Jak vytvořit rozpočet akce

Plánujete-li akci, je pro její uskutečnění nezbytný jeden krok: vytvoření rozpočtu akce. Naštěstí se jedná o opakovanou činnost, takže si můžete snadno vytvořit základní rámec rozpočtu, upravovat jej v průběhu a používat nástroje, které již pravděpodobně máte, abyste jej mohli sestavit. Vytváření rozpočtu akce se může zdát skličující a konečné, ale pokud jej vytvoříte tak, aby byl realistický a počítal s vycpávkami pro případ nouze, budete mít vše připraveno.

https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh

• Používejte tabulky – pokud se vydáte touto cestou, doporučujeme používat tabulku Google, protože je velmi snadné, aby každý, kdo potřebuje přístup, viděl neustále aktuální verzi vašeho rozpočtu.
• Případně se podívejte na software pro tvorbu rozpočtu akcí – pokud vytváříte rozpočty, které jsou velmi složité
• Přidávejte položky pro každý jednotlivý detail
• Znáte své termíny – kdy jsou splatné platby (opožděné platby by mohly znamenat další náklady)
• Přidávejte očekávané částky a skutečné náklady, abyste viděli, zda jste překročili rozpočet

Na co sestavujete rozpočet?

Prvním krokem k vytvoření rozpočtu akce je zjistit každou část vaší akce, která by mohla potenciálně přinést náklady. Zahrnutím každé části akce jste schopni získat přesnější rozpočet oproti rozpočtu, který zahrnuje pouze větší části akce. Jedná se o předběžný krok, který můžete v průběhu dále upřesňovat, jak budete mluvit s dodavateli a získávat přesnější vypovídající hodnotu svého rozpočtu.

Nástroje pro tvorbu rozpočtu nemusí být nijak náročné – tento krok můžete začít stejně rychle jako otevřením prázdného listu Google a zadáním položek rozpočtu, abyste ušetřili čas, můžete vynechat tvorbu rozpočtu akce od nuly a stáhnout si naši tabulku rozpočtu akce v dolní části.

Pokud se rozhodnete vytvořit si vlastní, začněte vytvořením několika sloupců:

Položka

Toto je pro každou jednotlivou položku v rozpočtu akce. Při vypisování položek v rozpočtu akce buďte co nejkonkrétnější. Rozeberte každou jednotlivou položku, za kterou budete platit. Neshazujte položky do jednoho pytle. Například seskupení alkoholu a jídla se může zdát smysluplné, ale může způsobit určité problémy. Mohlo by to způsobit problémy, pokud byste potřebovali v průběhu plánování provést změny nebo vyškrtnout nějakou položku. Řekněme, že byste chtěli k položce jídlo a alkohol přidat dalších 100 dolarů. Na co by tyto peníze šly? Klíčem k úspěchu je být při tvorbě rozpočtu akce co nejpodrobnější a oddělovat jednotlivé položky. Čím podrobnější, tím lepší.

Popis

Popisy jsou pro rozpočet akce naprosto nezbytné! K položce, kterou budete pro svou akci potřebovat, přidejte podrobný popis. Tento sloupec je důležitý pro případ, že váš rozpočet musí schválit někdo ve vaší organizaci, kdo nemusí vědět, co která položka znamená. Pokud se tato osoba přímo nepodílí na plánování, nebude vědět, jak podstatná či nepodstatná je daná položka pro uskutečnění vaší akce. Přidáním popisu můžete objasnit, proč je daná položka potřebná a co je nutné mít.

Potřebná částka

Kvantita hraje při sestavování rozpočtu velkou roli. Zvyšování množství může rychle vyčerpat váš rozpočet. Na druhou stranu vyřazení nepotřebného množství něčeho může rychle doplnit váš rozpočet. Sledování toho, co si myslíte, že budete potřebovat, před akcí, stejně jako zaznamenávání skutečně použitého množství vám pomůže utvořit, jak budou vypadat vaše budoucí rozpočty na akci.

Odhadované náklady

Ačkoli se náklady budou lišit, pouhá znalost přibližného čísla vám může pomoci pochopit, jaký rozpočet na akci potřebujete. V dalším kroku se budeme zabývat tím, jak odhadované náklady co nejvíce přiblížit skutečným nákladům, aby byl rozpočet přesný.

Skutečné náklady

Přesně jak název napovídá, v tomto sloupci budete sledovat skutečné náklady na danou položku. Tento krok je klíčový pro budoucí sestavování rozpočtu, abyste pochopili, jak se náklady zvyšují (nebo snižují). Bude a sloužit jako reference při plánování akce v příštích letech.

Jak zkoumat náklady na rozpočet akce

Teď, když máte začátky rozpočtu akce, se můžete zaměřit na to, aby se odhadované náklady přiblížily skutečným nákladům. Zkoumání cen vám pomůže udělat si obrázek o tom, jak bude vypadat váš skutečný rozpočet.

Podívejte se na minulé akce

Pokud jste tuto akci pořádali již dříve, můžete se podívat zpětně na částky, které byly vynaloženy na předchozí akce. Podívejte se na položky, které byly využity, a na počet hostů, kteří se akce zúčastnili. Pokud očekáváte, že se akce v letošním roce rozšíří, je důležité, aby vše bylo v rozpočtu úměrné pomocí násobků. Historické údaje pomohou sestavit srovnávací rozpočet.

Obraťte se na dodavatele

Můžete jít ještě o krok dál a zjistit podrobnosti o rozpočtu přímo na webových stránkách dodavatelů nebo jim zavolat. Většina dodavatelů je schopna poskytnout obecné údaje, abyste měli lepší představu o tom, jaký rozpočet vás zajímá.

Obvolání prodejců a dodavatelů za účelem zjištění cen není vždy nejrychlejší proces, ale může vám pomoci získat realistický odhad nákladů. Jakmile se spojíte s dodavatelem, sdělte mu co nejvíce podrobností o potřebách vaší akce a zeptejte se na cenu a na to, co tato cena zahrnuje. Je možné, že jste některé náklady vynechali, například spropitné, poplatky za služby nebo daň. Ujistěte se, že vám dodavatel poskytne co nejdůkladnější rozpis nákladů. Projděte si jednotlivé položky každé nabídky od dodavatelů a zjistěte, kteří dodavatelé budou pro vaši akci nejvhodnější. Samozřejmě si vždy vyberte dodavatele, který odpovídá vašim představám, rozpočtu a se kterým se vám dobře pracuje. Nevybírejte si někoho jen proto, že nabízí nejnižší cenu.

Čas na realitu: Odhad nákladů

Teď, když máte obecnou představu o tom, co můžete očekávat, pokud jde o náklady, je čas zjistit jednotlivé položky. Projděte si životní cyklus vaší akce: Jaké jsou některé věci, které by vás mohly v průběhu akce stát peníze? Nezastavujte se jen u velkých položek, jako je místo konání, jídlo a nápoje a audiovizuální technika (i když i ty se na seznam dostanou). Musíte myslet i na menší náklady, jako jsou daně, poplatky, spropitné, marketing a cestovné. Drobné náklady mohou nakonec pohltit váš rozpočet, pokud s nimi nepočítáte na začátku.

Níže jsou uvedeny některé věci, které je třeba zvážit pro položky rozpočtu:

• Náklady na cestu na vaši akci: Existuje pro vaši akci blok pokojů? Kolik bude stát letenka celého vašeho týmu? A až se tam dostanete, bude vás čekat cesta taxíkem na místo konání za 100 dolarů? Jaké je denní stravné pro váš tým na den?
• Jídlo a nápoje: Je nějaká minimální částka, kterou zaplatíte, abyste si na akci mohli najmout konkrétního dodavatele jídla? Jaké jsou poplatky za služby a spropitné? Je pro vaši akci vhodnější hotovostní bar nebo hostitelský bar s barmanem? Pokud ano, kolik barů byste měli mít? (Profesionální tip: použijte nástroj, jako je kapesní plánovač Social Tables, abyste použili množství schválená CIC pro jídlo a nápoje.
• AV: Podívejte se na svou nabídku AV: které komponenty nezbytně potřebujete oproti tomu, co je příjemné mít? Existují součásti AV smlouvy, které by mohly způsobit dodatečné náklady, jako jsou poplatky za poškození nebo diety? Na jaké poplatky za AV si dát pozor? Co byste neměli osekávat z rozpočtu NEBO s čím vždy počítat, pokud jde o AV potřeby? Zahrnuje váš interní dodavatel AV techniky poplatky, o kterých byste měli vědět?
• Pronájem prostor: Jaké jsou aspekty pronájmu místa konání/prostor/skryté náklady? Mohou vám být dodatečně účtovány poplatky za poškození prostoru?
  • Mohou mít různé prostory různé náklady?
    • Luxusní hotely
    • Talety
    • Malé zasedací místnosti
    • Zasedací prostory s balíčky all-inclusive s F&B, AV, wi-fi a podporou na místě
• Marketing: Jaké budou náklady na marketing akce? Je stanoven rozpočet na reklamu na Facebooku, tradiční marketing, dárky a ceny do soutěží?
• Video produkce a fotografie: Jaký poplatek si bude účtovat kameraman nebo fotograf za zachycení akce? Co je v ceně? Získáte přístup k nezpracovaným souborům, nebo výhradně k finálnímu produktu? Můžete tyto produkty použít pro budoucí propagaci akce?“
• Cena internetu:

Ne všechny tyto položky se do vašeho rozpočtu vejdou, ale pokud plánujete různé akce, vyplatí se na ně pamatovat.

Jakou částku byste měli zahrnout do fondu „na horší časy“

• Připravte si rozpočet na případné neočekávané náklady (obvykle do něj pro jistotu započítávám 15 %)
• Jaké jsou největší variabilní náklady?
• Zrušení akce: nikdo nerad ruší akci, ale pokud musíte, co by vás případné zrušení akce mohlo nakonec stát?
• Nejhorší scénáře! Přemýšlejte o absolutně nejhorších věcech, které by se mohly stát, a podle toho plánujte.

Top 10 tipů pro sestavení rozpočtu

S sestavením rozpočtu neotálejte. Může se to zdát jako náročný úkol, ale je to důležitý první krok na vaší cestě plánování akce. Pokud si nejste jisti, kdy by k němu mělo dojít, podívejte se na našeho průvodce časovou osou akce.

Definice zaměření vaší akce. Chcete, aby lidé odcházeli se vzpomínkou na elektrizující atmosféru, nebo aby odcházeli se vzpomínkou na vynikající jídlo? Co je vaším cílem? Proč akci pořádáte? Rozdělte finanční prostředky podle svých priorit.

Čím více podrobností přidáte, tím přesnější bude váš rozpočet. Ignorování jedné malé položky může znamenat rozdíl mezi tím, zda budete mít nižší nebo vyšší rozpočet.

Mějte na paměti, že někdy jsou náklady na jeden prvek závislé na nákladech na jiný prvek. Například náklady na AV techniku se mohou měnit v závislosti na místě, které si vyberete. To platí zejména v případě, že místo konání vyžaduje odborný personál.

Prozkoumejte všechny možnosti místa konání. Některá novější místa konání akcí se mění v univerzální obchody, které pomáhají eliminovat neustálé shánění více dodavatelů. Tato novější místa konání vám mohou v dlouhodobém horizontu potenciálně ušetřit značné množství peněz! Nemluvě o čase. Jen se ujistěte, že tento univerzální přístup odpovídá vaší představě o akci.

Nepodceňujte položku, aby váš rozpočet vypadal hezky. Podcenění něčeho může vypadat dobře na papíře (nebo na obrazovce), ale v konečném důsledku povede ke ztrátě peněz, až se akce uskuteční.

Fond pro případ nouze používejte pouze pro případ nouze. Může být lákavé použít svou záchrannou síť k tomu, abyste přidali nějakou extravaganci do svého menu nebo přidali nějakou extra výzdobu. Sáhnete-li však do záložních fondů kvůli lehkomyslnostem, můžete se ocitnout v nesnázích, pokud dojde ke skutečné katastrofě.

Provádějte průzkum. Pokud věnujete čas průzkumu míst konání, cateringových společností a AV firem, můžete nakonec ušetřit spoustu peněz. Může to být zdlouhavé, ale nejlepší nabídky najdete, když porovnáte všechny možnosti.

Ujistěte se, že jsou všichni na stejné vlně. Po vytvoření rozpočtu se ujistěte, že ho sdělíte všem, kteří se na akci podílejí. Možná víte, kolik chcete utratit, ale zbytek vašeho týmu může mít jinou představu. Potřebujete, aby byl celý tým na stejné vlně.

Nebojte se utrácet. Nemusíte vždy volit nejlevnější variantu, pokud na ni máte peníze. Ano, můžete být odměněni za to, že šéfovi ukážete účtenku, která je neuvěřitelně nízkorozpočtová, ale důležitá je také kvalita položky! Přidat tu a tam trochu peněz navíc může znamenat rozdíl mezi průměrnou akcí a neuvěřitelným zážitkem. Investujte do dodavatelů, o kterých víte, že pomohou pozvednout úroveň vaší akce.

Vydávání peněz může být stresující součástí plánování akce. Nikdo nemá rád, když vidí, jak jeho těžce vydělané peníze odlétají z bankovního účtu! Tento stres však lze zmírnit vytvořením jednoduché rozpočtové tabulky a vypracováním domácích úkolů. Když si sednete a zapojíte čísla, nejenže vizuálně uvidíte, kam vaše peníze půjdou a odkud přijdou, ale také vás to donutí přemýšlet o zaměření vaší akce. Pomůže vám to při plánování stanovit priority. Je třeba dát více peněz na audiovizuální techniku? Je dost peněz na zajištění dobrého jídla?“

Závěr

Bez tohoto zásadního prvku se může stát, že budete na příští akci divoce nepřipraveni. Pokud však budete postupovat podle výše uvedených jednoduchých kroků a budete mít na paměti všechny naše drobné tipy a triky, můžete být na dobré cestě k vytvoření nejlepší (nákladově nejefektivnější) akce roku.