Co je to komunikace směrem dolů?
Komunikace směrem dolů označuje zprávy a informace, které postupují vertikálně dolů v řetězci velení od manažerů, kteří komunikují směrem dolů se zaměstnanci, kteří jsou jim podřízeni.
Jinými slovy, komunikace směrem dolů probíhá od osob na vyšších úrovních organizace k osobám na nižších úrovních. Je to pravděpodobně nejznámější a nejzřetelnější tok formální komunikace.
Schéma vzestupné komunikace vypadá takto …
Komunikaci směrem dolů používají vedoucí skupin a manažeři k zadávání cílů, poskytování pracovních pokynů, informování zaměstnanců o zásadách a postupech, upozorňování na problémy, kterým je třeba věnovat pozornost, a nabízení zpětné vazby o výkonu.
KomunikaceOtevře se v novém okně od generálního ředitele společnosti k vedoucím poboček je příkladem komunikace směrem dolů.
Dalšími příklady komunikace předávané směrem dolů jsou výroční důvěrné zprávy, hodnocení výkonu, oznámení, zpětná vazba k projektům, oznámení firemní politiky, nové firemní cíle, pracovní pokyny a školení atd.
Formy komunikace směrem dolů mohou zahrnovat poznámky, oznámení, poznámky, telefonické rozhovory, hlasovou poštu, e-maily nebo osobní rozhovory.
Důležité je zdůraznit, že sestupná komunikace neprobíhá pouze ve formě ústního nebo osobního kontaktu; šíří se také v písemné podobě.
Když vedení posílá zaměstnancům domů dopisy, aby je informovalo o nových pravidlech organizace týkajících se nemocenské, používá sestupnou komunikaci. Dalším příkladem sestupné komunikace v písemné podobě je e-mail vedoucího týmu členům svého týmu, v němž jim připomíná blížící se termín.
- Sestupná komunikace je nezbytná pro fungování každé organizace, protože zahrnuje přenos informací, pokynů, rad, žádostí, zpětné vazby a nápadů týkajících se plnění úkolů.
- Komunikace směrem dolů přesahuje informace o úkolech; zaměřuje se na zaměstnance, útvar a společnost.
- Zvyšuje informovanost zaměstnanců a usnadňuje zavádění nových zásad, pokynů, rozhodnutí a hodnocení a posuzování výkonu zaměstnanců.
Komunikace směrem dolů sice poskytuje zaměstnancům informace potřebné k výkonu jejich práce, ale v některých případech tyto informace přicházejí pozdě nebo zcela chybí.
Zprávy ukázaly, že pouze 20 % zamýšlené zprávy zaslané vrcholovým vedením je neporušeno v době, kdy se dostane k zaměstnanci na základní úrovni. Obvykle jsou informace, které přicházejí po řetězci velení přes několik úrovní, náchylné ke zkreslení. Směrnice tak nejsou pochopeny nebo dokonce přečteny.
Následují další zjevná úskalí komunikace směrem dolů:
- Je založena na jednosměrné struktuře – manažeři zpravidla informují zaměstnance, ale jen zřídka si vyžádají jejich rady nebo názory.
- Často nesplňuje očekávání zaměstnanců.
- Příliš mnoho komunikace směrem dolů má tendenci vést k reakci podřízených a může bránit lepšímu vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
- Manažeři mají tendenci příliš spoléhat na písemné kanály; lavina písemných materiálů tak může způsobit, že přetížení zaměstnanci budou některá sdělení ignorovat.
Nehledě na výše uvedená úskalí je komunikace směrem dolů velmi účinným prostředkem, jehož prostřednictvím vrcholoví manažeři definují cíle organizací a sdělují pracovníkům na nižších úrovních, co se od nich očekává. Tímto kanálem jsou zaměstnancům nižší úrovně sdělována rozhodnutí, popisy pracovních míst, zásady, publikace.