADP nebo ACP a rozhodnete se provést QNEC/QMAC, abyste provedli nápravu, budete muset provést QNEC/QMAC až do okamžiku, kdy váš plán projde testem. V podstatě musíte znovu vyvážit stupnici. Zde je návod, jak tyto částky vypočítat:
Krok č. 1:
Podívejte se na svůj neúspěšný test ADP nebo ACP a porovnejte procenta NHCE/HCE s požadavky na splnění/nesplnění, které jsou uvedeny v níže uvedené tabulce.
| Tabulka pro výpočet NHCE QNEC | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Zaměstnanec | Kompenzace | Deferenciace | Shoda zaměstnavatele | ADP | ACP |
| HCE 1 | $160,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0,70% |
| HCE 2 | $135 000 | $12 150 | $1 215 | 9,00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120 000 | $7 200 | $720 | 6,00% | 0.60% |
| HCE průměr: | 7,33% | 0.73% | |||
| NHCE 1 | $ 50 000 | $ 2 500 | 1,53% | 5.00% | 0,50% |
| NHCE 2 | $ 42 000 | $ 2 520 | 1.53% | 6,00% | 0,60% |
| NHCE 3 | $ 39 000 | $ 2 340 | 1,53% | 6,00% | 0.60% |
| NHCE 4 | $ 39 000 | $ 780 | 1,53% | 2.00% | 0,20% |
| NHCE 5 | $ 35 000 | – | 1,53% | 0.00% | 0,00% |
| NHCE průměr: | 3,80% | 0,38% | |||
Zde jsou uvedeny přijatelné prahové hodnoty pro absolvování testu ADP/ACP.
| Prahové hodnoty ADP/ACP: | |
|---|---|
| Procento NHCE | Maximální povolené procento NHCE |
| 2 % nebo méně | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| více než 8% | NHCE % x 1.25 |
Pro tento příklad se zaměříme na test ADP. Náš ADP NHCE byl 3,80 %, zatímco náš ADP HCE byl 7,33 % – což překračuje maximální povolené procento, a tím pádem neprošel testem ADP.
Krok č. 2:
Vypočítejte procentní příspěvek, který musíte vložit do NHCE, aby byl váš plán v rovnováze a pomohl vám projít neúspěšným testem nediskriminace.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = požadovaný QNEC
Tady je náš příklad:
(7,33 % – 2) – 3,80 % = 1,53 %
Poznámka: Pokud by váš NHCE ADP byl vyšší než 8 %, váš výpočet by vypadal takto:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = požadované QNEC %
Krok č. 3:
Procento QNEC, které jste vypočítali v kroku 2, vynásobte každou z vašich náhrad NHCE a vypočítejte celkovou částku QNEC, která musí být vyplacena každému zaměstnanci.
| Tabulka pro výpočet QNEC pro NHCE | ||||
|---|---|---|---|---|
| Zaměstnanec | Kompenzace | Odměna | QNEC % | Částka QNEC |
| NHCE 1 | $50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 |
| NHCE 2 | $ 42 000 | $ 2 520 | 1.53% | $ 643 |
| NHCE 3 | $ 39 000 | $ 2 340 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 4 | $ 39 000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 5 | $ 35 000 | – | 1.53% | 536 $ |
| CELKEM QNEC/QMAC: | 3 137 $ | |||
Pro tento příklad by náš celkový QNEC činil 3 137 $ a byl by rozdělen poměrně neboli proporcionálně mezi naše NHCE.
Pokud naopak uvažujete o QNEC jako kompenzaci za zmeškanou příležitost k odložení, bude váš výpočet jiný.
Zmeškané odložení zaměstnance
Pokud zaměstnanec, který byl způsobilý a ochotný provést volitelné odložení, tak z jakéhokoli důvodu nemohl učinit, musíte provést QNEC/QMAC ve výši poloviny částky, kterou by odložil podle výpočtu ADP jeho příslušné skupiny – ať už se jedná o HCE nebo NHCE.
Výpočet QNEC/QMAC v této situaci lze provést ve 2 krocích:
Krok 1: Vypočítejte chybějící odloženou částku zaměstnance
Pro výpočet částky QNEC/QMAC musíte tedy nejprve zjistit chybějící odloženou částku zaměstnance. Ujistěte se, že víte, do které skupiny (HCE nebo NHCE) daný zaměstnanec patří.
(HCE nebo NHCE) Skutečné procento odložení * Odměna zaměstnance
= Zmeškaný odpočet zaměstnance
Pokud například NHCE č. 2 (odměna: 42 000 USD) nikdy nedostal možnost přispívat do plánu, výpočet jeho zmeškaného odkladu bude následující: 3,80 % * 42 000 USD = 1 596 USD
Poznámka: Při tomto výpočtu použijte skupinové procento skutečného odložení a odměnu zaměstnance za rok, ve kterém byl zaměstnanec vyloučen z odložení.
Krok 2: Výpočet skutečné částky QNEC/QMAC
Zde je samotný výpočet QNEC/QMAC procházkou růžovým sadem:
Zaměstnancova zmeškaná částka odložení / 2 = částka QNEC
V našem příkladu jednoduše vezmeme 50 % zmeškané částky odložení: USD / 2 = 798 USD
To vše se může zdát skličující, ale existuje několik způsobů, jak můžete část těchto nákladů srazit hned zpočátku, pokud splňujete podmínky pro korekční metodu „bezpečného přístavu“.
Lhůta pro provedení QNEC/QMAC
Ve většině případů je lhůtou pro provedení QNEC konec roku následujícího po roce plánu (12 měsíců po datu ukončení daného roku plánu). Pro kalendářní roky je tímto datem 31. prosinec.
Existuje však několik situací, ve kterých mohou být lhůty a požadavky QNEC flexibilní, včetně případů, kdy se používají metody opravy „bezpečného přístavu“ IRS:
IRS Safe Harbor Corrective Methods
Deadlines to Correct Elective Deferrals for Plans with Automatic Contributions
U plánů s funkcí automatických příspěvků nejsou selhání neobvyklá. Správci plánů mohou selhat při zavádění automatických příspěvků nebo neprovedou pozitivní volbu. V každém z těchto případů se však zadavatelé a správci plánů mohou vyhnout tomu, aby se obvykle požadovaných 50 % zmeškaných volitelných příspěvků stalo QNEC, pokud jsou splněny následující požadavky:
- Selhání nepokračovalo déle než 9 a půl měsíce po skončení plánovacího roku (v němž se chyba původně vyskytla).
- Oprava volitelných příspěvků byla zahájena zpět k prvnímu výplatnímu termínu po (nebo k prvnímu výplatnímu termínu za následující měsíc poté, co byl správce nebo sponzor plánu o problému informován).
- Do 45 dnů od opravy bylo zaměstnanci poskytnuto zvláštní oznámení, že má nyní možnost přispívat. Toto oznámení musí obsahovat následující údaje: – Vysvětlení chyby
- Vysvětlení postupu opravy
- Uvedení, že příspěvek byl poskytnut jako kompenzace za zmeškané možnosti odložení
- Uvedení připomínající účastníkovi možnost zvýšit nebo snížit své volitelné příspěvky
- Kontaktní informace na správce plánu a sponzory
Lhůty pro ne-Automatické selhání volitelných příspěvků 401(k)
Inspektorát IRS rovněž poskytuje bezpečné metody nápravy selhání volitelných příspěvků pro plány bez automatických příspěvkových funkcí, což může znamenat snížení částky QNEC, nebo se jim zcela vyhnout.
Pokud selhání volitelných odpočtů trvá po dobu:
- Méně než tři měsíce: – Pro chybějící volitelné odložení není vyžadován žádný QNEC.
- Správce plánu musel selhání rychle napravit a oznámit to účastníkovi, kterého se chyba týká (viz požadavky na oznámení výše).
- Déle než tři měsíce (ale ne déle než do konce druhého roku plánu po chybě): – Snížený QNEC – rovnající se 25 % zmeškaného odložení (plus případné zmeškané odpovídající příspěvky a zisky).
- Znovu platí, že správce plánu musel chybu rychle napravit a oznámit ji účastníkovi, kterého se chyba týkala (viz požadavky na oznámení výše).
Nápravné programy IRS
Provedení QNEC nebo QMAC za účelem opravy chyby zahrnuje použití nápravného programu nařízeného IRS – souboru pokynů a požadavků pro opravu chyby. Existují tři nápravné programy, které vám IRS umožňuje použít: programy samoopravy, dobrovolné opravy a dohody o uzavření auditu.
Který nápravný program použijete, závisí na tom, jak významná je chyba a/nebo jak opožděné je zjištění, že potřebujete provést QNEC nebo QMAC.
Níže si rozebereme každý z nich:
Samostatný opravný program
Dobrá zpráva: Program samoopravy (SCP) vám umožňuje opravit chybu ve správě plánu 401(k) dříve, než vás (nebo vaše zaměstnance) zasáhne do peněženky. SCP znamená, že problém můžete vyřešit, aniž byste museli kontaktovat finanční úřad, platit poplatek, podávat žádost nebo hlášení.
Podle SCP můžete kdykoli sami opravit nevýznamné provozní chyby (i když příliš pozdě a budete muset provést dobrovolný opravný program neboli VCP). „Provozní“ chyby jsou takové, které vznikají nedodržením přesných písemných podmínek plánu. Vzhledem k tomu, že většina plánů 401(k) je lesem drobného písma, jsou samozřejmě provozní chyby běžné, a proto SCP umožňuje rychlou a snadnou nápravu.
Přijmete-li nápravná opatření během prvního roku po roce plánu (nebo kalendářního roku: 1. 1. 2017 – 31. 12. 2017), můžete k nápravě významných provozních chyb využít SCP. Po uplynutí roku můžete SCP použít ještě k opravě nevýznamných provozních chyb.
Dobrovolný opravný program
Dobrovolný opravný program (DOP) je určen k opravě chyb, které jsou o stupeň závažnější než chyby opravované v rámci samoopravného programu.
Zjednodušeně řečeno, pokud u vás neprobíhá audit, ale přesto máte závažné problémy s jazykem dokumentu plánu nebo se správou plánu 401(k), můžete požádat o opravu chyby pomocí programu VCP. K tomu je třeba zaslat finančnímu úřadu písemné podání, v němž uvedete navrhované způsoby nápravy, a zaplatit poplatek za podání žádosti o VCP. IRS poté vaši žádost a metody přezkoumá a rozhodne.
Stejně jako u SCP můžete využít VCP k opravě významných nebo nevýznamných chyb před uplynutím roční lhůty. Po této lhůtě musíte významné chyby opravit pomocí VCP.
Program dohody o uzavření auditu
Program dohody o uzavření auditu znamená, že jste předmětem auditu. Nápravná opatření provedená v rámci tohoto programu jsou součástí auditu, jak je uvedeno a odsouhlaseno finančním úřadem a společností. Pokuty a sankce vycházejí ze skutečnosti a okolností chyb při správě plánu.
Protože na ně nepřispívá zaměstnanec, nejsou QNEC a QMAC považovány za součást maximální rozdělitelné částky v době finančních potíží. V podstatě peníze, které přispěl sponzor plánu jako součást QNEC nebo QMAC, nelze použít jako součást výběru v případě finančních potíží.
Jak se vyhnout nutnosti provádět QNEC/QMAC
Právě tak, toto je spousta informací a žádná z nich nebyla „nejlepší zprávou vůbec“. Pojďme si tedy zlepšit náladu. QNEC/QMAC jsou časově náročné, matoucí a drahé. Zde je několik tipů, triků a spolehlivých strategií, jak se všem těmto potížím vyhnout hned na začátku:
Projděte nediskriminačním testováním pomocí těchto tipů a triků
Předcházet nediskriminačnímu testování je jednou z mála možností, jak se vyhnout přešlapu. Na tyto tipy je již pozdě, pokud již musíte provést QNEC nebo QMAC, ale určitě vám mohou příště ušetřit velké bolesti hlavy.
Zajistěte si správné odměňování
Před testováním shromážděte výplatní pásky a doklady W2.
Ujistěte se, že jsou aktuální a týkají se vámi vypočteného období.
Záleží na výpočtovém období
Ať už používáte kalendářní nebo plánovací rok, musíte se ujistit, že vaše údaje a výpočty s ním souhlasí, jinak se budete potýkat s velkými nepřesnostmi.
Rozhodně zkontrolujte, kdo jsou HCE a klíčoví zaměstnanci
Něco se mění. Nepředpokládejte, že NHCE v loňském roce je NHCE i letos.
Také si uvědomte důležité zvláštní okolnosti zaměstnání, které by mohly mít vliv na kategorii skupiny, jako jsou rodinní příslušníci/příbuzní majitele (majitelů) podniku.
Zlepšete účast svých zaměstnanců a míru odkladů
Zaměstnanci, kteří se neúčastní plánu 401(k), snižují průměrnou míru odkladů své skupiny, což znamená nižší příspěvkovou hranici pro vaše HCE a plán s větší pravděpodobností neprojde testováním.
Přirozeně, zvýšení příspěvků a míry účasti v NHCE znamená lepší průměrné skutečné procento odložení, které vám v budoucnu pomůže projít testy ACP/ADP a umožní vám vyhnout se nutnosti provádět QNEC nebo QMAC.
EBO… Založte plán „bezpečný přístav“ 401(k)
Plán „bezpečný přístav“ 401(k) je typ konstrukce plánu 401(k), který vám umožní obejít tyto problematické testy nediskriminace. Důvodem, proč jsou tyto plány vyňaty z testování, je to, že IRS vyžaduje, aby sponzoři plánu Safe Harbor pravidelně přispívali zaměstnavateli.
Zde jsou uvedeny typy příspěvků zaměstnavatele, které jsou k dispozici prostřednictvím plánů Safe Harbor:
1. Základní dorovnání: V případě, že zaměstnanec odvede až 3 % své odměny, může mu být poskytnuto 100 % dorovnání a následně 50 % dorovnání dalších 2 % jeho odměny.
2. Zvýšené vyrovnání:
3. QACA Safe Harbor Match: 100% dorovnání (nebo více) odložených částek zaměstnanců ve výši nejméně 4 % (maximálně: 6 %) jejich odměny:
4. Non-elective 3% Safe Harbor: 100% shoda na první 1 % odměny zaměstnance a poté 50% shoda na dalších 5 % jeho odměny.
5: Zaměstnavatel přispívá nejméně 3 % z odměny každého zaměstnance bez ohledu na to, zda zaměstnanec do plánu přispívá.
Tyto plány vás osvobozují od testů ADP a ACP tím, že je fakticky činí zbytečnými. Tím, že IRS nařizuje konkrétní příspěvky zaměstnavatele, si může být dostatečně jistý zdravým a spravedlivým plánem 401(k).
Závěr
Doufejme, že jsme se přiblížili k rozpletení QNEC a QMAC. Probrali jsme vše od základní definice kvalifikovaného nevýběrového příspěvku a kvalifikovaného odpovídajícího příspěvku a způsobu jejich výpočtu, přes opravné programy a možnosti „bezpečného přístavu“ až po to, jak se těmto problémům v budoucnu vyhnout.
Pokud máte jakékoli dotazy týkající se QNEC nebo QMAC, na které jsme zde neodpověděli, neváhejte nás kontaktovat na adrese [email protected]
nebo
Pokud chcete alternativu k provádění QNEC/QMAC, přečtěte si vše, co potřebujete vědět o opravných rozděleních, v knize „Kompletní průvodce opravnými rozděleními 401(k)“
.